3.2 DOCUMENTO ARQUIVISTICO DIGITAL
3.2.1 CARACTERISTICAS E ESPECIFICIDADES DO DOCUMENTO
Documentos arquivísticos tradicionais ou digitais possuem as mesmas finalidades, pelo menos no momento de sua criação: ambos são produzidos por uma instituição ou por uma pessoa em conexão com suas atividades, atendendo ao seu processo decisório, assim como preservando esse registro como prova e testemunho de seus direitos, deveres e ações.
O Comitê sur 75on Documents Electroniques do CIA apresenta, no Guide pour 75o gestion archivistique 75on documents electroniques (1997), algumas características que distinguem os documentos digitais dos documentos tradicionais: consignação e utilização de símbolos; relação entre conteúdo e suporte; características das estruturas materiais e lógicas; metadados; identificação dos documentos; conservação dos documentos.
Santos (2002) e Lopez (2004) elencam outras características desses documentos: o conteúdo é registrado em suporte magnético ou ótico, a leitura é indireta, necessita de decodificação – hardware e software; o conteúdo e suporte podem ser separados (no caso de migrações, por exemplo) o que pode afetar a autenticidade e fidedignidade e alta possibilidade de perda de integridade; há uma separação entre estrutura física e lógica – não é imediatamente perceptível, a estrutura lógica potencializa a dimensão física do documento e constitui a referência de análise da autenticidade; o metadado, atribuído necessariamente, no momento de criação dos documentos, é uma garantia da preservação da autenticidade da estrutura lógica; a preservação é relativamente complexa e demanda migrações, atualização de hardware, software e sistemas confiáveis como repositórios.
Rodríguez Bravo (2002a e 2002b) é outro autor que faz uma extensa análise a respeito do documento, desde seu surgimento até sua configuração eletrônica. Estabelece como características do documento eletrônico: a criação, produção é realizada por meio de códigos binários e, necessita de equipamentos para a produção, leitura e utilização; possui interatividade ilimitada; a estrutura do documento não é sequencial; pode ser modificado, acessado, transportado e multiplicado com mais facilidade e, portanto, manipulável com maior facilidade; permite o acesso a distância; a difusão é ampliada pelas redes permitindo acessos múltiplos e simultâneos; difícil de normalização e controle.
Duranti (1994), conforme mencionado anteriormente, elenca as principais características dos documentos tradicionais de arquivos: Imparcialidade – os registros são inerentemente verdadeiros; Autenticidade – os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de se agir por meio deles; Naturalidade – diz respeito a maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta; Inter-relacionamento – os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades; Unicidade – cada registro
documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.
No contexto digital, devido a peculiaridades do próprio meio, algumas dessas características são colocadas em dúvida, principalmente as relacionadas à fidedignidade e autenticidade (os documentos podem ser adulterados de forma não detectável, por exemplo, a qualquer tempo a separação do suporte e do conteúdo ao se realizar o processo de migração da mídia para prevenir um possível dano ou em razão da “obsolescência tecnológica”); unicidade (podem ser produzidas várias cópias); e, a preservação (obsolescência dos suportes, do hardware, do software). (DOLLAR, 1994, INNARELLI, 2007).
Se por um lado, os documentos digitais podem ser produzidos, editados, revisados com agilidade; distribuídos e manipulados em rede permitindo sua utilização em diferentes finalidades e armazenados com facilidade, sem limitações físicas, por outro lado, existem dificuldades que são inerentes ao meio digital como: o acesso, conforme mencionado, por meio de equipamentos utilizando hardware e software; a facilidade de reprodução de cópias que dificultam a identificação de uma versão completa ou definitiva do documento; a vulnerabilidade, ou seja, estão sujeitos a ataques cibernéticos (vírus, hackers) e a própria evolução da tecnologia; a desenvoltura na sua distribuição, disseminação que inibe, entre outros fatores, a preservação dos direitos de propriedade intelectual. Esses fatores determinam que esses documentos e, principalmente, os arquivisticos observem a determinadas atributos e especificidades tanto na produção quanto na preservação.
De acordo com as Diretrizes do Produtor: a elaboração e a manutenção de materiais digitais: diretrizes para indivíduos, documento produzido no âmbito do Projeto Interpares (Projeto Interpares2), é necessário observar as seguintes especificidades do documento arquivistico digital:
[...] confiabilidade [isto é] a credibilidade do material digital enquanto conteúdo ou declaração de um fato. É a responsabilidade do autor dos materiais [...] pessoa física ou a pessoa jurídica [...] estabelecida com base na completeza e
acurácia do material, e no grau de controle exercido no processo de sua produção.
Acurácia [...] grau de precisão, correção, verdade e ausência de erros e distorções existentes nos dados contidos nos materiais. Para assegurar a acurácia, deve-se exercer controle sobre os processos de produção, transmissão, manutenção e preservação dos materiais [...] [essa] responsabilidade [...] é passada do autor para o responsável pela manutenção (Keeper) e, mais tarde, para o preservador em longo prazo [...]
Autenticidade refere-se ao fato de que os materiais são o que eles dizem ser e que não foram adulterados ou corrompidos de qualquer outra forma [...] [nos] documentos arquivísticos [...] a autenticidade refere-se à confiabilidade dos documentos enquanto tais. Para assegurar [...] a autenticidade [...] presumida e mantida ao longo do tempo, deve-se definir e conservar a identidade dos materiais e proteger sua integridade [...] écolocada em risco cada vez que os materiais são transmitidos através do tempo e do espaço [...] a responsabilidade [...] é passada do responsável pela manutenção (Keeper) para o preservador dos materiais em longo prazo.
Autenticação é a declaração da autenticidade, resultante da inserção ou da adição de elementos ou afirmações nos materiais em questão, e as normas que a regulam são estabelecidas pela legislação [...] é um meio de assegurar que os materiais sejam o que eles se propõem a ser em um dado momento. Medidas de autenticação digital, como o uso de assinaturas digitais, garantem que os materiais são autênticos apenas quando recebidos, e não podem ser repudiados; porém, tais medidas não asseguram que eles permanecerão autênticos depois disto. (DIRETRIZES, s.d., p.3)
Rondinelli (2011), tendo por base Duranti e Thibodeau (2008), considera que do ponto de vista arquivistico e da diplomática, as principais características são: Forma fixa e conteúdo estável (referem-se à apresentação do documento que deve manter a mesma apresentação de quando foi salvo pela primeira vez); Relação orgânica (no caso do documento arquivístico digital, até esse momento, essa vinculação se dá de modo híbrido, entre documentos internos e externos ao sistema e podem compreender documentos digitais e analógicos ao mesmo tempo); Contexto de produção e gestão do documento; Estar relacionado à execução ou à participação em uma ação; Haver o envolvimento de cinco pessoas (ou no mínimo três)32 no processo de criação: autor, redator, destinatário, originador, produtor.
32 Autor: “pessoa física ou jurídica que tem autoridade e competência para emitir o documento arquivístico ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento foi emitido”; Redator: “pessoa que tem autoridade e competência para articular o conteúdo do documento arquivístico”; Destinatário: “pessoa para quem o documento arquivístico é direcionado ou para quem se destina”; Originador: “pessoa designada no endereço eletrônico no qual o documento arquivístico foi gerado (isto é, do qual é enviado ou onde é compilado ou mantido)” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 801,843, 796, 827 apud RONDINELLI, 2011); Produtor: “pessoa a cujo fundo ou arquivo o documento pertence” (DURANTI, 2010 apud RONDINELLI, 2011, p. 229-230).
Na visão da Diplomática, assim como os documentos arquivisticos não digitais, os documentos digitais se constituem de partes, evidentemente considerando as suas especificidades: forma documental, anotações,
contexto, suporte, atributos e componentes digitais. (ibidem, 2011)
A forma documental corresponde a “regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados” (DURANTI, 2005; PRESTON, 2008 apud RONDINELLI, 2011). Essa forma documental possui elementos intrínsecos e extrínsecos. Os elementos intrínsecos (referem-se à composição interna dos documentos, transmitem a ação e o contexto em que foram produzidos) compreendem: as pessoas envolvidas em sua criação: (autor, redator, destinatário, originador, produtor); as datas33: cronológica e tópica; a identificação e descrição da ação ou assunto; e a atestação do documento (validação por seu autor, redator) ou por assinatura certificadora. Os elementos extrínsecos constituem a aparência desse documento: texto, imagem, som, gráfico (apresentação geral) e layout, hiperlinks, cor, resolução de arquivo de imagem, escala de mapa, entre outros, (apresentação específica), assinatura eletrônica ou digital, marca d’água e logomarcas (THIBODEAU, 2008; DURANTI, 2005, RONDINELLI, 2011).
As anotações ou as “informações acrescentadas ao documento arquivístico após sua produção” (CONARQ, 2014, p.5), o podem se configurar em três grupos:
[...] 1. Acréscimos feitos ao documento [...] no âmbito da sua transmissão como, por exemplo, indicação de prioridade (urgente), data da elaboração e da transmissão, indicação de anexos; 2. Acréscimos feitos no curso das atividades das quais o documento [...] participa como, por exemplo, data e hora do recebimento, providências tomadas; 3. Acréscimos próprios da gestão arquivística como código de classificação, data do arquivamento. (RONDINELLI, 2011, p.231)
O contexto constitui o “ambiente em que ocorre a ação registrada no documento. Na análise do contexto de um documento arquivístico, o foco deixa
33 Cronológica: data e hora de criação do documento arquivístico, incluída pelo autor ou sistema eletrônico, no decorrer da sua elaboração; Tópica: “o lugar da elaboração de um documento arquivístico, incluído no documento por seu autor” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 804, 841 apud RONDINELLI, 2011, p. 230);
de ser o documento em si e passa a abranger toda a estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurídico-administrativo, de procedimentos, de proveniência e tecnológico” (CONARQ, 2014, p.13-14). O Glossário da CTDE (2014) define cada um deles como:
Contexto Jurídico-Administrativo: [...] leis e normas externas à instituição produtora de documentos as quais controlam a condução das atividades dessa mesma instituição;
Contexto de Proveniência: [...] organogramas, regimentos e regulamentos internos que identificam a instituição produtora de documentos;
Contexto de Procedimentos: [...] normas internas que regulam a produção, tramitação, uso e arquivamento dos documentos da instituição;
Contexto Documental: [...] código de classificação, guias, índices e outros instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, do fundo;
Contexto Tecnológico: [...] ambiente tecnológico (hardware, software e padrões) que envolve o documento (CONARQ, 2014, p.14-15)
O suporte é definido pelo Glossário da CTDE como a “base física sobre a qual a informação é registrada” (CONARQ, 2014, p.33). Esse elemento, no caso dos documentos arquivisticos digitais, tem uma abordagem específica o
[...](1) suporte e mensagem não estão mais [...] unidos; (2) o que está escrito ou afixado [...] não é o documento em si [...], mas uma cadeia de bits; (3) a escolha de um suporte pelo produtor ou mantenedor do documento é sempre arbitrária e não carrega nenhum significado em particular (MACNEIL, 2005, p. 27 apud RONDINELLI, 2011, p.232-3).
Sendo assim o suporte deixa de ser um dos elementos extrínsecos do documento arquivístico digital e passa a integrar seu contexto tecnológico, mais especificamente o item hardware (RONDINELLI, 2011, p.233).
O atributo é uma característica determinante do documento de arquivo, pois o diferencia dos demais documentos. Em geral os atributos do documento arquivistico digital não são aparentes e, muitas vezes, encontram-se ocultos nos metadados. São exemplos de atributos: o nome do autor, nome do destinatário, data e hora da transmissão do documento, formato do documento, informações relativas a direitos autorais entre outros.
O documento arquivistico digital é uma realidade dinâmica que se manifesta, para o usuário em determinada forma a partir de uma codificação digital – uma cadeia de bits, inscritas num suporte magnético ou ótico, que se
torna uma realidade, requerida pelo solicitante, quando processada por um determinado software ou sequencia de software. Portanto, “não é possível manter um documento digital exatamente como o vemos, a não ser que o imprimamos e, nesse caso, ele deixaria de ser digital. O que se pode manter é a capacidade de reproduzir o documento sempre que necessário” (RONDINELLI, 2011, p. 233). Então componentes digitais são as cadeias de bits, que compreendem os dados que determinam a forma e os que definem o conteúdo dos documentos, bem como os metadados, dados de composição do documento, pois permitem determinar a forma e conteúdo. Um componente digital pode conter dados relacionados à forma, ao conteúdo e a composição. (ibidem, p. 233-234).
Os componentes digitais estão implicitamente relacionados às características de forma fixa e conteúdo estável. Um mesmo documento arquivistico digital pode ser apresentado a partir de diferentes codificações digitais. E, nesse sentido, há que se considerar que, no âmbito dos documentos digitais, as características de forma fixa e conteúdo estável “não apresentam limites absolutos como no mundo do papel, devido, exatamente, à sua natureza dinâmica. Isto significa que, em relação a esses documentos, é possível considerar, certa variabilidade, tanto da forma como do conteúdo”. (Ibidem, p.238)
Duranti e Thibodeau (2008, p. 435-437) propõem uma “[...] taxonomia dos documentos digitais [...]” pela qual tais documentos são classificados em
estáticos e interativos. Sendo os interativos classificados em dinâmicos e não dinâmicos.
Os documentos são considerados estáticos quando
[...] o grau de interação com o usuário não permite alterações na forma e no conteúdo dos documentos manifestados34. Neste caso, mudanças determinadas pela tecnologia como abrir e fechar o documento, maximizá-lo ou minimizá-lo, avançar ou retroceder e
34 O documento arquivístico digital possui uma forma manifestada que corresponde a uma codificação digital. A forma manifestada é o documento passível de leitura e compreensão pelo ser humano, aquele que requerido pelo usuário é demonstrado na tela de um equipamento. Já a codificação digital são cadeias de bits que integram os chamados componentes digitais do documento arquivístico. Invisíveis, esses componentes contém dados de forma, de conteúdo e de composição e é por meio do seu processamento que o documento arquivístico se manifesta na tela do computador (RONDINELLI, 2011, p.255)
outras do tipo, não são consideradas como comprometedoras da sua forma e do seu conteúdo. (RONDINELLI, 2011, p.238)
Já um documento digital interativo é aquele dotado de “[...] características específicas que permitem o input do usuário e usam esse input para mudar o conteúdo ou a forma do documento manifestado.” (DURANTI e THIBODEAU, 2008, p. 422 apud ibidem, p.239).
Esses inputs podem ser realizados de duas maneiras: por meio de
regras fixas ou como variáveis. No primeiro caso são manifestados os
documentos denominados documentos digitais interativos não dinâmicos – nos quais as regras que gerenciam forma e conteúdo são fixas e o conteúdo é selecionado a partir de dados armazenados no sistema.
Já no segundo caso, os documentos digitais manifestados são denominados de documentos digitais interativos dinâmicos. Nesses as regras que gerenciam forma e conteúdo podem variar os conteúdos podem mudar, mas a forma não, em geral os documentos são acessados em tempo real, como por exemplo, um serviço de cotação de moedas. (Ibidem, p.239)35
De acordo com Rondinelli (2011, p. 236), as características e partes descritas acima não devem ser consideradas estanques e limitadas entre si,
[...] elas se interpõem e se movem [...] de tal maneira que o que é característica pode ser também parte e o que é elemento da forma também pode ser atributo. No caso da forma fixa e conteúdo estável (características), por exemplo, estes podem se inserir tanto no contexto tecnológico como no de procedimentos (partes). Da mesma forma, a identificação do nome de um destinatário (atributo) vincula- se ao elemento intrínseco “destinatário” (elemento da forma).
Uma das características fundamentais de um documento arquivistico é sua estabilidade garantindo que o mesmo, a partir de sua fixidez, seja uma prova ou testemunho de uma ação. Nesse caso, como caracterizar o documento arquivistico digital considerando que, no meio digital, a dinamicidade e a interatividade dos documentos produzidos podem ser
35 A pesquisadora também cita em seu trabalho, os documentos experienciais definidos como documentos próprios de “um sistema que imerge o usuário numa experiência sensorial” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 815 apud ibidem, p.239). São exemplos de documentos experienciais os produzidos ou criados em sistemas voltados para experimentos científicos, pesquisas em bioinformática, ou para a realidade virtual.
passíveis de mudanças em sua forma e conteúdo? De acordo com Rondinelli (2011, p. 242),
[...] os documentos têm que ser estáveis. Em assim sendo, a variabilidade da forma e do conteúdo própria dos documentos digitais interativos, em princípio, privaria os mesmos do status arquivístico [...] De fato, no caso específico do documento arquivístico [...] este não precisa estar completo do ponto de vista da sua forma para se caracterizar como tal, [no entanto] esta forma, uma vez constituída, tem que permanecer a mesma durante todo o seu ciclo de vida, sob pena de comprometer sua própria natureza.
A pesquisadora afirma que a resposta para a pergunta está “numa nova concepção das características da forma fixa e do conteúdo estável [...] [e] resulta no conceito de variabilidade limitada36” que implica em “uma variação
da forma e do conteúdo do documento que não compromete seu caráter arquivístico na medida em que é implementada por meio de regras fixas, o que equivale a dizer que tal variação é intencionada pelo autor” (RONDINELLI, 2011, p. 242).
Nesse sentido, cabe lembrar a importância e a interdependência dos componentes digitais na manifestação do documento, pois o “[...] o documento arquivístico é produzido a partir dos seus componentes digitais, mas, [...] [esses] têm que ser produzidos de maneira a garantir que todas as propriedades essenciais do documento arquivístico estejam presentes e sejam as mesmas sempre que este se manifestar” (DURANTI; THIBODEAU, 2008).
Para os documentos inseridos em sistemas interativos não dinâmicos ou dinâmicos, fica um pouco mais complexo esse entendimento. No caso de sistemas interativos não dinâmicos, os componentes digitais, em alguns casos, são acessados a partir de um documento arquivistico armazenado, isto é, documentos digitais como tabelas, seus relacionamentos, lay out (dados de forma, conteúdo e composição), que a partir de uma requisição se manifestam em um documento digital arquivistico – são “duas entidades arquivísticas distintas, mas relacionadas, [...] o documento aquivístico manifestado e o
36 Entendida como as “[...] mudanças na forma e/ou conteúdo de um documento arquivístico digital que são limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma consulta, pedido ou interações sempre geram o mesmo resultado” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 803 apud RONDINELLI, 2011, p.242).
documento arquivístico armazenado”37 [...] [neste caso] o documento é estático porque se apresenta sempre da mesma maneira para o usuário, sendo então dotado de forma fixa e conteúdo estável, porém, encontra-se inserido num sistema que permite interações (RONDINELLI, 2011, p.244).
Para os documentos interativos dinâmicos, ou seja, aqueles desprovidos de forma fixa e conteúdo estável de acordo com Rondinelli (2011)
[...] as possibilidades de alterações constantes dos dados fazem com que estes se constituam em entidades digitais e não em documentos propriamente e menos ainda em documentos arquivísticos [...] essas entidades são reguladas por regras que podem variar e, em assim sendo, se caracterizam como o que se chama de documentos arquivísticos em potencial (RONDINELLI, 2011, p.244).
Esses documentos arquivisticos em potencial podem
[...] se tornar documentos arquivísticos [...] tanto por meio do redesenho do sistema que as envolve [...] de maneira que as regras não variem mais [...], como pela remoção das mesmas para [...] outro sistema que mantenha apenas documentos arquivísticos digitais (isto é, entidades estáticas ou não dinâmicas) [...] Um sistema que possui informação ou dados fluidos em constante mudança, na verdade, não contem documentos arquivísticos até que alguém decida elaborá-los e salvá-los com forma fixa e conteúdo estável (DURANTI, 2010, p. 13
apud RONDINELLI, 2011, p. 245)
Tais atributos estão diretamente vinculados à credibilidade do documento arquivístico digital. Trata-se da veracidade do seu conteúdo, da responsabilidade do órgão produtor, do autor e das pessoas responsáveis por sua gestão e preservação, da exatidão e precisão, da qualidade de um documento arquivístico ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção (CONARQ, 2011).
Outros aspectos vinculados à credibilidade dos documentos arquivisticos digitais são a sua identidade e integridade. A identidade de um documento arquivístico digital está relacionada aos elementos
37 A pesquisadora cita como exemplo o sistema de consultas on line do contra cheque do governo federal – um banco de dados que é alimentado mensalmente com as ocorrências dos servidores, composto de formas, conteúdo e composição (documento arquivistico armazenado) que inter-relacionam para que esse documento (o contra cheque) seja formatado e manifestado (documento arquivistico digital manifestado) quando realizado o acesso e consulta.
[...] extrínsecos e intrínsecos [...] e pelos atributos expressos em metadados [...] os nomes das cinco pessoas, ou ao menos três, responsáveis pela sua produção; data e hora de produção e transmissão; a ação da qual o documento participa e que é representada pela indicação do assunto; identificação da relação orgânica (pelo código de classificação, por exemplo); indicação de formato (doc, 85 on, pdf etc); indicação de anexos; indicação da existência de assinatura digital, se for o caso, e, finalmente, o nome da pessoa física ou jurídica que produz ou recebe o documento (DURANTI, 2009 apud RONDINELLI, 2011, p.251).
A integridade de um documento arquivístico refere-se ao documento ser completo e inalterado e, está relacionada às circunstâncias da sua gestão e preservação. A integridade está associada à cadeia de custódia que compreende os procedimentos de gestão e preservaçãoimplementados e, de acordo com Duranti (2009),
[...] por meio dos seguintes metadados: nome da pessoa ou setor que utiliza o documento, nome da pessoa ou setor responsável pela gestão do documento, indicação de mudança tecnológica, indicação