A origem da classificação de documentos arquivísticos se dá a partir da segunda metade do século XIX, em áreas consideradas irmãs da Arquivologia, tais como a Biblioteconomia e a História. Tanto que Simões; Freitas (2013) justifica nessa origem tendo de um lado que os documentos arquivísticos por muito tempo eram armazenados em bibliotecas, e por outro o fato de que os primeiros utilizadores dos arquivos foram os historiadores e pesquisadores de áreas afins, construindo esquemas voltados para suas próprias necessidades.
Esse atendimento especial aos usuários advindos do ramo da História resultou em prejuízos e danos, assim como relata Ribeiro (2011, p. 60) que “uma das consequências nefasta desta nova curiosidade pelos arquivos foi o desvio introduzido pelas classificações metódicas e a preferência pela ordenação cronológica dos documentos, sem atender ao seu contexto produtor [...]”.
Na segunda metade do século XX, após a Segunda Guerra e com a introdução dos procedimentos da gestão documental às atividades arquivísticas que se deu a ruptura dos pressupostos epistemológicos da Arquivologia com as áreas anteriormente citadas, desenvolvendo seu próprio código de classificação e os planos de classificação arquivística.
A classificação em arquivos, assim como nas bibliotecas, tem como objetivo a organização do acervo, visando à recuperação e uso das informações registradas nos documentos. Entretanto, também contribui para agregar um conjunto de informações relativas à organização, a produção e ao arquivamento dos documentos, refletindo as ações e atividades que justificam a produção e uso dos documentos.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define a classificação como “a organização dos documentos de um arquivo ou de uma coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 48).
Dessa afirmação infere-se a classificação como a atividade que resulta o plano de classificação, que é um instrumento para classificar os documentos
provenientes de uma entidade, com uma disposição sistemática de gênero/espécie, assim como proposto por Aristóteles, numa ramificação de classes e subclasses, tanto como afirmado por Rios; Cordeiro (2010, p. 126) que “a disposição hierárquica das classes pela divisão em cadeia reflete a estrutura, as funções e as atividades da instituição”.
A este instrumento classificatório, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, dá a seguinte definição:
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 132).
Percebemos então o plano de classificação como um instrumento que aponta os diversos contextos da produção dos documentos, quando na citação retrata o estudo das estruturas e funções da instituição, aludindo também ao planejamento do arquivamento das coleções ou séries documentais.
Desse modo, o plano de classificação é realizado na divisão e subdivisão das funções administrativas das instituições, a primeira divisão é obtida entre as atividades fins (trabalho profissional e técnico que resulta a missão da instituição) e as atividades meio (atividades auxiliares para atendimento da missão) de qualquer instituição e destas atividades que é realizada a hierarquia de categorias que finalizam nos documentos.
É feito o mapeamento das funções, subfunções, atividades e subatividades assim como o relacionamento de classes e subclasses nas classificações bibliográficas. Como devidamente demonstrado por Rios; Cordeiro (2010, p. 129) que: “Por sua vez, cada categoria apresentaria divisões segundo as quais seriam distinguidas, de maneira hierárquica, as funções (classes), as subfunções (subclasses), as atividades (divisões) e subatividades (divisões de nível inferior)”.
No anexo A deste trabalho, consta um exemplo do plano de classificação de documentos de arquivos, utilizado pelo Ministério Público do Estado de São Paulo, adquirido através da pesquisa de Pinho (2011). No quadro utilizado pode-se verificar bem a relação gênero/espécie e hierárquica entre as funções e as atividades, chegando às séries documentais.
As funções de uma instituição são tidas como as responsabilidades de uma instituição ou um objetivo de alto nível possuindo um aspecto mais geral. Já as atividades são as ações que levam ao atendimento da função, sendo então a atividade um caráter mais específico das ações da instituição. Detendo que as classificações partem das ações gerais, para as ações mais específicas.
Vale salientar que a classificação documental pode ser orientada por uma divisão com base na estrutura administrativa da instituição, porém, esta divisão pode não ser viável devido a modificações na divisão hierárquica dos departamentos, o que resultaria em constantes atualizações no plano de classificação.
Mas as classificações de documentos arquivísticos não objetivam apenas a organização dos documentos, nos arquivos a classificação é a atividade estabelecida como elemento compulsório ao tratamento documentário, devendo sempre ser feita na fase corrente dos arquivos, sendo pré-requisito para as atividades de arquivamento, onde distribui o arranjo de ordenamento e para avaliação de documentos.
Focando-se nos objetivos dessa pesquisa que reflete o processo de descarte legal de documentos volta-se para a contribuição da classificação para avaliação e destinação de documentos. A classificação é essencial para uma avaliação eficiente, sendo imprevisível obter uma destinação acurada dos documentos com uma avaliação realizada sem a classificação documental.
Tanto que ela é vista como o elemento que antecede e dá os insumos informacionais necessários para identificação do conteúdo, da organicidade e dos pontos que identificam o valor do documento. Tanto que Indolfo (2007, p. 43) nos diz que:
Torna-se fundamental para o processo de avaliação que os documentos tenham sido classificados, pois só a classificação permite a compreensão do conteúdo dos documentos de arquivo dentro do processo integral de produção, uso e acesso à informação arquivística, mantendo os vínculos orgânicos específicos que possui com a entidade geradora.
Visto a classificação como uma atividade a priori para o arquivamento e especialmente para avaliação de documentos, identifica-se a contribuição da classificação para a racionalização e eficiência administrativa, contribuindo para um
gerenciamento dos documentos e execução das atividades organizacionais, evidenciando esta afirmativa através de Shäfer e Lima (2012, p. 141):
As funções de classificação e avaliação são essenciais para a gestão dos documentos, pois permitem que as informações sejam organizadas racionalmente – facilitando a sua recuperação – e, quando não investidas de valor administrativo, histórico ou cultural, sejam adequadamente eliminadas.
Para alcançar um eficiente gerenciamento de documentos, a classificação de documentos arquivísticos tem como pré-requisito o atendimento de princípios arquivísticos, como o de respeito ao fundo e a proveniência, visto que estes refletem o funcionamento do arquivo e a relação orgânica que existe entre os documentos para o estabelecimento dos valores e temporalidade dos documentos.
O entendimento do respeito ao fundo aplica a noção que “[...] se propunha a possibilitar a recuperação das informações originadas de um mesmo produtor de documentos, ou seja, se propunha contextualizar as informações no universo da sua criação”. (RODRIGUES, 2006, p. 106).
Tanto que na classificação se regista a estrutura, as funções e as coleções documentais, e que para isto o melhor elemento para divisão da classificação é a funcional, pois esta concentra os elementos de produção e utilização dos documentos da instituição.
Outros elementos podem ser adotados, mas alguns pesquisadores, assim como Rios; Cordeiro (2010) apontam que algumas divisões devem ser evitadas, como por tipologias de documentos, que não refletem a significação completa dos documentos e divisão pela estrutura ou organograma da instituição, por ser passível a modificações constantes.
Quanto ao princípio de proveniência entende-se que os documentos advêm das atividades de uma família, órgão ou departamento, não podendo tais documentos serrem deslocados de sua classe ou agrupamento, pois há um relacionamento entre os mesmo e o deslocamento o desfaz.
O CONARQ lançou um código para classificação de documentos arquivísticos para as atividades meio das instituições públicas, em 2001, através da publicação “Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativo às Atividades Meio da Administração Pública”, na qual oferece um modelo às
instituições para se basearem e criarem um código próprio, adequando o código proposto às especificidades dos documentos gerenciados pelas diversas instituições da administração pública.
Neste código são utilizados os princípios classificatórios hierárquicos, partindo do geral ao específico, das funções às atividades da instituição assim como destacado:
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. (CONARQ, 2001, p. 9).
O código proposto pelo CONARQ codifica os documentos em uma estrutura hierárquica alinhada ao relacionamento funcional da instituição. E nesta codificação, dispõe dez classes principais relativas às funções numa classificação decimal distribuídas nas notações: classe 000, classe 100, classe 200, classe 300 e assim respectivamente até a classe 900.
Destas, apenas duas são voltadas para as atividades meio, ou as atividades auxiliares desempenhadas por qualquer instituição, que são a classe 000 - Administração Geral, e a classe 900 – Assuntos diversos. As classes de notação 100 a 800 são voltadas as atividades fins, e sua elaboração está a cargo das próprias instituições.
Estas classes se subdividem em subclasses, destas para grupos e finalizam em subgrupos, correspondendo à estrutura de funções, subfunções, atividade e subatividades. As classes e divisões são esquematizadas no modelo decimal. Assim como no exemplo extraído do próprio código do CONARQ (2001, p.10):
Quadro 2 – Codificação da Classe 000 Administração Geral
Fonte: CONARQ, 2001.
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPO 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
Compreende-se que a classificação é uma atividade preliminar para racionalização de atividades de gerenciamento documental, essencialmente para avaliação de documentos, em que a vigência dos documentos só deve ser feita após a devida classificação e elaboração do plano de classificação.
Quanto a esta sociabilidade da classificação e da avaliação de documento Indolfo (2007, p. 47) alerta:
O levantamento dos prazos de guarda deverá ocorrer após a identificação dos documentos pelo processo de classificação e vincula-se à frequência de uso das informações e à existência de prazos legais a serem cumpridos, os chamados prazos prescricionais.
Tendo em mãos o plano de classificação, faz-se necessário também o conhecimento da legislação que rege o processo de descarte de documentos, entendendo que de um lado o descarte indevido pode incorrer em mutilações documentais prejudiciais aos usuários internos da instituição, os clientes e usuários externos, como também a sociedade em si. Não esquecendo também das penalidades que podem ser aplicadas ao próprio profissional responsável pela destinação e descarte documental.
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LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA PARA O PROCESSO DE
DESCARTE LEGAL DE DOCUMENTOS
Considerando arquivo como um conjunto de documentos produzidos e recebidos por empresas, órgãos, entidades e pessoas e que os documentos registram as atividades humanas e atendem necessidades administrativas, informativas e probatórias, faz-se necessário ser devidamente gerenciado para dar acessibilidade aos documentos para execução das atividades de diversos fins.
Compreendendo que a gestão documental é a aplicação técnica que propicia o devido gerenciamento dos acervos documentais de arquivos desde sua criação até a sua destinação ou guarda permanente, impedindo que sejam descartados documentos que registrem informações culturais, históricas, científicas, administrativas, econômicas e técnicas e habilitando o descarte dos documentos que não atendam mais a tais requisitos foram construídas leis específicas para devida gestão de arquivos públicos e privados.
O ponto essencial para legislação arquivística se dá com a Lei Nacional de Arquivos, Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Esta lei versa sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Em seu conteúdo esta lei define em âmbito legal os arquivos, a gestão documental e caracteriza como sendo de interesse social e um dever público a gestão documental e proteção especial aos documentos de arquivo. Em especial aos documentos históricos e científicos.
O acesso aos documentos arquivísticos também são protegidos para o cidadão, tanto que o 4º artigo da Lei 8.159 diz que:
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. (BRASIL, 1991).
O artigo citado se refere à aplicação em arquivos públicos, mas no ambiente privado os documentos podem ser caracterizados como de interesse social e assim protegidos e inalienáveis, tendo o seu acesso protegido.
Com a premissa de proteger os documentos de interesse social esta lei também determina que a eliminação de documentos públicos esteja subordinada a autorização da instituição arquivística em sua instância, federal estadual ou municipal.
O próprio descarte documental indevido é caracterizado como um ato penal e pode gerar pena de reclusão de um a três anos e multa. Assim como instituído na Lei 9.605 de 12 de fevereiro de 1998, na seção IV Dos Crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural, em seu artigo 62 que penaliza quem destruir, inutilizar ou deteriorar “arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial” (CONARQ, 2014, p. 22).
O CONARQ é o órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça objetiva a institucionalização de políticas nacionais de arquivos públicos e privados, sendo o núcleo de um Sistema Nacional de Arquivos, constrói normas e orientações para gestão documental e proteção aos documentos de interesse social e público.
É do CONARQ que advém as regras, recomendações e autorizações para construção de tabela de temporalidade e destinação dos documentos arquivísticos. Tabelas de temporalidade são dispostas pelo CONARQ, a exemplo da tabela de temporalidade das atividades-meio para entidades da administração pública federal, definida por decreto federal.
O Decreto 4.073 de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, dá as especificações para o processo de destinação, bem como, os elementos essenciais para construção da tabela de temporalidade, apontando a criação de uma para os documentos das atividades-meio e outra para as atividades- fim.
Este decreto estabelece que as instituições devam formar uma comissão permanente de avaliação de documentos, que objetiva orientar e coordenar o
processo de avaliação e destinação documental na organização detentora dos documentos arquivísticos.
É decretado nele que para as atividades-meio será aplicado a tabela de temporalidade do CONARQ, realizando os devidos ajustes e inserção de documentos que não constarem na tabela do CONARQ.
E para as atividades-fim, esta comissão se encarregará de realizar a análise, a seleção e a destinação, submetidas à aprovação do Arquivo Nacional. Como regulamentado no Decreto 4.073 de 3 de janeiro de 2002, no artigo 18, inciso 3º:
Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. (CONARQ, 2014, p. 56).
Nesse processo a instituição formalizará a política de destinação de documentos ou plano de descarte, um documento que será composto da classificação de documentos, da vigência dos documentos atribuídos da avaliação de cada série documental na tabela de temporalidade e materializando-se com as diretrizes para destinação dos documentos.
Neste caso a política regulará se os documentos devem ser transferidos para o arquivo intermediário, recolhidos para o arquivo permanente ou destruídos, incluindo-se também a maneira pela qual os documentos serão descartados.
Trata-se de um documento interno que rege a aplicação da temporalidade indicada a todos os documentos arquivísticos da instituição, feita pela comissão permanente de avaliação de documentos da empresa e que será o guia para prática interna da destinação após a aprovação da instituição arquivística de sua esfera de competência.
Quanto aos arquivos privados a proteção está nos documentos declarados como de interesse público e social, desde que sejam relevantes para história, para cultura e para o desenvolvimento nacional, sendo decretado pelo Presidente da República.
Mesmo com a proteção decretada pela presidência, a custódia, preservação e o gerenciamento dos documentos arquivísticos de arquivos privados, declarados
como de interesse público e social é de total responsabilidade da instituição detentora, penalizando inclusive a destruição de tais documentos, como mencionado no artigo 26 do Decreto 4.073 de 3 de janeiro de 2002:
Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. (CONARQ, 2014, p. 56).
O ato de destruir, descartar ou deteriorar documentos de valor permanente ou fora do seu prazo legal de guarda, pode constituir um ato penal gerando reclusão ou multas, as empresas e principalmente os profissionais da informação que venham a lidar com o processo de destinação documental, devem estar com bastante influência a cerca das determinações judiciais, normas e recomendações.
O CONARQ, apontado órgão máximo na definição de diretrizes para gestão arquivística, dispõe orientações e regras que regem este processo isentando o profissional das consequências jurídicas e instruindo para que a destinação documental não impeça que as gerações futuras sofram com o descarte indevido.
Tendo o conhecimento de algumas especificações legais, apresenta-se um quadro com a reunião de leis federais, medidas provisórias, decretos federais, resolução de conselho de classe e portarias federais que constituem o conjunto de informações jurídicas referente ao processo de descarte legal de documentos.
É importante ressaltar que não se pretende aqui determinar que os documentos jurídicos agrupados nesse trabalho componham a totalidade da legislação referente o processo de descarte legal de documentos. Pois, as informações jurídicas a serem apresentadas foram reunidas a partir da coletânea de leis arquivísticas divulgada pelo CONARQ (2014), outras leis e informações possam existir contribuindo para regulação do processo.
O quadro a seguir é intitulado como “Quadro da Legislação Arquivística para o Processo de Descarte Legal de Documentos”, este quadro é composto da identificação da documentação jurídica, a data de publicação, uma breve especificação do conteúdo da documentação e o status que aponta se o documento está vigente ou foi revogado por outro documento posterior.
Quadro 3 – Legislação Arquivística para o Processo de Descarte Legal de Documentos
Identificação Data Especificação Vigência
Constituição da República Federativa
do Brasil
1988
Dispõem os direitos e garantias fundamentais, como também os deveres individuais e coletivos.
Vigente
Decreto-Lei Nº 125 30/11/1937 Organiza a proteção do patrimônio
histórico e artístico nacional. Vigente
Decreto-Lei Nº 2.848 07/11/1948 Código Penal / dos crimes contra o
patrimônio. Vigente
Lei Nº 7.347 24/07/1985
Disciplina a ação civil pública de responsabilidade por danos ao meio ambiente, ao consumidor, a bens e direitos de valor artístico, estético, histórico, turístico e outras providências.
Vigente
Lei Nº 7.627 10/11/1987
Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho e outras providências
Vigente
Lei Nº 8.159 08/01/1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e outras providências.
Vigente
Lei Nº 8.394 30/12/1991
Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República e outras providências.
Vigente
Lei Nº 9.507 12/11/1997
Regula o direito de acesso a informações e disciplina o rito processual do habeas data.
Vigente
Lei Nº 9.605 12/02/1998
Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e outras providências.
Vigente
Lei Nº 9.610 19/11/1998
Altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e outras providências.
Vigente
Lei Nº 12.343 02/12/2010
Institui o Plano Nacional de Cultura – PNC, cria o Sistema Nacional de Informações e Indicadores Culturais – SNIIC e outras providências.
Vigente
Lei Nº 12.527 18/11/2011
Regula o acesso a informação previsto na Constituição Federal, altera a lei 8.112, revoga a lei 11.111 e dispositivos da lei 8.159.
Lei Nº 12.682 09/07/2012
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Vigente
Medida Provisória Nº
2.200-2 24/08/2001
Institui a infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da informação em autarquia.
Vigente
Decreto Nº 1.173 29/06/1994
Dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do CONARQ e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Revogado pelo Decreto Nº 4.073 de 03/01/2002 Decreto Nº 1.461 25/04/1995
Altera o 3º e 4º artigo do Decreto 1.173 que dispõe sobre a funcionalidade do CONARQ e do SINAR. Revogado pelo Decreto Nº 4.073 de 03/01/2002 Decreto Nº 2.134 24/01/1997
Regulamenta o artigo 23 da Lei 8.159 de 08/01/1991 que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles.
Revogado pelo Decreto Nº 4.553 de 27/12/2002 Decreto Nº 2.182 20/03/1997
Estabelece normas para a transferência e o recolhimento de