Outro procedimento fundamental para questões de preservação e de segurança do pa- trimônio dos museus é o registro fotográfico dos objetos e a manutenção de um banco de imagens interligado ao sistema de gerenciamento das co- leções. Devem ser mantidas imagens, inclusive de bens que foram desvinculados. Essa é uma tarefa de suma importância sendo recomendada pela própria Interpol, que atua em casos de roubo e furto de peças patrimoniais. Em nível mundial, são mantidos bancos de dados e imagens de pe- ças de mais de 180 países. Informações precisas e uma imagem de qualidade têm sido essenciais na recuperação de obras. Além dessas questões mais dramáticas, uma imagem de qualidade facilita a pesquisa e o acesso público às coleções, tornan- do-as mais conhecidas.
por meio de sua Unidade de Preservação do Patrimônio Museológico (UPPM) e são geridos em parceria com instituições da sociedade civil qualificadas como organizações sociais de cultura.
Quanto às tipologias, os museus da Secretaria são caracterizados, sobretudo, pelas diferentes formas de tratamento que dão aos seus acervos. Há museus de artes plásticas, design, novas mídias, temáticos – como os museus do Futebol e da Língua Portuguesa –, de ciências, um memorial e vários museus de uma tipologia museológica muito peculiar ao interior do Estado de São Paulo: os histórico-pedagógicos, caracterizados por um acervo bastante diversificado e numeroso.
A tipologia museológica segundo a qual classificamos os museus não está relacionada diretamente ao colecionismo praticado por esses museus, mas pela forma como, por meio do processo de musealização, determinados aspectos do tratamento documental são ressaltados em relação a outros. Por isso, podemos encontrar objetos de natureza semelhante em distintos museus. Por exemplo, há pinturas em museus de arte, mas também em museus de história e de ciências etc. Da mesma forma, peças de mobiliário podem estar presentes em museus de história, de design e em uma grande variedade de tipologias museológicas. A diferença entre as tipologias museológicas se estabelece nas formas de tratamento que os museus dão aos seus acervos priorizando determinados aspectos dos objetos em detrimento de outros.
Os acervos são muito diversificados e, mais adiante, uma listagem com várias tipologias de
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useológIcAA Secretaria de Estado da Cultura de São Paulo tem sob sua supervisão 23 museus na capital e interior do Estado. Esses museus possuem tipologias e acervos muito distintos entre si.
Sob o ponto de vista da subordinação jurídico-administrativa, esses museus respondem diretamente à Secretaria de Estado da Cultura
objetos passíveis de serem encontrados nos museus da SEC-SP será fornecida como orientação.
A condição jurídico-administrativa do museu, sua tipologia e a de sua coleção são aspectos fundamentais que condicionam o método como a documentação museológica fará o registro de dados que abarca desde aspectos relativos a processos de incorporação – e eventual baixa patrimonial – até a maneira como os objetos devem ser catalogados, descritos, armazenados e expostos.
A padronização do sistema de gerencia- mento de informações é fundamental porque permite à SEC-SP um conhecimento atualizado e preciso sobre o patrimônio sob sua responsa- bilidade e sobre o qual responde jurídica e ad- ministrativamente. Além disso, permite que os museus compartilhem informações a respeito de suas coleções. Isso pode ampliar as possibilidades de intercâmbio, facilitar a criação de redes inter- museus e melhorar as condições de preservação, bem como a divulgação dos acervos custodiados nessas instituições visando a públicos cada vez mais amplos.
Para que tal integração seja alcançada, os museus precisam optar pelo uso de sistemas de informação que sejam compatíveis entre si. Isto não significa que museus que já estejam avançados em relação aos seus processos de catalogação, tenham de abrir mão de seus próprios projetos. A tecnologia da informação, aliada aos procedimentos padronizados da documentação museológica, permite a criação de sistemas compatíveis.
Desse modo, pelo Projeto de Documen- tação do Acervo de seus museus, a SEC tem por
objetivo a construção de um Sistema Integrado de Gerenciamento da Informação, que permita que as informações contidas nos acervos museológi- cos das instituições envolvidas sejam trabalhadas de maneira estratégica viabilizando um conhe- cimento maior sobre as coleções e ampliando as oportunidades de uso público desses acervos. O primeiro passo nesse sentido foi o levantamen- to padronizado das informações que comporão o Sistema a ser implantado, após a solução de questões técnicas que possibilitem o acesso por todos os envolvidos.
É preciso destacar que para o Estado é fundamental manter um controle administrativo de bens patrimoniais móveis e imóveis atualizado e preciso, e sobre os quais possui direito de propriedade e tutela. Um sistema integrado de gestão deve permitir aos museus e ao Estado conhecer alguns dados primordiais sobre as coleções tombadas e responder rapidamente algumas questões fundamentais: o que há no acervo, onde está, qual sua quantidade, tipo de custódia, entre outras.
Como no caso dos museus vinculados à SEC-SP os inventários foram feitos entre as décadas de 1980 e 1990, reforçou-se a importância do trabalho de atualização dos dados.
Para alcançar tais fins, a documentação museológica utiliza vários recursos e procedi- mentos para proceder à coleta, organização, ar- mazenagem e disponibilização de informações sobre os acervos museológicos.
Há métodos específicos de registro com finalidades distintas, tais como os Livros de
Registro de Entrada de Objetos, os Livros de Tombo, os Inventários padronizados, as Fichas Catalográficas, o Controle sobre Processos de Aquisição, entre outros.
Os sistemas integrados e informatizados conseguem controlar as informações com mais rapidez e precisão, desde que adaptados à realidade de cada museu. Assim, ao elaborar um sistema de gestão da informação, deve-se ter como prioridade a sua funcionalidade.
um banco de dados informatizados. Algumas premissas foram consideradas: deveriam ser preenchidas de maneira ampla, porém ágil e precisa, sem margem a interpretações. O foco do Projeto era claro: quantificar e qualificar – minimamente – o acervo.
Museólogos foram contratados para supervisionar as atividades de campo. Em uma ação simultânea, foi feito o diagnóstico do estado de conservação dos acervos.
Como os museus são muito distintos entre si, tanto do ponto de vista de seus acervos como do gerenciamento de seus espaços, a opção metodológica mais adequada aos objetivos do Projeto foi o levantamento das coleções considerando a topografia das instituições: salas de trabalho, de exposição, mapotecas, reservas etc. Isso evitou redundâncias e esquecimentos.
Tendo como referência as antigas planilhas de inventário, foram feitas as checagens, atualização de dados e conferências numéricas. Os dados foram inseridos diretamente nas planilhas, e os museólogos envolvidos eram responsáveis pela sua checagem e validação.
Acervos bibliográficos e arquivísticos, que surgiram como uma questão importante no processo, receberam tratamento especial.
Cabe destacar que as equipes de trabalho de campo receberam orientação e treinamentos sistemáticos ao longo de todo o processo, e a equipe de coordenação ficou em contato constante para dirimir quaisquer dúvidas em tempo real, evitando interrupções no processo.
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No Projeto foi utilizada uma metodologia de abordagem que permitiu à Coordenação um processo de gerenciamento dinâmico de todas as etapas desenvolvidas, já que se tratava de controlar as várias equipes atuando simultaneamente em museus e cidades distintas.
Em primeiro lugar, foram avaliados os inventários produzidos entre as décadas de 1980 e 1994. Em seguida, foi feito o mapeamento da situação de cada museu, que resultou em um diagnóstico elaborado pela equipe de coordenação geral do Projeto. Esse diagnóstico levou à decisão sobre qual seria o melhor instrumento para coleta de dados. Foi definida uma planilha de inventário, cujos metadados poderiam ser aproveitados quando de sua sistematização em