Ciclo PDSA

Segundo Werkema (1995), o ciclo PDSA26 é um método gerencial de tomada de decisões para facilitar o alcance das metas estabelecidas. Essa ferramenta é utilizada, principalmente, quando se deseja introduzir melhorias. O Ciclo PDSA se baseia no controle de processos e, segundo Neto (1995), foi desenvolvido na década de 1930 pelo americano Shewart, orientador da tese de doutoramento de Deming. Entretanto, foi Deming seu maior divulgador, ficando mundialmente conhecido ao aplicar os conceitos da Qualidade no Japão na década de 1950.

É um instrumento simples, flexível e aplicável em todos os níveis e contextos da organização. Segundo Petenate (2002) o ciclo PDSA é um processo eficaz quando se necessita adquirir conhecimento e que está sendo adotado como padrão de trabalho por muitas organizações. Sua representação gráfica é aparentemente estática, no entanto, o movimento giratório representado na figura ao lado, procura transmitir o exercício das ações gerenciais no processo.

Quanto à freqüência e a velocidade com que o ciclo PDSA é fechado, Infante (2002) considera que esta decisão deve ser tomada pela alta direção, levando-se em conta a dinâmica que se queira imprimir, sabendo-se da sua influencia no resultado da qualidade e no tempo de

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Originalmente do inglês, PDSA: “plan”, “do”, “study” e “action”.

Figura – Ciclo PDSA. Retirada de

obtenção das metas estabelecidas. O ciclo PDSA é composto de quatro fases básicas de gerenciamento.

• Planejar

Nessa fase são estabelecidos os objetivos, metas, cronogramas, responsáveis por cada etapa, estratégias e planos de ação, levando sempre em consideração os recursos disponíveis. É inerente à fase de planejamento estabelecer os indicadores de desempenho e da qualidade esperados e os treinamentos que deverão ser efetuados. Para Petenate (2002) é importante estabelecer o objetivo do ciclo, definindo se é para elaboração de um plano para entender a situação atual ou para implementar uma mudança.

• Executar

É o momento de realizar o que foi planejado. É importante procurar identificar as possíveis causas de problemas que possam surgir. É necessário que sejam coletados dados nesta fase, para possibilitar uma análise posterior dos erros e acertos, Werkema (1995).

• Estudar

É a fase de consolidar os dados coletados na fase de execução e comparar com os indicadores estabelecidos na fase de planejamento. É o momento de verificar se os resultados são satisfatórios, ou seja, se a ação planejada está adequada, se os procedimentos estão sendo cumpridos e se a força de trabalho está atuando de forma correta. Por isso a importância da precisão na coleta dos dados, Brassard (1994).

• Agir

Essa fase considera as distorções detectadas na fase anterior, as propostas de melhorias que apareceram e a análise das sugestões da força de trabalho que possam ter surgido. Devem ser relacionadas às proposições, efetuando as priorizações, para que possam ser implementadas e implantadas no novo ciclo do PDCA, Grifo (1994).

Após a conclusão da última fase, se reinicia o processo. Essa ferramenta é muito útil quando de deseja aprimorar um plano, um sistema, um processo ou uma atividade, pois a cada giro do PDSA, provavelmente, melhorias serão introduzidas. Se o método for aplicado sistematicamente, deverá haver uma melhoria contínua, proposta de Deming (1990) no seu quinto princípio.

2.8.4 Fluxograma

É uma representação gráfica que procura apresentar os passos ou ações de um processo. Segundo Brassard (1994), é uma ferramenta de fácil construção e manuseio, mas com grande poder para se tratar da manipulação de processos. Para Scholtes (1992), são figuras esquemáticas, com representações passo a passo que procuram descrever as diversas etapas de um processo, permitindo a visualização daquilo que está sendo mapeado. Brassard (1994) acrescenta que o emprego do fluxograma pode ser útil para se verificar como os vários passos do processo estão relacionados entre si.

Conforme Hronec (1994), o fluxograma é o primeiro tipo de mapa que se pode fazer de um processo. Representa uma série de ações e decisões, de fácil entendimento, que permite as empresas, sem muito esforço, documentarem seus processos. A utilização de fluxogramas, devido sua característica de representação ação por ação, possibilita a realização de um exame mais acurado do processo. Essa análise pode ter sido motivada pela necessidade de melhoria ou para auxiliar a verificação de causas, quando da existência de não conformidade27em um processo.

Uma importante observação é feita por Scholtes (1992), salientando que, como acontece com qualquer representação gráfica, o fluxograma também possui limitação quanto à quantidade de informações que se consegue extrair. Segundo Chirs (1983), embora um fluxograma possa ser bastante representativo para se efetuar uma análise criteriosa de um processo, fica-se preso aos símbolos padronizados que utiliza. Entende Scholtes (1992) que, apesar das restrições existentes quanto à utilização do fluxograma, esse é um instrumento que estimula as pessoas a concentrar a atenção apenas nas etapas absolutamente essenciais.

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Procurou-se neste capítulo fazer uma breve revisão da literatura de forma a delimitar o referencial analítico que servirá de base para a construção do modelo de gestão que será apresentado no próximo capítulo. Foi feito um relato, através de argumentos de estudiosos sobre o assunto, da necessidade das empresas de utilizarem a estrutura organizacional para administrar seus negócios. Mostrou-se que tanto o arranjo vertical, tradicionalmente empregado pelas empresas, como a estrutura horizontal, baseada nos processos, possuem vantagens e desvantagens e que a estrutura matricial pode ser uma alternativa para as organizações, já que procura assimilar as vantagens das duas estruturas mencionadas. Logicamente, apesar dessa estrutura apresentar o problema de duplo comando, essa limitação pode ser minimizada com a adoção de um procedimento que define as responsabilidades de forma lógica e natural, assunto que será descrito no capítulo 4. O capítulo seguinte mostrará de que forma o modelo de gestão foi desenvolvido, tomando como base a estrutura matricial.

Capítulo 3