Caracterização dos CMS

Existem no mercado uma multiplicidade de CMS, cada qual com diferentes potencialidades. Analisaremos de seguida algumas (talvez as mais importantes) características dos CMS, segundo refere o autor (Domingues, 2003).

Parametrização de permissões

Cada utilizador do CMS deverá possuir um código de acesso que lhe permite utilizar apenas as funcionalidades do sistema para as quais o administrador do sistema lhe atribui permissões. Além disso, o sistema deverá ser capaz de gerir zonas e conteúdos individuais, permitindo ao produtor colocar conteúdos apenas em determinadas zonas, bem como controlar o acesso aos mesmos, permitindo ou não a sua visualização, criação, modificação e eliminação.

Exemplo:

Permissões de funcionalidades: Apenas o administrador do sistema poderá criar novos utilizadores no sistema.

Permissões sobre os conteúdos: O utilizador X não pode apagar um conteúdo criado pelo utilizador Z.

Workflow

O sistema deverá ser capaz de controlar o processo de publicação através de um conjunto de regras.

Exemplo:

Um site bilingue que pretenda ter um sincronismo total entre as duas versões do site (por exemplo, em português e inglês), deverá ter um sistema que aceite um workflow deste tipo:

Figura 4.3 – Exemplificação de um sistema de workflow

Fonte: Domingues (2003:6) É notificado Traduz conteúdo É notificado Revê a tradução Os dois conteúdos são colocados

on-line em simultâneo

Publica conteúdo

Aceita a

tradução Rejeita a tradução É notificado

Produtor Tradutor

Produz conteúdo

Análise e Especificação de um Sistema para Colaboração e Gestão de Conteúdos

Formatos de apresentação

Um verdadeiro CMS deve ser capaz de gerir conteúdos num formato nativo que permite efectuar a sua transformação em função do formato de apresentação desejado.

Os conteúdos devem ser textos, imagens, vídeos, sons, animações, etc.

Não obstante, o sistema deverá ser capaz de distribuir um conteúdo ou conjuntos de conteúdos (vulgarmente designados por pacote), sob a forma de HTML para a Internet, WML para telemóveis WAP, PostScript para a imprensa, vocalização para invisuais ou qualquer outro formato digital.

Multilingue

O CMS deverá ser capaz de gerir conteúdos paralelos e relacionados de forma linguística ou não, como por exemplo:

Figura 4.4 – Exemplo de gestão de conteúdos paralelos

Fonte: Domingues (2003:7)

E assim, distribuir ao visitante o conteúdo na língua apropriada ou até na tecnologia suportada pelo cliente, por exemplo:

Artigo A

Figura 4.5 – Exemplo da distribuição de conteúdo num determinado formato

Fonte: Domingues (2003:7) Modelos de apresentação

O CMS deverá possuir modelos de apresentação programáveis, sendo estes utilizados como “máscara” para apresentação dos conteúdos.

Estes modelos deverão ser também geridos por um sistema de permissões que limite as zonas onde esses modelos possam ser utilizados e os utilizadores que poderão fazer uso deles.

Exemplo:

Um modelo produzido para as fichas biográficas de docentes poderá ser utilizado apenas pelos docentes e não pelo pessoal administrativo, por exemplo.

Estes modelos deverão também ter uma forma de programação que permite definir dados obrigatórios, posição dos elementos, cores autorizadas, tipos de letra permitidos, entre outros.

Exemplo:

Uma ficha biográfica de um docente deverá ter como dados obrigatórios o nome, a data de nascimento e as habilitações académicas. Se o docente desejar incluir uma fotografia, esta deverá ter o tamanho máximo de 100x100 pixels e será colocada no canto superior direito da ficha.

Granularidade dos conteúdos

É importante notar que os conteúdos ao serem inseridos no CMS não devem ser interpretados como textos ou imagens puros.

Um conteúdo é mais do que isso, ou deverá ser. Animação B

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Ao produzir um conteúdo, o produtor deverá delimitar os dados relevantes e o tipo de informação aí enquadrada.

Exemplo:

Vamos imaginar uma publicação sobre automóveis. Poderia ter o seguinte conteúdo:

“O novo Renault Megane, com um motor de 1500cc3 DCI será colocado no mercado no próximo mês de Agosto.”

Se o mesmo conteúdo fosse introduzido desta forma:

“O novo <MARCA>Renault </MARCA> <MODELO> Megane </MODELO>, com um motor de <CILINDRADA> 1500 </CILINDRADA> cc3 _{<TIPO DE MOTOR> DCI </TIPO}

DE MOTOR> será colocado no mercado no próximo mês de <DATA COMERCIALIZAÇÃO> Agosto </DATA COMERCIALIZAÇÃO>.”

Desta forma, um utilizador dos conteúdos poderia facilmente interrogar o sistema de uma forma muito mais eficaz, podendo o sistema responder-lhe a questões como:

Quais os modelos a serem lançados no mercado em Agosto; Quais os modelos da marca Renault;

Quais os modelos com mais de 1400cc3.

Estas pesquisas não seriam possíveis de outra forma, dadas as limitações actuais da tecnologia linguística.

Ou seja, a granularidade dos conteúdos em elementos retóricos ou informativos é decisiva para um verdadeiro CMS.

Reutilização

Uma das principais utilidades dos CMS é a possibilidade de reutilizar facilmente os conteúdos produzidos. Por exemplo, o programa de uma cadeira num determinado curso, pode ser utilizado num outro curso onde conste a mesma cadeira sem haver necessidade de copiar a informação.

De igual forma, quando a informação for actualizada, ficará actualizada em ambos os cursos de forma automática (Domingues, 2003).

Um sistema de gestão de conteúdo é geralmente composto por módulos que fornecem funcionalidades básicas sobre as quais se desenvolvem as aplicações mais próximas do utilizador final. De forma sucinta serão apresentadas as principais funcionalidades, que caracterizam o conceito e que se desenvolvem à medida que novos produtos de mercado chegam à maturidade, são:

Gestão de utilizadores e dos seus direitos (autenticação, autorização, auditoria);

Criação, edição e armazenamento de conteúdo em diversos formatos (html, doc, pdf etc); Uso intensivo de metadados (ou propriedades que descrevem o conteúdo);

Controlo da qualidade de informação (com fluxo/trâmite de documentos ou workflow); Classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com mecanismos de busca);

Gestão da interface com os utilizadores (atenção à usabilidade, arquitectura da informação);

Sindicalização (syndication, disponibilização de informações em formatos XML visando o seu agrupamento ou agregação de diferentes fontes);

Gestão de configuração (gestão de versões);

Gravação das acções executadas sobre o conteúdo para efeitos de auditoria e possibilidade de desfazê-las em caso de necessidade.

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Esse é o número de funcionalidades minimamente necessárias à gestão de conteúdos e existentes nos diversos produtos hoje, a preocupação foi meramente enumerar as mais significativas. Além disso, quando se fala em conteúdos, informação e conhecimento, cada organização é única e exige adequação própria à sua realidade. Em geral, os fornecedores de software de gestão de conteúdo não têm uma solução universal, completa, que integre de forma consistente todas as funcionalidades requeridas para cada organização (Bax e Parreiras, 2003).

Os sistemas de gestão de conteúdos são de facto uma ferramenta cada vez mais importante, mesmo que a produção de conteúdos não seja a actividade principal das organizações que adoptam este tipo de ferramentas.

Existem centenas de produtos de gestão de conteúdos, tais como, Collaborative Content

Management System, DB2 Content Manager, Easy Publisher, Midgard, Open CMS, Nuxeo CPS, BSCW, Plone, etc.