Procedimentos para Elaboração dos Projetos de Arquitetura e Engenharia

Até o final de 2013 não havia um padrão para requerimento de projetos de obras de Arquitetura e Engenharia, nem exigências mínimas para a sua solicitação. A solicitação podia ser feita via telefone (quando eram instruídos a apresentar um documento formal), ofício, e-

mail, pelo Reitor, Diretores de Centros, Chefes de Departamento, professores. Os solicitantes relatavam suas necessidades e as demandas eram encaminhadas à PU para providências e dali seguiam para a GPF. A GPF então desenvolvia os projetos arquitetônicos, complementares e orçamentos. Os projetos complementares nem sempre integravam os documentos do Processo2, apenas tinham os serviços descritos na planilha orçamentária.

Segundo a gerência da GPF, a equipe de Arquitetura não estava subdimensionada, embora fosse reduzida durante o Reuni, mas a ausência de um planejamento macro da universidade dificultava a realização dos trabalhos a contento, já que as demandas chegavam juntas, na época de finalizar os procedimentos licitatórios anuais. Isso tornava o prazo exíguo para a elaboração dos projetos de Arquitetura e Engenharia e como consequência estes ficavam sujeitos a falhas e carência de informações. Não havia uma tendência a especializar o técnico para atuação em projetos afins. Todos os técnicos da GPF projetavam para todos os Centros, atendendo a quaisquer necessidades. A equipe técnica de Arquitetura e Engenharia da Ufes possuía no período de 2008 a 2012 ao menos um especialista em cada área de atuação e era composta por:

- seis arquitetos, sendo que um deles ocupava a gerência de planejamento físico, um estava cedido a outro órgão e um técnico administrativo, formado em Arquitetura, cedido de outro departamento atuava na execução de projetos;

- seis engenheiros civis (estando um licenciado), sendo um especialista em estrutura e um em projetos hidrossanitários;

- dois engenheiros eletricistas (um engenheiro eletricista ficou em licença por um período aproximado de seis meses);

- um engenheiro agrônomo (cedido a outro departamento);

- um analista de tecnologia da informação (cedido de outro departamento) para atuar em projetos de lógica e telefonia;

- três desenhistas (um cedido a outro departamento); - três estagiários.

No Ceunes havia um engenheiro civil (nomeado em 2010) e no CCA um arquiteto e um técnico em eletrotécnica. Todos na GPF eram responsáveis pela elaboração de projetos

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Processo, com letra maiúscula, nesse texto refere-se ao documento físico da administração pública, enquanto o processo, com letra minúscula, refere-se a forma como se faz alguma coisa, o método de ação.

arquitetônicos, complementares, orçamentos e documentação para licitação das obras, enquanto que os técnicos lotados em outros campi eram responsáveis pelo suporte local. Durante o período do Reuni, os engenheiros civis também davam suporte à fiscalização de obras, já que essa gerência à época possuía apenas um engenheiro civil e um técnico em edificações.

Os estagiários exerciam as atividades de levantamentos in loco, elaboração de desenhos e detalhes arquitetônicos, levantamento de quantitativos de materiais e serviços para orçamentos, juntamente com os engenheiros responsáveis pela supervisão dos estágios. Não havia um Engenheiro Mecânico no quadro de técnicos da GPF e GO. Em 2013, um Engenheiro e um Técnico de Segurança do Trabalho passaram a trabalhar na GPF.

Ainda assim, grande parte dos projetos foi elaborada internamente, com exceção dos projetos complementares que foram contratados da mesma empresa. A PU já havia tentado terceirizar alguns Projetos Básicos, entretanto, algumas equipes externas não tiveram êxito no cumprimento dos prazos ou no atendimento às necessidades de projeto e tiveram o contrato rescindido. Pelas experiências passadas, a responsável pela GPF sugere que em caso de projetos arquitetônicos, o anteprojeto deveria ser sempre produzido internamente, licitando apenas os Projetos Básicos e Executivos de Arquitetura e os Complementares, garantindo assim, maior controle sobre a qualidade. Entretanto, a instituição tem evitado, sempre que possível, a contratação de projetos para os quais possui técnico especialista. Segundo a instituição, é mais produtivo elaborar o projeto desde o início e na medida em que este é produzido ir descobrindo as falhas e buscar soluções, do que analisar um projeto pronto, do qual o analista não tem a memória do processo de desenvolvimento.

Definido o responsável pelo projeto de Engenharia e Arquitetura, é feito o contato com o cliente. Nesse contato são definidas as diretrizes e as expectativas. De todos os contatos com o cliente deveria ser gerada uma ata de reunião, para que as decisões ficassem registradas, não gerassem dúvidas futuras ou modificações não esperadas a posteriori. Tais registros, segundo relatos da Gerência e dos técnicos não foram executados sob nenhuma forma de arquivo. Ainda relativo à definição do cliente, deveriam ser verificado os clientes que poderão estar envolvidos no processo de decisão sobre os projetos para evitar incompatibilidades entre as expectativas em relação à edificação. Essa identificação não ocorreu.

Os projetos não foram aprovados em nenhum órgão externo à Ufes, talvez porque o PDF da universidade não tenha sido aprovado na Prefeitura Municipal de Vitória. Na esfera municipal isso é problema, pois as empresas não conseguem alvará de execução das obras. Do mesmo modo, não há compatibilização entre os projetos. O projeto arquitetônico após ser elaborado era encaminhado para a execução dos projetos complementares (não em todos os casos) e não retornavam para avaliação de possíveis interferências. O processo era sequencial e não havia um responsável pelo design que acompanhava o seu andamento até a licitação. O projeto passava de um técnico a outro para elaboração das instalações. Concluído o desenho, pedia-se a aprovação do solicitante, elaborava-se a planilha orçamentária, o cronograma e encaminhava-se o Processo para a GLC. Isso se dava porque a demanda era elevada, o tempo de planejamento pequeno e por não haver um plano específico de gestão para essa etapa. No que tange à Gestão de Projetos, pode-se observar que mediante às solicitações para projetos de obras de Arquitetura e Engenharia, há grande dificuldade em definir o escopo do Projeto. O cliente apresenta suas necessidades, não de forma clara e com poucas definições que contribuam para a definição do Projeto. Também não possui ciência do custo do objeto que está sendo solicitado. Com isso pode haver dificuldade na previsão de recursos para a execução dos serviços tendo impacto real no desenvolvimento do Projeto.

Com relação aos projetos de edificações, tem-se em primeiro nível o Estudo de Viabilidade do empreendimento, que diz respeito ao recurso disponível e informações sobre o sítio. Sobre os recursos, esses somente são mensurados após a elaboração dos projetos de Engenharia e Arquitetura e do orçamento. Já em referência ao sítio, não houve consultas sobre a aprovação da edificação em nenhuma instância interna ou externa à universidade. Após a elaboração do Estudo Preliminar, para a elaboração dos projetos complementares, outras variáveis, se indispensáveis, seriam analisadas. São elas: topografia, sondagens e infra-estrutura (água, esgoto, eletricidade). Para o levantamento topográfico e sondagens foram contratadas empresas privadas, o que poderia “atrasar” o início do projeto de Engenharia e Arquitetura nos casos de necessidade de realizar a licitação.

Quanto ao orçamento, não havia um modelo único de planilha e na maioria dos casos a planilha elaborada divergia da especificação do sistema de informações do governo, o SIMEC. Assim, no momento de lançar os dados no sistema, era necessário fazer adaptações gerando retrabalho. O registro para controle das obras no SIMEC passou a ser obrigatório a partir do Reuni.

Conforme foi possível perceber nas visitas in loco e no contato com a equipe, há no processo analisado limitações para a execução do planejamento sob a ótica da Gestão de Projetos. O planejamento institucional superficial gerou grande impacto nos órgãos executores, induzindo-os a atender às necessidades documentais mínimas legais para o início do processo licitatório. O Projeto Básico apresentado para a licitação não continha todos os elementos necessários conforme determina a Lei nº 8.666/1993, em decorrência da sobrecarga e dimensionamento da equipe, da ausência de um planejamento institucional, bem como dos prazos para sua elaboração. Os projetos de Arquitetura e Engenharia apresentados careciam de detalhamento.

Cabe ressaltar que a Ufes não utilizava nas licitações o Projeto Executivo, apenas com o Projeto Básico. O Projeto Executivo também não era elaborado para a etapa de execução das obras. Para essa fase também se utilizava o Projeto Básico. A ausência de Projeto Executivo e do Memorial Descritivo deixava lacunas que comprometiam a orçamentação e o cronograma da obra, trazendo impacto tanto no valor licitado quanto no prazo de execução, como foi apresentado no capítulo anterior.

Para disponibilizar maiores informações que complementassem o projeto de Arquitetura e Engenharia, colaborando na execução da edificação e mesmo de sua manutenção, a PU poderia disponibilizar o Caderno de Encargos, no sítio eletrônico, para consulta das empresas contratadas, o que não aconteceu durante o Reuni e perdura atualmente. O Caderno de Encargos tem o objetivo de uniformizar os procedimentos para a execução de obras e serviços de Engenharia complementando, do ponto de vista técnico, o projeto de Arquitetura e Engenharia e o contrato para a execução de obras.

Para concluir, em todo o processo desde o Planejamento Institucional, faltou coordenação das atividades, definição clara do escopo da obra, integração entre os profissionais envolvidos, sistema adequado de comunicação e de gerenciamento de risco, de tempo, de recursos humanos e da qualidade do projeto.

Diante do que foi apresentado e com base na revisão de literatura, a Gestão dos Projetos de obras de Arquitetura e Engenharia na Ufes a partir o Reuni pode ser representado conforme Figura 33.

Figura 33: Etapas da Gestão de Projetos de obras de Arquitetura e Engenharia na Ufes de 2008 a 2012.

Fonte: Elaboração Própria (2016).

Na Ufes, a interação entre os envolvidos na elaboração de projetos de Arquitetura e Engenharia, desde a solicitação até a licitação, era pequena, deixando brechas que geravam diferentes interpretações e gargalos nas fases iniciais da licitação. Os profissionais demonstravam conhecimento e experiência em suas áreas de atuação, mas a falta de comunicação no desenvolvimento das atividades dificultava o sucesso em atingir o objetivo. A ausência de integração e de comunicação entre os envolvidos proporcionava informações conflitantes que não se resolviam nas etapas de elaboração dos projetos. Analisando o resultado das entrevistas e questionários, pode-se perceber que a maioria dos técnicos envolvidos não conhecia o processo na íntegra, mas apenas a parte da qual participava, característica da estrutura funcional.

Outro fator que dificultava a fase de elaboração dos projetos de Arquitetura e Engenharia era a falta de uma definição precisa por parte do cliente e do escopo com relação às necessidades de obras para a instituição, fator esse que prejudicava a elaboração dos documentos antes da licitação.

Os projetos elaborados pela GPF eram diversificados, variando de ambientes de baixa complexidade, como salas de aula, sala de professores, prédios administrativos, a outros com maior complexidade, como laboratórios específicos e espaços para atendimento hospitalar. Durante o Reuni, devido ao processo de interiorização dos campi, houve enorme demanda por prédios novos para atender às necessidades institucionais propostas pelo Programa.