Atividades desenvolvidas pela Gerência Administrativa

 Acompanhar as atividades desenvolvidas pelos Coordenadores

Administrativos, Farmácia, Almoxarifado, Tecnologia da Informação, Administração de Pessoal, SEMST, Setor de Frotas, Setor de Contratos e Controladoria.

 Avaliar a prestação de serviços das empresas contratadas através do relatório Avaliação de Desempenho, realizando reuniões com fornecedores/prestadores de serviços para discussão de pontos não satisfatórios apresentados pelas Coordenadorias Administrativas, através dos Atestados de Execução de Serviços, para solução dos problemas apontados.

 Negociação de títulos para pagamento junto aos fornecedores;

 Organização dos estoques e entrega de diversos materiais;

 Solicitação da renovação dos contratos;

 Acompanhamento em audiências (como prepostas) nas regiões de Joinville, Lages, Curitibanos, Chapecó e Canoinhas.

 Reuniões mensais com os setores do Corporativo em São Paulo – Administração de Pessoal, Controladoria e Contratos.

 Auxilio nas respostas as notificações protocoladas pelo Ministério Público, Vigilância Sanitária e outros órgãos fiscalizadores.

As atividades de Supervisão administrativa englobam também os setores: Recepção, Administração de Pessoal, Gestão de Pessoas, SESMT, Controladoria, Tesouraria, Tecnologia de Informação, Engenharia, Suprimentos, Contratos, Coordenação Administrativa, Frotas.

Recepção

 Acompanhando o desempenho das atividades das recepcionistas, bem como o bom andamento dos serviços pertinentes ao setor.

80 Administração de Pessoal:

 Gerindo as atividades, avaliando o feedback regular dos Coordenadores Administrativos das Centrais de Regulação em relação ao envio de documentos no prazo hábil para a Administração de Pessoal;

 Acompanhamento dos trabalhos de gestão de pessoas, referente à contratação de médicos, TARMs, ROs, enfermeiros, motoristas socorrista, assistente administrativo e demais profissionais.

SESMT:

 Análise de relatórios técnicos buscando o que é de melhor para a empresa e o empregado, em parceria com a Engenharia do trabalho e técnico de segurança do trabalho.

 Elaboração de laudos periciais;

 Marcações de Exames admissionais, periódicos, retornos ao trabalho e demissionais de todas as CR’s;

 Relatório de adequação da Base Emir Rosa, para vistoria do corpo de bombeiro para solicitação do habite-se.

 Agendamento de exames complementares para realização dos ASO’s;

 Recadastramento das fichas de EPI- (Equipamento Proteção Individual), da região Sul;

 Relatório de classificação de acidente de Trabalho;

 Relatório para aquisição de novos capacetes, para as bases operacionais.

 Recadastramento das fichas de EPI- (Equipamento Proteção Individual), da região Planalto Serrano;

 Atualização do relatório de atividades;

 Reunião com a equipe do SESMT;

 Arquivamento dos PCMSO;

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 RELATÓRIO DE VISTORIA DO CORPO DE BOMBEIRO DE SC para

solicitação do Habite-se da Base Operacional de Florianópolis.

 Cadastramento das atas da CIPA (Usa São José, Usa Palhoça, Base Administrativa, Usa 1 e 2 e Central de Regulação);

Tecnologia de Informação:

 Acompanhamento dos trabalhos do Técnico de TI, incluindo a modernização do sistema. O relatório detalhado será apresentado em seguida.

Farmácia:

As ações da farmácia da Base Administrativa possam o foco de facilitar e melhorar o trabalho de quem está no operacional, visando que a qualidade de todos os processos envolvidos esteja em constante elevação, garantindo que estoques estejam abastecidos com quantidade suficiente até o próximo pedido, sempre trabalhando com estoque de segurança e sem excesso e desperdícios. E também para garantir que todos os processos sejam feitos de acordo com as normas e legislações vigentes.

Almoxarifado:

 Orientações de como desenvolver o POP (Procedimento Operacional Padrão), dispensações de materiais médicos hospitalares, controle de entrada e conferências das Notas Fiscais, direcionamento do envio dos uniformes inservíveis.

Técnico de Edificações:

Profissional em processo de contratação. Sem atividades no período.

Contratos:

82 serviços para encaminhamento à Controladoria, evitando pagamento de cobranças não previstas em contratos ou que não estejam de acordo com as especificações contratadas.

 Verificar as Certidões Negativas de Débitos Federais, Estaduais e Trabalhistas, Certificado de Regularidade do FGTS, ponto de frequência, resumo analítico da folha de pagamento (quando se tratar de obra) e GFIP, enviadas pelas empresas prestadoras de serviços, bem como solicitá-las quando não enviadas com as notas fiscais de prestação de serviços.

 Avaliar a relação dos serviços prestados constantes nas notas fiscais com os contratos dos prestadores de serviços e os Atestados de Execução de Serviços - “A Contento” - impedindo o pagamento de serviços que não preencham os requisitos mínimos contratados.

 Atestar previamente o recebimento dos materiais constantes das notas fiscais para encaminhamento à Controladoria, para pagamento.

 Efetuar o acompanhamento da execução dos contratos de prestação de serviços de desratização, desinsetização, limpeza de cisterna e caixa d’água, esterilização, lavanderia externa, manutenção preventiva de equipamentos e elevadores, limpeza e conservação das unidades da SPDM/PAIS em Santa Catarina.

 Receber e arquivar os relatórios de fornecimento de equipamentos e materiais, de controle de execução de serviços de lavanderia e esterilização.

 Receber, conferir e lançar em planilha de acompanhamento diário o fornecimento de gás medicinal para as Unidades de Suporte Avançado.

 Realização de reuniões com fornecedores/prestadores de serviços para discussão de pontos não satisfatórios apresentados pelas Coordenadorias Administrativas, através dos Atestados de Execução de Serviços, para solução dos problemas apontados.

 Manutenção dos arquivos de contratos, relatórios, controles, atestados de execução de serviços e demais documentos dos fornecedores/prestadores de serviços.

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 Digitalização, armazenamento e posterior envio semestral ao Ministério Público dos relatórios de manutenção corretiva, preventiva, certificados de calibração e testes de performance e elétricos dos equipamentos médico hospitalares do SAMU/SC.

 Emissão de correspondências, memorandos, relatórios e outros documentos de acordo com os padrões estabelecidos.

 Pesquisar o mercado fornecedor de produtos e serviços, visando identificar as melhores oportunidades de compras.

 Elaboração de relatórios para reporte e informação ao Coordenador de Contratos Corporativo com dados como saldo contratual, vigências dos contratos, entre outros.

 Emissão e atualização de Documentos Cadastrais de Fornecedores.

 Negociação de condições e valores junto aos fornecedores quando necessário, visando o fechamento de compras dentro das melhores condições de preço, qualidade e prazo de entrega em conjunto com sua Gerência.

 Elaboração e controle de orçamento referente à sua carteira de contratos, bem como administrar os mesmos (validade contratual, reajuste e validade de documentações).

 Acompanhar e auxiliar o processo de licitações e compras conduzidas pelo Corporativo da Instituição.

 Negociar junto aos prestadores de serviço os prazos e, quando necessário, valores.

 Criar, organizar e arquivar pastas de processos relacionados à área de compras e contratos, bem como mantê-las em ordem.

 Atender as demandas que surjam nas rotinas administrativas.

 Montar processos de compras, quando necessário.

 Retirada dos veículos administrativos provisórios junto à agência da Localiza em Florianópolis e encaminhamento dos veículos, através dos motoristas administrativos, para as respectivas mesorregiões.

 Elaboração de planilha de controle de quilometragem e utilização dos veículos locados e envio para utilização pelas coordenações mesorregionais.

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 Elaboração e envio dos Termos de Responsabilidade de Utilização dos Carros Administrativos Provisórios para os funcionários devidamente habilitados e cadastrados.

 Emissão de relatório de fornecimento mensal de oxigênio medicinal à Supervisão Médica, de Enfermagem, Gerência Administrativa e Diretoria de Projetos, dividido por base operacional, para acompanhamento e análise.

 Atualização dos orçamentos para funcionamento dos relógios de ponto biométrico da Mesorregião Grande Florianópolis (manutenção de placa, aquisição de computadores e assinatura de internet).

Controladoria:

 Fazer o gerenciamento das contas a pagar, contabilidade – fiscal, prestação de contas, custos, patrimônio, tendo como objetivo o controle financeiro detalhado;

 Analisar e fazer a conferência de todas as notas fiscais, dados fiscais e financeiros;

 Acompanhamento de fundo fixo, bem como conferência de relatórios, notas fiscais e cupons fiscais;

 Lançamentos dos fundos fixos no Sistema Controladoria;

 Lançamentos de notas fiscais de serviço e de venda em sistema especifico: Sistema Integrado de Gestão Hospitalar - Vector;

 Acompanhamento e atualizações de CND´s;

 Elaboração de relatórios e planilhas para fins gerenciais;

 Elaboração de relatório trimestral referente às atividades desenvolvidas na Controladoria/SC;

 Controle de verba de orçamento;

 Prestar informações sobre Centro de Custo da organização;

 Pesquisar os custos envolvidos nos procedimentos realizados;

 Atender solicitações internas e externas relativas a informações de documentos fiscais;

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 Elaboração de manuais, informativos, normas e procedimentos da instituição;

 Cumprir e fazer cumprir os requisitos legais normativos e institucionais;

 Prestar atendimento aos fornecedores, com relação a dúvidas e pagamentos;

 Prestar atendimento aos coordenadores administrativos referentes a documentos fiscais, fundo fixo, entre outros;

 Negociação com fornecedores referente ao prazo pagamento;

 Conferência, impressão e envio de documentação referente ao Hospital Regional de Araranguá, Hospital Florianópolis e SAMU para a Secretaria da Saúde;

 Preenchimento de nota fiscal manual e eletrônica;

 Conferência de correspondência, protocolos de entrega e devolução;

 Acompanhamento de cadastro junto à receita federal;

 Solicitação de correção de documentos fiscais;

 Consulta de nota fiscal eletrônica;

 Consulta de cartão CNPJ;

 Solicitação de cadastro de fornecedores;

 Verificação e analise do Cartão CNPJ e CNAE;

 Emissão de comprovante de inscrição e situação cadastral junto a Receita Federal;

 Conferência e entrega da Prestação de Contas para Secretaria da Saúde;

 Treinamento;

 Elaboração de planilhas de listagem de dados para pagamento para anexar a movimentação;

 Acompanhamento de auditoria referente às Movimentações (SAMU, Hospital Florianópolis e Hospital Araranguá);

 Prestar informações para auditoria da SES;

 Arquivar e organizar as movimentações do SAMU, Hospital Florianópolis e Hospital Araranguá;

 Montar a movimentação juntamente com cheque e os Dados de Pagamento do SAMU, Hospital Florianópolis e Hospital de Araranguá.

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 Conferencia de documentação do Hospital Florianópolis, Hospital Araranguá e SAMU;

 Controle e arquivo da documentação referente ao Patrimônio;

 Verificação e entrega de documentação junto a Secretaria da Receita referente aos documentos do Fiscal de São Paulo;

 Acompanhamento de processos relacionados à Controladoria SP e SC junto ao Pró-cidadão;

 Abertura de processo e acompanhamento de alvará junto ao Pró-cidadão;

 Autenticação de livros atas e registro em cartório;

 Verificação do Centro de Custo para apropriação de mensal no Centro de Custo real;

 Verificação e comprovação de documentação referente aos Demonstrativos de Atendimento dos requisitos;

 Elaboração resposta de relatório do setor Contas à Pagar referente à multa e juros e das contas com prazo inferior a 11 dias úteis;

 Elaboração de relatório de inconsistência ao setor de Contas à Pagar de São Paulo; Frotas:  Manutenções em viaturas  Custo de manutenções  Abastecimento

 Retorno do conserto das viaturas.