6.2 Pró-Reitor(a) de Pesquisa e Pós-Graduação 6.2.1 Secretaria
6.3 Departamento de Programas Institucionais – DPI 6.3.1 Coordenação Administrativa
6.3.1.1 Atividades Inerentes ao Arquivo 6.3.2 Coordenação Financeira
6.4 Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação – DAV 6.4.1 Coordenação Acadêmica
6.4.1.1 Divisão de Cursos de Pós-Graduação 6.5 Departamento de Pesquisa – DP
6.1 ATIVIDADES COMUNS A
TODOS OS DEPARTAMENTOS
ATIVIDADE: Atendimento ao público interno e externo (atendimento telefônico ou presencial)
1 OBJETIVO
Esclarecer dúvidas diversas de Coordenadores de Pós-Graduação, alunos, funcionários e contato com profissionais de outras Instituições.
2 PRAZO / FREQUÊNCIA
Imediato / Diária.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS
N/A.
4 LEGISLAÇÃO
De acordo com o assunto objeto do atendimento.
5 DESCRIÇÃO
• Público em geral (interno ou
externo). • Dúvida esclarecida e/ou informação fornecida.
Produto
• Público em geral(interno ou externo).
EXECUTOR AÇÃO
Pró-Reitor(a) / TAE
Atende o demandante por telefone ou presencialmente. Verifica se a demanda é de competência do setor. Se não, encaminha ao setor competente.
Se sim, consulta legislação ou funcionário do setor, se necessário. Repassa a informação ao demandante.
ATIVIDADE: Elaboração de Ofícios e Memorandos
1 OBJETIVO
Elaborar Ofícios e/ou Memorandos.
2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS SIE. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • PROPESP.
Solicitante
• Ofício e/ou Memorando.Produto
• Público em geral(interno ou externo).
EXECUTOR AÇÃO
TAE
Recebe solicitação de elaboração de Ofícios e Memorandos. Registra no controle interno.
Identifica a numeração do Ofício ou Memorando. Elabora o documento.
Imprime em duas vias.
Se for para destinatário interno da UFAM, identifica documento. Se for criação de processo, gera capa de processo no SIE.
Se for resposta a um processo existente, tramita no SIE. Encaminha o documento para assinatura do dirigente.
Dirigente
Verifica redação do Ofício ou Memorando. Se não estiver de acordo, solicita ajustes. Se estiver de acordo, assina.
Devolve ao TAE.
TAE Encaminha o documento ao destinatário.
ATIVIDADE: Fotocópias dos documentos
1 OBJETIVO
Fotocopiar documentos para arquivamento e controle interno.
2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • PROPESP.
Solicitante
• Fotocópias.Produto
• PROPESP.Cliente
EXECUTOR AÇÃO
TAE
Recebe a solicitação de fotocópia de documentos. Preenche formulário de requisição de cópias. Solicita reprodução dos documentos na reprografia.
Entrega ao demandante os documentos originais e os fotocopiados.
ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de documentos e/ou processos
1 OBJETIVO
Controlar e dar fluidez aos documentos e/ou processos recebidos e encaminhados pelo setor. 2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • PROPESP.
Solicitante
• Fluidez de documentos.Produto
• Setor competente.Cliente
EXECUTOR AÇÃO
Secretário(a)
Recebe os processos.
Registra no protocolo de entrada os documentos. Encaminha ao(à) Pró-Reitor(a) para despacho.
Pró-Reitor(a) Recebe os processos.
Despacha ao Departamento responsável.
Secretário(a) Encaminha o processo ao Departamento responsável.
Diretor(a) do Departamento
Recebe os processos.
Despacha o processo aos funcionários responsáveis para providências.
ATIVIDADE: Monitoramento do e-mail institucional
1 OBJETIVO
Assegurar a leitura e o encaminhamento das demandas se for o caso, manifestadas através do e-mail institucional.
2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Contínua. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • Público em geral (interno ou externo).
Solicitante
• Atendimento da demanda via e- mail.Produto
• Público em geral(interno ou externo).
EXECUTOR AÇÃO
Secretário(a)
Acessa o e-mail institucional.
Verifica se a demanda é de competência do setor. Se não, encaminha ao setor competente.
Se sim, consulta legislação ou funcionário do setor, se necessário. Repassa a informação ao demandante.
ATIVIDADE: Gerenciamento e atualização do página virtual da PROPESP
1 OBJETIVO
Gerenciar e atualizar a página virtual da PROPESP.
2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Contínua. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS Joomla e Wordpress. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Solicitante
Solicita atualização na página da PROPESP (publicações de editais de seleção de Pós-Graduação e de iniciação científica, resultados, retificações, dentre outros).
PROPESP
Recebe solicitação de atualização. Acessa o Joomla. •Pró-Reitor(a) ou Diretores da PROPESP; •Programas de Pós- Graduação; •Comitês Científicos.
Solicitante
• Atualização da página da PROPESP.Produto
•Pró-Reitor(a) ou Diretores da PROPESP; •Programas de Pós- Graduação; •Comunidade Acadêmica.Cliente
EXECUTOR AÇÃO
Se for necessário fazer upload de arquivos, acessa o Wordpress. Realiza upload de arquivos.
Copia endereço do arquivo no Wordpress. Insere link do arquivo no Joomla.
Verifica conteúdo postado.
Se informação ou arquivos incorretos, ajusta.
Se informação ou arquivos corretos, finaliza atualização.
6.1.1 ATIVIDADES COMUNS A
TODOS OS DIRIGENTES
ATIVIDADE: Avaliação de desempenho de servidor Técnico-Administrativo em Educação
1 OBJETIVO
Avaliar desempenho de servidores em estágio probatório.
2 PRAZO / FREQUÊNCIA
Irregular (de acordo com prazos estipulados pelo DAPES) / Semestral.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO Resolução nº 021/2014 – CONSAD. 5 DESCRIÇÃO • DAPES/ PROGESP. • Avaliação de estágio probatório.
Produto
• DAPES/ PROGESP.EXECUTOR AÇÃO
Chefia imediata
Recebe solicitação do DAPES de avaliação de servidor.
Indica Tutor do servidor e membros para a Comissão de avaliação. Encaminha indicação ao(à) Pró-Reitor(a).
Pró-Reitor(a) Elabora Portaria de nomeação do Tutor e da Comissão de Avaliação.
Chefia imediata
Avalia servidor juntamente com membros da Comissão, no 6º, 12º, 18º, 24º e 30º mês do estágio probatório do servidor.
Preenche fica de avaliação. Encaminha ao DAPES.
ATIVIDADE: Participação em reuniões internas e externas
1 OBJETIVO
Participar em reuniões diversas de assuntos que competem à PROPESP, seja na própria UFAM, seja em Órgãos e Instituições externas.
2 PRAZO / FREQUÊNCIA
Imediato / Contínua.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS
N/A.
4 LEGISLAÇÃO
De acordo com o assunto em pauta.
5 DESCRIÇÃO • Órgãos externos; • Reitor(a) ou Pró- Reitor(a) PROPESP. • Informação obtida.
Produto
• UFAM/PROPESP.EXECUTOR AÇÃO
Dirigente
Comparece em reuniões. Obtém informação.
Transmite informações para Diretores e demais interessados.
ATIVIDADE: Análise e despacho dos documentos e/ou processos recebidos
1 OBJETIVO
Acompanhar e dar o encaminhamento devido a todos os documentos e/ou processos destinados à PROPESP. 2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Contínua. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO
Aquela que for citada no processo.
5 DESCRIÇÃO • Público em geral (interno ou externo). • Processo analisado ou despachado.
Produto
• Público em geral (interno ou externo).EXECUTOR AÇÃO
Pró-Reitor(a) Recebe o processo.
Identifica o dirigente competente no assunto e despacha ao mesmo.
Diretor(a)
Identifica o servidor competente no assunto e despacha ao mesmo. Recebe o parecer ou verifica a providência realizada ou indicada pelo servidor responsável.
Se parecer estiver necessitando de ajustes, devolve ao servidor responsável.
Se estiver correto, assina o parecer ou valida a providência adotada pelo servidor.
Encaminha ao(à) Pró-Reitor(a).
Pró-Reitor(a)
Verifica providências tomadas.
Se não estiver de acordo, devolve ao Departamento responsável para ajustes.