CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Classificação, segundo Schellemberg (1959), compreende “a criação de um sistema de classes dispostas em determinada ordem, segundo a qual se possam agrupar os documentos e a localização dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema”. (p. 26). Ainda segundo o autor o termo deve ser somente aplicado ao processo que trata da ordenação dos documentos de caráter corrente e não àqueles considerados “não correntes” e que foram transferidos para um arquivo.

O Conselho Internacional de Arquivos (1984) define a classificação enquanto aquela ação de analisar e determinar o assunto de um determinado documento, escolhendo a categoria do assunto ao que ele pertença, atribuindo-lhe código para fins de recuperação futura.

Heredia Herrera (1991) compreendia o termo Classificar enquanto “separar ou dividir um conjunto de elementos estabelecendo classes ou grupos” (p. 263), distinguindo a classificação, em sua totalidade, do processo de ordenação, que era realizada sobre os documentos de cada série.

Gonçalves (1998) relembra que a operacionalização do trabalho de classificação, ou seja, o procedimento técnico de execução dessa atividade alcança, por tanto, os tipos documentais, pois é neste momento em que eles são identificados e articulados entre si. Ou seja, o processo de trabalho da classificação é compreender as tipologias documentais e a ligação que há entre elas, em razão daquilo que as gera, que é a atividade, no âmbito orgânico.

Já Couture (1999) descreve a classificação enquanto processo intelectual de identificação e de agrupamento, de forma sistêmica, de elementos que se

assemelham, com base em suas características comuns “que podem ser seguidamente objeto de uma diferenciação se a quantidade a exige”. (p. 18)

Durante muito tempo o conceito de classificação na Arquivística, segundo Sousa (2004), foi moldado e fundamentado em aspectos artificiais sem estarem ligados ao um saber científico, a um método, apesar do conceito não ser estranho à literatura arquivística.

A classificação, conforme retrata Sousa (2004) aparece na literatura desde o século XVII, com o surgimento dos primeiros manuais com normas escritas e os primeiros elementos de uma doutrina nessa área são encontrados na obra De Re

Diplomática, do então Jean Mabillon, em 1861.

A obra De Re Diplomática propôs um “método sistemático de investigação para determinar os fatos e eventos nos quais os documentos se inseriam e não noções sobre organização ou descrição”. (SOUSA, 2004, p. 13)

Cook (2012), ao dialogar sobre o princípio da proveniência, grande marco na Arquivística clássica que contribuiu para o entendimento e direcionamento da classificação documental, traz uma perspectiva diferenciada quando da mudança de formatos de trabalho, saindo do velho conceito vertical para o horizontal.

A perspectiva trazida pelo autor corrobora para a mudança na forma de interpretar a proveniência não mais em termos de estruturas administrativas, mas agora na função da criação dos documentos e suas variadas relações de uso original e contínuo. (COOK, 2012)

Baseado nisso, Cook (2012) corrobora a ideia, dizendo que

O foco do princípio de proveniência se deslocaria para a função, atividade, discurso e comportamento, ao invés de, como no passado, permanecer centrado nas estruturas, cargos, mandatos e origem. Este fato abre a possibilidade de apresentar múltiplas origens e múltiplas ordens para situar os documentos ao invés de permitir uma única perspectiva. (p. 146)

Cook (2012) compreende que essa proveniência, caracterizada por ele como “funcional” - e que vários outros autores passaram a compreendê-la como proveniência pós-custódia, ou pós-moderna ou funcional -, consegue refletir a realidade dos documentos em seus variados contextos e histórias que se relacionam, em um formato que permita uma constante evolução, ao invés de ordenações hierárquicas e fixas.

Ao ser questionado sobre como o autor definiria a proveniência no contexto atual, Cook (2012) afirma que ela foca no contexto das funções, processos e atividades que são desenvolvidas por pessoas, grupos ou organizações que geram documentos, seja dentro ou por meio de organizações e vidas pessoais, em um constante processo evolutivo.

O autor conclui a linha de raciocínio, dizendo que a proveniência, no contexto atual,

[...] está ligada virtualmente, através de múltiplas relações, fluídicas e dinâmicas, entre a criação ou atividades de criação e o documento resultante e sua suas diversas audiências. Proveniência liga documentos a estas relações multifuncionais e de atividade, em vez de ao seu lugar estrutural de origem. (COOK, 2012, p. 147)

Baseando-se nas perspectivas trazidas pelos autores sobre a classificação, sigamos para a análise e reflexão do instrumento de gestão de arquivo que contribuirá para que o processo de organização documental possa se dar de forma efetiva nas organizações.

A finalidade de um sistema de classificação, conforme elucida Couture e Rousseau (1982), é de conseguir agrupar os documentos com base em uma determinada estrutura, devendo sempre levar em consideração o valor dos documentos, sendo sempre mais relevante a sua adoção quando maior for o valor dos documentos. Além dessa grande qualidade, Couture e Rousseau (1982) trazem outras, tais como: toda estrutura deve considerar as características dos documentos, sua frequência de consulta, o volume e a homogeneidade dos documentos, bem como a complexidade das atividades que o geraram, a integridade do sistema, refletindo todos os documentos de arquivo produzidos e acumulados pela instituição, a simplicidade do sistema, flexibilidade, a lógica e a padronização do sistema.

O Plano de Classificação, segundo a perspectiva Canadense, é compreendido como uma estrutura que possui uma hierarquia e uma lógica capazes de estabelecer uma classificação, ordenação e recuperação das peças do arquivo ou dos conjuntos documentários, sendo geral quando consegue reunir todos os documentos de um serviço de arquivos ou específico quando possibilita a divisão dos documentos de um determinado fundo. (ARQUIVES NATIONALES DU QUÉBEC, 1996)

Gonçalves (1998) compreende que a estrutura de um Plano de Classificação deve levar em consideração algumas qualidades: simplicidade, flexibilidade e expansibilidade.

A simplicidade leva em consideração a clareza em que o instrumento espelha o conjunto de atividades desenvolvidas pela organização, facilitando o processo de classificação por parte das pessoas envolvidas.

A flexibilidade, tal como é bastante observada por vários autores, corresponde à facilidade de acréscimos de unidades de classificação sem que afete a estrutura do instrumento de classificação.

A expansibilidade é um requisito bastante oportuno quando da elaboração/ previsão das estruturas de classificação, pois quanto mais complexa for a organização maior será a possibilidade de se optar por uma estrutura que possibilidade a expansão das unidades de classificação.

Sousa (2004) afirma que “É consenso entre os autores que trataram ou abordaram o problema da organização de documentos arquivísticos que a classificação para se realizar, para se materializar necessita de um instrumento”. (p. 35)

Este instrumento, por sua vez, compreende o arcabouço teórico e metodológico para que o processo de organização de documentos possa ser efetivo e distante do empirismo moderno, reduzindo o risco da perda de informações relevantes à instituição, em razão da preservação e eliminação equivocadas.

Conforme o Arquivo Nacional (2005a), um Plano de Classificação consiste em um

Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. (p. 132)

Segundo Schellemberg (2006), os métodos de classificação podem ser divididos em três tipos: o método funcional, o método organizacional e o método por assunto.

O método funcional leva em consideração o agrupamento de documentos semelhantes em razão das atividades geradoras, que, por sua vez, só podem ser desenvolvidas em razão de uma função e/ou subfunção organizacional. Esse método

geralmente é utilizado pelas organizações que são conduzidas em razão de suas funções, sendo natural o desencadeamento de processos de trabalho.

O método organizacional tem como ponto de partida a própria estrutura ou organograma da instituição, e é mais efetivamente utilizada quando a organização é estável e suas funções e processos administrativos sejam bem definidos.

O método por assunto, diferentemente dos outros dois métodos, leva em consideração a existência de numerosas pastas de referência e informações, que, em razão da sua elevada especialização em relação a determinados assuntos ou de referência, conforme elucida Schellemberg (2006).

Sousa (2009) divide o processo classificatório em duas partes, a intelectual e a física. “A parte intelectual se refere à classificação propriamente dita (processo mental de estabelecimento de classes) e à ordenação (a disposição dos documentos nas classes estabelecidas)”. (p. 85-86)

As duas concepções parecem bastante semelhantes. No entanto, Sousa (2009) propôs um estudo e reflexão sobre a construção de um novo marco referencial para o entendimento e tratamento da classificação dos documentos arquivísticos, fortalecendo os alicerces da arquivística contemporânea como integrante das Ciências da Informação.

Sousa (2009) atribui a Classificação como parte fundamental ao processo de organização física e lógica dos acervos documentais e que está aliada intrinsecamente ao processo de avaliação documental.

Tomando por base essa reflexão, Sousa (2009) propôs uma estrutura que possibilitasse o uso adequado da classificação, a partir de princípios básicos, como “a classificação é uma representação da realidade e, como tal, uma aproximação. É necessário, entretanto, definir níveis de tolerância quanto à determinação”. (SOUSA, 2009, p. 115)

Ou seja, a partir dessa perspectiva apresentada por Sousa (2009), percebe-se que não há unidades de classificação específicas para toda e qualquer tipo de informação produzida e/ou acumulada pela organização, resultando no uso de “válvulas de escape”, no uso de unidades de classificação para documentos ou informações diversas. No entanto, seu uso é extremamente perigoso e deve ser utilizado somente nas exceções.

Por outro lado, um instrumento de classificação não deve ser provisório ou obedecer a um esquema estrutural que possibilite mudanças constantes, ou seja, não

deve seguir o uso de organogramas institucionais como modelo de estrutura de classificação, exceto nos casos em que essa estrutura seja funcional.

No que se refere ao objetivo, Sousa (2009, p. 115) diz que “a classificação persegue um fim, um objetivo, uma finalidade”. O objetivo dessa perspectiva, talvez seja de facilitar a recuperação da informação, do resgate de uma memória institucional, no entendimento sobre uma estrutura de funcionamento de uma organização, em contexto histórico, etc.

Outro princípio abordado por Sousa (2009, p. 115) é que “a classificação em arquivos presume um agente classificador, que é o arquivista”. Ou seja, infere-se que Sousa (2009) traz esse enfoque para mostrar que o instrumento de classificação seja resultado de uma estrutura de classificação desenvolvida por um arquivista, mas que possibilite o fácil entendimento dos usuários.

Segundo Sousa (2009) a classificação tem por trás um mecanismo classificador que executa as operações necessárias (denominação, proliferação, derivação, linearidade, regularidade e simetria, de circularidade, de hierarquia e subordinação). Infere-se, a partir desse entendimento, que a estrutura do plano de classificação deve possuir uma lógica quanto aos critérios relacionados à nomenclatura das unidades de classificação, com base no funcionamento das unidades, na hierarquia ou níveis de classificação, permitindo a subordinação e detalhamento de agrupamentos, quando necessário.

Outro princípio importante que Sousa (2009, p. 116) discute é que “a classificação necessita de um princípio de classificação ou de divisão estabelecido pela finalidade e pelas características e relações dos objetos”.

Sousa, (2009) mostra que o princípio da classificação é natural quando é o mais adaptado (aproximado) ao conjunto documental. Essa reflexão é uma das mais importantes no que se refere à representação do Plano em relação ao acervo documental, haja vista que alguns instrumentos são desenvolvidos somente com base em interpretações sobre a estrutura de uma determinada instituição, o que pode ser perigoso no que se refere ao desenvolvimento do processo de classificação dos conjuntos documentais existentes, favorecendo a perda de informações e às classificações equivocadas.

Outro princípio está relacionado com o fundamento da divisão, que deve se manter inalterado para todas as divisões realizadas no mesmo nível, ou seja, deve-se utilizar um único princípio de classificação de cada vez. (SOUSA, 2009). A partir dessa

análise, infere-se que para haver uma divisão de unidade de classificação é importante que esse princípio se mantenha inalterado no mesmo nível que ele foi atribuído, sem misturar diversos princípios de divisão no mesmo nível.

Dentre outros princípios, a classificação, por sua vez, ainda carece de referenciais teóricos quanto à sua aplicabilidade no contexto das organizações modernas para contribuir efetivamente ao processo de tratamento da informação.

A classificação aparece como uma preocupação há vários anos. A importância apontada pela literatura da área não teve, no mesmo nível, o estabelecimento de um instrumental teórico-metodológico consolidado. Fala- se e trabalha-se com classificação sem agregar o desenvolvimento desse conceito proporcionado pela Filosofia e pela Teoria da Classificação. Apresenta-se o caminho sem discutir os meios necessários para percorrê-lo. (SOUSA, 2009, p. 79)

A classificação, por tanto, carece, como apresentado por Sousa, de um referencial teórico que a eleve enquanto parte fundamental do processo de tratamento da informação arquivística, para que ela não seja absorvida pelo praxismo ou noções meramente intuitivas do fazer arquivístico, transpassando o limite entre a prática e a teoria.

Partindo-se do pressuposto que a classificação auxiliará no processo de organização dos documentos arquivísticos, segue a reflexão sobre arranjo físico e quadro de arranjo sob a perspectiva do patrimônio documental arquivístico enquanto arquivos permanentes.