UNIVERSID ADE FEDER AL FLUMINENSE CURSO ARQUIVOLOGI A
LETÍCI A BR AG A FREDER ICO
A GEST ÃO DOCUMENT AL SOB A PERSPECTIV A D A ARQUIVOLOGI A INTEGR AD A
RIO DE J ANEIRO 2013
Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá
F852 Frederico, Leticia Braga.
A gestão documental sob a perspectiva da arquivologia integrada / Leticia Braga Frederico. – 2013.
42 f.
Orientador: Lindalva Rosinete Silva Neves.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2013.
Bibliografia: f. 40-42.
1. Arquivologia. 2. Gestão de documento. 3. Documentação. I. Neves, Lindalva Rosinete Silva. II. Universidade Federal
Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
LETÍCI A BR AG A FREDER ICO
A GEST ÃO DOCUMENT AL SOB A PERSPECTIV A D A ARQUIVOLOGI A INTEGR AD A
Monografia apre sentada a Unive rsidade Federal Fluminense com o requ isito para con clusão d o Cu rso de Arquivo lo gia .
Orientado r: L indalva Ro sinete Silva Ne ve s
RIO DE J ANEIRO 2013
DEDIC ATÓRI A
Dedico e sse traba lho ao meu filho Vi ctor, que rep resenta em minha vida a força para caminha r.
AGR ADECIMENTOS
Agradeço com mu ito carinho e respe ito a toda docência da graduação em Arquivo lo gia , minh a família e am igos , pelo entusiasmo e dedicação durante o curso. E principalmente a Deus, que os colo cou em meu caminho nesta vida.
LETÍCIA BRAGA FREDER ICO
A GESTÃO DOCUMENTAL SOB A PERSPECTIVA DA ARQUIVOLOGIA INTEGRA DA Grau:__________ BANCA EXAMINADORA _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ RIO DE JANEIRO 2013
RESUMO
O presente traba lh o se fundamenta em uma re visão biblio gráfica moderna e especia lizada. Possu i com objetivo principal, analisa r a gestão documental sob a perspectiva da arqu ivolo gia in tegrada. O tema disse rtado ne sta monografia possui bastante re le vâ ncia, bem como também encontra -se pouco dispon íve l em bibliografia nacional. Sabendo que a classificação e descrição da s in formações em disponibilidade são atividades tradiciona is dos p rofissionais que atuam no campo da informação que, no entanto, muitas ve ze s não possuem orige m científica o que, associado à mesma escassa fundamentação teórica , re sulta em grandes dificu lda des. Desta forma, a reflexão acerca do a rcabou ço teórico que serve de base para estas atividades, contribui pa ra a produção do con hecimento e aperfeiçoamento da prática arqu ivística . O traba lh o, em sua primeira pa rte, disserta sob re a ca racteriza ção e a con ceituação da arquivística. Posterio rmente, é abordada a organiza ção da informação de arquivos, bem com o a sua conceitu ação, suas técnica s e metodologias. Fina lmente, a arqu ivolo gia moderna é apresentada e discutida atra vé s de tópicos que esclare cem sobre a tradição e renovação da arquivo logia e os sistemas de classificação, a va liação e descrição de arquivos , com ênfase na moderna linha da Arqu ivística Inte grad a .
Pala vras c ha ves : Arquivo lo gia Integrada; Classificação; Ava lia ção; De scrição.
ABSTR ACT
This wo rk is based on a n expert and modern litera ture revie w. It´s main objective is to analyze the document management from the perspective of integrated arch iva l. The theme of this monograph has lectu red qu ite rele vant and is also ava ilab le in some national bibliograph y. Kno wing that the classification and description of the information a vaila ble are traditiona l activities of professionals workin g in the field of information, howe ver, often lack scientific origin which, coup led with the same scant theoretical results in great difficultie s. Thus, the reflection on the theoretica l frame work that underpins th ese activitie s contribute s to the prod uction of kno wled ge and im pro vement of archiva l p ractice. This work, in its first part, discusse s the characte riza tion and conceptualiza tion of archival. Later, we discu ss o rganizin g information for files, as well as its concept, its technique s and methodo logies. Finally, the modern arch iva l is presented and discussed throu gh topics that clarify about the tradition and rene wa l of archiva l and classification systems, e va luatio n and description of files, with an e mphasis on modern line of Inte grated Archival.
Keyword s: Inte grated Arch iva l; Cla ssification; Evaluation; description.
SUM ÁRIO
C APÍTULO I INTRODUÇ ÃO AO ARQUIVO ... 8
C APÍTULO II HISTÓRI A, TR ADIÇ ÃO
E CONCEITOS DE ARQUIVO
... 1 5
C APÍTULO III – ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTIC A
... 2 4
C APÍTULO IV – A AR QUIVOLOGI A INTEGR AD A ... 3 1
CONCLUS ÃO
... 3 8
REFERÊNCI AS BIBLIOGR ÁFIC AS
... 4 0
8 C APÍTULO 1
INTRODUÇ ÃO AO ARQUIVO
Trata o presente trabalho de um estudo de grande importância para os profissionais d a Arquivolo gia. Esta área da ciência tem evo lu ído muito nos últimos decênios, e no momento disputa p rivilégios de uma ciência sofisticada e muito estudada . Por mais que se estude a Arquivologia , é sempre conven iente analisa r os caminh os que e la se gu iu ao longo da história.
Assim, inicia lmente, o presente e studo procura faze r um retro specto h istó rico de um saber muito antigo, mas que apenas de um século para cá adquiriu metodologias de trabalho rigo rosamente cie ntíficas. A importância da informação foi se estrutu rando pro gressivamente nas sociedades , em face do próprio desenvo lvimento que o mundo das ciência s passou a possuir. Prese rvar a informação, codificá -la e colocá -la ao uso de todos representa um tra balho e xtrema mente útil pa ra todo s . Sem a informação, é impossíve l e xp lora r qua lquer á rea de estud o.
Ao longo da histó ria da humanidade, a tentativa perman ente de reter o saber c onstitu i fator fundamental na continuidade da ciência em todas a s áreas. Tudo se baseia na memória de evento s e na multiplicação dessa memória de maneira contínua e progressiva. Constatou -se que a preservação da memória deve ser constitu ída um á rea prio rit á ria do saber humano . Técnicas de
9 preservação da memória e disponibiliza ção dos conteúdos reunidos pa ra uso constante passa ram a ser desen vo lvida s por especia listas dos d iferentes campos d e saber.
O volume de informações cre sce e xp onencialmente no mundo globalizado, onde a comunicação se dá de maneira facilitada. Entretanto, a informação, apesar de abundante nos dias de hoje e ferramenta imprescind íve l para viab iliza r decisõe s informada s e com base em parâmetros que reflitam a realidade , a inda nã o é utilizada de maneira efica z. Mu ito deste quad ro se de ve às dificuldades em tornar as informações e xistentes disponíve is e organizada s. O a cesso, po rtanto, n ão ga rante a efetividade das fontes de informação. Para que esta possa se concretizar, necessário se fa z que se jam enco ntrados modos sintetiza r e catego rizar as informações dispon íve is.
A quantidade de n ovo s conhecimento s e fatos à d isposição dos ind ivíduos cresce a cada dia e, no en tanto, esta disponib ilidade não vem se mostran do de todo benéfica. Isto se deve à dificuldade em se organiza r ta ntas informações de maneira adequada. De nada vale um grande manancial de informações se estas não se encontram organizada s de maneira prática e utilitá ria (MARCONDES, 20 00).
Por conside rá -las medidas que contribui riam para a perda da qualidade das informações dispon íve is, pois, lhe de spo jariam dos detalhes, aca rretan do a sua redução , algun s se sub le va m contra a condensação e catego rização . E ntretanto, e sta forma de representa ção das informações, ainda que se possa a dmitir que venha a a carreta r qualque r tipo de p erda, é maneira de ga rantir a operaciona lidade das me smas. Esta ope racionalidade e acessib ilidade aos usuário s são ga rantida s po r meio da descrição. Este proce sso de scritivo re sulta n a condensação dos dados, diminuindo o universo de informaçõ es que de ve se r ge renciado,
10 permitindo que sua pertinência p ossa se r mais facilmente determinada e o acesso e xe qu íve l.
A classificação e descrição das informações em disponib ilidade sã o atividades tradicionais dos p rofissionais que atuam no campo da informação. No entanto, não possuem origem científica, o que, a ssociado à sua escassa fundamentação teórica , por ve ze s resulta em dificuldades. Assim, fa z-se indicada uma refle xão ace rca do arcabouço teó rico que se rv e de base para estas atividades.
Pode-se d ize r que a idé ia de a rquivo está intrinsecam ente ligada á noção de memória. No que tange a concep ção bioló gica, memória é a capacidade humana de re ter fatos e experiências do passado e retran smiti -lo s às no va s ge raçõe s, que se dá de diferentes suportes empíricos (vo z, m úsica, imagem, te xtos, etc.), graças a um con junto de funções psíqu ica s. Além de fenômeno individual e psicológico, a memória é també m fenômeno social. Com o ad vento de nova s aborda gens , a noção de memória passa a ser asso ciada à outros termos como memória individua l, memória instituciona l, memória coletiva e memória socia l.
A construção vinda das relações sociais estabelecidas p elos homens, transce nd e o aspecto ind ividual da memória. Segundo Gondar (2005, p. 1 5):
(...) a memória so cia l, como o bjeto de pesq u isa pass íve l de s er conce itua do, não pertence a nenh uma dis ciplin a tradiciona lment e existe nte e nenh uma de la s g oza do pr ivilég i o d e pro du zir o se u conce ito . (GONDA R, 2005, p.15)
Na sociedade moderna atual, os documentos de arquivo constituem verdad eiros elementos vitais no processo de tomada de decisão nas o rga nizações. O tra balho feito pelo arquivista
11 apresenta um significativo papel n a prese rvação da memória socia l, bem como n a constru ção da id entidade de um povo.
Os proce ssos po r que tem passado a sociedade e videnciam que a memória esta inco rporada ao cotidiano, sempre atra vés da tradição e do s co stumes. Por outro lado, na so ciedade moderna, onde as transformações ocorrem constantemente , a memória precisa sim ser incorporada a luga res socia lmente instituídos, po is existe a grande im portância da mesma ser produ zida e reprodu zida com autenticidade e ve racidade.
Partindo desse pressuposto, Pierre Nora (1993, p.13) apresenta o conceito de ―lugares da memória‖, apresentando desta forma, uma solução para o p roblema da perda de identidade dos grupos socia is no mundo pós moderno em que se encontra conte xtualizada. Os arqu ivos rep res e ntam, portanto, instrumentos de memória socialmente institu ído s. São ainda m ecanismos legitimados para a prese rvação de materia is da memória, e considerados como ―chaves‖ da memória coletiva dos povos.
Estudos têm demonstrado que às funções arquivística s representam importante papel na sociedade moderna, onde as memórias, fatos, e informações se tra nsformam constantemente, e com grande ve locidade. De sta forma, para a p reservação da memória social, a arquivo lo gia en qua nto ciên cia instrum ental vêm contribuir, re lacio nando -se diretamente à avaliaçã o positiva documental. Com o avanço tecnológico , e o desenvo lvimento socia l, oco rre po r conta destes fatos o crescimento da produção documental nas sociedades. Arquivística, diante de sua capacidade de trab alhar n a prese rva ção da memória, chamou para si, incumbindo -se da tarefa de garan tir a o rganização, e o acesso aos esto ques informacionais que cre sce e xponencia lmente.
Tomando por base os aspectos anteriormente analisado s em relação a arqu ivo logia, observa -se que e sta a ocorre r uma
12 transição parad igmática na conjuntura global da so ciedade da informação. Os conceitos e parad igmas de memória, que perpassam as prá ticas a rquivísticas utilizadas na a valiação de documentos da sociedade moderna, vão além d os valo res primários e secund ários, de forma que contribuem para uma visão mais abran gente dessa função arquivística. O ve lho paradigma custodia l, estático, historicista, patro monialista e tecnicista está a ser confrontado co m um novo paradigma pós -custodia l, dinâmic o, informacional e cie ntífico.
Registros inerente s à atividade hu mana, são conhecidos muito antes do surgimento de u m dos maiores meios de comunicação entre os homens, a escrita, e conse qüente mente dos conhecidos supo rtes documentais. As Pesqu isas a rqueol ógica s mostraram que, de sde a antiguidade, o homem tem interesse em preservar seu s re gistros e viden ciado em muitas descobertas que remontam os testemunhos das atividades de povos primitivos principalmente na Ásia e Orien te. Diante da nece ssidade de re gistra r sua s obse rvaçõe s, pensamen tos e atos o home m primitivo imprim iu atra vé s d e gra vura s as sua s percep ções na madeira, na argila e na pedra que recebe ram esse sistema figu rativo de comunicação e, be m acondicionados em cave rnas, con serva ram -se mediando àquela realidade até os dias atuais, to rnand o-se objeto de estudos para a sociedade moderna .
Na medida em qu e as sociedades tornam -se maio res, os territó rios se e xp andem, e a ciência a vança, a firmação das autoridades favo re ce a constitu ição d e estrutu ras admi nistrativas e serviços consolid ados. Há, então , a necessidade de um rompimento dessa conjuntura medie val como forma de dar in ício a um novo tempo aos re gistros, à demo cratização, à transparência e, uma certa restrição ao acesso informacional. Desp onta neste processo a função e atividade do arqu ivista.
13 De acordo com o Dicionário de Terminolo gia Arqu ivistica (2005), do con se lho inte rnaciona l de arqu ivo s, o arquivista
enquanto p rofissional da gestão de documentos, deve atender a uma área da administração gera l re lacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destino final dos d ocumentos que lhe são confiados.
Para o arquivista , a função exercida com qualidade na gestão de documentos e arqu ivos naciona is de informação, para que alcance ve rdadeira eficácia en vo lve a s se guinte s fases:
— Produção: concepção e gestão de form ulários, preparação e gestão de corre spondência, gestão de informes e dire trize s.
— Utilização e conservação: Criação e melhoramento dos sistemas de a rquivo s e de recup eração de dados, gestão de correio s e te lecomunica ções, se leção e uso de equipamento re prográfico.
— destinação: A identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de ava lia ção e destinação de docu mentos de valo r permanente às instituições a quivisiticas.
Ao trabalhar com arquivo s permanentes, deve -se observa r que as matérias se mpre estejam volta das para a terce ira idade dos documento que se rão a rquivados. Torna -se nece ssá rio também ve rifica r, o trabalh o da organ izaç ão dos documentos no interior
14 dos arquivos, denominados ―permanentes‖, bem como o quadro linea r do ciclo documental, e as cara cterísticas de cada uma das suas trê s fases.
O profissional que atua na área de a rquivo , de ve con siderar a especificidade brasile ira, como também a de alguns outros paíse s, visto que pode ocorrer u ma certa confusão quanto a tipolo gia, à função e ao destino dos documentos,tomados de maneira genérica, misturando -se as atribu ições técnicas formas de tratamento e de utilização que de ve r iam se r obriga toriamente diferenciadas. Se gundo Bellotto (200 4 p 65);
Todos que lidam com arqu ivo s, identificam a necessidade de lite ratura atua lizada sobre a gestão a rquivística. Nota -se como os desafios da documentação digita l - a go ra tão ubíqua, n ão po dem prescindir de um conhecimento aprofundado dos problemas epistemoló gicos e práticos da ciência arquivística. Po r conta deste conte xto, saúda -se a publicação, em ve rsão re vista e a mpliada, de um clássico.
O trabalho de arqu ivolo gia permite introdu zir tem as técnico s centra is, que são iniciados pe la a presentação dos conjuntos típ icos dos arqu ivo s permanentes. Quando se refere ao tratamento documental dos conjuntos, o arran jo e a descrição são os mais longo s e detalhado s.
15 C APÍTULO 2
HISTÓRI A, TR ADIÇ ÃO E CONCEITOS DE ARQUIVO
A caracte rização da arqu ivística e os conceitos a ela inerentes va ria ram no curso da história da humanida de, assim como variou a rele vân cia com que foi tratada a maté ria a o lon go do tempo pelas difere ntes sociedades e cult u ras.
A mais antiga indicação da e xistência de atividades d esta nature za remonta ao ano 1500 antes de Cristo. Trata -se de re gistros a ssírio s, de nature za descritiva e admin istrativa. A recupera ção dos dados se tornava possíve l em face da organiza ção dos m esmos, que em um primeiro momento foi feita de acordo com o assunto tratado e que posteriormente pa ssou a se r realizada conforme a data de criação do documento (DURANTI, 1993).
Mon ges e bispo s d e Roma e Bizâncio cria ram re gras a serem observadas no se ntid o de controla r os documentos emitidos e recebido s, no que se ca racte riza em uma gestão documental, a inda que in cip iente. O acesso a estes documentos era garantido a usuário s e escribas, que pod iam copiá -los se assim dese jassem.
A recuperação dos documen tos desejados pelos usuário s era asse gurada pela organização física d os mesmos com base em seu formato (DURANTI, 1993). Este sistema é bastante similar ao método alemão denominado registratur. De aco rdo com esta
16 metodologia, " qua lquer pe ça receb ida ou en viada por uma administração sob re dete rminado a ssunto e ra ob jeto de um re gistro, com reen vio para o proce sso do assunto no qual devia ser classificado e o rde nado" (ROUSSEAU; COUTURE, 1998 ).
A partir do século XII, nos pa íses e uropeus, os in ventários passaram a ser empregados com o objetivo de e videnciar a existên cia de docu mentos, enquanto que a pre serva ção do materia l era uma preocupa ção subjacente. Começam a surgir, na Europa, as primeira s normas arquivísticas. Na Itá lia, por exemplo, a atividade era re gulamentada de forma cuidadosa e a norma determina va que o s arch iva riu s tinha m sob sua responsabilidade a compilação de in ve ntário s.
A intenção pare cia ser de cla rar a e xistência dos documen tos, dando publicidade a seu cont eúdo, a manutenção do controle sobre os ace rvo s e promove r a rápida recupe ração das informações que ser fizessem n ecessá rias pa ra ga rantir o adequado desempenho das funções e atividades.
A centra liza ção do poder, cara cterística dos estados modernos da Eu ropa, deu origem à arquivos reai s de grandes proporçõe s. De acordo com Burke (2 003), a coleta de informações se tornou uma atividade re gula r, metó dica e o rganizada e passou a se constituir em uma atividade co mum dos go ve rno s europeus durante a Idade Mé dia.
Os arquivo s tinha m, de maneira ge ral, destinação ju rídica e administrativa, po uco sendo utilizad os como base de pesqu isa s científicas (BELLOTTO, 2002).
As atividades de compilação, fosse de índices, fosse de ferramentas de referência, tive ram continuidade, uma ve z que persistia a neces sidade de recupera ção efetiva de documentos quando estes se fizessem necessários. Além disso, os grandes repositórios arqu ivístico s, com documentos preservado s desde a
17 Idade Média, de viam servir como ferramenta de perpe tuação da memória (DURANT I, 1993). A prese rvação dos docum entos em arquivo s como forma de perpetuar ações rea lizadas no passado influenciou a forma como as ativida des dos a rquivista s da época eram e xecutadas. .
A partir da Re volu ção Fran cesa, já n a idade contemporânea, todos os documen tos oficia is e xiste ntes e que se en contra vam dispersos, foram reunidos em um único corpo de docum entos, que recebeu a denominação de Arqu ivo Naciona l. Estes d ocumentos passaram a se r d isponib ilizados aos cidadãos, se rvin do, assim como ferramenta administrativ a e como comprovação da relação entre cidadãos e Estado (BELLOTTO, 2002).
Com o início da utilização dos a rquivos com finalid ades acadêmicas e cu ltu rais, em face do desen volvimento cie ntífico que marcou a se gunda metade do século XVIII, a classificação e descrição arqu ivística pa ssa po r gran des modificações. É a pa rtir deste momento que também se inicia m as pesquisas a rquivística s de caráte r histórico (BELLOTTO, 2002).
Assim, pode -se conclu ir que a descrição a rquivística inicialmente destin ava -se ao cont role dos documentos em acervo. Basea va-se na forma natural de como estes se agrupa vam e tinha como fase final a determinação de sua localiza ção física. Ao término do século XIX, esta situação modificou -se. A descrição e organiza ção de documentos se torn aram uma só operação, de caráte r inte grado.
Com o ad vento d o Iluminismo, os órgãos p rodutore s de documentos e aqueles respon sá veis pelo seu arquivamento se tornaram apartado s e a função cultural dos arquivos co meçou a se delinea r. Indivíd uos eram contrata dos com o intu ito de criar documentos que além de cumprir as funções precípua s, fossem conducentes a documentos de maior rele vân cia. De sta forma, se
18 tornou necessá rio que os documentos fossem organizados de forma lógica que indicasse a ordem na qua l o mat erial deve ria ser consultado. O mo delo de cla ssifica ção empregado era por ve zes de nature za crono lógica. Não obstante, na maioria das ve zes e ra por assunto, refle tindo o raciocínio raciona lista que marcou a época. Esta classificação, de caráte r temático , era um reflexo dos grandes sistemas de classificação que passaram a se r adotados em todas as á reas de conhecimento. Esta metodologia classificató ria influenciou não só a disposição de livros, repercu tindo de forma sign ificativa também na orga nização de documentos.
A descrição dos d ocumentos passou a se r realizada visando a sua classifica çã o. A descrição e a conseqüente classificação determina vam a configuração, ou seja, o arran jo espacial do material.
Os documentos e ram descrito s ite m por item, e os m ais importantes e ram resumidos, de forma que a sua descrição serve frequentemente co mo um "substituto " dos próp rio s do cumentos. Foi então que a idé ia de un idade administrativa o rgânica de fundos específicos foi en coberta pe la da classificação un iversal. A abrangên cia do instrumento de pesqu isa não era o fundo arquivístico, mas miscelânea s de documentos reunidos pela forma (como as coleçõe s de diplomas qu e podem ser encontradas na maioria dos arqu ivo s europeus) ou pelo assunto, ou o total de acervo s do arqu ivo (DURANTI, 1993).
A classificação e ra rea lizada sem conside rar a origem administrativa dos documentos e, por conse gu inte, eram representado s de acordo com a sua va lora ção em termo informativos, sem que se le vasse em conside ração seu contexto de origem (JARDIM; FONSECA, 1992).
19 O desen volvimento da Arqu ivística acabou por tomar um direcionamento diferente em face do surgimento de escolas devotada s à matéria e do advento da Revo lução Fran cesa. Os documentos franceses foram decla rados como públicos e todo s os cidadãos franceses tiveram ga rantido o acesso aos mesmos, caso assim dese jassem . Fe z -se necessário que medida s fossem tomadas com o intuito de prote ger o corpo de documentos e assim, surgiram d ive rsas normas e re gulame ntações de votada s a este fim. Assim, foram promulgadas le is que e xp licita vam a imprescindib ilidade da ind icação de um criado r pa ra os fundos arquivísticos. O criador pode ria se r uma pessoa física ou uma instituição , que se tornaria responsá vel por manter o s d ocumentos do fundo arquivís tico sob sua responsabilidade separados daquele s sob a responsabilidade d e um outro criad or. Eram responsab ilidades dos criadore s a p rodução, o receb imento e a guarda ordenada d os documentos (DURANTI, 1993).
Iniciam -se, então, na França, as discussões a ce rca dos princípios basila re s da classificação dos arqu ivos. De acordo com Duchein (1986) o principal p rincípio norteador co nsistia na manutenção do agrupamento dos arqu ivos, ou se ja, os d ocumentos de uma determin ada origem de via m ser mantido s à parte de outros, de origem diferenciada. No século XVIII, na Itália, su rge o titola rio . Este in strumento podia ser apresentado na forma de quadro ou tabela classificató ria e sua elaboração tinha por base as funções desempenhadas pelo criado r. A unidade do sistema era o fascícu lo ou dossiê . Cada fascículo continha toda a do cumentação pertinente a uma determinada matéria ou assunto, independentemente da forma que esta documentação viesse a assumir. Ca racte riza va -se pela ab stração e sua estrutura ção guarda va estreita relação com as funções do cria dor e era influenciada pela s matérias que e ram da competência d este último (BELLOTTO, 2008).
20 No decorre r do século XIX que é publicado o m anual holandês Hand leiding voor het o rdenen en besch rijven van archiven, que veio a inspirar a Arqu ivística em todo o mundo. O manual correu o mundo, sendo traduzido em dive rsas língua s, inclu sive pa ra o portu guês. A obra em que stão oferecia orientaçõe s, esta belecia con ceitos e princípio s, exp licita va procedimentos e a rran jos, su geria a estrutu ração de in ventá rios e determina va re gra s para a utilizaçã o de termos e sinais. Não obstante, deixou d e estabelece r normas acerca da a valiação de documentos e apesar da sua importância, uma ve z que foi a primeira obra a estabelecer metodolo gia de stinada ao tratamento dos fundos arquivístico s, possu ía inú meras limita ções. Percebe -se que o princípio d a ordem original foi favorecido pelo s autores, sendo apontado co mo base para a organização do s fundos. Ainda assim, muitas da s colocaçõe s, princíp ios e re gras ap rese ntados na obra foram de gran de va lia para a con strução do arcabouço teórico da Arquivística.
Os prin cípio s arquivístico s eram enunciados visan do a resolu ção de questões en volvendo a organiza ção e a de scrição de documentos antigo s e usualm ente davam indicação d o tipo de documento trabalh ado.
A situação vivenciada pelos Estado s Unidos, onde se fazia necessário a gestão de uma grande massa documenta l, fe z com que no vas e d iferentes soluçõe s fossem buscadas, distintas das européias, o que culminou por originar uma no va corrente de pensamento. As preocupações eram d istintas e, po rtanto, distintas deve riam se r as so luções p ropostas.
De aco rdo com a lógica americana, o arranjo de docum entos se dividia em três fases. Na primeira fas e, os mesmos deve riam ser cla ssificado s, de maneira aná loga à quela empregada na classificação de obras em uma biblioteca, não sendo conside rada a sua origem. Esta classifica ção po deria ser rea lizada de acordo
21 com o assunto, com as característica s cronoló g icas e geográfica s ou de acordo com o tipo de documento (SCHELLENBERG, 2002).
Em uma segunda fase, a ordenação passou a ser implementada com base na p ro ven iência dos docume ntos. Em fase posterio r, a aplica ção do princípio da pro ven iência foi ampliada e passou -se a considera r nã o só a entidade qu e lhes deu origem, mas, tamb ém a atividade o rgânica relacionada à mesma.
Schellembe rg foi pioneiro em se u esforço de enunciar princípios basila re s destinados a e mbasar a classificação de documentos corren tes. O ob jetivo era demarcar de mane ira cla ra a matéria relativa à arquivística, desta cando as suas e sp ecificidade s frente a bib lioteco nomia. Deixa r clara esta s pecu lia ridades foi também uma das preocupações de Lodolini. De a cordo com o autor, a disposiçã o dos documentos nos órgãos p rod utores, ou seja, os arqu ivos correntes são responsabilidade do s referido s órgãos, não sendo, porém, um tema eminentemente arquivístico. Seriam questões fundamentais da arquivística a ord enação de documentos de maneira a enseja r a sua preservação em caráter permanente e a facilitação d o acesso aos mesmos (SCHELLENBERG, 2002).
A preocupação maior era ga rantir a organicidade e unidade dos fundos de arquivos, en quanto qu e a classificação interna era realizada com base na cronolo gia, n a matéria e assuntos tratados nos documentos. Paulatinamente estes modelos foram sendo substitu ído s por o utros, com base e m estrutu ras administrativas. Posteriormente, a classificação inte rna passou a se basear nas funções e atividad es desempenhadas pel os criadore s dos fundos de arqu ivo, com forte influência do modelo americano de gestão de documentos, até, porque , os modelo s de classificação baseados em estruturas administrativas d emonstraram se r bastante instá ve is.
22 De acordo com Héon, uma das princip ais dificu ldades a serem vencidas nã o é na realidade, a grande quantidade de termos empregados na de signação dos n íve is de classificação. Preocupa muito mais o autor a ine xistência de um consenso acerca da significa ção dos referidos termos.
A classifica ção ba seada no princípio da proven iência p ossui dois n íve is. O p rimeiro n íve l é d o das seções e subseções, estabelecidas em concordância com a estrutura ou o funcionamento da institu ição. O segu ndo nível é re lativo às séries documentais.
Em face de tod a a dissensão, uma classificação denominada de universa l, de stinada aos documentos administrativos, é elaborada du rante a década de o itenta. Esta classificação tem seu fundamento no princíp io da anterioridade da identificação ge ral sobre a que la de caráter específico. Roberge apud Não o bstante o seu caráte r ino vador, a referida classificação é de difícil implementação, pois, sua aplica ção dependerá da existência de similitude s entre tradições administra tivas diversa. Ou seja, sua aplicab ilidade dep enderá da e xistência de coincidência s na forma como as atividad es são desen volvidas, o que permitiria que documentos semelhantes fossem produzidos.
No Brasil, foram desen volvidos estud os com base no mesmo racio cínio e que d ireciona ram a forma de estruturação do s fundos de arquivo . Assim , definiu -se que os fundos de arqu ivo seriam os documentos de primeiro n ível e os título s dos mesmos corresponderiam às unidades administrativas. O arra njo interno dependerá da estrutura organiza cion al e do tipo de documentos, havendo, portanto , uma correspondência entre a configu ração dos documentos e a atividade que lhe s de u origem (BELLOTTO, 2008).
23 A própria teo ria a rquivística dificu lta a elaboração de uma classificação de caráter un ive rsa l, sobretudo de vido a o prin cípio da pro veniên cia e de três e lementos dele derivados:
Conceitua ção do que se ria um documento de arquivo;
Conceitua ção de arquivo
Conceitua ção de classificação arqu ivística.
Não obstante, há autores que defendem a possibilidade de se estabelece r um modelo mais ge ra l de classificação, com base nas famílias de instituições. Assim send o, ha veria a possibilidade de se estabele cer classificaçõe s pa dronizada s para atividades similare s que pod eriam ser agrupa das em sé rie s, subsérie s e dossiês. (LOPES, 2 000).
Cabe aos instituto s de pesqu isa arquivística e de formação de profissionais, trabalhar ince ssante mente em diferentes modelos de inte gra ção de documentos. Assim, se pode dize r que a arquivística tamb ém possui uma linha de e xperimentação e produção de padrõ es de or ganização.
24 C APÍTULO 3
ORG ANIZ AÇ ÃO DA INFORM AÇ ÃO ARQUIVÍSTIC A
De maneira gera l, as questõe s rela cionadas ao patrimônio cultu ral são con sideradas estanque s, ou seja, sepa radas da atividade de produção de ciência no país, a inda que não se possa refutar que a rquivos, b iblioteca s e museus contribuam decisivamente para a prese rva ção histó rica da próp ria ciência , bem como para a popularização e difusão do conhecimento. É a organiza ção de exposições, sem inários e publicações que dá a conhecer ace rvo s de grande utilid ade e va lor e p ossib ilita a reno vação do conhecimento e o despertar do in teresse de indivíduo s em diferentes fases de formação e níve is de cultu ra.
No entanto, apesar de sua importância, poucas sã o as oportunidades em que as institu ições à frente do patrimônio cultu ral do pa ís são conside radas como parte inte gr ante da infraestrutu ra de stinada ao desen vo lvimento da pesqu isa, apesar de serem e qu ipamentos imp rescind íveis pa ra ga rantir o acesso à informação e o desenvo lvimento em todas as área s científicas.
É impossíve l falar -se em pesquisa que possa ser desenvo lvida independentemente dos acervos que in tegram as va riada s instituiçõ es cultura is do pa ís. Os a rqu ivo s, b iblioteca s e museus são, portanto, fundamentais para a con strução e desenvo lvimento d o conhecimento e sua prese rva ção e a ga rantia
25 de acesso são asp ec tos que grande impacto pro vocam no campo da pesqu isa cien tífica. Por conseguinte , a manutenção da inte gridade dos acervos e a ga rantia de acesso aos mesmos são aspectos decisivos para o fomento à pesqu isa científica no país. Iniciativa s destina das à expa nsão d a infraestrutu ra de pesquisa científica, tais como, desen volvimento de pro gramas de microfilma gem e digitalização, abertu ra de acervos a pesqu isado res e xte rnos, informatizaçã o dos acervo s em arquivo s e a aquisição de e quipamentos.
É importante que os produtore s de ciência se comprometam com a prese rvaçã o do patrimônio cultura l, pois, são estes bens cultu rais e o ace sso aos mesmos que possib ilitam a contínua produção de pesquisa e, por conse guin te, de conhecimento. O compromisso com a va lorização dos arquivo s é passo importante para garantir o desenvo lvimento científico no país.
Muita s pala vra s já foram escritas visa ndo definir o que seria um arqu ivo científico. Em p rin cípio, é conside rado científico tudo aquilo que se refere a estudo e ao conhecime nto, se referindo a dive rsas á reas do campo acadêmico, ta is como humanidades, tecnolo gia e a medicina.
Os arquivo s científicos além de auxiliar os p rodutores do conhecimento a planejar, a valia r e desenvo lve r suas pesqu isas, oferecem uma visão histó rica de como determinado ramo da ciência se desen volveu, oferecendo, portanto, uma perspectiva bastante ampla. Oferecem informações acerca da e volução da ciência e da prática científica, servin do, também, de base para o planejamento de u ma política científica e t ecnoló gica.
A elaboração de qu alque r traba lha cie ntífico de cunho crítico , implica na consulta a diferentes documentos e na realização de um cotejo entre os me smos, tra vando -se contato com diferentes visõe s e versõe s a presentadas po r seus protagonistas.
26 Lamentavelmente, a utiliza ção de fontes primárias de p esqu isa no país ainda é basta nte dificultosa. Há grandes obstácu los em se localiza r documentos buscados, re sultante da disp ersão dos arquivo s e, também, da destruição d e documentos. Vive -se uma situação pa rado xal. Muito s documen tos ine xistem por terem sido destru ídos, en quan to os que subsiste m não podem ser localizados, pois, ine xiste uma organização e e laboração de instru mentos de trabalho, como gu ias e índice s.
Vale ressalta r que grande parte da do cumentação cie ntífica produ zida no pa ís já se encontra perd ida ou em via s de se perde r, em face da pouca importância dada à sua prese rvação.
As unive rsidade s, como instituições p rodutora s e propagado ras do conhecimento científico, de vem, sem dúvida, se comprometer com a preserva ção de seus documentos. Entretanto, não podem ser considerada s como únicos ato res neste processo. É importante le va r em conta que muitas instituições de e nsino e de pesqu isa que nã o se encontram vin culadas a institu ições universitá rias e que existem socie dades de caráter científico, assim como indú stria s e empresas, nas qua is há p rodução de novo s conhecim entos e técn icas científicas. Assim, responsab ilidade p ela pre serva ção d a memória científica do pa ís não repousa apenas nos omb ros das universidade s, existindo, inclu sive e xemplo s de empresa s e statais consciente s de sua importância no pa ís, como é o ca so do Centro de Memória da Eletricidade no Rio de Janeiro, in iciativa lou vá ve l cu ja reprodução deve ser e stimulad a em todo o país.
Dive rso s são os tipos de documentos produ zidos a pa rtir do desenvo lvimento de trabalhas científicos, sendo importa nte definir -se o que é passível de -ser p re-se rvado.
27 Em primeiro lu ga r, há que se consid erar o s produto s d ireto s da atividade científica. Den tre este s, somente às publica ções é asse ve rada a certe za de p rese rva ção.
Além destes, há o s documentos resultantes das ativid ades desenvo lvidas durante as diversas e tapas da pesquisa científica, como por e xemplo , os pro jetos, co leta de dados, as diferentes ve rsõe s do traba lh o, a solicitação de ve rbas, entre outro s.
Também devem ser conside rados os documentos elaborados com a finalidade de dar publicidade à produção científica, tais como a correspond ência tro cada com periód icos e edito ras visando a publicaçã o do artigo ou livro, a presentações em evento s de cunho cien tífico, tais como con gre ssos e o s contatos rea lizado s com indústria s ou empresas visand o a venda da técnica ou do produto criado.
Os documentos também podem estar vincu lados à prod ução científica, ainda que não rep resente m um produto final, como por exemplo, le vanta mentos biblio gráficos rea lizados e discu ssões entre pesquisado re s. Muita s outras a tividades, algumas de cunho administrativo e até de caráter pessoal também podem possuir vincu lação com a produção do con hecimento científico. Assim, grande é a quantidade de documentos gerada, sendo importante que se estabe leça o que de verá se r p rese rvado. A p reservação de um documento está diretamente re la cionada a sua importância , que u sualmente lhe é atribu ída pe lo p róprio pesqu isador cu ja atividade lhe deu o rigem. Nenhum sistema de arquivo é dotado de uma forma de exe rce r contro le sobre esta seleção. Por consegu inte, pod e -se con clu ir qu e os arquivos científicos existente s rep resentam uma parcela ape nas dos d ocumentos produ zido s. Usua lmente, o restante do material se p erde, até mesmo porque, nenhum esforço é feito no sentido de sua preservação, já que não fazem parte do denominado acervo oficia l das institu ições.
28 Assim sendo, há um determinado volu me documental que poderá se r p reservado. Ao contrá rio do que determ in a o senso comum, as dificuldades na manutenção dos documentos não se relacionam à área necessária pa ra ta nto ou os custos re lacionado s a este aspe cto. A grande dificu ldade diz respe ito à o rga nização e ao tratamento da documentação que deve se r arqu iva da. Isto, porque , estas atividades de grande especia liza ção, de vendo ser realizadas por u ma mão de obra cujo custo é extremamente ele vado. Assim, to rna -se obrigató rio diminuir a massa docu mental a ser tratada. Este desca rte im plica no e stabele cimento de critérios que não podem ser de extrema comple xidade, pois, acabariam por se tornar mais d ispen dioso que o arqu ivamento do material pe r se. Também não podem ser e xtremamente simplistas, de maneira a resultar na re jeição de materia l re le vante.
A seleção do materia l científico dependerá de seu tipo e de sua origem. Assim o material resultante da atividade de pesqu isado res de maior renome usualmente é preservado em proporçõe s comparativamente maiore s. Alguns conside ram que o material produ zido por indivíduo s renomados deve ser preservado em sua ínte gra, a exemplo de Cha rle s Da rwin, cu jas ob serva ções em margens de livros também foram salva guardadas.
A situação se to rna mais comple xa no caso d e pesqu isad ores de menor importância, po is, ha verá a necessidade de se analisar caso a caso o que deve rá se r arqu ivado. De acordo com Martins (1992), mesmo no caso da quilo que p ode parece totalme nte inútil, é recomendá vel, como seguran ça e por atitude de hu mildade e ignorância frente ao futuro, conserva r amostras sign ifica tivas (...) de todos os tipos d e documentos.
A preservação de penderá da adequação da prepara ção, organiza ção, descrição e acondiciona mento dos documentos. No caso de documento s re sultant es das a tividades de cunho científico
29 desenvo lvidas por um indivíduo ou po r um grupo de pesquisadore s, é de se espera r qu e exista uma ce rta ordenação.
Esta organiza ção inicial poderá ser re vista, mas, este processo de ve rá p referencia lmente contar com a c olab oração dos pesqu isado res en volvido s. É fundamental que se ja rea lizada uma descrição sumá ria do material pa ra que o mesmo não reste inútil, sem que se possa determinar a sua localização. Preferencia lmente, as informações relativa s aos arquivo s deve rão dar origem a uma base de dados informatizada, o que facilitará enormemente este processo.
Conforme já mencionado no p arágrafo anterio r, a colabora ção dos p esqu isado res se rá essencia l ainda que muitas ve zes um p rocesso de sensibilização se faça necessá rio para que esta venha a se efetiva r. Usua lmente, as resistê ncias são ven cidas à medida que o s mesmos pe rcebem que esta colaboração não precisa necessariamente demandar muitas ho ras ou prejud ica r suas atividades usuais. É importante garantir a perma nência do material nas p ro ximidades do lo cal o s pesquisadores d esen volvem suas atividades e somente os documentos mais antigo s devem se r remo vidos para u m arquivo centra l, sempre com a aquie scência dos mesmos.
É de grande importância, também, estimula r que acervos individuais se jam e ntre gues às in stitu ições. Va le ressa ltar, po rém, que re gra s de utili zação e acesso devem ser e sta belecida s, inclu sive determ in ando -se a pa rtir d e que pe ríodo o material se tornará dispon íve l ao público, co mo por exemplo, após o falecimento do pesquisador que lhe d eu origem.
A área de atuação relativa à organização de arqui vos científicos é e xten sa e ainda que as atividades nesta área possam ser desen volvidas por cada uma das institu ições que se dedicam á
30 pesqu isa, a tro ca de e xperiência s e a colabo ração entre as mesmas são essen ciais.
Vale re ssaltar qu e ine xiste um m odelo o u crité rio s já estabelecidos para que estratégias visando a organ ização de um arquivo científico sejam implementadas. No capítulo a seguir, idéias ge rais se rão visando a organização do arqu ivo d o grupo de pesquisa ―Cultura Documental, Religião e Movimento s Sociais serão delineadas, visando a preserva ção e a disseminação do conhecimento acu mulado nesta área de expe rtise.
31 C APÍTULO 4
A ARQUIVOLOGI A INTEGR AD A
Pode-se dizer qu e existem três co rrente s de pensa mento arquivístico. Os m étodos trad icionais de arqu ivamento , com suas origens p rincipalm ente na Franç a, Itá lia e Espanha, desenvo lve ram princípios teó ricos e práticos pa ra o tratamento de arquivo s finais, cuja p rincipal funçã o é disponib iliza r d ocumentos custod iados .
De acordo com Lopes (1998) a arquivística trad icional ,
perante a visão co ntemporânea, ―se recusa a questionar a origem,
isto é, a criação, a utilização administrativa, técnica e jurídica dos
arquivo s, dos documentos reco lhido s aos a rquivos definitivos‖
(p.61). Essa visão s e deve ao fato de que o aumento da produção de documentos ex plicitou a falha dos conceito s e métodos da arquivística tradicional em dar conta da nova demanda.
No vos métodos , co m interesses tota lm ente diferentes dos da
arquivística trad icional foram criados, como o Records
Manage ment, surgido nos Estados Un idos no pós -gue rra , que , com
visão admin istrativa, bu sca va ap licar métodos de economia e eficácia na gestão documental . Entretanto, para Lopes (1998), tal
método se trata de um ―conjunto de regras práticas, por vezes
muito efica zes, m as que não possuem fundamentos científico s rigo rosos, abrindo a porta à improvisação‖ (p.61).
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No sentido de ate nder às no vas de mandas da arqu ivística, não contempladas pelas metodolo gias trad iciona is, o Manual da escola canadense de Arqu ivística de Carol Couture e Jean-Yve s Rousseau tem um número de diferen ças na forma de classificação e descrição.
Desde o final d e 1970, esses arquivista s canad enses
procura ram no va s maneira s de entender a organiza ção
arquivística . Rousseau é a grand e responsá ve l p or essa s mudanças, por meio da publicação d e artigos sobre a gestão de documentos, buscando unificá -los e m uma única base teórica. Professora na Escola de Bibliotecon omia e Ciência da Informação da Unive rsidad e de Montreal , Ca rol Couture dedicou-se aos novos conte xtos de prod ução documental e seus fundamentos teóricos , sendo a autora d e muitos trabalho s nesta á rea . (BARROS e ERNESTO, 2009)
Para Barros e Erne sto (2009 ),
Enten der os arq uivos como integ rado s , é perce ber q ue não e xist e separaç ão ente o s arq uivos admin istrat ivos e h istórico s e q ue os v alor es da dos em primeir a e seg unda instâ nc ia ao s documento s estão inter -relac ion a dos e se c omplemen tam. (p.98)
A arqu ivística in tegrada desen volvida por Rousse au e Couture, propõe um arqu ivamento que se p reocu pa com o processamento de informação desde o seu nascimen to até sua destinação fina l. O arquivo é tratado como a discip lina que reúne todos os princíp io s, normas e té cnicas que re gem as funções de ge renciamento de arqu ivos, ta is como a criação, ava lia ção, aquisição, cla ssificação, descrição, comunicação e con serva ção. De aco rdo com Rousseau e Coutu re, são trê s os ob jetivo s da arquivística in tegra da:
33 [...] g arantir a unida de e a cont in uid ade da s inter ve nçõ es do arq uivista nos d ocume ntos de um org anismo e p ermitir ass im uma p erspectiva do princ íp io das três idades e d as n oçõ es de va lor primário e s ecu ndá rio; perm itir a artic ula ção e a estruturaçã o das ativida des arq u ivís ticas n uma polít ica de org aniza ção d e arq uivos; int eg rar o va lor primário e o valo r secund ário num a def inição alarg ada d e arq uivo (RO US SE AU e COUT URE, 1998, p.7 0).
Segundo as pa la vras do s dois a utores, a a rquivística inte grada acaba por constituir a ve rdadeira e única ciência dos arquivo s. A idéia de uma política de organiza ção de arquivo s implica na busca de uma filosofia de trabalho e m que as
informações passam a constituir redes orgânica s que se
apro ximem de maneira mais objetiva do escopo dos pesquisadore s. Por isso, usam a expressão ―a largada de arquivo‖, somando o va lor primário e o valor secundário da s diferentes informações.
De aco rdo com os autores, todo docu mento passa po r u m ou mais período s, qu e são ca racte rizad os tanto pe lo tipo, como pela freqüência com qu e são utilizados. Um documento possui um ciclo de vida de três pe ríodos , as idades que o compõe possibilita ndo a repartição em gra ndes conjuntos , formando o arqu ivo de uma pessoa ou organ iza ção. A isto cham a m de teoria das trê s idades.
O período de a tividade diz respeito ao período em qu e os documentos constituem os arquivos correntes essencia is pa ra a manutenção dos propósitos dos pesqu isadore s , e de ve p ermanecer o mais p ró ximo dos usuá rios. É indispensáve l que os a rquivo s se tornem basta nte ligados aos intere sses dos consu lto res. Essa pro xim idade favo rece a implicação de no vas alte rn ativas para aquele s que consu ltam. Assim, os lim ites das pesqu isas podem ser bastante ampliado s. Não esquecer que cada documento envolve um va lor p rimá rio, e portanto, insubstituíve l .
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Cabe analisar tam bém os arqu ivos in termediários. Trata m -se de um período de atividade s mais moderadas, que mantém os documentos por ra zões mais práticas de ca ráte r lega l ou econômico. Não a contece que os d ocumentos percam seu valo r primário, mas não se prestam por su a pro xim idade para assegu ra r os inte resse s dos p esqu isado res.
Finalmente, há qu e pensar em uma fase conhecida co mo de inatividade, ou seja, o va lor do s re gistro s não pode s er adequadamente dimensionado. Ne sta última fase, documentos podem ser deletados ou, se for conven iente co nservá -lo s, assumirão o papel de arqu ivos definitivo s. Este é o papel dos arquivo s permanen tes que constam d e documentos cuja eficiência depende do grau d e testemunho que eles podem oferecer. É o que, em muitos casos, se designa de va lor secundário dos documentos. Pelo expo sto até aqui, se pode inferir a importância da teoria das trê s idades. Essa teo ria p rivile gia a documentação como uma base de análise científica de grande s consequên cias. Introdu z a idéia da pesqu isa retro spectiva, joga ndo com as informações de uma forma muito mais ampla. A informação adquire uma organicidade que pode ser de e xtre ma eficácia. O valor primário, mas também o va lor secu ndá rio aparecem em sua totalidade, e permitem inte rferir até mesmo em medidas tomadas ante riormente.
Quanto à aproxim ação entre as razõe s que justifica m a
viabilidade dos do cumentos e sua in serção num campo de fundo de caráte r amplo e permanente, Rousseau e Couture fazem a segu inte co locação :
O princ ípio da pro veniênc ia é a ba se teóric a, a le i q ue reg e todas as inter ve nçõ es arq uiv íst icas. O respe ito deste pr inc ípio, n a org an ização e no tratamento dos ar q uivos q ua lq uer q ue seja su a orig em, id ade, nat ure za ou suporte, g arante a constit uiç ão e a p len a existê nc ia da un id ade de ba se
35 em Arq uivíst ica, a saber, o f und o de arq uivo. O princ íp io da pro ven iênc ia e o seu resu lt ado, o f undo de arq uivo, impõ em -se à Arq uivíst ica, uma ve z q ue esta tem por ob jetivo g erir o co njunto das inf ormações g erada s por um org anismo ou por uma pesso a n o âmb itos das ativid ades lig ad as a miss ão, ao man dato e ao f uncionament o d o dito org anismo ou f uncio namento e a vida da ref erida pess oa. (ROUS SEA U e CO UT URE, 199 8 , p .79)
É inte ressante a ssina lar como a arquivística inte grada procura trabalha r com uma idéia de fundo, ou seja, e xiste sempre uma preocupação de os a rquivos se mostra rem organ izado s em função de objetivos maiores.
Trabalhar sob o ângulo da idé ia de integração oferece oportunidade de pensar as aplicações de caráter concreto da moderna arquivística . Tudo pode ser analisado em seu s detalhes, envo lvendo a ssim os p roblemas a nterio rmente come ntados da classificação, a valiação e descrição dos documentos.
A concepção ade quada de classificação a in sere em uma dimensão inte lectual que consiste em distribuir de forma inteligente se gmentos contínuos de in formação, criando a idéia de classes, que somadas, acabam por constitu ir u m conjunto orgânico.
De aco rdo co m o Dicioná rio de Terminolo gia Arquivística (2005), a primeira etapa conhecida como cla ssificação de documentos favore ce a recuperação das informações , agilizando -a e disciplinando su a estocagem. Dessa forma, a conservação das mensagens origina is se torna viá ve l e permite sua utiliza ção em inúmeras situaçõe s.
36 Qualq uer pr oced ime nto re lat ivo à c las sif icação tem repercus sões so br e as dema is ativid ades d e tratamento d as inf ormações. A c lass if ic ação prod u z a pos sibilida de de uma a va liação pr of unda e o alc ance do s o bjetivos estrat ég icos de se manter as inf ormações esse nc ia is e des cartar a s supérf lua s, bem como perm ite dar in íc io a um prog rama de descr ição. (p.7 8)
Consolidada a fase de classificação, cabe conferir o papel da ava lia ção. Nesse momento, transp arece o grande alcance do profissiona l de Arquivística. O documento só faz sentido se devidamente analisado e colocado em condições de imediata utilização pelo p úblico consu lto r. Esta aná lise m inucio sa e aprofundada permite distin gu ir entre os arqu ivo s de caráter mais científico, da queles que se ap ro ximam mais da ideia de arma zenamento. A análise documental também permite uma administração mais racional dos a rquivos, uma ve z qu e detalhes secundários passa m a ser e xclu ídos das informações essencia is.
O profissiona l da arquivística lo go h á de perceber que já no momento da classificação do docu mento existe uma ava lia ção básica do mesmo. O próprio ato de classificar é con duzido por princípios de ju lga mento e comparação. Ou seja, trata -se de um processo a va liativo . Como se ve rá a seguir, também a descrição , a terce ira etapa da p reparação dos do cumentos, já se in icia na fase dos proce ssos classificató rios.
Como o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005) d efine
a descrição de documentos : ―consiste no co njunto de
procedimentos que , a partir dos elem entos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa‖ (p.23).
Dentro de uma pesquisa da busca de arqu ivos definitivo s ou permanentes, também pouco pre va lece a ideia de inte gração ve rtical das informações , apro xima ndo de uma teoria única as
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etapas de classificação, a valiação e descrição dos documentos. Nessa linha de p ensamento, assim se exp rime Lopes (1998): ―dentro da perspectiva da arquivística integrada, a descrição começa no processo de classificaçã o, continua na ava liação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específico‖ (p.101).
O que o profissio nal da arquivística deduzirá finalmente é que a documentação só pode ser tra balhada numa linh a integrada. A etapa de classificação que marca o início fundamental da arquivística assum e o significado de uma perspectiva intelectual distingu indo as p artes de um todo e começando o processo arquivístico como tal. No momento da cla ssifica çã o, se to rna possíve l uma ava liação rigo rosa, p ermitindo sepa rar aspectos essencia is e se cun dários, assim como, possib ilitando um programa de descrição que será a d ispon ibilização dos a rquivo s de forma definitiva. Desde o momento d a classificação, já se pod e começar a construir uma tabela de temporalidade, permitind o que os
sistemas a rquivísticos se estabe leçam como um serviço
permanente.
Quanto mais sofisticada a metodolo gia de cla ssificação a ser adotada, tanto mais se pode pensa r numa arqu ivística integrada a serviço de muitos o bjetivo s.
38 CONCLUS ÃO
Chegando ao final do presente estudo, é válido con statar que seus objetivos foram adequadamente atingidos. O trabalho se desenvo lveu a pa rtir de uma descrição histó rica da arquivística, desde seus p rimórdios, até os dias atuais.
Em seguida, o trab alho apresentou aspectos fundamentais da organiza ção a rquivística , de modo a permitir acre scenta r a lgumas contribuiçõe s de caráter a vançado da arquivística mode rna. Assim, a estrutu ra e scolhida para este estudo foi prepa rando os fundamentos para descrição de uma linha teórica da maior importância, qual seja a Arqu ivística Integrada .
A idéia de a rquivística inte grada pode ser entendida em duas linhas. Numa lin ha vertic a l, a in tegração se dá na melhor articulação entre três etapas de tratamento dos documentos: classificação, a valiação e descrição. Tais etapas não podem ser estanque s. Desde o le vantamento inicial do docu mento, a arquivística de ve visualiza r a descrição fu tura do mesmo, passando pela a va liação. Os consu ltores e usuários de arqu ivos, que são pesquisa dores de diferentes áreas, espe ram indica ções segu ras sob re a utilidade do do cumento em seu campo de trabalho.
Mas, a arqu ivística inte grada ta mbém apresenta u ma dimensão horizontal. Os documentos não são arquivad os apenas pelo seu va lo r i ndividua l. É indispensáve l a lo ca liza ção dos documentos em função de uma política inte gradora. O usuário, em
39 sua pesqu isa, é confrontado imediatamente com informações precisas sobre o âmbito de abra ngência dos docu mentos. O arquivo lhe oferece de imediato todas as informações da aplica ção dos documentos, poupando o pesqu isado r de u ma análise individual pa ra definir o s arqu ivos que lhe con vém.
Habitua lmente, os processos de le vantamento de arquivos caminham em direções opostas. A seleção traba lha com a pesqu isa individu al de documentos a vulsos e blocos de documentos. Já a consulta e a pesquisa constituem um processo aberto ao grande p úblico. A efici ência de um arquivo se mede pela prestação de sse se rviço.
Como última mensagem, cabe ressalta r a vitalidad e da arquivística como o ramo ciência que se encontra em plena expansão , desafiando novo s pesquisa dores.
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