O estágio realizado na Aleluia Cerâmicas, SA., decorreu no Departamento Comercial. As atividades desenvolvidas centraram-se na Gestão de Clientes de mercado externo, nomeadamente no mercado Alemão, Austríaco e Checo.
Semana 1 e 2: Familiarização com a cultura organizacional, departamentos e produtos
comercializados.
Na primeira manhã de estágio, o Diretor de Recursos Humanos, Dr. Luís Brandão, deu- me a conhecer os vários departamentos da empresa e os seus respetivos colaboradores. Nessa mesma manhã, conheci também a Unidade Fabril de Esgueira, que se encontra situada junto à sede, onde me foi explicado todo o processo de produção de pavimentos e revestimentos cerâmicos em pasta branca através do processo de monocozedura, pavimentos em porcelanato esmaltado e rodapés, assim como a Secção de Pintura Manual de Painéis Artísticos.
Chegando à hora de almoço foi feito o convite para almoçar com alguns colaboradores da Aleluia Cerâmicas,S.A., o que passou a ser habitual até ao fim do estágio e contribuiu de uma maneira mais descontraída para me sentir à vontade com os meus colegas e para a minha integração.
Com a minha Supervisora, Drª Andreia Gonçalves, foram-me dadas a conhecer as marcas da Aleluia Cerâmicas, S.A. e as suas principais características, os principais clientes dos mercados que me viriam a ser atribuídos, com destaque no mercado alemão (que representa o maior número de clientes no conjunto destes mercados atribuídos). Ainda me foi dada uma breve explicação sobre o conceito de Incoterms, um documento essencial, para quem trabalha com mercados externos.
Nesse mesmo dia comecei também a fazer o arquivo físico de processos de exportação concluídos e dos respetivos documentos, esta tarefa ajudou a familiarizar com os clientes.
No seguinte dia foi terminado o arquivo dos processos e iniciei o registo de encomendas e cativação de material com ajuda e supervisão da Dr.ª Andreia Gonçalves. Consequentemente tive assim o primeiro contacto com o sistema informático de gestão Rcsoft utilizado pela Aleluia Cerâmicas, ferramenta essencial para a execução das tarefas desenvolvidas ao longo do estágio.
Ao longo da primeira semana foi-me cedido o equipamento necessário para realizar sozinhas as tarefas até aqui aprendidas: um espaço próprio, um computador; e o acesso ao sistema informático utilizado pela empresa, foi ainda criado um endereço eletrónico para melhor execução das tarefas pedidas. Sendo assim, tinha autonomia para registar as encomendas e a cativação de material. Foi-me também pedido colaboração na tradução dos textos de português para alemão, presentes nos novos websites das marcas Keratec e Viúva Lamego, por parte do Departamento de Marketing (Anexos 1 e 2).
Semana 3: Confirmação de listagens dependentes por cliente
Na terceira semana de estágio comecei a confirmar as listagens de encomendas pendentes por cliente, no mercado designado como Auftragsbestätigung (AB). Neste documento encontram-se a referência e a descrição do produto, o armazém em que este se encontra, o lote, a quantidade pedida, a quantidade reservada, unidade (m2 ou peças), peso e data de entrega. O trabalho consiste em verificar se a quantidade pedida está disponível, confirmando com um "Ok", e em caso contrário, anotar a data calculada em que o produto está inteiramente disponível para entrega. No anexo 3 exemplifica-se a realização desta tarefa com o um exemplo de uma listagem de encomendas pendentes.
Semana 4 e 5: Elaboração de tabelas Excel
Nas semanas seguintes foi me dada a tarefa de construir uma tabela, para a qual utilizei o Excel, com os preços novos para o agente Sascha Müller, praticados entre 1 de março de 2014 até 31 de dezembro de 2014, com a descrição do artigo, preços, percentagem a que o agente tem direito, frete por m2, m2 por palete e Kg por palete (Anexo 4).
Semana 6: Emissão de Notas de Encomenda e apoio ao gestor de clientes do mercado
Russo
Na sexta semana de estágio obtive autonomia para emitir Notas de Encomenda (EEN) (Anexo 5), e criei uma tabela em Excel a pedido de um cliente do Mercado Externo Russo com informações sobre produtos de quatro séries, nomeadamente Blur, Spoony, Sahara e City com indicação da referência, quantidade de peças por caixa e Kg por caixa (Anexo 6).
Semana 7: Confirmação de listagens dependentes por agente e elaboração de tabela em
Excel com novos preços para o cliente B.Segl
Na seguinte semana foi-me entregue a tarefa de emitir uma listagem de encomendas pendentes (AB) em relação ao agente, ao contrário da anteriormente referida (Anexo 7). Foi também elaborada uma tabela em Excel para o cliente B.Segl com a descrição do artigo, o preço por m2 e por peça, peças por caixa, m2 por caixa, caixa por palete, m2 por palete, Kg por caixa e Kg por palete (Anexo 8).
Semana 8: Emissão de Nota de Encomenda Nacional, Guia de Remessa e Nota de
Encomenda de Marketing
Na oitava semana de estágio, emiti uma Nota de Encomenda Nacional (EEM), equivalente à do Mercado Externo. Por fim, aprendi também a emitir Guias de Remessa (Anexo 9) e Notas de Encomenda de Marketing, que eram necessárias enviar quando os agentes comercias pediam amostras para os clientes ( Anexo 10).
No decorrer do estágio curricular, tive ainda a oportunidade de assistir à divulgação de uma nova série de Pavimento, junto dos colaboradores do Departamento Comercial. Para a apresentação deste novo produto, foi necessário a deslocação à U.I. de Ílhavo, onde se seguiu um meeting para esclarecer eventuais dúvidas sobre o mesmo e partilhar ideias de como divulgar o produto junto de cada um dos Mercados.
Ao longo do estágio foi possível ter um contacto direto com alguns agentes, através das suas visitas ao Departamento Comercial. Com a oportunidade de assistir a algumas pequenas reuniões entre o Gestor de Clientes e o agente, foi possível ver de perto um ajuste das condições de venda que estas visitas permitem, para satisfazer da melhor forma as necessidades dos clientes da Aleluia, representados pelos agentes.
Sempre que necessário apoiava os processos de outros mercados, como o nacional e os mercados da Rússia, Canadá e Estados Unidos da América.
No final foi feita uma avaliação de desempenho geral, tendo sido elaborado um relatório (FR GRH62) pela Dra. Andreia Gonçalves (Anexo 11). Neste documento consta a identificação colaborador avaliado, onde se verifica a função, e a Unidade Fabril, entre outros. Devido à condição de Estagiário não se aplicam alguns pontos deste documento. Na síntese de avaliação foram apresentados pelo avaliador como pontes fortes o sentido de responsabilidade, espírito de equipa, interesse em aprender e a disponibilidade para ajudar colegas de trabalho.
Nas áreas a melhorar foi indicado o à vontade no atendimento de chamadas de clientes, e o conhecimento mais profundo sobre os processos de exportação.