Aspectos gerais da Gestão de Documentos Audiovisuais

Os documentos audiovisuais são relativamente novos em relação aos documentos textuais, que tem seus registros desde a Idade Média. Mas nem por isso deixam de ser tão importantes quanto os outros, mesmo que corram mais riscos devido a fragilidade dos seus suportes. Até porque a transmissão de imagens e sons tem sido muito utilizada pelas pessoas devido as facilidades em se adquirir novos equipamentos tecnológicos. Da mesma forma os arquivos precisaram se atualizar para acompanhar o rápido avanço da tecnologia.

É importante lembrar que os materiais audiovisuais produzidos no âmbito das emissoras de televisão, são documentos que necessitam ser tratados e armazenados adequadamente, tendo em vista que poderão ser pesquisados e/ou reutilizados posteriormente por seus próprios profissionais (clientes internos) ou pelo público externo. Por isso o arquivista audiovisual deve fazer uma gestão eficiente, com vistas à recuperação das informações e consequentemente a preservação e o acesso desses materiais.

O termo audiovisual surgiu a partir da necessidade de simplificar a forma como eram abordados todos os campos de atividade que envolviam os arquivos de filme, de televisão e de som. Por isso os documentos audiovisuais possuem dois componentes que geralmente tem uma grande proximidade, que são o conteúdo visual e/ou sonoro e o suporte sobre o qual aquele se inscreve, sendo importante que se tenha acesso a ambos.

Assim como os documentos textuais, o documento audiovisual também possui suas características específicas que devem ser levadas em consideração no momento da seleção e avaliação de materiais, que tem formas físicas diferentes e mais frágeis etc. Por isso pela natureza dos documentos, geralmente esses tipos de arquivos são chamados de especiais

Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM – e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. (PAES, 2005, p. 22).

Edmondson (2017) discorda do uso da terminologia “arquivos especiais” e ressalta que a filosofia da arquivística audiovisual pode ter muito em comum com outras profissões da memória – como a Biblioteconomia e a Museologia – mas que ele considera inapropriado o termo por não existir uma posição hierárquica para descrever livros e documentos.

[...] os documentos audiovisuais merecem ser descritos em termos do que são e não do que não são. Expressões tradicionais como ‘não livros’, ‘não texto’ ou ‘materiais especiais’ – comuns na linguagem daquelas profissões – são inapropriados. Não seria igualmente lógico descrever livros ou arquivos de correspondência como materiais ‘não audiovisuais’? Não há lógica na implicação de que um tipo de documento é ‘normal’ ou ‘padrão’ e que tudo o mais, definido em relação a ele, tem uma posição hierárquica inferior. (EDMONDSON, 2017, p. 18).

Segundo o DIBRATE (2005, p. 27), entende-se por arquivo um “conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte”. Já a arquivística audiovisual é definida como “um campo que abarca todos os aspectos da guarda e recuperação de documentos audiovisuais, a administração dos locais onde eles são guardados e das organizações responsáveis pela execução dessas tarefas. (EDMONDSON, 2017, p. 19).

A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações que só se efetivam se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente organizados. Essa norma também vale para os documentos audiovisuais e exatamente por isso o acervo necessita de organização, para oferecer segurança e facilidade na recuperação da informação. Essa recuperação deve ser eficiente e ágil, pois os documentos, além de comprovarem fatos também podem ser utilizados como fonte histórica da Instituição e como ferramenta estratégica.

[...] os arquivos audiovisuais devem seguir normas severas no que concerne a documentos sobre suas incorporações, acesso e outras transações, com o objetivo de registrar a seriedade de sua gestão. Devido a complexidade dos acervos, a exatidão da informação é essencial. A natureza dos materiais impõe, além disso, o estabelecimento de uma documentação precisa sobre as operações realizadas internamente com as coleções. (EDMONDSON, 2017, p. 68).

Dessa forma, pressupõe-se que os arquivos seriam mais bem organizados e administrados pelo profissional da área da Arquivologia ou, em alguns casos, por historiadores e bibliotecários através de prestação de serviço como consultor, por terem a competência necessária para fazer esse trabalho, cada um em seu campo específico, além da facilidade em lidar com as fontes de informação necessárias para o bom andamento do trabalho no âmbito do Jornalismo.

Ainda considerando o ambiente de arquivo, atualmente ainda é bastante comum encontrar arquivos audiovisuais híbridos, que são espaços que trabalham divididos entre as tecnologias tradicionais (analógicas) e digitais, mas que ao mesmo tempo se complementam. De acordo com Silva e Caldas (2016, p. 148), “sua estrutura organizacional necessita ser flexível, permitindo o desenvolvimento de novos sistemas, quando necessário”.

A existência do arquivo híbrido se deve ao fato de que novas tecnologias são lançadas no mercado constantemente, o que faz com que muitos equipamentos se tornem rapidamente obsoletos, sendo necessário que os arquivos mantenham diferentes tipos de suporte para a reprodução do material armazenado. Em vista disto, deve-se considerar que o tratamento documental também será diferenciado e feito de acordo com as necessidades da instituição, pois as informações podem se modificar rapidamente ao longo do tempo colocando em risco a preservação e o acesso à informação. Nesse sentido, a Associação Brasileira de Preservação Audiovisual (ABPA) elaborou em 2016 “um plano nacional que visa melhorar a área da preservação audiovisual no Brasil” (ABPA, 2016, p. 01). Neste plano estão previstas entre outras ações, a promoção do reconhecimento do patrimônio audiovisual, o aperfeiçoamento e atualização da legislação para o setor, bem como facilitar a capacitação permanente de profissionais atuantes na área.

Em suma: reconhecer e entender as funções do arquivo é ter um aliado no controle das ações administrativas de qualquer empresa, evitando repetir os erros do passado para projetar um futuro melhor. Logo, um arquivo bem planejado com uma gestão realizada por profissionais qualificados possibilita muitas vantagens como reduzir os custos para a emissora, facilitar o acesso às informações arquivadas, otimizar o tempo dos funcionários no trabalho diários; eliminar a dificuldade de localização do material informacional, facilitar o cumprimento de prazos diminuindo o nível de estresse na instituição e principalmente preservando a memória institucional. Uma das formas de se manter o arquivo audiovisual atualizado e em perfeito funcionamento, é fazer o gerenciamento e o tratamento das informações contidas nos materiais produzidos.