Código de Ética do secretário executivo e o sigilo profissional

Quando uma empresa decide adotar um documento interno chamado Código de Ética e Conduta, significa que ela quer agir conforme a conduta ética em seus relacionamentos, e deseja que seus funcionários assim o façam também, todos visando o bem comum e um convívio harmônico. Nesse sentido, Ashley (2005, p. 21) entende que as empresas que preferem adotar um Código de Ética, acreditam que essa opção propicia:

[...] que todos dentro e fora da organização conheçam o comprometimento da alta gerência com a sua definição de padrão de comportamento ético e, mais importante, que todos saibam que os dirigentes esperam que os funcionários ajam de acordo com esse padrão. O código define o comportamento considerado ético pelos executivos da empresa e fornece, por escrito, um conjunto de diretrizes que todos os funcionários devem seguir.

O Código de ética é um instrumento de realização da filosofia da empresa, de sua visão, missão e valores. É por meio deste que a organização expressa seu modo de ser e ver perante o mais variado público, expressando também sua cultura organizacional. É uma obrigação moral consagrada por um preceito legal.

Arruda; Whitaker e Ramos (2003) afirmam que os códigos de ética próprios de uma empresa têm caráter regulamentador (assim como o código das profissões o têm) e embora se apoie nos ideais, missão e visão da empresa, não é obrigatório mencionar esses conteúdos, “mas deve deixar claro o que é uma afirmação genérica e o que é uma afirmação de caráter regulamentador, à qual deve corresponder uma punição” (ARRUDA; WHITAKER; RAMOS, 2003, p. 65). Sobre esse aspecto destaca-se:

O Código de Ética tem a missão de padronizar e formalizar o entendimento da organização empresarial em seus diversos relacionamentos e operações. A existência do Código de Ética evita que os julgamentos subjetivos deturpem, impeçam ou restrinjam a aplicação plena dos princípios (MOREIRA, 1999, p. 33).

Grande parte das profissões possui seu próprio Código de Ética, de caráter regulamentador, cujo objetivo é proteger os profissionais, a categoria como um todo e as pessoas que dependem daquele profissional. É oportuno mencionar que:

O ato profissional é tão sério e relevante socialmente (pois compromete o conceito da profissão, a moral do profissional e o destinatário final do trabalho profissional, o cliente), que hoje saiu do mero controle da consciência ética de cada sujeito para receber controle externo da própria sociedade, destinatária maior desses serviços (SOUZA FILHO, 2004, p. 86).

Os autores Medeiros e Hernandes (2006) apontam que todos os Códigos de Ética Profissional preveem em seu texto alguns princípios como: honestidade no trabalho; lealdade perante a empresa; formação de uma consciência profissional; execução do trabalho no mais alto nível de rendimento; respeito à dignidade da pessoa humana; prezar pelo segredo profissional; discrição ao exercer a profissão; prestação de contas ao chefe hierárquico; observação das normas administrativas da organização; tratamento respeitoso e cortês aos colegas de trabalho, sejam os superiores, colegas ou subordinados hierárquicos; e apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão.

Foi nesse sentido que a União dos Sindicatos instituiu o Código de Ética Profissional destinado ao profissional de Secretariado Executivo, publicado no Diário Oficial da União (D.O.U.) de 7 de julho de 1989. Esse Código de Ética (BRASIL, 1989), é um dos instrumentos básicos para o direcionamento correto da atuação dos secretários executivos como profissionais competentes, confiáveis e eficazes. O seguinte autor descreve o Código de Ética do profissional de Secretário Executivo de modo conciso, porém fielmente estreito ao que este código preleciona:

Verificando o Código de Ética e Conduta da profissional podem ser identificadas as obrigações da secretária executiva em relação à postura ética, aos direitos e deveres que não devem ser apenas observados, mas analisados de forma a levar a secretária executiva ao caminho de uma reflexão sobre sua atuação profissional. Outra facilidade é que esse código dá todo amparo para que jamais haja conivência com ilegalidades. É importante mencionar também que antes de qualquer código de ética profissional e organizacional é necessário haver um conjunto de princípios, atitudes e comportamentos, que se poderia chamar de código de ética pessoal (valores individuais, religiosos e culturais que formam o caráter pessoal), o qual é fundamental para qualquer profissional (PINHEIRO, 2005, p. 76).

É de grande essencialidade que todos profissionais de Secretariado Executivo tenham o conhecimento da existência e do conteúdo do Código de Ética de sua categoria, tendo-o sempre em mãos, e relendo-o sempre que necessário. Esse Código de Ética serve

como parâmetro de autoavaliação profissional, pois a partir dele é possível identificar se o secretário está exercendo sua profissão de modo adequado e eficiente.

O profissional deve zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos deveres legais e morais.

Entende-se por sigilo a manutenção de um segredo que não pode e nem deve ser violado. Quando o sigilo é rompido, o segredo é consequentemente revelado a terceira pessoa, acarretando danos morais ou materiais para o seu titular.

“O segredo é o fato que se pretende desconhecido em nome da ordem pública, e sigilo é o meio, o instrumento de que se servem os interessados para manter íntegro o desconhecimento de tal fato” (ACQUAVIVA, 1995 apud BARROS, 1996, p. 17).

Uma vez definido o que se entende por sigilo, destaca-se o quanto este é de extrema importância no contexto profissional, independente da área ou função exercida.

Durante a execução de suas atribuições os profissionais/funcionários ficam expostos à informações sigilosas e restritas a um certo número de pessoas, seja advindas de um colega de trabalho ou até mesmo da organização a qual trabalha. Não se trata apenas de informações pessoais, íntimas, mas principalmente de documentos, arquivos, diálogos ou quaisquer outros tipos de informações privilegiadas as quais não devem ser divulgadas pelo profissional que teve acesso a ela. Muitas vezes o profissional se aproveita da confiabilidade que possui em seu ambiente de trabalho para ter acesso parcial ou total às informações sigilosas, e faz uso da má-fé, divulgando estas informações de forma indevida.

Essa divulgação não é permitida por questões éticas e legais, já que a violação do sigilo, e a posterior revelação do segredo prejudicarão em diferentes níveis (dependendo do grau de importância e sigilo da informação) as pessoas envolvidas, físicas e/ou jurídicas, titulares da informação privilegiada, taxada como segredo.

É no intuito de evitar a transgressão do sigilo profissional, um dos princípios éticos, que a maioria das profissões redige seu Código de Ética já prevendo em sua normatividade a não violação do sigilo, protegendo assim o titular deste, e mantendo seguras as informações e fatos conhecidos por meio da relação profissional.

A matéria de sigilo profissional tem fundamento em muitos dispositivos legais, em destaque, a Constituição Federal Brasileira (BRASIL, 1988), o Código Civil (BRASIL, 2002), o Código de Processo Penal (BRASIL, 1941), e o Código e Processo Civil (BRASIL, 1973).

A proteção legal dada ao sigilo é recepcionada pela Constituição Federal do Brasil de 1988, cujo objetivo é defender a liberdade individual e a personalidade moral do indivíduo, dando guarida ao pleno exercício de sua vontade. Portanto, a Carta Maior prevê no art. 5°, inciso XIV: “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional” (BRASIL, 1988).

Além da Constituição Federal, outro instrumento legal que garante a proteção ao sigilo, é o Código Penal Brasileiro. Na Parte Especial do mencionado Código, são previstos no art. 154, caput, que os crimes contra a inviolabilidade dos segredos, entre eles, a violação do segredo profissional: “revelar alguém, sem justa causa, segredo, de que tem ciência em razão de função, ministério, ofício ou profissão, e cuja revelação possa produzir dano a outrem” (BRASIL, 1940). O indivíduo que infringir esta norma, será sancionado com a detenção, no período de 3 (três) meses a 1 (um) ano, ou pagará multa.

No Código de Processo Penal (BRASIL, 1941), sedá o amparo ao instituto do segredo no art. 207, in verbis: “São proibidas de depor pessoas que, em razão de função, ministério, oficio ou profissão, devem guardar segredo, salvo se, desobrigadas pela parte interessada, quiserem dar seu testemunho”. No direito privado, o Código Civil Brasileiro (BRASIL, 2002) estabelece em seu art. 144 que “ninguém pode ser obrigado a depor de fatos, a cujo respeito, por estado ou profissão, deva guardar segredo”. No mesmo sentido, o Código de Processo Civil vigente prevê no art. 406, inciso II, que “a testemunha não é obrigada de depor fatos a cujo respeito, por estado ou profissão, deva guardar sigilo” (BRASIL, 1973).

Em regra, o sigilo profissional deve ser mantido, salvo raras exceções que implicam justa causa ou quando não há dano causado a quem teve o segredo revelado, assim, configurando a atipicidade do fato. O dano aqui referido pode ser econômico, moral, público, particular, individual ou familiar sofrido pelo interessado na mantença do segredo.