Durante a realização das entrevistas com os gerentes, ambos deixaram clara a inexistência de treinamentos aos novos funcionários da Ufes, fato pelo qual também passaram quando assumiram o cargo na universidade. Há a necessidade de capacitação sobre a normativa que rege o serviço público, que tem especificidades e procedimentos diversos da iniciativa privada, ainda que prevaleçam os critérios técnicos.
Além disso, torna-se necessária em uma segunda etapa de ambientação, a aquisição de programas de informática que facilitam a execução dos projetos de Arquitetura e Engenharia, orçamentos e documentos complementares e o aporte no treinamento para sua utilização, que passa pela implantação de uma rede de dados, da sistematização dos procedimentos, com o
objetivo de padronização e registro da metodologia visando priorizar os investimentos nos recursos humanos (formação, comunicação, motivação e informação). Isso seria possível por meio de programas de treinamento e reciclagem, bem como a utilização de conceitos de gestão da qualidade, que consiste principalmente em atender às expectativas do cliente e às necessidades do usuário.
De acordo com Tachizawa e Andrade (1999, p. 231):
A análise do cargo determina os tipos de habilidades, conhecimentos, atitudes e comportamento, bem como as características de personalidade requeridas para o desempenho eficaz das atividades inerentes ao posto de trabalho. Dessa forma, é possível identificar necessidades de treinamento pela simples comparação entre os requisitos exigidos pelo cargo e as habilidades atuais de quem o exerce, representadas pela discrepância eventualmente apresentada.
E ainda, segundo o que foi depreendido no estudo de caso sugerem-se prioritariamente treinamentos em coordenação de projetos e procedimentos de gestão visando dotar os profissionais da Ufes de uma visão sistêmica do processo. Isso contribuirá para administrar informações, propor soluções integradas e otimizar a interação entre as equipes de projeto e execução.
6 CONCLUSÕES
A presente pesquisa teve como objetivo propor ações visando à estruturação e aprimoramento do gerenciamento das Fases Preliminar e Interna do Processo Licitatório de edificações da Ufes por meio da aplicação da metodologia de Gestão de Projetos. Para tanto, o estudo de caso na Ufes acompanhou o desenvolvimento das etapas desde a solicitação até o processo licitatório para a execução de obras, através do conhecimento acerca da legislação e assuntos relacionados ao tema obras públicas, com foco na área de planejamento, mais especificamente na elaboração de projetos e documentos afins em Arquitetura e Engenharia. Considera-se que o objetivo foi alcançado, pois o entendimento sobre a situação da Gestão de Projetos praticada na Ufes, tendo como base os cinco grupos de processos e as dez áreas de conhecimentos, descritas no PMI (2013) e cujas informações foram obtidas por meio do estudo de caso, permitiu o mapeamento da situação atual, o conhecimento sobre o processo e a proposta de fluxograma para o estado futuro (conforme os Apêndices H e I).
A análise dos dados estudados na pesquisa de campo mostrou que não existe um processo de Gestão de Projetos sistematizado na Ufes com foco no gerenciamento das atividades das fases Preliminar e Interna da licitação visando à execução de obras e serviços de Arquitetura e Engenharia. Os procedimentos de gestão não são padronizados, são executados por meio de projetos e documentos que não atendem a um plano de diretrizes específicas. A formalidade percebida no processo está diretamente relacionada às exigências legais dos órgãos de controle.
Nota-se que até então os profissionais de Arquitetura e Engenharia não conheciam o processo das fases Preliminar e Interna do procedimento licitatório de obras em sua totalidade. Isso contribuiu sobremaneira para os entraves observados durante o período do Reuni, quando a universidade não estava preparada para atender a demanda elevada por projetos e obras na universidade. Fato que gerou grandes impactos administrativos, visto que as metas do Programa Reuni não eram alcançadas no tempo previamente estabelecido. Na verdade, os problemas já existiam, mas o impacto não era percebido porque as necessidades de infraestrutura física não eram tão veementes como aconteceu durante o Reuni.
Como principal ponto a destacar na Gestão de Projetos praticada na Ufes está a ausência do planejamento antes das ações. A ação ocorre quase que simultaneamente ao “planejamento”, de forma que informações relevantes não são consideradas e no curso da execução surgem os
problemas e estes demoram a ser resolvidos, aumentando-os consideravelmente nas fases posteriores.
Fato que deve ser considerado é o conhecimento da equipe acerca da existência do problema e da vontade de que as questões sejam estudadas e resolvidas de forma que os profissionais possam apresentar um trabalho de maior qualidade para a comunidade. Isso é um fator positivo e que certamente contribuirá para o processo de implementação de mudanças.
Espera-se que as propostas feitas aqui se apresentem úteis para direcionar a reestruturação do processo de projetos de Arquitetura e Engenharia na Ufes, colaborando para os procedimentos decisórios na fase de planejamento e de projetos de Arquitetura e Engenharia, na comunicação entre todos os envolvidos, visando à melhoria da gestão, da produtividade e da qualidade do objeto obra. Almeja-se ainda que, as diretrizes orientem tanto a gestão no nível estratégico e tático, produzindo efeitos operacionais positivos e permitam uma reflexão sobre a estrutura organizacional que mais favoreça o desenvolvimento de Projetos na universidade. A maior mudança esperada da instituição é um planejamento institucional para a área de infraestrutura física alinhada às metas do PDI. De modo que a maioria dos Projetos seja desenvolvida a partir desse estudo e das necessidades previamente estabelecidas pela instituição, sendo que os demais, ainda que utilizem recursos de programas próprios, passem pelo mesmo processo de validação antes de seguir para o desenvolvimento na PU.
Para que os estudos realizados nessa pesquisa possam oferecer à Ufes o suporte da qual necessita para o planejamento dos projetos Arquitetura e Engenharia e das obras da instituição, torna-se necessária a inclusão de duas etapas: a capacitação dos envolvidos na metodologia de Gestão de Projetos e a aplicação em um projeto piloto visando inicialmente aos ajustes necessários e em sequência à validação do modelo proposto.
Além das diretrizes propostas em capítulo anterior, serão apresentadas a seguir sugestões de pesquisas futuras que complementem esse estudo.