SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO PARA DOCUMENTOS

Um Sistema de Gestão para Documentos de Arquivo (SGDA) ou, de acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (2011), um “Sistema de Gestão Arquivistica de Documentos”, é definido como um “conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos”. Podemos agregar a essa definição ser um conjunto de elementos interrelacionados com a finalidade de estabelecer políticas, objetivos e processos (técnicos, administrativos, operacionais, políticos) para alcançá‐los.

Já um Sistema Informatizado de Gestão Arquivistica de Documentos (SIGAD), além de observar as características específicas de um arquivo ou de um sistema de arquivos ou de um sistema de gestão para documentos de arquivos, deve, necessariamente, se basear num conjunto de parâmetros e

funcionalidades, pois eles garantem a conformidade do mesmo com as boas práticas de gestão documental.

Esses parâmetros e funcionalidades têm sido designados por normas e modelos de requisitos que devem ser considerados quando da concepção ou da aquisição de um sistema desta natureza, tais como: as normas ISO 15489 e 30301, por exemplo, o MoReq, o DOD 5015.2-STD, normas como a ISAD(G), E-Arq Brasil, entre outros. Estas normas e modelos de requisitos têm como principal objetivo assegurar, nesses sistemas, a gestão documental, de tal forma que as características intrínsecas aos documentos de arquivo se mantenham inalteráveis.

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (2011), um SIGAD

é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.5).

E, de acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (2011), deve incluir, em sua concepção, requisitos que contemplem a:

- Captura, indexação, armazenamento, pesquisa e recuperação de todos os tipos de documentos arquivisticos (textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outros de diversidade crescente), bem como de seus componentes digitais e do conjunto de informações adicionais ou complementares (metadados) que permitam compreender o contexto (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico) em que foram criados, o uso e a atividade a qual estão associados;

- Gestão e manutenção dos documentos arquivisticos, garantindo suas características e sua função de prova íntegra e fidedigna das ações e decisões inerentes aos processos de negócio da organização;

- Aplicação de planos de classificação com a finalidade de manter a relação orgânica entre os documentos;

- Integração entre documentos digitais e convencionais;

- Manutenção dos documentos o tempo necessário, definido em tabelas de temporalidade. Ou seja, o sistema deve assegurar que os documentos sejam conservados durante o período de tempo previsto para cada um deles, fazendo assim cumprir o seu prazo de conservação; Permitindo a eliminação de maneira sistemática, auditável e responsável e a transferência ou exportação para repositórios de guarda permanente;

- Controle de versões, reclassificação e extração de documentos. Após ser capturado pelo sistema, o documento não deve sofrer qualquer alteração. Contudo, deverá permitir a substituição de um documento pela sua versão mais atualizada, sempre que tal se justifique;

- Acessos categorizados (administrador, usuário, etc.), bem como o controle dos acessos ao sistema a partir de rotinas passíveis de serem comprovadas;

- Extração de relatórios sobre os documentos de arquivo em si, sobre a gestão dos mesmos, assim como sobre os processos de segurança relativo ao sistema.

Ou seja, é um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora /recebedora de documentos, pelo sistema de gestão e pelos próprios documentos com a finalidade de garantir o seu confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo, pois como um recurso a ser administrado eficientemente, enquanto um ativo da entidade garante responsabilidade, transparência, gestão de riscos e a continuidade do negócio da organização, bem como contribui para a preservação da memória coletiva.

As normas, especificações e requisitos de sistemas de gestão (Management Systems Standards – MSS) oferecem ferramentas para que a alta administração implante uma abordagem sistemática e auditável de suas informações e documentos arquivisticos permitindo o controle da organização em um ambiente que encoraje as boas práticas de negócios. Foram

desenvolvidas para auxiliar as organizações de todos os tipos e tamanhos, ou grupos de organizações com atividades de negócio compartilhadas, na implementação, operação e aperfeiçoamento de um sistema de gestão de documentos arquivisticos (SGDA) ou sistema informatizado de gestão de documentos arquivisticos (SIGAD) um efetivo Management systems for records – MSR.

Cabe destacar que uma condição fundamental para existência de um SIGAD é a utilização de instrumentos de gestão (principalmente planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos) que propiciem a existência de gestão de documentos arquivisticos. Ou seja, a implantação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos e a definição de suas especificidades (CONARQ, 2011).

Trata-se de um sistema que tem por finalidade produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivisticos, em síntese, deve realizar todas as operações técnicas de gestão arquivística (da criação até a destinação final). Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos pela própria organização ou uma combinação destes (CONARQ, 2011).

O SIGAD possui uma série de especificações mínimas para garantir a fidelidade e a autencidade dos documentos que são definidos por normas e requisitos que veremos mais adiante. Esses requisitos e normas indicam o caminho, apontam diretrizes e parâmetros, mas em seu contexto, não definem a forma como eles serão aplicados. Esta ação é de responsabilidade das organizações. São especificações técnicas e funcionais que norteam a aquisição ou as especificações para o desenvolvimento de sistemas informatizados para gestão de documentos arquivisticos visando a garantir confiabilidade, autenticidade, acessibilidade 61 _{por longo tempo e}

interoperabilidade62_{, bem como permitir boas práticas de gestão do negócio da}

organização.

61 _{Documentos acessíveis são aqueles que podem ser localizados, recuperados,} apresentados e interpretados sempre que necessário.

62 _{“O sistema deve garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda} de informação e de funcionalidades e ser capaz de recuperar qualquer documento em qualquer tempo e apresentá-lo com a mesma forma de sua criação” (CONARQ, 2011, p.62)

O SIGAD atua até a fase de destinação dos documentos. Todavia, é necessária uma complementação da ação para efetivar a preservação de longo prazo dos documentos de caráter permanente. Assim, a finalização da gestão dos documentos é realizada a partir da tranferência dos documentos permanentes para um Repositório Digital Confiável – RDC-Arq. Dessa forma o SIGAD deve incorporar procedimentos para preservação de longo prazo (Cadeia de preservação),63 _{e ser interoperável, garantindo o vinculo arquivistico}

e a manutenção da cadeia de custódia64_{. O RDC-Arq utiliza um ambiente de}

custódia definitiva e herdando os pacotes de informação preparados para a transferência, pacotes de arquivamento que devem ser descritos utilizando padrões arquivisticos sendo então, considerados os arquivos permanentes digitais.