Ficha Catalográfica elaborada por Suely O. Moraes - CRB 11/365

(1)

(2)

(3)

U58 Universidade Federal do Amazonas. Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional. Departamento de Modernização Administrativa.

Manual de procedimentos - PROPESP / Departamento de Modernização Administrativa; elaboração: Mariomar de Sales Lima; Ana Flávia de Moraes Moraes e Joseane Batalha Pinto. -- Manaus: Edua, 2017.

323 p. : il. ; 23 cm.

ISBN 978-85-7401-944-4

1. PROPESP – Manual de procedimentos I. Lima, Mariomar de Sales. II. Moraes, Ana Flávia de Moraes. III. Pinto, Joseane Batalha. IV. Título.

(4)

ANDIFES - Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior

APCN – Apresentação de Proposta para Cursos Novos

CAPES – Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior CD – Compact Disc

CEP - Comitê de Ética em Pesquisas com Seres Humanos

CNE/CES – Conselho Nacional de Educação/Câmara de Educação Superior CNPq - Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico CONARQ – Conselho Nacional de Arquivo

CONDEP – Conselho Departamental CONDIR – Conselho Diretor

CONSAD – Conselho de Administração

CONSEPE – Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão CPF – Cadastro de Pessoa Física

CPPG – Câmara de Pesquisa e Pós-Graduação CRD – Coordenação de Registros de Diplomas DAPES – Departamento de Administração de Pessoal

DAV – Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação DEFIN – Departamento de Finanças

DEMAT – Departamento de Material DINTER - Doutorado Interinstitucional DIREX – Diretoria Executiva

DO – Departamento de Orçamento DP – Departamento de Pesquisa

DPI – Departamento de Programas Institucionais

FAPEAM - Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Amazonas FINEP – Financiadora de Estudos e Projetos

(5)

POSGRAD – Programa de Apoio à Pós-Graduação PPG – Programa de Pós-Graduação

PROADM - Pró-Reitoria de Administração e Finanças PROAP – Programa de Apoio à Pós-Graduação PROEG – Pró-Reitoria de Ensino de Graduação PROGESP – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas

PROPESP – Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação

PROPLAN - Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional PROTEC - Pró-Reitoria de Inovação Tecnológica

RG – Registro Geral

SAC/CAPES - Sistema de Acompanhamento de Concessões da CAPES SCDP – Sistema de Concessão de Diárias e Passagens

SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIE – Sistema de Informações para o Ensino

SIMEC – Sistema Integrado de Monitoramento Execução e Controle SISGRU – Sistema de Gestão do Recolhimento da União

SLTI – Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação TAE – Técnico Administrativo em Educação

TCC – Trabalho de Conclusão de Curso TCU – Tribunal de Contas da União

TED – Termo de Execução Descentralizada UFAM – Universidade Federal do Amazonas

(6)

APRESENTAÇÃO ... 11

PORTARIA DE APROVAÇÃO DO GABINETE DA REITORA ... 12

1 ORGANOGRAMA ... 13

2 FUNCIONOGRAMA ... 14

3 FLUXOGRAMA SISTÊMICO ... 15

4 QUADRO DE PROCESSOS FINALÍSTICOS ... 16

5 QUADRO DE ATIVIDADES ... 22

5.1 Atividades comuns a todos os Departamentos ... 22

5.1.1 Atividades comuns a todos os dirigentes ... 22

5.2 Atividades do(a) Pró-Reitor(a) de Pesquisa e Pós-Graduação ... 23

5.2.1 Atividades da Secretaria ... 23

5.3 Atividades do Departamento de Programas Institucionais - DPI ... 24

5.3.1 Atividades da Coordenação Administrativa ... 25

5.3.1.1 Atividades inerentes ao Arquivo ... 27

5.4 Atividades do Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação - DAV ... 29

5.4.1 Atividades da Coordenação Acadêmica ... 30

5.4.1.1 Atividades da Divisão de Cursos de Pós-Graduação ... 31

5.5 Atividades do Departamento de Pesquisa - DP ... 32

5.5.1 Atividades da Coordenação de Projetos ... 33

6 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO ... 34

6.1 ATIVIDADES COMUNS A TODOS OS DEPARTAMENTOS ... 35

ATIVIDADE: Atendimento ao público interno e externo (atendimento telefônico ou presencial) ... 36

ATIVIDADE: Elaboração de Ofícios e Memorandos ... 38

ATIVIDADE: Fotocópias dos documentos ... 41

ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de documentos e/ou processos ... 43

(7)

6.2 PRÓ-REITOR(A) DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO ... 57

ATIVIDADE: Acompanhamento e orientação de propostas e projetos para agências de fomento (CAPES, FAPEAM, CNPq) ... 58

6.2.1 SECRETARIA ... 60

ATIVIDADE: Recebimento/despacho e encaminhamento de documentos e/ou processos recebidos no setor... 61

ATIVIDADE: Solicitação de passagens e diárias do(a) Pró-Reitor(a) em caso de missão institucional ... 63

ATIVIDADE: Solicitação de passagens e diárias do(a) Pró-Reitor(a) em caso de viagem por função do cargo ... 66

ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de processo de homologação pela Câmara de Pesquisa e Pós-Graduação ... 69

ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de processos para análise e apreciação pela CPPG (Cursos de Especialização e Regimento Interno dos PPGs) ... 73

ATIVIDADE: Emissão de Portaria de constituição de banca de seleção de Programas de Pós-Graduação ... 77

ATIVIDADE: Emissão de Portarias internas da PROPESP ... 81

ATIVIDADE: Solicitação de Portaria de Coordenação de Cursos de Pós-Graduação Stricto Sensu ... 84

6.3 DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS INSTITUCIONAIS – DPI ... 88

ATIVIDADE: Gerenciamento de recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM ... 89

ATIVIDADE: Gerenciamento de recursos provenientes do PROAP/PNPD – CAPES 93 ATIVIDADE: Gerenciamento de bolsas provenientes do PROAP/PNPD – CAPES .... 97

ATIVIDADE: Aprovação de solicitação e relatórios de passagens e diárias ... 100

6.3.1 COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA ... 103

ATIVIDADE: Prestação de contas de bolsistas finalistas FAPEAM ... 104

ATIVIDADE: Controle do relatório e avaliação de desempenho semestrais dos servidores afastados para qualificação ... 107

ATIVIDADE: Inventário e devolução de material em desuso ao DEMAT ... 110

ATIVIDADE: Emissão de pedido de material no SIE ... 112

ATIVIDADE: Elaboração de parecer de afastamento de servidores do país ... 114

ATIVIDADE: Implementação de bolsas de Mestrado e Doutorado CAPES (demanda social) ... 118

(8)

(demanda social) ... 121

ATIVIDADE: Controle de bolsas CAPES (DINTER novas fronteiras) de docentes da UFAM ... 124

ATIVIDADE: Implementação de bolsas FAPEAM ... 127

ATIVIDADE: Cancelamento, suspensão ou substituição de bolsa FAPEAM ... 131

ATIVIDADE: Envio dos relatórios parciais/finais dos bolsistas FAPEAM ... 135

ATIVIDADE: Controle de frequência de bolsistas CAPES/FAPEAM ... 138

6.3.1.1 ATIVIDADES INERENTES AO ARQUIVO ... 140

ATIVIDADE: Arquivamento documental da PROPESP ... 141

ATIVIDADE: Consulta e empréstimo de documentos ... 143

ATIVIDADE: Inventário do Arquivo da PROPESP ... 147

6.3.2 COORDENAÇÃO FINANCEIRA ... 150

ATIVIDADE: Solicitação de auxílio ao pesquisador... 151

ATIVIDADE: Distribuição de recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM ... 155

ATIVIDADE: Solicitação de pagamento de passagens e diárias com recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM ... 159

ATIVIDADE: Solicitação de material de consumo e permanente com recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM ... 163

ATIVIDADE: Gerenciamento de recursos provenientes do PROAP/CAPES ... 167

ATIVIDADE: Solicitação de passagens e diárias com recursos provenientes do PROAP/CAPES ... 171

ATIVIDADE: Solicitação de hospedagem com recursos provenientes do PROAP/CAPES ... 175

ATIVIDADE: Solicitação de auxílio financeiro com recursos provenientes do PROAP/CAPES ... 179

ATIVIDADE: Solicitação de material de consumo com recursos provenientes do PROAP/CAPES ... 185 ATIVIDADE: Solicitação de contratação de serviços de pessoa física ou jurídica com

(9)

GRADUAÇÃO – DAV ... 205

ATIVIDADE: Acompanhamento das atividades da Coordenação Acadêmica e da Divisão de Cursos de Pós-Graduação ... 206

ATIVIDADE: Orientação e fomento de novos cursos stricto sensu ... 208

ATIVIDADE: Orientação para a criação de novos cursos lato sensu. ... 213

6.4.1 COORDENAÇÃO ACADÊMICA ... 219

ATIVIDADE: Acompanhamento das atividades dos Programas de Pós-Graduação .. 220

ATIVIDADE: Reuniões com os Programas de Pós-Graduação ... 222

ATIVIDADE: Publicação e retificação de Edital para ingresso em Cursos de Pós-Graduação Stricto Sensu e Lato Sensu ... 224

ATIVIDADE: Matrícula de discentes ingressantes em cursos de Pós-Graduação ... 228

ATIVIDADE: Trancamento de matrícula de discentes dos cursos de Pós-Graduação 232 ATIVIDADE: Credenciamento de docentes em Programa de Pós-Graduação ... 235

ATIVIDADE: Cadastro de disciplinas dos cursos de Pós-Graduação ... 238

ATIVIDADE: Correção de notas de discentes dos Programas de Pós-Graduação ... 241

ATIVIDADE: Verificação das disciplinas para autorização de expedição de Diplomas para discentes dos cursos stricto sensu ... 244

ATIVIDADE: Solicitação de verificação de autenticidade de Diplomas ... 249

ATIVIDADE: Emissão de Certidão de Conclusão de cursos de Pós-Graduação Stricto Sensu ... 253

6.4.1.1 DIVISÃO DE CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO ... 256

ATIVIDADE: Criação de novas turmas e novos cursos de Pós-Graduação Lato Sensu ... 257

ATIVIDADE: Análise do relatório final de cursos de pós-graduação lato sensu ... 262

ATIVIDADE: Emissão de Atestado de Conclusão de Curso ou Declaração dos cursos de Pós-Graduação Lato Sensu ... 267

ATIVIDADE: Emissão de Histórico e Certificado de Conclusão de Cursos de Pós-Graduação Lato Sensu ... 270

ATIVIDADE: Emissão de Certificados para professores dos Cursos de Pós-Graduação Lato Sensu ... 274

6.5 DEPARTAMENTO DE PESQUISA - DP ... 277

ATIVIDADE: Acompanhamento das atividades da Coordenação de Projetos ... 278

ATIVIDADE: Organização do Congresso de Iniciação Científica ... 280

(10)

ATIVIDADE: Recebimento dos relatórios parciais e finais de Iniciação Científica ... 287

ATIVIDADE: Cadastro de Grupo de Pesquisa ... 290

ATIVIDADE: Recebimento de Projetos de Iniciação Científica e distribuição de bolsas ... 296

ATIVIDADE: Institucionalização de Projeto de Pesquisa ... 299

ATIVIDADE: Avaliação de relatório final de Projetos de Pesquisa ... 304

ATIVIDADE: Cadastramento dos laboratórios de pesquisa ... 308

ATIVIDADE: Solicitação de passagens e diárias da Comissão Pró-Congresso ... 311

ATIVIDADE: Cancelamento de bolsa ou substituição de bolsista de Iniciação Científica ... 314

6.5.1 COORDENAÇÃO DE PROJETOS ... 317

ATIVIDADE: Apoio na organização do Congresso de Iniciação Científica ... 318

ATIVIDADE: Monitoramento de frequência de bolsistas/voluntários de Iniciação Científica ... 320

ELEMENTOS GRÁFICOS DO FLUXOGRAMA ... 322

(11)

APRESENTAÇÃO

O objetivo do presente trabalho é retratar o mapeamento de atividades realizado junto à Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-graduação (PROPESP) que foi desenvolvido com a intenção de iniciar o processo de modernização administrativa a partir do mapeamento de atividades e identificaçãode processos finalísticos.

Este documento registra a estrutura organizacional e os procedimentos operacionais da PROPESP. E, para facilitar a sua utilização, foram inseridas as descrições textuais e as representações gráficas de todas as atividades mapeadas.

Ainda quanto à sua estrutura, este documento apresenta o funcionograma da PROPESP, seu fluxograma sistêmico, o quadro de atividades que evidencia a frequência, o prazo e as legislações aplicáveis, bem como o glossário que define os termos técnicos empregados no documento.

É importante considerar que este manual é dinâmico e deverá retratar o dinamismo que é típico dos órgãos que compõem a estrutura daUFAM. Nesse sentido, o mesmo deverá ser revisado e atualizado sempre que necessário, de forma a retratar continuamente como as rotinas de trabalho são executadas.

(12)

(13)

1 ORGANOGRAMA

Figura 1: Organograma da PROPESP.

Fonte: Resolução nº 046/2016-CONSAD.

Pró-Reitor(a) de Pesquisa e Pós-graduação Departamento de Programas Institucionais Departamento de Acompanhamento e Avaliação da Pós-graduação Departamento de Pesquisa Coordenação Administrativa Coordenação Financeira Coordenação Acadêmica Divisão de cursos de pós-graduação Coordenação de Projetos

(14)

2 FUNCIONOGRAMA

Departamento de Programas

Institucionais

•Acompanhar as atividades das Coordenações sob sua responsabilidade;

•Estimular a realização de programas interdisciplinares e interdepartamentais envolvendo, operacionalmente, as atividades de ensino e extensão;

•Fazer cumprir, na área de pesquisa, as decisões dos Colegiados Superiores;

•Gerenciar recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM.

•Gerenciar recursos provenientes do PROAP/PNPD – CAPES.

•Gerenciar bolsas provenientes do PROAP/PNPD –

Departamento de

Acompanhamento e Avaliação da

Pós-graduação

•Criar cursos de Pós-Graduação Lato Sensu: Orientar e estimular novos cursos de Especialização;

•Acompanhar os Programas de Pós-Graduação Stricto Sensu: Orientar e estimular novos cursos em nível de Mestrado e Doutorado, bem como acompanhar e orientar as atividades dos Programas;

•Acompanhar as atividades da Coordenação Acadêmica.

•Desenvolver outras atividades correlatas. •Assessorar o(a) Pró-Reitor(a) no que couber.

Departamento de Pesquisa

•Gerenciar Programas de Iniciação Científica:

Elaborar Edital e organização do Congresso de Iniciação Cientifica.

•Prospectar oportunidades de fomento à pesquisa. •Acompanhar a pesquisa e a iniciação científica. •Acompanhar as atividades da coordenação sob sua

responsabilidade.

•Institucionalizar Projetos de Pesquisa. •Efetuar o cadastro de grupos de pesquisa. •Cadastrar pesquisador(a) no Portal Lira. •Certificar o grupo de pesquisa.

•Viabilizar a institucionalização de Programas de PRÓ-REITORIA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO

Macro atribuições: Planejar, coordenar, acompanhar e avaliar as atividades de Pesquisa e Pós-Graduação, em conjunto com os Departamentos Acadêmicos e Administrativos, em cumprimento às políticas e diretrizes institucionais.

(15)

3 FLUXOGRAMA SISTÊMICO

Entrada (Input)

• Recursos captados de agências de fomento. • Demandas por bolsas de pós-graduação e de

pesquisa.

• Demandas por passagens e diárias.

• Solicitações de material de consumo e permanente.

• Solicitação de contratação de serviços de terceiros. • Solicitações de matrícula e trancamento.

• Demandas por credenciamento de docentes. • Disciplinas a serem cadastradas.

• Notas a serem corrigidas.

• Solicitação de expedição de Diplomas, Certidão ou Atestado de conclusão de curso e Histórico. • Certificados a serem emitidos para os docentes. •Realização do Congresso de Iniciação

Científica.

•Publicação de Edital de Iniciação Científica. •Pesquisadores a serem cadastrados.

•Grupos de Pesquisa a serem cadastrados. •Projetos de Pesquisa a serem

institucionalizados.

•Laboratórios de pesquisa a serem cadastrados.

Processamento

•Operacionalização dos Programas Institucionais.

•Monitoramento dos Programas de Pós-graduação (lato e strictu sensu).

•Gestão das atividades de pesquisa.

Saída (Output)

• Recursos gerenciados.

• Bolsas implementadas, canceladas ou suspensas.

• Passagens e diárias solicitadas.

• Materiais permanente e de consumo solicitados.

• Serviços de terceiros contratados.

• Matrículas ou trancamentos efetivados. • Docentes credenciados.

• Disciplinas cadastradas. • Notas corrigidas.

• Diplomas, Certidões ou Atestados de conclusão de curso e Históricos emitidos. • Certificados docentes emitidos.

• Congresso realizado. • Edital publicado.

• Pesquisadores cadastrados. • Grupos de Pesquisa cadastrados. • Projetos de Pesquisa institucionalizados. • Laboratórios de pesquisa cadastrado.

(16)

4 QUADRO DE PROCESSOS FINALÍSTICOS

PROCESSOS PRINCIPAIS ATIVIDADES SUBUNIDADES

RESPONSÁVEIS PRODUTOS PRINCIPAIS CLIENTES Operacionalização dos Programas Institucionais Gerenciamento de recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM e do PROAP/PNPD – CAPES. Coordenação Financeira/Departamento de Programas Institucionais Recursos gerenciados FAPEAM, CAPES, Programas de Pós-graduação e discentes Gerenciamento de bolsas provenientes do PROAP/PNPD – CAPES. Departamento de Programas

Institucionais Bolsas gerenciadas

CAPES, Programas de Pós-graduação e

discentes Prestação de contas de bolsistas

finalistas FAPEAM. Coordenação Administrativa/Departamento de Programas Institucionais Inadimplências sanadas FAPEAM, Programas de Pós-graduação e discentes Implementação, cancelamento ou suspensão de bolsas de Mestrado e Doutorado CAPES

Coordenação

Administrativa/Departamento Bolsas implementadas, canceladas ou suspensas

CAPES, Programas de Pós-graduação e

(17)

RESPONSÁVEIS PRODUTOS

PRINCIPAIS CLIENTES FAPEAM. de Programas Institucionais graduação e

discentes Solicitação de auxílio ao pesquisador. Coordenação Financeira/Departamento de Programas Institucionais

Auxílio solicitado Programas de Pós-graduação Distribuição de recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM Coordenação Financeira/Departamento de Programas Institucionais Recursos distribuídos FAPEAM e Programas de Pós-graduação Solicitação de pagamento de

passagens e diárias com recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM.

Coordenação

Financeira/Departamento de Programas Institucionais

Pagamentos solicitados Programas de Pós-graduação Solicitação de material de

consumo e permanente com recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM e material de consumo com recursos provenientes do PROAP/CAPES. Coordenação Financeira/Departamento de Programas Institucionais Materiais de consumo e permanente solicitados Programas de Pós-graduação Solicitação de contratação de serviços de pessoa física ou jurídica com recursos

Coordenação

Financeira/Departamento de Programas Institucionais

Contratação solicitada Programas de Pós-graduação

(18)

PROCESSOS PRINCIPAIS ATIVIDADES SUBUNIDADES RESPONSÁVEIS PRODUTOS PRINCIPAIS CLIENTES PROAP/CAPES. Monitoramento dos Programas de Pós-graduação (lato e strictu

sensu)

Orientação e fomento de novos cursos lato sensu e stricto sensu.

Departamento de Avaliação e Acompanhamento da

Pós-Graduação

Orientações dadas Unidades Acadêmicas Acompanhamento das

atividades dos Programas de Pós-Graduação. Coordenação Acadêmica/ Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação Programas acompanhados Programas de Pós-graduação Matrícula e trancamento de matrícula de discentes ingressantes em cursos de Pós-Graduação. Coordenação Acadêmica/ Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação Discentes matriculados ou matrículas trancadas Programas de Pós-graduação e discentes Credenciamento de docentes em Programa de Pós-Graduação. Coordenação Acadêmica/ Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação

Docentes credenciados Programas de Pós-graduação

(19)

PRINCIPAIS CLIENTES Graduação

Verificação das disciplinas para autorização de expedição de Diplomas para discentes dos cursos stricto sensu.

Coordenação Acadêmica/ Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação Autorização dada Coordenação de Registros de Diplomas (CRD) / PROEG e discentes Solicitação de verificação de autenticidade de Diplomas. Coordenação Acadêmica/ Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação Confirmação da autenticidade de Diplomas Instituições públicas ou privadas Emissão de Certidão de Conclusão de cursos de pós-graduação stricto sensu.

Coordenação Acadêmica/ Departamento de Avaliação e

Acompanhamento da Pós-Graduação

Certidão emitida Discentes

Criação de novas turmas e novos cursos de Pós-Graduação Lato Sensu. Divisão de Cursos de Pós-Graduação/ Coordenação Acadêmica/ Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação

Novas turmas criadas Coordenação de cursos lato sensu

Análise do relatório final de cursos de pós-graduação lato sensu.

Divisão de Cursos de Pós-Graduação/ Coordenação Acadêmica/ Departamento de Avaliação e Acompanhamento

Relatório final aprovado Coordenação de cursos lato sensu

(20)

PROCESSOS PRINCIPAIS ATIVIDADES SUBUNIDADES RESPONSÁVEIS PRODUTOS PRINCIPAIS CLIENTES Emissão de Atestado de Conclusão de Curso ou Declaração dos cursos de Pós-Graduação Lato Sensu.

da Pós-Graduação

Atestado emitido Discentes

Emissão de Histórico e Certificado de Conclusão de Cursos de Pós-Graduação Lato Sensu. Divisão de Cursos de Pós-Graduação/ Coordenação Acadêmica/ Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação Histórico e Certificado emitidos Discentes

Emissão de Certificados para professores dos Cursos de Pós-Graduação Lato Sensu.

da Pós-Graduação

Certificado emitidos Docentes

Acompanhamento e orientação

(21)

Pós-PROCESSOS PRINCIPAIS ATIVIDADES SUBUNIDADES

PRINCIPAIS CLIENTES Cadastramento do(a)

Pesquisador(a) no Portal Lira. Departamento de Pesquisa

Pesquisador(a)

cadastrado Pesquisador(a) Recebimento dos relatórios

parciais e finais de Iniciação Científica.

Departamento de Pesquisa Relatórios analisados Pesquisador(a) e discentes Cadastro de Grupo de Pesquisa. Departamento de Pesquisa Grupo de Pesquisa

cadastrado

Pesquisador(a) e discentes Institucionalização de Projeto de

Pesquisa. Departamento de Pesquisa

Projeto de Pesquisa Institucionalizado

Docentes e Comunidade universitária Avaliação de relatório final de

Projetos de Pesquisa. Departamento de Pesquisa Relatórios analisados

Pesquisador(a) e discentes Cadastramento dos laboratórios

de pesquisa. Departamento de Pesquisa

Laboratórios de pesquisa

cadastrados Docentes e discentes Solicitação de passagens e

diárias da Comissão Pró-Congresso.

Departamento de Pesquisa Passagens e diárias

solicitadas Docentes Cancelamento de bolsa ou

substituição de bolsista de Iniciação Científica.

Departamento de Pesquisa Bolsa cancelada ou

(22)

5 QUADRO DE ATIVIDADES

5.1 Atividades comuns a todos os Departamentos

ATIVIDADE FREQUÊNCIA PRAZO LEGISLAÇÃO

Atendimento ao público interno e externo

(atendimento telefônico ou presencial). Diária Imediato De acordo com o assunto objeto do atendimento. Elaboração de Ofícios e Memorandos. Diária Imediato N/A

Fotocópias dos documentos. Irregular Imediato N/A

Recebimento e encaminhamento de

documentos e/ou processos. Diária Imediato N/A

Monitoramento do e-mail institucional. Contínua Imediato N/A Gerenciamento e atualização da página virtual

da PROPESP. Contínua Imediato N/A

(23)

ATIVIDADE FREQUÊNCIA PRAZO LEGISLAÇÃO Análise e despacho dos documentos e/ou

processos recebidos. Contínua Imediato Aquela que for citada no processo.

5.2 Atividades do(a) Pró-Reitor(a) de Pesquisa e Pós-Graduação

Acompanhamento e orientação de propostas e projetos para agências de fomento (CAPES, FAPEAM, CNPq).

Irregular Irregular De acordo com a Agência de Fomento e do assunto tratado.

5.2.1 Atividades da Secretaria

Recebimento/despacho e encaminhamento de

documentos e/ou processos recebidos no setor. Contínua Imediato Aquela que for citado no processo. Solicitação de passagens e diárias do(a)

Pró-Reitor(a) em caso de missão institucional. Irregular

20 dias (de antecedência da data

de saída)

Decreto nº 3.643, de outubro de 2000; Decreto nº 91.800, de outubro de 1985; Decreto nº 71.733, de janeiro de 1979; Decreto nº 8.594, de dezembro de 2015; Decreto nº 5.992, de dezembro de 2006; Decreto nº 6.907, de julho de 2009; Lei nº 8.112, de dezembro de 1990; Portaria nº 505, de 29 de dezembro de 2009 do Ministério do Planejamento. Solicitação de passagens e diárias do(a)

Pró-Reitor(a) em caso de viagem por função do cargo.

Irregular

(24)

ATIVIDADE FREQUÊNCIA PRAZO LEGISLAÇÃO de homologação pela Câmara de Pesquisa e

Pós-Graduação.

Resolução nº 023/2007 – CONSAD; Resolução n° 018/2010 – CONSAD; Resolução n° 027/2008 – CONSEPE; Resolução n° 068/2002 – CONSEPE; Resolução n° 046/2005 – CONSEPE; Resolução n° 055/2004 – CONSEPE; Resolução n° 044/2003 – CONSEPE e Resolução n° 009/2006 – CONSAD. Recebimento e encaminhamento de processos

para análise e apreciação pela CPPG (Cursos de Especialização e Regimento Interno dos PPGs).

Contínua

da reunião). Emissão de Portaria de constituição de banca

de seleção de Programas de Pós-Graduação. Irregular Imediato Regimento Geral da Pós-Graduação da UFAM. Emissão de Portarias internas da PROPESP. Irregular Imediato N/A

Solicitação de Portaria de Coordenação de

Cursos de Pós-Graduação Stricto Sensu. Irregular Imediato

Estatuto e Regimento Geral da UFAM e Resolução nº 017/2014 do CONSEPE.

5.3 Atividades do Departamento de Programas Institucionais - DPI

Gerenciamento de recursos provenientes do

POSGRAD/FAPEAM. Contínua

Irregular (conforme o

calendário estipulado Resolução nº 016/2013 - FAPEAM e Decisão POSGRAD/FAPEAM vigente.

(25)

passagens e diárias. 2014; Portaria nº 227/2014 – MPOG; Portaria nº 555/2014 – MPOG; Ofício Circular nº 01/2015 – MPOG; Instrução Normativa nº 3/2015 – SLTI e Portaria nº 20/2015 – MPOG.

5.3.1 Atividades da Coordenação Administrativa

Prestação de contas de bolsistas finalistas

FAPEAM. Diária

30 dias após o término da bolsa (ou

conclusão do curso)

Resolução nº 016/2013 - FAPEAM e Decisão POSGRAD/FAPEAM vigente.

Controle do relatório e avaliação de desempenho semestrais dos servidores afastados para qualificação.

Diária 5 dias

Resolução nº 020/2013 – CONSEPE; Decreto nº 91.800/1985; Artigos 95 e 96 da Lei nº 8.112/1990, Decreto nº 1.387/1995; Decreto nº 2.349/1997; Decreto nº 5.707/2006 e Portaria n.º 404/2009 – MEC.

Inventário e devolução de material em desuso

ao DEMAT. Semestral Irregular N/A

Emissão de pedido de material no SIE. Trimestral

Irregular (de acordo com o calendário

estipulado pelo DEMAT)

N/A

Elaboração de parecer de afastamento de

(26)

2.349/1997; Decreto nº 5.707/2006 e Portaria n.º 404/2009 – MEC.

Implementação de bolsas de Mestrado e

Doutorado CAPES (demanda social). Mensal

estipulado pela CAPES)

Portaria n° 76, de 14/04/2010 – CAPES.

Cancelamento ou suspensão de bolsas de Mestrado e Doutorado CAPES (demanda social).

Mensal

Portaria n° 76, de 14/04/2010 – CAPES.

Controle de bolsas CAPES (DINTER novas

fronteiras) de docentes da UFAM. Mensal

N/A.

Implementação de bolsas FAPEAM. Semestral Até o dia 20 de cada mês

Cancelamento, suspensão ou substituição de

Até dia 20 de cada

(27)

5.3.1.1 Atividades inerentes ao Arquivo

Arquivamento documental da PROPESP. Anual Imediato Normas de Arquivologia do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivo).

Consulta e empréstimo de documentos. Diária Irregular (de acordo com o documento)

Normas de Arquivologia do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivo).

Inventário do Arquivo da PROPESP. Anual Irregular Normas de Arquivologia do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivo).

5.3.2 Atividades da Coordenação Financeira

Solicitação de auxílio ao pesquisador. Diária 5 dias Portaria nº 156/2014 – PROAP.

Distribuição de recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM

Anual (apenas o remanejamento de recursos é irregular)

10 dias (depois que o recurso é liberado, de

acordo com calendário estipulado

pela FAPEAM)

Solicitação de pagamento de passagens e diárias com recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM.

Diária 5 dias

Lei nº 13.043/2014; Portaria Interministerial nº 441/ 2014; Portaria nº 227/2014 – MPOG; Portaria nº 555/2014 – MPOG; Ofício Circular nº 01/2015 – MPOG; Instrução Normativa nº 3/2015 – SLTI, Portaria nº 20/2015 – MPOG; Resolução nº 016/2013 - FAPEAM e Decisão

(28)

ATIVIDADE FREQUÊNCIA PRAZO LEGISLAÇÃO Solicitação de material de consumo e

permanente com recursos provenientes do POSGRAD/FAPEAM.

Diária 5 dias Resolução nº 016/2013 - FAPEAM e Decisão POSGRAD/FAPEAM vigente.

Gerenciamento de recursos provenientes do

PROAP/CAPES. Anual Irregular Portaria nº 156/2014 – PROAP. Solicitação de passagens e diárias com

recursos provenientes do PROAP/CAPES. Contínua

20 dias úteis de antecedência do

deslocamento

Portaria nº 156/2014 – PROAP.

Solicitação de hospedagem com recursos

provenientes do PROAP/CAPES. Contínua

20 dias úteis de antecedência do

deslocamento

Portaria nº 156/2014 – PROAP.

Solicitação de auxílio financeiro com recursos

provenientes do PROAP/CAPES. Diária 5 dias

Portaria nº 156/2014 – PROAP; Decreto nº 3.643, de outubro de 2000; Decreto nº 91.800, de outubro de 1985 e Decreto nº 5.992, de dezembro de 2006. Solicitação de material de consumo com

recursos provenientes do PROAP/CAPES. Anualmente

Irregular (após a liberação dos recursos

pela CAPES)

(29)

ATIVIDADE FREQUÊNCIA PRAZO LEGISLAÇÃO Gerenciamento de recursos provenientes de

pagamento de taxa de inscrição/GRU. Anual Irregular

Lei nº 8.666/ 1993; Decreto nº 3.643, de outubro de 2000; Decreto nº 91.800, de outubro de 1985 e Decreto nº 5.992, de dezembro de 2006.

5.4 Atividades do Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação - DAV

Acompanhamento das atividades da Coordenação Acadêmica e da Divisão de Cursos de Pós-Graduação.

Contínua Imediato N/A.

Orientação e fomento de novos cursos Stricto

Sensu. Contínua Imediato

Resolução UFAM n° 55/2004 – Capítulo II – Art. 8°; Resolução CNE/CES nº 1, de 3 de abril de 2001; Portaria CAPES nº 91/2015; Portaria CAPES n.º 88, de 03/10/2006 e Art. 53 da Lei de Diretrizes e Bases - Lei 9.394/96.

Orientação para a criação de novos cursos

Lato Sensu. Contínua Imediato

Legislação vigente de Especialização Lato Sensu do Brasil; Resolução nº 018/2010 - Art. 1º - § 2º - UFAM; Resolução CNE/CES - n° 1, de 8 de junho de 2007 e Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional n° 9394/96.

(30)

5.4.1 Atividades da Coordenação Acadêmica

Acompanhamento das atividades dos

Programas de Pós-Graduação. Irregular Irregular N/A Reuniões com os Programas de

Pós-Graduação 4 reuniões ao ano (programadas no calendário acadêmico) Imediato N/A

Publicação e retificação de Edital para ingresso em Cursos de Pós-Graduação Stricto Sensu e Lato Sensu.

Contínuo 30 dias

Resolução nº 001/2011 - CPPG/PROPESP/UFAM e Resolução n° 023/2014 – anexo I – Capítulo I – Regimento Geral da Pós-Graduação da UFAM. Matrícula de discentes ingressantes em cursos

de Pós-Graduação. Semestral 5 dias

Resolução n° 024/2014 – Anexo I – Capítulo II – Regimento Geral da Pós–Graduação – PROPESP – UFAM e Regimento Interno de cada Programa. Trancamento de matrícula de discentes dos

cursos de Pós-Graduação. Irregular 2 dias

Regimento Geral da Pós-graduação - Resolução nº 024/2014 - Capítulo II – Art. 8 e Capítulo III - Art. 14 e Regimento Interno de cada Programa.

(31)

ATIVIDADE FREQUÊNCIA PRAZO LEGISLAÇÃO Verificação das disciplinas para autorização de

expedição de Diplomas para discentes dos cursos Stricto Sensu.

Contínua 3 dias N/A

Solicitação de verificação de autenticidade de

Diplomas. Irregular 5 dias N/A

Emissão de Certidão de Conclusão de cursos

de Pós-Graduação Stricto Sensu. Irregular 7 dias úteis N/A

5.4.1.1 Atividades da Divisão de Cursos de Pós-Graduação

Criação de novas turmas e novos cursos de

Pós-Graduação Lato Sensu. Irregular 7 dias Resolução nº 001/2007 – CNE; Resolução nº 018/2010 – CONSAD e Resolução nº 023/2007 - CONSAD, pelo Acórdão 2731 do TCU.

Análise do relatório final de cursos de

pós-graduação lato sensu. Irregular 7 dias Emissão de Atestado de Conclusão de Curso

ou Declaração dos cursos de Pós-Graduação Lato Sensu.

Contínua 15 dias úteis _Resolução _nº _001/2007 _- _CNE/CES/MEC; Resolução nº 068/2002 – CONSEPE; Resolução nº 046/2005 – CONSEPE e Resolução nº 044/2003 – CONSEPE.

Emissão de Histórico e Certificado de Conclusão de Cursos de Pós-Graduação Lato Sensu.

(32)

Cursos de Pós-Graduação Lato Sensu. Resolução nº 068/2002 – CONSEPE, Resolução nº 046/2005 – CONSEPE e Resolução nº 044/2003 – CONSEPE.

5.5 Atividades do Departamento de Pesquisa - DP

Acompanhamento das atividades da

Coordenação de Projetos. Contínua Imediato De acordo com a natureza da atividade executada. Organização do Congresso de Iniciação

Científica. Anual 7 dias

Resolução nº 040/2012 – CONSEPE e Edital de Iniciação Científica vigente.

Criação de Edital de Iniciação Científica. Anual Até fevereiro de cada

ano Resolução nº 040/2012 – CONSEPE. Cadastramento do(a) Pesquisador(a) no Portal

(33)

ATIVIDADE FREQUÊNCIA PRAZO LEGISLAÇÃO pelo Edital vigente

Institucionalização de Projeto de Pesquisa. Semanal Irregular

Resolução nº 027/2008 – CONSEPE. Avaliação de relatório final de Projetos de

Pesquisa. Semanal Irregular

Cadastramento dos laboratórios de pesquisa. Semanal 3 dias Resolução nº 001/2016 – Câmara de Pesquisa e Pós-Graduação.

Solicitação de passagens e diárias da

Comissão Pró-Congresso. Irregular Bimestral Resolução nº 001/2013 – CONSEPE. Cancelamento de bolsa ou substituição de

bolsista de Iniciação Científica. Contínua 30 dias

Resolução nº 040/2012 – CONSEPE e Resoluções específicas das agências de fomento.

5.5.1 Atividades da Coordenação de Projetos

Apoio na organização do Congresso de

Iniciação Científica. Anual 7 dias _{Resolução nº040/2012 – CONSEPE e Edital de} Iniciação Científica vigente.

Monitoramento de frequência de

(34)

6 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO

A seguir serão apresentados os Procedimentos Operacionais Padrão, que consistem no roteiro detalhado de tarefas, de cada uma das atividades desempenhadas pela Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação, sendo abordados na seguinte ordem:

6.1 Atividades comuns a todos os departamentos 6.1.1 Atividades comuns a todos os dirigentes 6.2 Pró-Reitor(a) de Pesquisa e Pós-Graduação 6.2.1 Secretaria

6.3 Departamento de Programas Institucionais – DPI 6.3.1 Coordenação Administrativa

6.3.1.1 Atividades Inerentes ao Arquivo 6.3.2 Coordenação Financeira

6.4 Departamento de Avaliação e Acompanhamento da Pós-Graduação – DAV 6.4.1 Coordenação Acadêmica

6.4.1.1 Divisão de Cursos de Pós-Graduação 6.5 Departamento de Pesquisa – DP

(35)

6.1 ATIVIDADES COMUNS A

TODOS OS DEPARTAMENTOS

(36)

ATIVIDADE: Atendimento ao público interno e externo (atendimento telefônico ou presencial)

1 OBJETIVO

Esclarecer dúvidas diversas de Coordenadores de Pós-Graduação, alunos, funcionários e contato com profissionais de outras Instituições.

2 PRAZO / FREQUÊNCIA

Imediato / Diária.

3 RECURSOS TECNOLÓGICOS

N/A.

4 LEGISLAÇÃO

De acordo com o assunto objeto do atendimento.

5 DESCRIÇÃO

• Público em geral (interno ou

externo). • Dúvida esclarecida e/ou informação fornecida.

Produto

_{• Público em geral}

(interno ou externo).

(37)

EXECUTOR AÇÃO

Pró-Reitor(a) / TAE

Atende o demandante por telefone ou presencialmente. Verifica se a demanda é de competência do setor. Se não, encaminha ao setor competente.

Se sim, consulta legislação ou funcionário do setor, se necessário. Repassa a informação ao demandante.

(38)

ATIVIDADE: Elaboração de Ofícios e Memorandos

1 OBJETIVO

Elaborar Ofícios e/ou Memorandos.

2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS SIE. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • PROPESP.

Solicitante

• Ofício e/ou Memorando.

Produto

(39)

TAE

Recebe solicitação de elaboração de Ofícios e Memorandos. Registra no controle interno.

Identifica a numeração do Ofício ou Memorando. Elabora o documento.

Imprime em duas vias.

Se for para destinatário interno da UFAM, identifica documento. Se for criação de processo, gera capa de processo no SIE.

Se for resposta a um processo existente, tramita no SIE. Encaminha o documento para assinatura do dirigente.

Dirigente

Verifica redação do Ofício ou Memorando. Se não estiver de acordo, solicita ajustes. Se estiver de acordo, assina.

Devolve ao TAE.

TAE Encaminha o documento ao destinatário.

(40)

(41)

ATIVIDADE: Fotocópias dos documentos

1 OBJETIVO

Fotocopiar documentos para arquivamento e controle interno.

2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • PROPESP.

Solicitante

• Fotocópias.

Produto

• PROPESP.

Cliente

(42)

TAE

Recebe a solicitação de fotocópia de documentos. Preenche formulário de requisição de cópias. Solicita reprodução dos documentos na reprografia.

Entrega ao demandante os documentos originais e os fotocopiados.

(43)

ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de documentos e/ou processos

1 OBJETIVO

Controlar e dar fluidez aos documentos e/ou processos recebidos e encaminhados pelo setor. 2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • PROPESP.

Solicitante

• Fluidez de documentos.

Produto

• Setor competente.

Cliente

(44)

Secretário(a)

Recebe os processos.

Registra no protocolo de entrada os documentos. Encaminha ao(à) Pró-Reitor(a) para despacho.

Pró-Reitor(a) Recebe os processos.

Despacha ao Departamento responsável.

Secretário(a) Encaminha o processo ao Departamento responsável.

Diretor(a) do Departamento

Despacha o processo aos funcionários responsáveis para providências.

(45)

ATIVIDADE: Monitoramento do e-mail institucional

1 OBJETIVO

Assegurar a leitura e o encaminhamento das demandas se for o caso, manifestadas através do e-mail institucional.

2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Contínua. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • Público em geral (interno ou externo).

Solicitante

• Atendimento da demanda via e-mail.

Produto

(46)

Secretário(a)

Acessa o e-mail institucional.

Verifica se a demanda é de competência do setor. Se não, encaminha ao setor competente.

Se sim, consulta legislação ou funcionário do setor, se necessário. Repassa a informação ao demandante.

(47)

ATIVIDADE: Gerenciamento e atualização do página virtual da PROPESP

1 OBJETIVO

Gerenciar e atualizar a página virtual da PROPESP.

2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Contínua. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS Joomla e Wordpress. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Solicitante

Solicita atualização na página da PROPESP (publicações de editais de seleção de Pós-Graduação e de iniciação científica, resultados, retificações, dentre outros).

PROPESP

Recebe solicitação de atualização. Acessa o Joomla. •Pró-Reitor(a) ou Diretores da PROPESP; •Programas de Pós-Graduação; •Comitês Científicos.

Solicitante

• Atualização da página da PROPESP.

Produto

•Pró-Reitor(a) ou Diretores da PROPESP; •Programas de Pós-Graduação; •Comunidade Acadêmica.

Cliente

(48)

Se for necessário fazer upload de arquivos, acessa o Wordpress. Realiza upload de arquivos.

Copia endereço do arquivo no Wordpress. Insere link do arquivo no Joomla.

Verifica conteúdo postado.

Se informação ou arquivos incorretos, ajusta.

Se informação ou arquivos corretos, finaliza atualização.

(49)

6.1.1 ATIVIDADES COMUNS A

TODOS OS DIRIGENTES

(50)

ATIVIDADE: Avaliação de desempenho de servidor Técnico-Administrativo em Educação

1 OBJETIVO

Avaliar desempenho de servidores em estágio probatório.

Irregular (de acordo com prazos estipulados pelo DAPES) / Semestral.

3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO Resolução nº 021/2014 – CONSAD. 5 DESCRIÇÃO • DAPES/ PROGESP. • Avaliação de estágio probatório.

Produto

• DAPES/ PROGESP.

(51)

Chefia imediata

Recebe solicitação do DAPES de avaliação de servidor.

Indica Tutor do servidor e membros para a Comissão de avaliação. Encaminha indicação ao(à) Pró-Reitor(a).

Pró-Reitor(a) Elabora Portaria de nomeação do Tutor e da Comissão de Avaliação.

Chefia imediata

Avalia servidor juntamente com membros da Comissão, no 6º, 12º, 18º, 24º e 30º mês do estágio probatório do servidor.

Preenche fica de avaliação. Encaminha ao DAPES.

(52)

ATIVIDADE: Participação em reuniões internas e externas

1 OBJETIVO

Participar em reuniões diversas de assuntos que competem à PROPESP, seja na própria UFAM, seja em Órgãos e Instituições externas.

Imediato / Contínua.

N/A.

4 LEGISLAÇÃO

De acordo com o assunto em pauta.

5 DESCRIÇÃO • Órgãos externos; • Reitor(a) ou Pró-Reitor(a) PROPESP. • Informação obtida.

Produto

• UFAM/PROPESP.

(53)

Dirigente

Comparece em reuniões. Obtém informação.

Transmite informações para Diretores e demais interessados.

(54)

ATIVIDADE: Análise e despacho dos documentos e/ou processos recebidos

1 OBJETIVO

Acompanhar e dar o encaminhamento devido a todos os documentos e/ou processos destinados à PROPESP. 2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Contínua. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO

Aquela que for citada no processo.

5 DESCRIÇÃO • Público em geral (interno ou externo). • Processo analisado ou despachado.

Produto

• Público em geral (interno ou externo).

(55)

Pró-Reitor(a) Recebe o processo.

Identifica o dirigente competente no assunto e despacha ao mesmo.

Diretor(a)

Identifica o servidor competente no assunto e despacha ao mesmo. Recebe o parecer ou verifica a providência realizada ou indicada pelo servidor responsável.

Se parecer estiver necessitando de ajustes, devolve ao servidor responsável.

Se estiver correto, assina o parecer ou valida a providência adotada pelo servidor.

Encaminha ao(à) Pró-Reitor(a).

Pró-Reitor(a)

Verifica providências tomadas.

Se não estiver de acordo, devolve ao Departamento responsável para ajustes.

(56)

(57)

6.2 PRÓ-REITOR(A) DE

PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO

Atribuições

• Planejar, coordenar e avaliar periodicamente as atividades de Pesquisa e Pós-Graduação;

• Manter intercâmbio científico e cultural com entidades nacionais e internacionais;

• Estimular o desenvolvimento das atividades de Pesquisa e Pós-Graduação;

• Estimular a realização de programas interdisciplinares e interdepartamentais, de modo a envolver operacionalmente as atividades de Ensino e Extensão; • Emitir pareceres em matéria referente à Pós-Graduação e

a Pesquisa, quando solicitadas pelo(a) Reitor(a);

• Apresentar ao(à) Reitor(a) dados e informações referentes às atividades desenvolvidas;

• Fazer cumprir, na área de Pesquisa e Pós-Graduação, as decisões dos Colegiados Superiores;

• Administrar os recursos humanos e materiais da Pró-Reitoria;

• Assessorar o(a) Reitor(a) no que couber.

Recursos

tecnológicos • SIE.

Legislação

• Estatuto e Regimento da UFAM; • Resoluções dos Conselhos Superiores; • Atos internos normativos.

(58)

ATIVIDADE: Acompanhamento e orientação de propostas e projetos para agências de fomento (CAPES, FAPEAM, CNPq)

1 OBJETIVO

Orientar e acompanhar, bem como enviar às agências de fomento propostas e projetos, como a criação de novos cursos, coletas, Projetos Pró-Equipamento, Projetos FINEP, entre outros.

Irregular (de acordo com o calendário estipulado por cada agência de fomento) / Irregular.

N/A.

4 LEGISLAÇÃO

De acordo com a Agência de Fomento e do assunto tratado.

5 DESCRIÇÃO • Programas de Pós-Graduação. • Propostas; • Projetos.

Produto

• Agências de fomento.

(59)

Pró-Reitor(a) Orienta os Coordenadores na elaboração das propostas e projetos.

Coordenador(a) do Programa de Pós-Graduação

Envia proposta de projeto.

Pró-Reitor(a)

Recebe propostas e projetos. Analisa os processos recebidos.

Se não estiver de acordo, solicita ajustes por parte dos Coordenadores.

Se de acordo, envia propostas ou projetos para as agências de fomento competentes.

Acompanha os processos junto às agências de fomento.

(60)

(61)

ATIVIDADE: Recebimento/despacho e encaminhamento de documentos e/ou processos recebidos no setor

1 OBJETIVO

Dar fluidez aos documentos e processos recebidos, bem como assegurar o encaminhamento aos destinatários correspondentes.

N/A.

4 LEGISLAÇÃO

Aquela que for citada no processo.

5 DESCRIÇÃO • Público em geral (interno ou externo).

Solicitante

• Documento/Processo encaminhado.

Produto

• Público em geral (interno ou externo).

Cliente

(62)

Solicitante Encaminha processo à PROPESP.

Secretaria

Recebe o processo.

Identifica o dirigente competente no assunto. Carimba o processo.

Registra a data do recebimento. Assina o recebimento.

Encaminha ao destinatário correspondente.

(63)

ATIVIDADE: Solicitação de passagens e diárias do(a) Pró-Reitor(a) em caso de missão institucional

1 OBJETIVO

Solicitar passagens e diárias do(a) Pró-Reitor(a) de Pesquisa e Pós-Graduação à Chefia de Gabinete em caso de missão institucional (viagem representando a Universidade).

20 dias (de antecedência da data de saída) / Irregular.

Software REDMINE e SIE.

4 LEGISLAÇÃO

Decreto nº 3.643 de outubro de 2000, Decreto nº 91.800 de outubro de 1985, Decreto nº 71.733 de janeiro de 1979, Decreto nº 8.594 de dezembro de 2015, Decreto nº 5.992 de dezembro de 2006, Decreto nº 6.907 de julho de 2009, Lei nº 8.112 de dezembro de 1990, Portaria nº 505 de 29 de dezembro de 2009 do Ministério do Planejamento.

5 DESCRIÇÃO • PROPESP; • Chefia de Gabinete.

Solicitante

• Solicitação de passagens e diárias para o(a) Pró-Reitor(a).

Produto

• PROPESP; • UFAM.

Cliente

(64)

Pró-Reitor(a)

Recebe carta-convite para comparecimento em eventos e reuniões.

Solicita pedido de emissão de passagens e diárias.

Secretaria

Recebe o pedido do(a) Pró-Reitor(a).

Preenche formulário de solicitação de passagens e diárias. Elabora Memorando de solicitação ao Gabinete da Reitoria. Apresenta sugestão de voo, identificando a empresa, data e horário.

Solicita assinatura de um dos diretores da PROPESP no formulário de solicitação de passagens e diárias.

Encaminha documentos à Chefia de Gabinete. Gera capa de processo e tramita no SIE. Cria nova tarefa no REDMINE.

Registra o numero da tarefa do REDMINE na capa de processo e na cópia do Memorando.

Digitaliza o Memorando com o recebimento e insere na tarefa do REDMINE.

(65)

(66)

ATIVIDADE: Solicitação de passagens e diárias do(a) Pró-Reitor(a) em caso de viagem por função do cargo

1 OBJETIVO

Solicitar passagens e diárias do(a) Pró-Reitor(a) de Pesquisa e Pós-Graduação ao Departamento de Programas Institucionais (DPI) em caso de viagem por função do Cargo.

20 dias (de antecedência da data de saída) / Irregular.

Software REDMINE.

4 LEGISLAÇÃO

Decreto nº 3.643 de outubro de 2000, Decreto nº 91.800 de outubro de 1985, Decreto nº 71.733 de janeiro de 1979, Decreto nº 8.594 de dezembro de 2015, Decreto nº 5.992 de dezembro de 2006 e Decreto nº 6.907 de julho de 2009, Lei nº 8.112 de dezembro de 1990, Portaria nº 505 de 29 de dezembro de 2009 do Ministério do Planejamento.

5 DESCRIÇÃO • PROPESP; • Cerimonial. • Solicitação de passagens e diárias para o(a)

Pró-Produto

• PROPESP; • UFAM.

(67)

Pró-Reitor(a)

Recebe carta-convite para comparecimento em eventos e reuniões.

Solicita pedido de emissão de passagens e diárias.

Secretaria

Recebe o pedido do(a) Pró-Reitor(a).

Preenche formulário de solicitação de passagens e diárias.

Apresenta sugestão de voo, identificando a empresa, data e horário.

Solicita assinatura de um dos diretores da PROPESP no formulário de solicitação de passagens e diárias.

Registra no livro de protocolo da Secretaria.

Encaminha ao DPI mediante assinatura no livro de protocolo. Cria nova tarefa no REDMINE.

Digitaliza a página do livro de protocolo com o recebimento e insere na tarefa do REDMINE.

Arquiva documentos.

Encerra tarefa no REDMINE.

(68)

(69)

ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de processo de homologação pela Câmara de Pesquisa e Pós-Graduação

1 OBJETIVO

Receber os processos de competência da Câmara de Pesquisa e Pós-Graduação (CPPG) em caso de processo de homologação e encaminhar ao setor competente – DP (proposta de certificação de grupo de pesquisa, relatório final de projeto de pesquisa com financiamento), DAV (APCN) ou ao(à) Pró-Reitor(a) (decisão Ad Referendum).

N/A.

4 LEGISLAÇÃO

Resolução nº 1, de 8 de junho de 2007 - CNE/CES, Resolução nº 023/2007 – CONSAD, Resolução n° 018/2010 – CONSAD, Resolução n° 027/2008 – CONSEPE, Resolução n° 068/2002 – CONSEPE, Resolução n° 046/2005 – CONSEPE, Resolução n° 055/2004 – CONSEPE, Resolução n° 044/2003 – CONSEPE e Resolução n° 009/2006 – CONSAD. 5 DESCRIÇÃO • Docentes; • Programas de Pós-Graduação.

Solicitante

• Decisões da CPPG; • Encaminhamento de processos.

Produto

_{• Docentes;} • Programas de Pós-Graduação

Cliente

(70)

Docente ou Programa de Pós-Graduação

Encaminha processo de homologação pela Câmara de Pesquisa e Pós-Graduação (CPPG).

Secretaria da PROPESP

Identifica o dirigente responsável (DAV, DP ou Pró-Reitor(a)). Encaminha processo.

DAV / DP / Pró-Reitor(a)

Analisa o processo.

Verifica se está de acordo com a legislação.

Emite parecer/decisão com recomendação ou levantamento do que consta no processo.

Encaminha processo à Secretaria da CPPG.

Secretaria da CPPG

Recebe os processos relacionados à CPPG.

Analisa os processos (paginação, o que está pedindo nos pareceres, documentos necessários para compor o processo, recomendação do DAV/DP).

Se o processo estiver incompleto, devolve ao setor competente. Se o processo estiver completo, verifica se tem tempo hábil para inserir o processo na pauta da reunião da CPPG.

Se houver tempo, insere o processo na pauta da reunião.

Se não houver tempo, solicita inclusão da pauta da reunião subsequente.

CPPG Homologa o processo por votação.

Redige e imprime a decisão.

Encaminha ao Presidente da CPPG para assinatura.

(71)

(72)

(73)

ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de processos para análise e apreciação pela CPPG (Cursos de Especialização e Regimento Interno dos PPGs)

1 OBJETIVO

Receber os processos referentes a propostas de criação de cursos de especialização, propostas de criação de novas turmas de cursos de especialização, propostas de novo regimento e alterações no regimento interno dos PPGs para análise e apreciação pela Câmara de Pesquisa e Pós-Graduação (CPPG).

20 dias (de antecedência da data da reunião) / Contínua.

N/A.

4 LEGISLAÇÃO

Resolução nº 1, de 8 de junho de 2007 - CNE/CES, Resolução nº 023/2007 – CONSAD, Resolução n° 018/2010 – CONSAD, Resolução n° 027/2008 – CONSEPE, Resolução n° 068/2002 – CONSEPE, Resolução n° 046/2005 – CONSEPE, Resolução n° 055/2004 – CONSEPE, Resolução n° 044/2003 – CONSEPE e Resolução n° 009/2006 – CONSAD. 5 DESCRIÇÃO • DAV.

Solicitante

• Decisão da CPPG; • Encaminhamento de processo.

Produto

• DAV; • Docentes; • Programas de Pós-Graduação.

Cliente

(74)

Docente ou Programa de Pós-Graduação

Encaminha processo à PROPESP.

Secretaria da PROPESP

Recebe o processo. Encaminha ao DAV.

DAV

Recebe os processos relacionados à CPPG. Analisa o processo.

Verifica se o processo está completo e de acordo com as resoluções da CPPG.

Emite parecer com recomendação ou levantamento do que consta no processo.

Encaminha processo à Secretaria da CPPG.

Recebe o processo.

Analisa o processo (paginação, pareceres, documentos necessários para compor o processo e recomendação do DAV). Se o processo estiver incompleto, devolve ao DAV.

Se o processo estiver completo, encaminha ao presidente da CPPG para designação do relator.

Encaminha processo ao relator.

Verifica se tem tempo hábil para inserir o processo na pauta da reunião da CPPG.

Se houver tempo, insere o processo na pauta da reunião. Se não houver tempo, insere na pauta da reunião subsequente.

CPPG Aprecia processo.

Secretaria

Verifica se o processo foi aprovado.

Se o processo não foi aprovado, emite diligencia e encaminha ao interessado para ajustes.

(75)

(76)

(77)

ATIVIDADE: Emissão de Portaria de constituição de banca de seleção de Programas de Pós-Graduação

1 OBJETIVO

Emitir Portaria de constituição de bancas de seleção de Programas de Pós-Graduação.

Imediato / Irregular.

4 LEGISLAÇÃO

Regimento Geral da Pós-Graduação da UFAM.

5 DESCRIÇÃO • Programas de Pós-Graduação.

Solicitante

• Portaria de constituição de banca de seleção.

Produto

• Programas de Pós-Graduação.

Cliente

(78)

Programas de Pós-Graduação

Elabora Memorando de solicitação de emissão de Portaria. Gera capa de processo e tramita no SIE.

Encaminha à Secretaria da PROPESP.

Secretaria PROPESP

Recebe o processo. Digitaliza o processo.

Cria uma nova tarefa no REDMINE. Inclui o processo na tarefa do REDMINE. Analisa o processo.

Verifica se solicitação está de acordo com a resolução. Se não estiver de acordo, devolve ao Programa para ajustes. Se estiver de acordo, emite a Portaria.

Encaminha ao Pró-Reitor(a) para assinatura.

Pró-Reitor(a)

Verifica documento.

Se não estiver de acordo, devolve à Secretaria para os ajustes necessários.

Se estiver de acordo, assina e devolve processo à Secretaria.

Digitaliza a Portaria assinada. Inclui na tarefa do REDMINE. Inclui a Portaria no processo. Tramita processo no SIE.

(79)

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(81)

ATIVIDADE: Emissão de Portarias internas da PROPESP

1 OBJETIVO

Emitir Portarias internas da PROPESP de delegação de competência ao substituto do(a) Pró-Reitor(a) e designação ou dispensa e agradecimento de membros dos Comitês Científicos de Iniciação Científica.

2 PRAZO / FREQUÊNCIA Imediato / Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS Software REDMINE. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • Pró-Reitor(a); • DP.

Solicitante

• Portaria de delegação de competência e de Iniciação Científica.

Produto

• Pró-Reitor(a); • DP.

Cliente

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Pró-Reitor(a) / DP

Encaminha solicitação de emissão de Portaria (DP encaminha Memorando por e-mail).

Recebe a solicitação. Emite a Portaria.

Encaminha ao(à) Pró-Reitor(a) para assinatura.

Pró-Reitor(a)

Verifica o documento.

Se não estiver de acordo, devolve à Secretaria para os ajustes necessários.

Se estiver de acordo, assina e devolve processo à Secretaria.

Recebe a Portaria assinada. Digitaliza a Portaria.

Se for Portaria de Iniciação Científica, encaminha a Portaria assinada ao DP.

(83)

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ATIVIDADE: Solicitação de Portaria de Coordenação de Cursos de Pós-Graduação

Stricto Sensu

1 OBJETIVO

Solicitar da DIREX Portaria de Coordenação de Cursos de Pós-Graduação Stricto Sensu.

Imediato / Irregular.

4 LEGISLAÇÃO

Estatuto e Regimento Geral da UFAM e Resolução nº 017/2014 do CONSEPE.

5 DESCRIÇÃO • Coordenação de Cursos Stricto Sensu. • Portaria de nomeação da Coordenação de Curso.

Produto

• Coordenação de Cursos Stricto Sensu.