Classificação de documentos

Após a organização e análise de toda a documentação vamos proceder à sua classificação. A classificação de documentos requer uma atenção especial, muito rigor, concentração e conhecimento, quer dos aspectos contabilísticos como fiscais.

Tendo como base os documentos originais, vamos, classificá-los conforme as regras do POC respeitando os critérios de valorimetria, os princípios contabilísticos e as Directrizes Contabilísticas.

É fundamental para uma correcta classificação conhecer minimamente a actividade económica desenvolvida pela empresa e a forma como se processa cada documento/transacção para que seja possível analisar as respectivas implicações patrimoniais.

A CeloriConta possui um plano de contas específico (Anexo 1) para cada um dos seus clientes pois cada empresa possui os seus clientes ou os seus fornecedores.

Foi nesta fase que o estagiário pode aplicar muito do conhecimento adquirido ao longo destes anos no curso de Gestão mais especificamente nas disciplinas de contabilidade e de fiscalidade. A fim de não cometer erros e de esclarecer dúvidas, o POC e o CIVA tornaram-se duas ferramentas de importância capital, em último caso o estagiário dispunha ainda dos conhecimentos dos seus colegas e do apoio do seu supervisor, permitindo um correcto desempenho nas suas tarefas.

Seguidamente, apresentam-se alguns exemplos de classificações, tendo por suporte documentos da empresa fictícia “Alta Tensão, Lda.”, bem como do plano de contas específico para esta empresa. Estes documentos são referentes ao ano de 2008.

O ano de 2008 foi o ano em que o Governo implementou uma redução na taxa normal de IVA passando de 21% para 20% conforme a Lei n.º 26-A/2008 publicada em Diário da República, em 27 de Junho de 2008. Sendo assim iremos encontrar a aplicação de duas taxas diferentes para situações idênticas.

É fundamental referir que a empresa “Alta tensão, Lda.” comercializa produtos relacionados com electricidade bem como presta serviços na mesma área.

Quadro 02 – Classificação da Factura da compra de matérias-primas a

fornecedor

Descrição Débito Crédito Valor

31211 184,12 € 2432111 9,21 € 312113 84,49 € 2432113 17,90 € Factura Nº 304782 2211002 300,72 €

Fonte: Anexo 2 – Factura do Fornecedor 002 Factura é referente ao dia 26 de Novembro de 2008 a taxa normal de IVA. é de 20%.

Quadro 03 – Classificação da Factura referente a Publicidade

Descrição Débito Crédito Valor

6223313 180,00 €

24323132 36,00 €

Factura Nº 20060275

2211012 216,00 €

Fonte: Anexo 2 – Factura do Fornecedor 012 Factura referente a 26 de Novembro de 2008 IVA normal à taxa de 20%.

Quadro 04 – Classificação da Factura relativa a prestação de serviços pelo

Gabinete de Contabilidade

Descrição Débito Crédito Valor

62236113 66,12 € 24323132 13,88 € Factura Nº 133 2211005 80,00 €

Fonte: Anexo 2 – Factura do Fornecedor 005 Factura referente a 31 de Maio de 2008 IVA a taxa normal de 21%.

Quadro 05 – Classificação de Factura / Recibo de telefone

Descrição Débito Crédito Valor

6222213 22,17 €

24323132 4,43 €

Comunicações

121001 26,60 €

Fonte: Anexo 2 - Comunicações Factura referente a Novembro de 2008 IVA à taxa normal de 20%.

Quadro 06 – Classificação de Factura / Recibo de um seguro de acidentes de

trabalho

Descrição Débito Crédito Valor

646 109,83 €

Seguro

121001 109,83 €

Segundo os termos do nº 29 do artigo 9.º do CIVA as operações com seguros estão isentas de IVA.

No caso dos seguros convêm verificar, qual o período a que eles dizem respeito pois se não coincidir com o ano fiscal devemos, diferir o custo referente ao ano seguinte através da conta 272 (Custos Diferidos), para que as informações dadas pelas Demonstrações Financeiras tenham uma imagem verdadeira.

Quadro 07 – Classificação de Venda a dinheiro de um fornecedor de

mercadoria

Descrição Débito Crédito Valor

312113 275,09 € 2432113 57,77 € 2211003 332,86 € 2211003 332,86 € Venda a dinheiro Nº 178 121001 332,86 €

Fonte: Anexo 2 - Fornecedor 003 Venda a dinheiro referente ao dia 6 de Março de 2008 com IVA a taxa norma à 21%.

Quadro 08 – Classificação de Venda a dinheiro na compra de material de

escritório

Descrição Débito Crédito Valor

62217113 16,53 €

24323232 3,47 €

Venda a dinheiro Nº 66

Venda a dinheiro referente ao dia 11 de Fevereiro de 2008 com IVA a taxa normal à 21%.

No caso da aquisição de Gasóleo há que ter em atenção a alínea b) do nº 1 do artigo 21.º do CIVA, segundo o qual:

“b) Despesas respeitantes a combustíveis normalmente utilizáveis em viaturas automóveis, com excepção das aquisições de gasóleo, de gases de petróleo liquefeitos (GPL), gás natural e biocombustíveis, cujo imposto é dedutível na proporção de 50 %, a menos, que se trate dos bens a seguir indicados, caso em que o imposto relativo aos consumos de gasóleo, GPL, gás natural e biocombustíveis é totalmente dedutível” Assim sendo a classificação é feita da seguinte forma.

60,06 € / 1,20 = 50,05 € (50,05 * 20%) / 2 = 5,005 € Logo:

Custo do Gasóleo = 50,05 + 5,005 = 55,055 € IVA dedutível = 5,005 €

Quadro 09 – Classificação de venda a dinheiro da aquisição de Gasóleo

Descrição Débito Crédito Valor

62212114 50,055 €

24323131 5,005 €

Venda a dinheiro

nº 287849 1111 60,06 €

Quadro 10 – Classificação de Venda a dinheiro de despesas de Alimentação

Descrição Débito Crédito Valor

6222112 15,00 €

Venda a dinheiro

Nº 341 121001 15,00 €

Fonte: Anexo 2 - Refeições Conforme alínea d) do nº1 do Artigo 21.º do CIVA as despesas com alimentação não conferem direito à dedução do IVA como tal, o valor do IVA é tido como custo para a empresa.

Quadro 11 – Classificação do Recibo referente ao serviço prestado pelo

Gabinete de Contabilidade

Descrição Débito Crédito Valor

2211005 160,00 €

Recibo

Nº 201 121001 160,00 €

Fonte: Anexo 2 - Recibo do Fornecedor 005

Aquando da classificação dos recibos é importantíssimo verificar a existência da factura ou facturas a que se referem, e, caso elas estejam em falta diligenciar junto da empresa o seu envio. No caso do recibo nº 201 é referente ao pagamento de duas facturas já anteriormente contabilizadas (facturas nº 158 e 214).

Quadro 12 – Classificação da Factura relativo à venda de mercadorias a um

cliente

Descrição Débito Crédito Valor

711113 208,10 €

2433113 43,70 €

Factura Nº 003

2111999 251,80 €

Fonte: Anexo 2 - Nossa Factura nº 003

Factura relativa ao dia 3 de Março de 2008 com IVA à taxa normal de 21%.

Quadro 13 – Classificação da Venda a dinheiro de mercadorias

Descrição Débito Crédito Valor

711113 115,00 € 2433113 24,15 € 2111001 139,15 € 2111001 139,15 € Venda a dinheiro Nº 001 121001 139,15 €

Fonte: Anexo 2 – Nossa Venda a dinheiro nº 001

Venda a dinheiro referente ao dia 3 de Março do 2008 com IVA a taxa normal de 21%.