Aspectos culturais sobre o gerenciamento de projetos

Os gestores perceberam que trabalhar por projeto é algo pragmático. Todo projeto tem um ou vários entregáveis e consiste em um empreendimento temporário que envolve recursos

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materiais, logísticos, humanos e, por isso, exige orçamento prévio e gestão financeira (Kerzner, 2010).

Os objetivos do gerenciamento de projetos incluem: aumento da previsibilidade do desempenho do projeto, aumento da regularidade dos resultados, melhoria da habilidade de execução, gerenciamento de recursos efetivos, aumento da satisfação do cliente interno e externo e melhoria no alinhamento dos projetos à estratégia de negócios (Meredith, 2009).

Os principais objetivos do gerenciamento de projetos e das organizações que influenciam o desenvolvimento das medições de valor são chamados objetivos organizacionais. Estabelecer um sistema adequado requer dedicação para elaboração da estrutura do sistema de controle antes de iniciar o projeto, que tem por objetivo, determinar valor agregado para o projeto (Dinsmore, 2009).

O valor agregado é a medida da quantidade de trabalho realizado, colocada em termos de orçamento alocado para esse escopo específico. O status da realização do trabalho, conforme determinado pelos responsáveis, é convertido em dinheiro e se torna ponto focal de todas as atividades de análise e status. Esse valor provê a base para as avaliações gerenciais, projeções planejamento, e implementação de ações corretivas (Meredith, 2009).

Além do valor agregado, os indicadores de projeto são instrumentos de avaliação que permitem comprovar empiricamente e com objetividade, a progressão de uma ou várias dimensões de um projeto. Assim, eles devem ser definidos na fase de planejamento, que consiste em medir e avaliar o avanço e as variações daquilo que se observa diante do planejado (Terribile, 2010).

A utilização de indicadores de desempenho no gerenciamento de projetos é considerado indispensável para o efetivo acompanhamento e tomada de decisão. O suporte organizacional e um ambiente favorável ajudam no desempenho da empresa e podem ser consideradas ferramentas de gestão. É importante salientar que a habilidade individual é impactada não só pelo estímulo do indivíduo, mas do ambiente e pela habilidade de execução (Griffen & Moorhead, 2006).

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A capacitação da equipe visa a entender e identificar os objetivos desse programa. As atividades devem assegurar que a iniciativa de medição seja entendida e alinhada com as estratégias organizacionais – elementos essenciais para o sucesso sustentável dos projetos (Meredith, 2009).

A comunicação é um elemento importante para o sucesso do gerenciamento, pois envolve distribuição de informação a todos os interessados – equipe, patrocinador, usuário final fornecedores e comunidade (Terribile, 2010).

Esta comunicação em projetos é complexa e exige efetivo planejamento, pois a “informação a ser distribuída” tem diferentes objetivos, interlocutores e níveis. A chamada “democratização da informação” visa a dar acesso às informações pertinentes ao trabalho a realizar, ao nível de autoridade e à tomada de decisão (Terribili, 2010).

Três grandes pilares compõem a comunicação em projetos: plano de comunicação (criação, atualização e utilização), reuniões de progresso e reuniões executivas (com pautas preestabelecidas, documentação de itens de ação com prazos e responsabilidades definidos) e orientações à equipe, que contemplam as instruções para o desenvolvimento das atividades, os retornos (feedbacks) e as avaliações de desempenho dos integrantes da equipe ( Terribili, 2010).

As reuniões de início ou lançamento de projetos visam apresentar a todos os participantes objetivos e metas a serem atingidas. Além disso, deve-se divulgar o cronograma, as responsabilidades, os principais aspectos metodológicos que serão utilizados e os principais riscos do projeto, para que todos se sintam compromissados com os resultados pretendidos. É por meio da reunião inicial que todos têm a oportunidade de se conhecer.

Para as reuniões de progresso, ou monitoramento devem participar somente os profissionais que exerçam papel de coordenadores ou líderes de frentes de trabalho, o gerente de projeto e, se possível, o patrocinador, que têm como foco principal discutir os desvios do cronograma, identificar as ações corretivas e preventivas para as ocorrências do projeto. Essas reuniões devem ser obrigatoriamente documentadas, de forma objetiva, e registrar as principais decisões tomadas e as ações pendentes, com os respectivos responsáveis e prazos.

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A reunião de conclusão de fase permite uma visão coletiva do caminho percorrido, além de organizar e planejar a realização de avaliações individuais dos integrantes da equipe do projeto. Essas reuniões têm por objetivo oficializar a finalização do projeto e a transferência do comando para o usuário líder, e revisar os resultados finais e seus desdobramentos frente aos objetivos planejados.

Deve fazer parte das reuniões as discussões de novas demandas e necessidades do projeto, pois toda e qualquer alteração de escopo deve ser discutida e aprovada após apresentação dos impactos sobre custos e prazos. Assim, a primeira parte da reunião é informativa e a segunda decisória. Pode-se concluir que reuniões de projeto deixaram de ser burocráticas e passaram a ser imprescindíveis ferramentas de comunicação e gestão de projetos.

Adicionalmente, pode haver reuniões específicas após o encerramento do projeto para se capturar as lições aprendidas. Para tanto, é necessária a identificação dos participantes e dos objetivos da reunião a fim de melhorar os próximos projetos. Essas reuniões devem responder a cinco perguntas: O que foi feito corretamente no prazo? O que poderia ter sido feito melhor? O que não funcionou nos processos? O que teve de ser construído para o sucesso do projeto? Como é possível mudar as causas de problemas ocorridos?

Para o patrocinador, a comunicação tem informações de nível executivo, enquanto para o usuário final, ela afeta o dia a dia, as habilidades, a capacitação e a segurança pessoal do indivíduo. Caso não haja essa comunicação, haverá rejeição do usuário ao projeto. A comunicação em um projeto envolve também a comunicação visual. A utilização de desenhos, símbolos e gráficos deve ser criada a fim de estabelecer uma linguagem comum, que seja entendida pelos envolvidos.

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