As atividades foram numeradas de acordo com a sequência do processo, sendo identificadas de acordo com a quadro 3 .
Quadro 3 – Identificação das atividades
Atividade Descrição das atividades
1 Entrada de documentos 2 Análise do requerimento 3 Análise dos documentos 4 Aprovação em plenária 5 Registro da plenária 6 Visto Financeiro 7 Envio para CFO
8 Conferência dos dados cadastrados 9 Recebimento do prontuário
10 Arquivamento Fonte: Dados da pesquisa (2014).
O roteiro de entrevista foi aplicado com os 8 (oito) colaboradores atuantes no processo, e a partir da análise dos dados foram identificadas as ACV, ANNCV e ANCV.
Quanto as Atividades que Criam Valor – ACV, como mostra o gráfico 1, observa-se uma conformidade na opinião dos colaboradores, na qual 2 (duas)
atividades (envio para o CFO e recebimento do prontuário) receberam 11% das indicações dos colaboradores como aquelas atividades que criam valor, uma atividade (conferência dos dados cadastrados) teve 9% de indicações, outras duas (aprovação em plenária e visto financeiro) receberam 8%, e a que menos percebeu- se valor foi a atividade 2 (análise do requerimento) com 6%. As atividades 1, 3, 5 e 10 (respectivamente: entrada de documentos, análise dos documentos, registro da plenária e arquivamento, respectivamente) foram as atividades das quais os colaboradores mais percebem valor ao processo com 12% de indicações cada uma delas.
Gráfico 1 - Análise das ACV
Fonte: Dados da pesquisa (2014).
1 Entrada de documentos 2 Análise do requerimento 3 Análise dos documentos 4 Aprovação em plenária 5 Registro da plenária
6 Visto Financeiro 7 Envio para CFO
8 Conferência dos dados cadastrados 9 Recebimento do prontuário
Com a análise das entrevistas, infere-se que os colaboradores entendem que as atividades melhor avaliadas são essenciais para grande parte das solicitações feitas ao CRO pelos profissionais ali inscritos, sejam eles cirurgiões dentistas ou profissionais de outras categorias. Isso ocorre por serem atividades padrão de qualquer processo realizado pelo Conselho, ressaltando ainda mais a importância dessas atividades serem executadas com o menor esforço e no menor tempo possível, pois agregam valor a qualquer tipo de processo.
Conforme mostra o gráfico 2, entre as 10 (dez) atividades analisadas, 5 (cinco) foram indicadas como atividades que não criam valor mas são necessárias – ANNCV, sendo as atividades 4 e 6 (aprovação em plenária e visto financeiro) as mais percebidas entre os colaboradores, com 30% cada uma.
Gráfico 2 – Análise das ANNCV
Fonte: Dados da pesquisa (2014).
1 Entrada de documentos 2 Análise do requerimento 3 Análise dos documentos 4 Aprovação em plenária 5 Registro da plenária
6 Visto Financeiro 7 Envio para CFO
8 Conferência dos dados cadastrados 9 Recebimento do prontuário
De acordo com os colaboradores, para a atividade 4 (aprovação em plenária) não é necessário o deslocamento dos prontuários ao setor da Presidência como ocorre atualmente. A aprovação em plenária trata-se de algo previsto em resolução, e que não pode ser descartada do fluxo, porém é feita por meio de carimbo das folhas, tendo a possibilidade de ser executada no próprio SIC.
Já a atividade 6 (visto financeiro) os colaboradores relatam que a atividade não interfere no processo da inscrição principal, pois o visto financeiro é para o lançamento da cobrança da anuidade no sistema. No entanto, não é considerada como uma atividade que não cria valor (ANCV) por ser essencial para o CRO como um todo, pois são as anuidades e as taxas que geram receita ao Conselho, e o tempo para a execução destas atividades não prejudicam o andamento do processo. Em relação às atividades que não criam valor – ANCV (gráfico 3), a atividade 2 (análise do requerimento) recebeu 100% dentre 4 (quatro) colaboradores que opinaram, sendo considerada desperdício de tempo no processo crítico. Os demais colaboradores não souberam opinar por não terem conhecimento do processo detalhadamente.
Gráfico 3 – Análise das ANCV
Fonte: Dados da pesquisa (2014).
Sobre isso, os colaboradores que responderam a esta questão alegam ser uma atividade desnecessária, pois a mesma é realizada no setor anterior e o requerente assina os dados ali apresentados. A realização desta atividade novamente no SIC, configura como se o trabalho realizado pelos colaboradores da SEC não fosse “confiável”. Para os colaboradores isso é desnecessário, pois todos são responsáveis e capazes pela realização das suas atividades sem a necessidade de reavaliação.
Os entrevistados foram questionados sobre as atividades que geram retrabalho, como mostra o gráfico 4, na opinião dos colaboradores, a atividade 4 (aprovação em plenária) foi indicada com 13% como aquela que gera retrabalho, a atividade 9 (recebimento do prontuário) recebeu 25% de indicações, e a mais percebida como retrabalho foi a atividade 2 (análise do requerimento) com 63% das
indicações por parte dos entrevistados. É importante ressaltar que a atividade 2 foi indicada como uma ANCV e como retrabalho.
Gráfico 4 – Atividades que geram o retrabalho
Fonte: Dados da pesquisa (2014).
Assim como relataram na questão anterior, a atividade 2 é algo já realizado na SEC por um colaborador, não sendo necessária a analise pelo colaborador do SIC.
Quanto à opinião dos entrevistados em relação ao envolvimento desnecessário dos setores nas atividades, conforme mostra o gráfico 5, 63% dos colaboradores (= 5) indicam que há o envolvimento sem necessidade, e 38% dos colaboradores (= 3) não souberam opinar.
Gráfico 5 – Envolvimento dos setores
Fonte: Dados da pesquisa (2014).
O resultado dessa questão esta relacionado aos que os colaboradores afirmam na questão sobre as ANNCV, a qual envolve dois setores (PRE e SEF) sem a real necessidade, pois são dois setores que não interferem diretamente no resultado do processo de inscrição. Ressalta-se que por mais que sejam necessárias em virtude do valor que as atividades têm perante o CRO como um todo, são consideradas retrabalho analisando apenas o processo de inscrição. Contudo, é preciso uma análise mais detalhada e estudada antes de propor sua retirada do processo.
Quando questionados sobre a causa da demora da execução do processo, a superprodução recebeu a indicação de 8%, o deslocamento 17%, o retrabalho 21%, a espera 25%, e de acordo com os entrevistados, o inventário (burocracia) é o que mais causa impacto na demora do processo com 29%, conforme mostra o gráfico 6.
Gráfico 6 – Causas da demora no processo
Fonte: Dados da pesquisa (2014).
A burocracia quando utilizada de forma excessiva ou inadequada pode trazer prejuízos às rotinas administrativas. Segundo Merton 1992 (apud CHIAVENATO, 2003), o ser humano quando participa da burocracia, faz com que toda a previsibilidade do comportamento escape ao modelo pré-estabelecido3, implicando nas disfunções burocráticas, que são anomalias e imperfeições no funcionamento da burocracia. Uma dessas disfunções é o “excesso de formalismo e de papelório” que de acordo com o autor caracteriza-se por:
A necessidade de documentar e de formalizar todas as comunicações dentro da burocracia a fim de que tudo possa ser devidamente documentado e testemunhado por escrito pode conduzir à tendência, ao excesso de formalismo, de documentação e, consequentemente, de papelório. (MERTON, 1992 apud CHIAVENATO, 2003, p. 22)
Na pesquisa percebeu-se que a burocracia citada pelos colaboradores trata- se exatamente da necessidade de documentar e formalizar todas as comunicações. A forma de execução de algumas atividades, como o caso da atividade 8 (conferência dos dados cadastrais), poderia ser revista e simplificada, melhorando o andamento do processo.