Cadastro de Empresas e Usuários no Sistema – Passo a Passo

O auxiliar de convênios é responsável por realizar o procedimento de cadastramento das empresas, pessoas físicas e usuários que demonstram interesse em participar dos programas disponibilizados pela Secretaria de Estado da Agricultura em parceria com a FECOAGRO.

O cadastramento no sistema tem início após o recebimento dos dados da empresa solicitante, como já abordado no item 4.2.1, e de posse dessas informações o responsável acessa a opção EMPRESA no menu cadastros (Figura 21) do sistema e na tela seguinte acessa a opção criar empresa (Figura 22).

Figura 21 - Menu cadastros

Figura 22 - Criar Empresa

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Ao clicar em criar empresa, é aberta uma tela onde são inseridos a razão social da empresa, o nome fantasia e a base do CNPJ (Figura 23), em seguida o responsável clica no botão criar.

Figura 23 - Dados iniciais da empresa

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Nesse momento o sistema libera itens (por meio de abas) para que sejam realizadas configurações no cadastro.

Na aba Relacionamento é selecionado o tipo de empresa a ser cadastrada (Figura 24), na aba Cargos são inseridos os cargos dos usuários que serão vinculados a essa empresa e na aba Filiais é liberada a opção criar filial que deve ser acessada para dar continuidade ao cadastro (Figura 25).

Figura 24 - Configuração do cadastro – definição do tipo de empresa

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Figura 25 - Configuração do cadastro – criação de filial

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Ao clicar em criar filial, a tela final de cadastramento é acessada (Figura 26), nela é necessário que seja inserido o complemento do CNPJ e se a empresa é matriz ou filial. Também devem ser inseridos o número de registro da inscrição estadual (IE), os dados de conta bancária e endereço atualizado e, por fim, os responsáveis legais da empresa são adicionados, no entanto essa etapa ocorre apenas depois que as pessoas vinculadas a empresa são cadastradas no sistema (cadastros de usuários).

Figura 26 - Configuração do cadastro – inserção de dados

Após finalizar essa etapa, há ainda duas configurações pendentes, a primeira é adicionar a empresa nos programas de subsídios que ela fará parte e a segunda é adicionar os municípios de atuação dessa empresa.

Para adicionar a empresa nos programas de subsídios o responsável acessa o menu cadastros e clica na opção Convênio-Distribuidores (Figura 27).

Figura 27 - Menu cadastros - Distribuidores

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

A tela de adicionamento nos programas é acessada e o usuário seleciona pela lista o programa em que a empresa será inserida (Figura 28).

Figura 28 - Adicionamento de empresa nos programas

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Após selecionar o programa, a tela final é acessada e a empresa é selecionada na coluna da esquerda e alocada na coluna da direita, por fim o responsável clica no botão Alterar (Figura

29). O processo deve ser repetido conforme a quantidade de programas que a empresa deseja participar.

Figura 29 - Adicionamento de empresa nos programas

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Nesse momento a empresa já está vinculada a um ou mais programas, mas resta estabelecer a sua área de atuação, portanto o responsável pelo cadastro acessa no menu Cadastros a opção Área de Atuação-Empresa (Figura 21).

Na tela seguinte o responsável seleciona a empresa pelo campo de pesquisa (Figura 30).

Figura 30 - Campo de pesquisa - Área de atuação da empresa

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Após selecionar a empresa são disponibilizados os municípios do estado em uma lista onde devem ser selecionados na coluna da esquerda aqueles onde a empresa atua e transferidos para a coluna da direita (Figura 31), ao final do procedimento o responsável clica em Alterar.

Figura 31 - Área de atuação da empresa - Municípios

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

O cadastro da empresa foi finalizado, no entanto falta adicionar os responsáveis legais e os operadores vinculados à empresa e que terão acesso ao sistema, para isso é necessário realizar o cadastro de usuários acessando no menu cadastros a opção Pessoa Física (Figura 32).

Figura 32 - Menu cadastros - Pessoa física

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Ao clicar em Pessoa Física, o sistema direciona para a tela de pesquisa de cadastros de pessoas físicas e o responsável clica em Criar Pessoa Física (Figura 33).

Figura 33 - Criar cadastro de pessoa física

Ao clicar em Criar Pessoa Física, a tela de cadastro é acessada (Figura 34), então o responsável pelo cadastro preenche obrigatoriamente todos os campos que estejam marcados com asterisco e seleciona a empresa em que o usuário será vinculado. Ao final do processo o responsável clica em Criar para confirmar os dados.

Figura 34 - Configuração de cadastro de pessoa física

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Após a confirmação dos dados, é liberada na tela a opção para criar o login e a senha de acesso do novo usuário cadastrado (Figura 35), essa opção é representada pelo ícone verde.

Também são liberadas as abas de endereço e a aba de Ativar/Inativar o usuário, o endereço é preenchido e o usuário ativado para que seja finalizado o procedimento de cadastro.

Figura 35 - Configuração de cadastro de pessoa física

Ao clicar no ícone verde o sistema direciona à tela de criação de login do usuário (Figura 36) onde é criado o login e a senha de acesso ao sistema. Após o preenchimento dos dados o responsável clica na opção Salvar.

Figura 36 - Configuração de cadastro de pessoa física – Login e senha de acesso

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

A partir dessa etapa o usuário já está cadastrado no sistema, mas ainda não está vinculado a nenhum programa (Exemplo: Sementes de Milho, Calcário via Cooperativas...), portanto, para finalizar o cadastro, o responsável adiciona o usuário nos programas, define o nível de acesso e habilita o seu login.

O passo seguinte é acessar a opção programas e escolher cada um dos programas passando o mouse sobre a pequena seta e confirmar, um por um, clicando em Adicionar (Figura 37).

Figura 37 - Adicionar usuário aos programas

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Por fim, o responsável pelo cadastro adiciona o usuário a um respectivo grupo de privilégios no sistema (essa etapa tem o objetivo de limitar cada usuário para suas respectivas funções), para isso o responsável clica em Inscrever Grupo Usuário (Figura 38) e é redirecionado para a tela de Inscrição em Grupos (Figura 39) onde seleciona os grupos aos quais deseja adicionar o usuário e clica em Salvar.

Figura 38 - Inscrever usuário nos grupos de acesso

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

Figura 39 - Inscrever usuário nos grupos de acesso

Fonte: Print retirado do sistema da empresa.

O detalhamento dos grupos de usuários e os seus respectivos códigos podem ser vistos no Quadro 10.

Quadro 10 - Grupos de usuários e descrição.

Fonte: Autoria própria, baseado em informações coletadas na empresa.

O processo é finalizado com a ativação do usuário no sistema ao acessar a aba Ativar/Inativar, sendo que após a ativação o usuário é habilitado a utilizar o sistema para dar sequência nos procedimentos das fases pré-operacional e operacional dos programas.

4.3.2 Aplicação do diagrama de Ishikawa e da técnica 5W2H no procedimento de