Características BPMS 47 

Esse sistema pode ser utilizado em todas as fases do BPM e por ter tantas ferramentas de coordenação, controle e monitoria, acaba agilizando o fluxo de atividades e, consequentemente, melhorando o processo.

Conforme o ProcessMind (2013), um BPMS pode ser composto por até nove tipos de funcionalidades, conforme disposto na Figura 6, em consonância com a solução de mercado adotada pela empresa, sendo que suas principais características são:

 Modelagem de Processos: Permite aos profissionais do negócio e de TI (Tecnologia da Informação) definirem graficamente os processos de negócio, seus fluxos, regras, documentos e características.

 Execução de Processos: O engine de execução de processos garante a execução dos mesmos de acordo com o fluxo, papéis e regras estabelecidas.

 Integração: Através da utilização de web services e conectores, permite que o processo interaja com os diversos softwares corporativos, sejam eles pacotes ou desenvolvidos in-house.

 Monitoração e Análise: Possibilita o acompanhamento da execução dos processos em tempo real, bem como fornece informações para análise e planejamento de ações de melhoria.

Oliveira et al. (2010, p. 140) informam que, de acordo com o BPMI (2008), um sistema BPMS deve conter recursos que permitam:

1. explicitar os processos de negócio;

2. desenhar o fluxo de execução das atividades;

3. liberar, em termo de execução, uma nova versão do processo, sem necessidade de interrupção da versão anterior e de suas instâncias;

4. gerenciar a execução do fluxo de trabalho; 5. analisar o desempenho das atividades;

6. executar e controlar os processos executados por pessoas (atividades manuais) ou outros sistemas legados (atividades automáticas).

Figura 6 – BPMS – Engine de Processos

Fonte: ProcessMind (2014)

2.3.3 BPMN e os elementos de BPD

A BPMN foi criada pelo BPMI (Business Process Management Initiative) e provê uma representação gráfica para representar processos de negócios em um diagrama, tendo como objetivo auxiliar os não especialistas a utilizar o BPM. (BALDAM et al, 2007, p.79).

No BPMN, é definido um diagrama de processo que é responsável por representar o fluxo das atividades, ordem de execução e os controles utilizados no processo. Este diagrama é composto de vários elementos específicos, com propósitos diferentes e com suas próprias regras de execução ou de tratamento de decisões. Na Figura 7, se apresenta um exemplo deste diagrama:

Figura 7 – Diagrama demonstrando atividades e decisões

Fonte: do Autor (2014)

2.4 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS

A automação de processos auxilia na organização e na melhoria empresarial, bem como na padronização de seus processos, podendo levar à redução de custos. Nos tópicos, a seguir, serão analisados de forma mais detalhada as características e vantagens da automação de processos e da escolha de ferramentas.

2.4.1 Definições e Características

O avanço da TI vem provocando profundas mudanças na forma de gestão e manutenção dos processos organizacionais, proporcionando ferramentas e métodos para automação de processos.

Para Ramos e Côrte et al. (2002, p. 18), “[...] a automação dos serviços de informação surge como elemento-chave para que os sistemas de informação se aperfeiçoem e se expandam, provocando também mudanças nos hábitos de acesso e uso da informação.”

Nesse contexto, a cada dia surgem novas ferramentas e tecnologias com funções específicas de modelagem e automação de processos.

Para Vale (2006), a automação de processos busca através da tecnologia a execução mais ágil e produtiva, proporcionando redução de custos em tecnologia, e disponibilizando maior tempo livre aos colaboradores, para que possam gerenciar suas tarefas sem precisar se preocupar com tarefas repetitivas de controle.

Segundo Luz (2009), para automação de um determinado processo, é necessário que seja realizado um estudo técnico, também chamado de engenharia básica, ou levantamento de dados, a qual verificará todas as necessidades para o processo desejado, tendo assim uma base para identificação e análise da melhor estratégia do controle para a escolha dos recursos de hardware e software necessários para aplicação.

O processo de automação ao qual uma organização pode ser submetida está diretamente ligado às características dos setores que a compõe. Em alguns casos, são adquiridos equipamentos e sistemas totalmente automatizados para substituir a mão de obra manual. Em outras organizações, o nível de automação encontra-se reduzido à utilização localizada de informatização, instrumentação e máquinas automatizadas. E, por fim, há organizações que apresentam diferentes níveis de integração de alguns destes elementos ou de organização do sistema de informação.

Para Cury (2013), a automação de processos apresenta desafios distintos para o planejamento e implementação de soluções para os problemas de automação, cabendo ressaltar que uma abordagem incremental, sem uma visão global desses, não leva de forma natural e obrigatória a soluções otimizadas.

Empresas que utilizam sistemas de automação, geralmente são organizações complexas, com pessoas, materiais, atividades e equipamentos ligados diretamente. Cada elemento possui suas características, porém é necessária a junção das mesmas para se ter o produto final. Na recuperação e arquivamento de informações, há diversas dificuldades, devido à complexidade de realização e de padronização dos serviços. Além do mais, automação não se resume apenas à solução de problemas tecnológicos e de integração, mas envolve desafios ainda maiores em termos organizacionais, sociais e educacionais. (CURY, 2013).

A essência sobre a qual o processo de automação vem sendo construído tem proveniência, principalmente, numa composição não adequada à ação imposta pela rápida evolução tecnológica baseada em conhecimentos técnicos emitidos em disciplinas de graduação e pós-graduação de cursos tradicionais. Assim, a automação, compreendida nas

diversas formas anteriores, ocorre muitas vezes num âmbito que a indústria usuária e seus engenheiros apresentam grandes brechas de formação para planejamento, operação, manutenção e otimização dos sistemas automatizados, sendo obrigados a adquirir a capacitação necessária ao processo de automação ao mesmo tempo em que ele acontece.

A complexidade na modelagem de negócios vem aumentando gradativamente, com isso está ocorrendo a ampliação da demanda de automação de serviços nas áreas de TI, sobretudo em relação à coleta e análise de dados. Conforme Lysei (2007), a automação de serviços é conteúdo que faz parte do conceito de Business Service Management (BSM), que integra objetivos de negócio com TI, em busca da uniformização de procedimentos regulares no âmbito corporativo. A disponibilidade dos dados é de suma importância para a empresa, isso devido a serem deles que partem as informações para apoio a decisão, porém a sua importância não está relacionada somente a sua disponibilidade, mas também a sua eficiência, tendo em vista que uma informação tardia é fator relevante no mercado atual.

Segundo Lysei (2007), a automação de serviços no estudo da TI possui um conjunto de regras de ativação, temporal ou eventual, de agentes que são responsáveis pela circulação da informação pelos canais corporativos adequados. Porém, para que essas regras não impactem negativamente no custo operacional da organização, é incluindo nesse cálculo a sobrecarga de atividades manuais (humanas), assim criando-se o conceito de orquestração, que é entendida como o controle de regras de automação, sobretudo nos aspectos de distribuição, diversidade tecnológica e frequência de ativação.

2.4.1.1 Orquestração

Rosato (2008) define orquestração como a composição de serviços para criar um novo serviço ou para resolver uma tarefa de um processo de negócio. Desta forma, sempre há a figura de um ponto central, ou seja, um processo controlador. Um serviço ou uma atividade de negócio que coordena a chamada de outros serviços para compor uma função de maior granularidade. A orquestração de serviços é semelhante a um método da orientação a objetos que faz chamadas de outros métodos.

A orquestração pode ser vista de forma simples, através da imagem abaixo, o término de um processo dará início a outro processo, assim são representados como

subprocessos de um processo orquestrador, que dá a sequência entre eles, da forma demonstrada na Figura 8, abaixo.

Figura 8 – Processo de Orquestração

Fonte: do Autor (2014).

2.4.1.2 Coreografia

Segundo Rosato (2008), a coreografia já é pré-determinada antes da sua execução, ou seja, já há um fluxo definido de como a atividade será realizada, conforme ilustra a Figura 9. Por exemplo, quando um serviço é acionado e envia uma mensagem, outros serviços podem estar programados de antemão para receber ou não essa mensagem e dispararem outras ações. Chamamos este processo de evento. Serviços são acionados conforme a classe de eventos que ocorrem, característica básica da arquitetura orientada a eventos.

Figura 9 – Processo de Coreografia