CADEIA DE PRESERVAÇÃO

O InterPARES 2 Project (2008), no documento “Diretrizes do produtor” traz um conjunto de diretrizes que fornecem recomendações para a produção e manutenção de materiais digitais confiáveis, bem como de documentos arquivísticos em caráter particular e que necessitam ser mantidos autênticos e preservados ao longo do tempo.

O documento compreende, inclusive, que há alguns propósitos que necessitam ser cumpridos, tais como a confiabilidade, a acuraria, a autenticidade, a autenticação. A confiabilidade, segundo o InterPARES 2 Project (2008, p. 3), diz respeito à credibilidade de um determinado material digital enquanto o seu conteúdo ou a declaração de um fato, sendo estabelecida “com base na completeza e acurácia do material, e no grau de controle exercido no processo de sua produção”.

Já a acurácia, corresponde, sendo o InterPARES 2 Projec (2008, p. 3), ao “grau de precisão, correção, verdade e ausência de erros e distorções existentes nos dados contidos nos materiais”.

O InterPARES 2 Project (2008) define a autenticidade como sendo a capacidade de os materiais serem o que são, sem quaisquer adulterações ou corrompimentos, sendo necessário, para tanto, a definição e conservação da identidade dos materiais, bem como a proteção de sua integridade.

A autenticidade, segundo o InterPARES 2 Project (2008, p. 3), é a “declaração da autenticidade, resultante da inserção ou da adição de elementos ou afirmações nos materiais em questão, e as normas que a regulam são estabelecidas pela legislação”.

Para tanto, o documento adverte uma sequência lógica de dez mandamentos essenciais para a preservação digital, no âmbito do produtor, sendo:

a) selecione hardwares, softwares e formatos de arquivo que ofereçam as melhores expectativas de garantia de que materiais digitais permanecerão facilmente acessíveis ao longo do tempo;

b) certifique-se de que os materiais digitais mantidos como documentos arquivísticos são estáveis e fixos tanto no conteúdo quanto na forma; c) certifique-se de que os materiais digitais estão identificados

adequadamente;

d) certifique-se de que os materiais digitais carregam informações que ajudarão a verificar sua integridade;

e) agrupe os materiais digitais de forma lógica;

f) utilize técnicas de autenticação que favoreçam a manutenção e a preservação dos materiais digitais;

g) proteja os materiais digitais de ações não autorizadas;

h) proteja os materiais digitais de perdas acidentais e corrupção; i) previna-se contra a obsolescência de softwares e hardwares; j) considere os aspectos relacionados à preservação em longo prazo.

O InterPARES 2 Project (2007b), no documento “Diretrizes do preservador” traz uma relação de recomendações aos grupos responsáveis pela preservação a longo prazo de documentos arquivísticos digitais. O objetivo do documento é enfatizar algumas áreas que são especialmente relevantes à preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos, e que demonstraram serem muitas vezes negligenciadas, por incluir, de forma apressada, documentos arquivísticos digitais em repositórios de arquivo.

Gerenciar a estrutura da cadeira de preservação é o primeiro aspecto apontado pelo documento. Segundo o InterPARES 2 Project (2007b) a estrutura inclui todos os elementos de política, estratégia, metodologia e demais outros que se fizerem necessários para o gerenciamento de documentos digitais. A definição do escopo e objetivos, bem como aquisição de recursos - optando por novos ou redistribuindo recursos financeiros, bem como contratando recursos externos são essenciais para que haja uma estrutura adequada para o processo de preservação digital.

O documento adverte uma situação bastante delicada, que é muito comum nas organizações atuais, com o uso da digitalização de documentos como ferramenta para a preservação do acervo. A advertência está no fato de que é mais vantajoso despender mais energia na preservação dos documentos arquivísticos digitais do que digitalizar documentos em suportes convencionais, já que eles sobreviverão sem a digitalização.

A orientação de empregados, colaboradores e demais grupos de interesses específicos ou público em geral sobre a responsabilidade do preservador é outro ponto presente na estrutura.

A preocupação quanto ao ambiente de elaboração e manutenção de documentos deve seguir um roteiro que permita satisfazer os padrões dos requisitos de referência para apoiar a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais, que neste caso é também um documento elaborado dentro do InterPARES 1

Project (2001).

É essencial que o preservador, segundo o documento, estabeleça um controle da transferência, manutenção e reprodução de documentos arquivísticos, de tal forma que possam incluir procedimentos e sistema(s) usados para a transferência dentro da organização ou determinado programa, garantindo a identidade e integridade dos documentos arquivísticos.

Implementação de estratégias de manutenção é o último tópico do aspecto da estrutura, incluindo distribuição de responsabilidades, provisão de infraestrutura técnica adequada, plano de manutenção, suporte e substituição do sistema, plano para a transferência regular de documentos arquivísticos para outras mídias de armazenamento, dentre outros.

O segundo aspecto do documento corresponde à avaliação de documentos para a preservação permanente, considerando o uso da tabela de temporalidade e destinação de documentos, como parte do processo de gestão de um sistema de

manutenção de documentos. Nos casos de ausência do instrumento avaliativo é importante que haja pelo menos uma determinação quanto aos documentos arquivísticos que necessitam alcançar uma destinação.

O documento é categórico quando diz que é imprescindível que a avaliação documental seja realizada o mais breve possível, pois contribui para que o processo de preservação dos documentos com longo prazo tenha sucesso.

A localização da existência dos múltiplos proprietários dos componentes intelectuais de uma entidade digital, como também a verificação da autenticidade, como parte do processo de avaliação documental são outros pontos essenciais que o documento preconiza. Monitorar os documentos identificados para preservação de longo prazo, como a atualização da avaliação são partes integrantes do processo.

A identificação dos componentes digitais é outro ponto bastante importante trazido pelo documento. Corresponde dizer que o preservador deve se preocupar em preservar todos os componentes integrantes do documento digital. Um exemplo que o documento dá é de determinado documento digital que só consegue ser lido se as partes que o compõe (conteúdo e fonte) sejam preservadas, a fim de que o software exiba o conteúdo do arquivo de texto e encontre a biblioteca de fontes correta.

Que técnicas serão utilizadas para preservar é um ponto essencial da análise feita pelo preservador, como constata o documento, pois as diferentes estratégias podem contribuir com o aumento ou redução de custos, produzindo resultados adversos. Optar pela estratégia mais adequada é essencial para o desenvolvimento de ações de preservação.

O terceiro aspecto que o documento propõe é de receber os documentos arquivísticos que foram selecionados para a preservação permanente, tendo como maior objetivo a autenticidade e a acessibilidade contínua desses documentos arquivísticos, pois esse movimento de custódia do produtor para o preservador é bastante crítico e deve ser feito com cuidado.

A proposta do documento é que o preservador consiga desenvolver um plano compartilhado para a transferência, pois qualquer ação que não foi planejada entre as partes, tal como o formato lógico e físico, usados para o recebimento dos dados o procedimento deve ser revisto, de tal forma que não haja perda de dados no processo. Dentre outros tópicos o documento prossegue indicando que dois outros aspectos são essenciais para que haja a preservação digital, que é a preservação dos documentos arquivísticos recebidos, mantendo-se os dados com um custodiador

confiável em um sistema que permita a confiabilidade do processo de preservação, e o acesso aos documentos arquivísticos, mostrando a importância em se manter a acessibilidade contínua como parte do processo arquivístico e componente essencial da cadeia de preservação.

Neste capítulo foi abordado sobre a cadeia de custódia e a cadeia de preservação, especialmente no que tange aos documentos arquivísticos digitais. O próximo capítulo será abordado sobre Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis, ou RDC-Arq.

Neste capítulo será abordado aspectos conceituais e requisitos para um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) a partir de referenciais teóricos da arquivística contemporânea.