PROCESSO DE S&OP
É essencial avaliar a eficácia do processo de S&OP, principalmente em implantações recentes, a fim de identificar e tratar os aspectos que não estão de acordo com a literatura. Desta forma, será possível obter resultados cada vez melhores.
O modelo escolhido para avaliar o processo de implantação do S&OP é a avaliação feita por Pandim (2010) com algumas adaptações de modo que a análise fique mais claro para identificar algum possível gap e enxergar da melhor maneira o nível em que o S&OP se encontra. As adaptações realizadas no modelo foram:
1- Aplicação de questionários nas empresas - A forma de aplicação dos questionários difere de Pandim (2010) em vários aspectos. Embora o autor tenha utilizado o questionário em várias empresas e tenha obtido uma resposta de uma pessoa em cada empresa, este trabalho foi realizado apenas numa empresa. Existem questionários diferentes para cada etapa do S&OP. Porque existem pessoas que participam de etapas diferentes do processo e o questionário foi enviado para todos os envolvidos no processo.
2- Etapas do S&OP abordadas – as etapas foram adaptadas às etapas já implementadas na empresa.
3- Utilização de todos os FCS - A pesquisa de Pandim (2010) usa somente 10dos 18 fatores-chave de sucesso, e esses fatores de sucesso vêm de recursos de pesquisa, como livros, artigos de periódicos, artigos e capítulos de livros. Por outro lado, este estudo de caso utilizou 18 FCSs, os quais foram acordados entre o autor e o chefe do S&OP da empresa em estudo. Na decisão de não excluir quaisquer fatores-chave de sucesso, tem-se em consideração a importância da análise do serviço, essencial para uma análise exaustiva da implementação da ferramenta na empresa.
4- Escala utilizada no modelo - Embora Pandim (2010) utilize uma escala de 1 a 10 para avaliar as opiniões dos respondentes em todo o questionário, este estudo de caso utiliza a escala Likert em cinco posições (1932), a pontuação
varia de 1 a 5. Além disso, uma opção SR (Sem Resposta) foi adicionada, conforme mostrado abaixo:
1- Sem importância / Não atende 2- Pouca importância / Atende pouco
3- Importância intermediária / Atende parcialmente 4- Muita importância / Atende muito
5- Extrema importância / Atende totalmente SR- Sem Resposta
A introdução da opção “Sem Resposta” nas alternativas tem dois objetivos principais: verificar se a pessoa a ser entrevistada realmente compreende a pergunta a ser respondida; se não houver um consenso sobre os seguintes tópicos, permita que escolha uma opção: a dada questão. Portanto, se o funcionário não tiver certeza de responder a alguma dúvida, ele pode escolher este método alternativo, de forma que não afetará o resultado da pesquisa.
A escala Likert é um dos modelos mais comumente usados que os pesquisadores tentam medir as atitudes humanas no contexto da ciência comportamental. Sua principal vantagem é a facilidade de manuseio e a resposta do respondente. Em comparação com uma escala de 1 a 10, a escolha de cinco alternativas diferentes reduz a possibilidade de indecisão.
5- A Nota Final da implantação do S&OP – Pandim (2010) utiliza a estala entre 0 e 10, logo, a classificação ficaria com parâmetros entre 0 e 10, sendo substituídos pelos valores informados no quadro 5:
Quadro 5: Conversão de escalas
Classificação Limites (Escala 0 a 10) Limites (Escala 1 a 5) Inferior Superior Inferior Superior
Insatisfatório 0,00 2,49 1,00 1,99
Regular 2,50 4,99 2,00 2,99
Satisfatório 5,00 7,49 3,00 3,99
Excelente 7,50 10,00 4,00 5,00
Fonte: criação própria
Os 18 principais fatores de sucesso propostos por Pandim (2010) e mencionados anteriormente estão relacionados à fase de S&OP da empresa. Os gestores do ciclo de S&OP da empresa analisada, a partir de sua perspectiva, associam cada FCS ao seu estágio aplicável e fornecem uma base de orientação para cada questionário desenvolvido. Portanto, o seguinte modelo S&OP - FCS relacionado aos diversos estágios da empresa - é proposto conforme mostrado no quadro 6.
Quadro 6: FCS Relacionado às etapas da S&OP
Fatores Críticos de Sucesso / S&OP
16- Análise de desempenho passado X X X X
17- Acompanhamento do fluxo de
informações X X X X
18- Definição de horizonde de
planejamento X X
Fonte: Adaptado de Pandim
4.1.1 Questionários
O questionário baseia-se basicamente na correlação entre os principais fatores de sucesso e as etapas do ciclo de S&OP. Inicialmente, costuma-se avaliar a importância de cada fase do ciclo para que cada respondente defina sua própria visão a partir da visão de todo o processo, mesmo que não esteja envolvido em todas as fases. Além disso, os participantes também avaliaram a conformidade com os seis macro-objetivos do S&OP para concluir a análise geral da eficácia pós-implantação. Após esse estágio de generalização, os participantes responderão apenas às perguntas relacionadas ao estágio em que estão participando, garantindo assim que as visões relacionadas ao processo sejam analisadas de forma justa apenas para os tópicos de seu conhecimento.
O questionário dividido por fases pode ser encontrado no Apêndice A. Para disponibilizar a pesquisa a todos os envolvidos, ela foi criada em um formulário do Google. Desta forma, você não precisa se encontrar pessoalmente e não necessita de usar papel para realizar, simplificando, assim, o processo de resposta e análise de dados.
4.1.2 Levantamento e análise de dados
Na empresa, um questionário de pesquisa foi realizado separadamente para os responsáveis de cada etapa do S&OP. O motivo dessa divisão é que o questionário é construído a partir da relação entre os fatores-chave e cada etapa, o que evita que pessoas que não estão envolvidas em nenhum processo respondam perguntas que não estão em sua área de atuação. Para os colaboradores da empresa participantes nas múltiplas etapas do S&OP, será enviado um questionário correspondente à etapa em que o S&OP está inserido. O quadro 7 mostra o número de pessoas que participam do processo de S&OP da empresa.
Quadro 7: Participação no S&OP da empresa por colaborador
Já o próximo quadro, distribui esses colaboradores de acordo com as etapas do S&OP na companhia, levando em consideração que um colaborador pode participar de mais de uma etapa do processo.
Quadro 8: Etapas do S&OP com seus responsáveis
Etapas / Cargos Entrevistados
Estagiário Analista Coordenador Gerente Diretor Total
Levantamento de dados 1 1 1 3
Primeiramente, espera-se que os entrevistados apontem a importância de cada fator para a etapa correspondente a partir de suas visões. Quanto ao nível de serviço, as medidas de resposta devem ser adaptadas na medida em que cada fator na fase envolvida é atendido.
Portanto, é possível determinar a visão de cada participante sobre a implementação do processo de S&OP da empresa e, com base na análise das respostas e verificação dos resultados (conforme sugerido por Pandim (2010), definir em que nível se encontra o processo.
Com base no produto da média aritmética da Nota de Atendimento (NA) e o peso atribuído ao FCS, foi analisada a resposta de cada FCS. O peso é definido de acordo com a Fórmula 1:
Fórmula 1: Definição de Pesos 𝑃𝑒𝑠𝑜(𝐴) =𝐺𝐼(𝐴)
∑𝐺𝐼
Sendo GI a média aritmética do grau de importância
O quadro 9 mostra o método adotado para realizar o cálculo.
Quadro 9: Exemplo de cálculo para análise dos resultados
FCS Grau de Importância Nível de Atendimento 1 2 3 4 5 SR 1 2 3 4 5 SR GI NA PESO NOTA
A 0 5 3 0 4 2 3 3 0 4 2 2 3,3 2,9 31,7% 0,9
B 0 1 4 0 8 1 0 0 6 2 6 1 4,2 4,0 40,6% 1,6
C 3 3 1 3 2 2 4 1 0 6 2 0 2,8 3,1 27,7% 0,9
TOTAL 3 9 8 3 14 5 7 4 6 11 10 3 3,4 3,3 100,0% 3,4 Fonte: criação própria
Este cálculo é realizado para cada etapa, para que o nível relacionado à percepção do participante possa ser definido conforme as escalas previamente definidas.
Além disso, a média dos resultados das etapas é a base para definir o nível global de implementação do processo.
Para os objetivos, é analisado de forma semelhante com base no valor médio da resposta a cada objetivo, de forma que, de acordo com a escala, haja uma visão geral de que as alterações realizadas atenderam aos objetivos vindos da literatura mencionados anteriormente.
A partir dos resultados apresentados, são pontuadas as oportunidades de melhoria, com o objetivo de atingir gradativamente um nível de excelência no processo, resultando em resultados mais satisfatórios.
4.1.3 Análise de Indicadores-Chave de Desempenho – KPI
Avaliar indicadores de desempenho relacionados ao S&OP é uma forma de verificar se os resultados esperados são consistentes com o que vem sendo observado na
empresa. Portanto, a fim de analisar as melhorias ocorridas desde o início do processo, alguns indicadores foram propostos e analisados. Todos os dados são expressos em percentagem, o objetivo é manter o sigilo do valor absoluto da empresa.
De fevereiro de 2020 (quatro meses antes da implantação do processo) a dezembro de 2020 (seis meses depois), foram selecionados alguns indicadores analisados e calculados no ciclo de S&OP da empresa para monitorar e analisar o cumprimento das metas. Portanto, é possível entender o que precisa ser revisto e se os resultados obtidos atendem às expectativas da organização.
A companhia em estudo utiliza os seguintes KPIs:
• Forecast Accuracy (acuracidade da previsão);
• Fill Rate;
• Ruptura;
• Nível de estoque (R$);
• Cobertura de estoque;
• Atendimento da produção;
Os KPIs estão contemplando 4 meses antes do processo e 6 meses após o mesmo, para serem identificados os efeitos do processo porque para alguns indicadores a mudança pode não ser imediata.