Aspectos Gerais da Gestão Documental

A importância da Gestão Documental vem sendo cada vez mais reconhecida, principalmente quando se percebe o excesso de informação que está à disposição das pessoas, nos mais diversos formatos e que podem ser perdidas para sempre, se não houver a preservação da memória. Por isso é fundamental que se trate neste capítulo sobre seu conceito e aspectos gerais.

Segundo a Lei Federal no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Art. 3º, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. É importante lembrar que a partir da publicação dessa lei, é obrigação do poder público proteger os documentos de arquivos como instrumento de apoio em vários segmentos da administração, bem como elemento de prova e informação.

O artigo 7º da lei acima mencionada, define arquivo como

[...] os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (BRASIL,1991, p. 1).

A partir do conceito acima, é possível afirmar que a Gestão Documental é um procedimento de natureza técnica, que permite que se tenha o controle dos documentos desde a sua produção até o arquivamento das informações por eles produzidas, no âmbito da administração.

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DIBRATE), tem uma definição praticamente idêntica para a Gestão Documental, em relação a lei citada no parágrafo anterior. Mas Indolfo (2007, p. 33) diverge desse conceito quase que absoluto adotado no Brasil, porque

[...] não se pode falar de gestão de documentos como um conceito único e de aplicação universal, uma vez que de sua elaboração e desenvolvimento participaram fatores determinantes, em que se destaca uma dada e específica tradição arquivística, e também administrativa, e um contexto histórico e institucional.

Deste modo, Jardim (1987, p. 35) diz que “a concepção teórica e os desdobramentos práticos da 'gestão ou a administração de documentos', estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial” revolucionaram a Arquivologia. Essa ideia causou uma polêmica porque muitos achavam que o conceito ainda não estava desenvolvido o suficiente, até porque a experiência estava limitada para poucos países, dentre eles Estados Unidos e Canadá. Para o historiador norte-americano Lawrence Burnet (JARDIM, 1987, p. 35),

a gestão de documentos é uma operação arquivística entendida como o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da administração moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.

Desta forma é possível destacar que a Gestão de Documentos está dividida basicamente em três fases. Na fase de Produção de Documentos o arquivista assume um papel muito importante, pois ele deve ficar atento para que apenas os documentos essenciais sejam produzidos na instituição, ou seja, “refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor” (PAES, 2005, p. 54). Aos poucos a Gestão de Documentos começou a ter um papel mais importante dentro das instituições.

A segunda fase é a Utilização dos Documentos, o qual Indolfo (2007, p. 29) reconhece o documento como instrumento probatório, bem como registro da memória, além de servir como “[...] base do registro das ações de todas as administrações, ao longo de sua produção e utilização, pelas mais diversas sociedades e civilizações, épocas e regimes”. Paes (2005, p. 54) detalha as atividades desse ciclo.

Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de

normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

A Avaliação e Destinação de Documentos é uma das fases mais complexas, pois a avaliação de um documento consiste em identificá-lo e verificar seus valores, para só então definir seu prazo de guarda e destinação. Esse processo de classificação é feito a partir do registro dos vários usos do documento dentro da instituição – desde a sua produção até o encerramento do fato que causou sua criação – o que facilita seu arquivamento posteriormente e a aplicação da tabela de temporalidade.

[...] se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para instituição (PAES, 2005, p. 54).

Sobre os documentos, sabe se ainda que eles têm valor administrativo primário (quando refere-se ao período de uso do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais) e valor administrativo secundário (quando refere-se ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram inicialmente criados, passando a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros), além de um ciclo de vida que abrange as três idades do arquivo, devendo estar organizados de “forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve” (PAES, 2005, p. 21).

Já o ciclo de vida também contribui para a implementação de melhores procedimentos de guarda. Os Arquivos Correntes (1ª idade) armazenam os documentos consultados com mais frequência – no início do processo ou dando continuidade – e por isso devem ser acessados mais facilmente.

[...] abrigam seus documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua tramitação legal; sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados. A permanência de tais documentos nesse tipo de arquivo depende de sua tipologia/função e, principalmente, de sua vigência, mas pode ser generalizada em um ano; podem passar dali a um arquivo central do respectivo órgão gerador, onde permanecerão de cinco a dez anos (sem que isso seja considerado outra idade). [...] deve situar se junto ao produtor/administrador. (BELLOTTO, 2006, p. 24).

Os Arquivos Intermediários (2ª idade) são os documentos procedentes do arquivo corrente, que não são mais consultados com tanta frequência, mas que ainda podem ser solicitados para a resolução de uma questão. Sua permanência no arquivo é provisória.

[...] os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa,

mas ainda podem ser utilizados pelo produtor. Permanecerão em um arquivo que já centraliza papéis de vários órgãos, porém

sem misturá-los ou confundi-los, pelo prazo aproximado de 20 anos. É nesta fase que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência e de vida, segundo as respectivas tipologia e função. (BELLOTTO, 2006, p. 24).

Os Arquivos Permanentes (3ª idade) são documentos que não são mais úteis do ponto de vista administrativo, mas permanecem tendo valor probatório e informativo. São os arquivos propriamente ditos, pois os documentos são guardados pelo valor histórico/documental e jamais deverão ser eliminados.

[...] os que restarem são os de valor permanente, são os documentos históricos. Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos (segundo a legislação vigente no país, estado ou município), contados a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação. A operação denominada ‘recolhimento’ conduz os papéis a um local de preservação definitiva. (BELLOTTO, 2006, p. 24).

Paes (2005, p. 22) ressalta a importância de uma organização dos arquivos de forma adequada, afirmando que “a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos”.

A partir disso entende-se que o documento de um arquivo só tem sentido se estiver relacionado a quem o produziu, pois do contrário não atenderia aos objetivos de tornar disponíveis as informações e servir como prova. É nessa linha de pensamento que se aplica o princípio da proveniência, que dá uma identidade ao documento relacionada com o seu produtor.

O fator norteador da constituição do fundo é o princípio da proveniência: a origem do documento em um dado órgão gerador e o que ele representa, no momento da sua criação, como instrumento que possibilitará a consecução de uma atividade dentro de uma função, que cabe ao referido órgão gerador no contexto administrativo no qual atua, ou que provará o cumprimento dessa atividade. (BELLOTTO, 2006, p. 28).

Em outras palavras, os arquivos produzidos por uma entidade coletiva, pessoa ou família, devem ser mantidos juntos, não podendo ser misturados a documentos de outras

entidades produtoras, para que possa ser conservada sua identificação original. Deste modo, Schellenberg (2006, p. 161), conclui afirmando que o princípio da proveniência, ou seja, “os arquivos devem ser arranjados de tal maneira que a organização e funções que os produziram neles se reflitam, unidade administrativa por unidade, subunidade por subunidade e série por série de documentos”.

De um modo geral os arquivos gerados em emissoras de televisão são considerados documentos de guarda permanente, porque armazenam a memória institucional e social. Mas para que consigam se manter preservados e acessíveis, esses documentos devem ser guardados adequadamente e geridos por um profissional da Arquivologia, que precisa respeitar as diferentes características desse tipo documental.