4. GESTÃO, ORGANIZAÇÃO E RECURSOS 59
4.3. Atividade 14: Recursos humanos e serviços corporativos 64
Recursos Humanos
A ECHA continuou a atrair pessoal altamente qualificado, com 88 novos recrutamentos durante o ano, o que resultou no preenchimento de 98 % do quadro de efetivos da Agência.
A ECHA continuou igualmente a ter em devida conta a integração e formação dos novos funcionários aquando da sua entrada ao serviço. Após um ano em que a aprendizagem e o desenvolvimento foram relegados para segundo plano, foi atingida a ambiciosa meta de 10 dias de formação por cada funcionário em 2011. Os serviços administrativos dos recursos humanos foram reorganizados ao longo do ano para lidarem com o aumento do pessoal e das remunerações, e a gestão do desempenho e dos períodos de ausência e outras funções essenciais do departamento de Recursos Humanos foram redimensionadas para as
capacidades necessárias.
Em conjunto com os serviços operacionais, o departamento de Recursos Humanos realizou os preparativos para as novas tarefas regulamentares da ECHA no domínio dos produtos biocidas e do Regulamento PIC. Foi iniciado, em 2011, um estudo de exequibilidade sobre o desenvolvimento de um sistema integrado de gestão dos Recursos Humanos.
Foram conseguidos alguns progressos no sentido de melhorar os níveis de retenção de pessoal, o que abre caminho ao desenvolvimento de uma política global. Em 2011, foram implementadas várias medidas para aumentar a mobilidade profissional, promover o bem-estar no trabalho, reforçar o equilíbrio entre a vida profissional e a vida familiar e desenvolver competências de liderança para os quadros de gestão superiores e médios, conforme previsto no programa de trabalho para 2011. A rotação dos agentes temporários foi de 3 %, encontrando-se dentro da meta de um máximo de 5 %.
A gestão da ECHA e o Departamento de Recursos Humanos mantiveram um diálogo e uma relação de trabalho contínuos com os representantes do pessoal.
Infraestrutura
A gestão das infraestruturas e os serviços das instalações foram reforçados para lidar com o aumento do número de pessoal e das atividades operacionais da Agência. Na sequência da adoção de uma nova estrutura organizacional no início de 2011, procedeu-se a uma redistribuição dos espaços de trabalho, tendo as mudanças necessárias decorrido com uma perturbação mínima durante o primeiro semestre do ano.
Realizaram-se 179 reuniões oficiais ou workshops com um total de 6 382 participantes externos (+ 23 %) nas instalações da ECHA destinadas a conferências. Estas atividades resultaram igualmente num maior número de serviços relacionados com viagens prestados a peritos externos.
Os organizadores de reuniões da ECHA adotaram e tiraram partido das novas técnicas de conferência virtual. O número de videoconferências e outras conferências organizadas através da Web aumentou mais de 60 % em comparação com 2010. As conferências virtuais demonstraram ser mais rentáveis em termos de custos e espera-se que a utilização desta técnica registe um aumento muito significativo em 2012.
Por forma a continuar a apoiar o crescente número de eventos, as instalações da Agência destinadas a reuniões foram aumentadas com uma sala de reuniões totalmente equipada e com capacidade para 550 participantes – a sala Marie Sklodowska Curie –, inaugurada em
novembro de 2011.
A segurança física, uma tarefa essencial no âmbito dos serviços corporativos e uma das principais prioridades da Agência, continuou a merecer a devida atenção em 2011. Outras funções dos serviços corporativos, como o tratamento do correio, logística, biblioteca, arquivo físico e gestão de viagens continuaram a prestar um apoio fiável e de elevada qualidade. A ambicionada digitalização dos arquivos foi adiada e será considerada no contexto de uma abordagem de gestão global de documentos digitais.
Objetivos e indicadores Objetivos
1. Garantir que a Agência disponha de pessoal especializado em número suficiente para assegurar a execução do plano de atividades, e lhe proporcione boas condições de trabalho.
2. Assegurar que a Agência possua instalações suficientes, protegidas e seguras para escritórios que proporcionem ao pessoal um ambiente de trabalho eficiente e seguro, e locais de reunião com boas condições de funcionamento para os órgãos da Agência e visitantes externos.
Indicadores de desempenho e metas
Indicadores Meta em 2011 Meios e frequência da verificação Resultad o 2011 Percentagem dos lugares do quadro de
pessoal preenchidos até ao fim do ano Não menos de 95 %
Relatório interno
anual 98 %
Percentagem dos procedimentos de seleção programados para o ano em questão
concluídos 100 %
Relatório interno
anual 128 % Rotação dos Agentes Temporários Não mais de 5% Relatório interno
anual 3 %
Número médio de dias de formação por
membro do pessoal 10
Relatório interno anual
10 Nível de satisfação do Comité, do Fórum e
dos membros do Conselho de Administração com o funcionamento do centro de
conferências
Elevado Inquérito anual N/D
Nível de satisfação do pessoal com as instalações e os serviços logísticos dos
escritórios Elevado
Inquérito
anual N/D
Principais resultados RECURSOS HUMANOS
Processamento das remunerações do pessoal do quadro e outros pagamentos a pessoal, PND e estagiários, num total de cerca de 550 pessoas.
Adoção de 22 listas de reserva com base nos procedimentos de seleção executados. Conclusão de 88 recrutamentos.
Exercício de avaliação do desempenho e reclassificação de mais de 400 membros do pessoal do quadro.
Prestação de aconselhamento e assistência ao pessoal e gestão dos processos de RH, designadamente dos direitos e do bem-estar individuais.
Realização de um inquérito ao pessoal.
Desenvolvimento ativo dos processos e métodos de gestão dos efetivos de pessoal e do desempenho.
SERVIÇOS CORPORATIVOS
Conclusão do apetrechamento dos 600 postos de trabalho existentes nas instalações da ECHA.
Planos de afetação do espaço de 2011 e reorganização completa das instalações realizada no segundo trimestre do ano
Aquisição atempada de equipamento, materiais e serviços mediante processos de aprovisionamento adequados.
Apuramento e reembolso atempados das despesas de missões e deslocações. Segurança das instalações.
Prestação de apoio de qualidade a reuniões e conferências.
Disponibilidade de equipamento audiovisual em bom estado e com bom apoio técnico.
Serviços postais eficientes.
Biblioteca e serviços de arquivo bem organizados e corretamente geridos. Inventário correto e atualizado das instalações e equipamento.