DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CURSO DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO
JEFFERSON ANDRADE DE ARAUJO
PRODUZIR, GERIR E GUARDAR:
um estudo reflexivo sobre o descarte legal de documentos e a
responsabilidade do Gestor da Informação
Recife/PE 2015
PRODUZIR, GERIR E GUARDAR:
um estudo reflexivo sobre o descarte legal de documentos e a
responsabilidade do Gestor da Informação
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Gestão da Informação do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal de Pernambuco, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Gestão da Informação.
Orientador: Profº. Dr. Hélio Pajeú
Recife/PE 2015
A663p Araujo, Jefferson Andrade de
Produzir, gerir e guardar: um estudo reflexivo sobre o descarte legal de documentos e a responsabilidade do gestor da informação / Jefferson Andrade de Araujo. – Recife: O Autor, 2015.
65 f.: il., fig.
Orientador: Hélio Pajeú.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação) – Universidade Federal de Pernambuco. Centro de Artes e Comunicação. Ciência da Informação, 2015.
Inclui referências e anexos.
1. Ciência da informação. 2. Organização da informação. 3. Documentos – Eliminação. 4. Profissionais de gestão do conhecimento. I. Pajeú, Hélio (Orientador). II. Título.
Primeiramente, agradeço a Deus e a Oyá por esta conquista, pois peço sempre a benção para alcance de todos os meus objetivos e a força necessária para superar as adversidades da vida. Tenho a certeza que Deus e Oyá me acompanham em todos os desafios que enfrento.
A minha família, que me deu boa educação, incentivando-me a buscar no estudo e com honestidade a melhoria de vida. Dentre os familiares estão o meu pai Marcos Antônio, minha mãe Maria do Socorro, minha irmã Juliana Andrade e os meus parentes maternos que participaram do meu crescimento desde sempre como o meu avô José Domingues (in memoriam), minha avó Lenira Barretos e meus tios Paulo Domingues, Maria Bernadete e Maria Gorete.
Agradeço também a doce senhora Vanda Francisca, esta é uma segunda mãe que Deus e Oyá colocaram na minha vida. O amor, o carinho e os conselhos que recebo dela me levam a citá-la em meus agradecimentos.
Aos professores e a todos que compõem o Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal de Pernambuco. Especialmente ao meu orientador, Hélio Pajeú, que acreditou valer a pena e topou ser meu orientador, registrando aqui sua paciência nos constantes encontros e discussões que foram feitos.
Aos meus colegas de sala da turma 2011.1, pela descontração, receptividade, companheirismo e por tudo que vivenciamos. Especialmente a Taciana Soares, que além de tudo me ajudou a formatar essa pesquisa nos padrões e normas exigidas.
A equipe do Procondel III - projeto de extensão de pesquisa - realizado no Laboratório de Tecnologia do Conhecimento (LIBER), nos nomes de: Evaldo Sousa, Cainara Borges, Eduarda Figueiredo, Jacilene Correia, Jéssica Cabral, Júlia Matias, Sthéfanie Dal Magro e Wanderson Lins. Com esta equipe compartilhei os momentos de ansiedade e nervosismo durante a elaboração desta pesquisa, sempre me reanimavam com seus conselhos e brincadeiras.
(Graduação) – Bacharelado em Gestão da Informação, Universidade Federal de Pernambuco, Recife, 2015.
RESUMO
Gestão documental é o conjunto de procedimentos técnicos que racionaliza o acesso, o arquivamento e a preservação dos documentos arquivísticos desde a produção até a destinação, buscando controlar o arquivo a uma massa manipulável. Dentre seus procedimentos, a avaliação é o processo que destina os documentos para o descarte ou preservação e a vigência dos documentos, assim como o descarte é regulada por uma legislação arquivística que leva a punição da instituição ou do profissional que descartar documentos de interesse social ou fora de sua vigência. Por outro lado, o gestor da informação é o profissional, do campo da Ciência da Informação, que visa atender a necessidades informacionais, gerenciando a informação em todo o ciclo que a compreende. Portanto, esta pesquisa busca refletir sobre a importância e a responsabilidade do gestor da informação no processo legal de descarte de documentos, tendo como objetivos específicos estudar os princípios da gestão documental para o processo de descarte de documentos, compreender a classificação documental que é uma atividade preliminar para composição da tabela de temporalidade, identificar a legislação nacional para descarte de documentos, apresentar as recomendações do processo de descarte regidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e discutir as competências do gestor da informação, no sentido do processo do descarte de documentos. O objeto desta pesquisa é o processo legal para descarte de documentos, sendo a pesquisa classificada como exploratória, utilizando-se do levantamento bibliográfico e documental para coleta. Considerou-se o descarte legal de documentos uma atuação do gestor da informação para o gerenciamento de um dos ciclos informacionais em que deve fazer uso dos fundamentos arquivísticos, dos procedimentos da gestão documental e das leis e normas que regem o descarte legal de documentos, protegendo sua atuação, as responsabilidades da instituição e, sobretudo a informação a ser utilizada e pesquisada pelos seus usuários no momento oportuno.
Palavras-Chave: Gestão documental. Descarte legal de documentos. Gestor da informação.
Information Management, Federal University of Pernambuco, Recife, 2015.
ABSTRACT
Document management is the set of technical procedures that streamlines access, archiving and preservation of archival documents from production to disposal, seeking to control the file to a manageable dough. Among its procedures, evaluation is the process that documents intended for disposal or preservation and the validity of the documents, as well as the disposal is regulated by an archival legislation that takes the punishment of the institution or professional to rule out social interest or documents outside of its validity. On the other hand, the information manager is the professional field of Information Science, which aims to meet the information needs by managing information throughout the cycle that comprises. Therefore, this research seeks to reflect on the importance and the information manager's responsibility in the legal document disposal process, with specific objectives to study the principles of document management for document disposal process, understand the document classification that is an activity preliminary to composition of temporality table, identify national legislation to discard documents, present the recommendations of the disposal process governed by the National Council on Archives (CONARQ) and discuss the responsibilities of information manager in the sense of document disposal process . The object of this research is the legal process for disposal of documents, research is classified as exploratory, using the literature and documents for collection. It considered the legal disposal of documents an information manager's role for managing one of the informational cycles he should make use of archival fundamentals, procedures of document management and the laws and regulations governing the legal disposal of documents, protecting its operations, the responsibilities of the institution and especially the information being used and researched by its members in due course.
Keywords: Document management. Disposal legal of documents. Manager information.
Quadro 1 – Fases Documentais ...23 Quadro 2 – Codificação da Classe 000 Administração Geral ...36 Quadro 3 – Legislação Arquivística para o Processo de Descarte Legal de Documentos ...42
CI – Ciência da Informação
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos GI – Gestor da Informação
SIGA – Sistema de Gestão de Arquivos
TICS – Tecnologias da Informação e Comunicação UFPE – Universidade Federal de Pernambuco
Anexo A – Exemplo de desdobramento do nível “função” no contexto da
classificação de documentos de arquivos ...62 Anexo B – Formulário de Listagem de Eliminação de Documentos...63 Anexo C – Formulário de publicação do Edital de Ciência de Eliminação dos Documentos ...64 Anexo D – Formulário de publicação do Termo de Eliminação de
1 INTRODUÇÃO ...12
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: conceitos e fundamentos...16
2.1 Atividades da gestão documental ...24
3 CLASSIFICAÇÃO ...27
3.1 Classificação Bibliográfica...29
3.2 Classificação Documental e Plano de Classificação ...32
4 LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA PARA O PROCESSO DE DESCARTE LEGAL DE DOCUMENTOS ...38
5 RECOMENDAÇÕES DO CONARQ PARA O PROCESSO DE DESCARTE LEGAL DE DOCUMENTOS...46
6 COMPETÊNCIAS DO GESTOR DE INFORMAÇÕES ...52
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...55
REFERÊNCIAS...59
1 INTRODUÇÃO
Com a evolução da informática e das tecnologias da informação, agilizou-se a produção informacional e sua comunicação e por consequência a produção dos documentos, gerando a necessidade de se custodiar nos arquivos as informações pelo tempo em que é realmente válido e necessário mantê-la armazenada.
Os documentos arquivísticos por natureza estão intrínsecos a obtenção de uma meta ou objetivo adquirindo um valor para mantê-los arquivados sendo recuperados no momento oportuno. Mas, com o passar do tempo alguns documentos adquirem um novo sentido e utilização, possuindo um valor secundário, voltado para pesquisa e para memória social.
A identificação do valor dos documentos se dá num conjunto de procedimentos técnicos envolvidos pela gestão documental e dentre seus procedimentos a avaliação é a atividade preliminar para se destinar os documentos promovendo a preservação e a temporalidade, como também, o descarte dos que não precisam mais ser arquivados.
Este descarte requer domínio quanto ao legado de leis e normas que regulam o conjunto de etapas aqui intitulado de descarte legal de documentos. Sendo discutida a importância deste processo e do detrimento da legislação por parte dos profissionais da informação, especificamente do gestor da informação (GI).
A escassez de profissionais no mercado de trabalho que dominem o processo de descarte legal de documentos motiva e faz dessa temática uma pesquisa de grande relevância, pois, verifica-se na prática, a guarda desnecessária, ocasionando acúmulos que dificultam a recuperação de informações relevantes e o descarte desprovido das recomendações e determinações jurídicas.
O descarte de documentos fora de sua temporalidade pode afetar a tomada de decisão e a execução de atividades que necessitem da informação que foi descartada com o documento, como também, o descarte de documentos de valor social e arquivamento permanente se constituem como um crime contra o patrimônio cultural, penalizando a instituição detentora dos documentos e o profissional responsável pelo descarte.
A Gestão da Informação é um campo de estudos da Ciência da Informação (CI) e assim como o seu título refere tem um viés gerencial que pressupõe técnicas e metodologias gerenciais que agreguem valor aos processos ligados a informação e ao documento, sendo o processo de descarte uma das atividades para serem gerenciadas.
A fim de contribuir e dispor as competências e responsabilidades do GI no tocante do processo de descarte legal de documentos foca-se neste estudo o levantamento das leis e normas que regem a avaliação e descarte e a atuação processual e metodológica.
A priori, é inconcebível o gerenciamento sem o conhecimento da organização e seus processos, a primeira atividade de gestão requer conhecer o negócio da empresa, sua natureza, missão, valores e estrutura organizacional e política. Um diagnóstico que reflita a estrutura, os processos e o fluxo das informações. Este é o ponto de partida para gestão documental, assim como fala Calderon ET AL (2004, p. 101):
O pré-diagnóstico e o diagnóstico devem ser o ponto de partida para os projetos de organização de documentos, subsidiando a proposta de modelos de classificação, avaliação e descrição apropriadas, visando a um destino final eficiente e eficaz.
E procurando destinar os documentos arquivísticos para racionalizar os processos organizacionais e aumentar a eficiência administrativa que o objetivo geral desta pesquisa se constitui em refletir sobre a importância e a responsabilidade do GI no processo de descarte legal de documentos, tendo como seus objetivos específicos os seguintes:
• Estudar os princípios e fundamentos da gestão documental, essencialmente no tocante do processo de descarte de documentos;
• Compreender a classificação documental, enquanto atividade indispensável para composição da tabela de temporalidade;
• Identificar a legislação arquivística, quanto à temporalidade documental e o descarte de documentos;
• Apresentar as recomendações das etapas para descarte, regidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ);
• Discutir as competências do GI, no sentido do processo do descarte de documentos.
O objeto desta pesquisa é o processo legal para descarte de documentos, um dos procedimentos técnicos que é disposto pela gestão documental, embasada em legislação arquivística para destinação e descarte de documentos arquivísticos.
É classificada quanto aos objetivos como uma pesquisa exploratória por buscar grande familiaridade entre o problema e os pressupostos teóricos a cerca da temática. Quanto aos procedimentos metodológicos esta pesquisa assume uma classificação híbrida, sendo bibliográfica e documental, tendo como recorte o aspecto jurídico que rege o processo de descarte de documentos arquivísticos.
Esses dois tipos de pesquisa estão atrelados ao material coletado e utilizado para execução da pesquisa. A bibliográfica faz uso de documentação científicas, como livros e artigos científicos, e a documental os documentos de orgãos, memorandos, relatórios que não tenham sido submetidos a análise científica ou que possam ser reelaborados. Este destaque, como também, a proximidade destes dois tipos de pesquisa é apontado por Silva; Almeida; Guindani (2009, p. 6):
A pesquisa documental é muito próxima da pesquisa bibliográfica. O elemento diferenciador está na natureza das fontes: a pesquisa bibliográfica remete para as contribuições de diferentes autores sobre o tema, atentando para as fontes secundárias, enquanto a pesquisa documental recorre a materiais que ainda não receberam tratamento analítico, ou seja, as fontes primárias.
Diante dessa identificação foram coletadas referências científicas como livros na biblioteca da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) e artigos científicos a partir da Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI) que é uma base referencial para CI disponibilizando publicações de 37 periódicos.
Na biblioteca da UFPE e no BRAPCI foram coletados materiais a certa da gestão documental, da classificação bibliográfica e documental e quanto as competências do GI.
E para atendimento dos objetivos específicos quanto às leis jurídicas para descarte e normas do CONARQ, foi utilizada a publicação do próprio CONARQ, intitulada de “Coletânea da Legislação Arquivística Brasileira e Correlata”. Dentre as
documentações legais elencadas nesta publicação foram selecionadas as que possuem relevância para o processo legal de descarte de documentos, fazendo uso das seguintes documentações federais: leis, decretos, portarias, instruções normativas, resoluções e a Constituição Federal do Brasil. Fez-se uso também de resoluções de conselhos de classe e resoluções do próprio CONARQ.
Com a explanação de tais aspectos esta pesquisa esta dividida da seguinte maneira: no capítulo 2 são revisados os conceitos e fundamentos da gestão documental, como também das suas atividades; no capítulo 3 aborda-se a classificação, partindo da classificação social, levantando os pressupostos aristotélicos que fundamenta a classificação concluindo com as classificações sociais aplicadas bibliográficas e arquivística; no capítulo 4 é feita uma identificação da legislação arquivística para o descarte legal de documentos; no capítulo 5 apresentam-se as etapas e recomendações do CONARQ para o descarte legal de documentos; no capítulo 6 discutem-se as competências e responsabilidades do GI para o descarte legal de documentos e se conclui a pesquisa com as considerações finais no capítulo 7.
2
GESTÃO DE DOCUMENTOS: conceitos e fundamentos.
Para a CI, a informação pode ser compreendida como a materialização do conhecimento pelo qual, este é transmitido e registrado em diversos meios, sejam analógicos ou digitais, sendo capaz de alterar o estado cognitivo do usuário, levando-o a uma reflexão que pode configurar uma nova produção informacional.
No âmbito da Documentação, área originada por Paul Otlet e Henri de La Fontaine a partir dos seus postulados, especialmente com sua obra clássica de Paul Otlet, Traité de Documentation em 1934. Neste o documento é o elemento que se compõe do signo que registra a informação, transmitindo a informação para seus usuários, sendo o documento composto pela natureza conceitual (mensagem) e do material (objeto de suporte).
Desta identificação é importante comentar que o documento não se reduz apenas ao formato escrito, este é o mais utilizado para transmissão informacional, não o único. Tanto que Meyriat, um dos seguidores de Pau Otlet, citado por Ortega; Lara (2010, p. 4) evidenciam que quanto aos documentos escritos se tem:
[...] caso privilegiado, por ser a escrita o meio mais comumente utilizado para comunicar uma mensagem. Mas pondera que os escritos não são os únicos objetos que têm por função transmitir uma informação, do que decorre que a noção de documento é muito mais ampla que a noção de escrita.
Neste sentido, a compressão sobre documento foi alargada para além daqueles em formato escrito, sendo que o documento é o suporte pelo qual a informação é registrada, armazenada e transmitida. Mas, no âmbito da Arquivologia, o documento é visto como a transcrição, não apenas do conhecimento, mas também do fazer humano, das práticas, da administração, um registro dos processos, experiências, delegação de autoridades, comprovação de direitos. Nessa direção Indolfo (2007, p. 2) assegura que:
O documento, ou ainda, a informação registrada, sempre foi o instrumento de base do registro das ações de todas as administrações, ao longo de sua produção e utilização, pelas mais diversas sociedades e civilizações, épocas e regimes.
Nos arquivos os documentos arquivísticos podem ser compreendidos como as informações registradas em suportes – documento – que registram e permeiam o fluxo das atividades humanas, quer seja em uma instância física ou jurídica. E sendo assim o arquivo é definido como “[...] um conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das ações necessárias para o cumprimento da missão predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família.” (RODRIGUES, 2006, p. 105).
Do mesmo modo, Schellenberg, um dos maiores arquivistas e pesquisadores nos Estados Unidos, também evidencia esta característica como o primeiro elemento essencial que caracteriza e singulariza o arquivo, aplicando técnicas e metodologias distintas de outros ambientes informacionais, ao afirmar que “para serem considerados arquivos, os documentos devem ter sido criados e acumulados na consecução de algum objetivo”. (SCHELLENBERG, 2006, p. 37).
Para ilustrar este encadeamento, Rodrigues (2006) elaborou, em seu artigo A Teoria dos Arquivos e a Gestão de Documentos, a relação intrínseca e sistemática da informação arquivística com as ações humanas, com vistas a atingir uma missão ou objetivo, e que na execução das atividades perpassam os processos de produção e recepção de documentos, como apresentado na figura 1:
Figura 1 – Processo de Criação do Arquivo
Fonte: Rodrigues, 2006.
Para que os documentos, assim como os arquivos, cumpram suas funções administrativas, políticas, culturais, comerciais, científicas, pedagógicas e jurídicas é preciso que eles estejam devidamente organizados, classificados, indexados, armazenados e passem pelo processo de avaliação para guarda das informações relevantes, pelo tempo necessário.
No processo de evolução dos arquivos é possível observar mudanças radicais no papel que os documentos tinham em cada instituição. Inicialmente imperava-se um caráter fiscal que consolidava os arquivos de cartórios e em que os documentos serviam para comprovar os direitos dos cidadãos. A partir do século XIX, os arquivos tomam um viés histórico, tendo como premissa a custódia e preservação de acervos de arquivos que registram a história e a cultura da sociedade.
No século XX e, substancialmente, após a II Guerra Mundial houve um grande acréscimo nos volumes documentais produzidos pelas diversas entidades públicas e privados, provenientes dos avanços científicos e tecnológicos da humanidade e que exigia um tratamento que propiciasse o controle, o acesso e a preservação da informação arquivística.
A Segunda Guerra mundial foi um marco para a produção informacional, como também, para renovação de diversas áreas do conhecimento, em especial os que lidam com o gerenciamento da informação e que integram campos de estudos da CI.
O crescimento vertiginoso, em escalas geométricas de documentos transformou a atuação de profissionais como bibliotecários e arquivistas, posto que a grande massa documental exigisse uma reformulação das formas tradicionais de atuação, o que resultou na Arquivologia o surgimento da gestão documental, tratando os documentos sistematicamente desde sua criação e não mais do seu recolhimento permanente ou descarte.
Gestão é o ato de gerenciar, e esta advém da administração, a administração pode ser apontada genericamente como uma Ciência Social que estuda e coordena as práticas para se administrar. Buscando explanar uma identificação mais apurada da administração Chiavenato (1993, p. 9) define como a tarefa de:
[...] interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação.
Observa-se assim a administração como o conjunto de ações que visam gerenciar negócios e recursos com vistas ao alcance de uma meta ou objetivo, buscando de maneira econômica e racional atingir o sucesso de seus processos organizacionais.
Deste modo a informação e os documentos são passíveis ao gerenciamento e essenciais para administração organizacional como um todo, racionalizando não só o acesso à informação como a tomada de decisão, necessitando a informação e suas estruturas ser planejadas, organizadas, controladas e dirigidas.
Compreendendo que o documento não se compõe apenas dos seus elementos físicos, mas também de elementos de conteúdos informacionais que possuem valores para comunicação, comprovação e execução de atividades de naturezas diversas que quanto a relação entre os documentos arquivísticos e ao gerenciamento Calderon et al (2004, p. 101) defende:
O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar. Isso significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um suporte, é preciso também que se tenha um planejamento de tal forma, que, mesmo com uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante das ferramentas tecnológicas disponíveis nos dias atuais, seja possível localizar e utilizar a informação no tempo exato e necessário para uma tomada de decisão.
Portanto, neste prisma, gerenciar informações é um ato que se constitui como “[...] imprescindível e estratégico no contexto das organizações contemporâneas, as quais têm na informação o insumo capaz de conduzi-las a excelência.” (RODRIGUES; MELO, 2013, p. 4).
O gerenciamento de documentos surgiu em meados do século XX, fortemente nos Estados Unidos e buscava atender inicialmente a demanda administrativa, solucionando problemas quanto à guarda, temporalidade e destinação dos documentos de arquivo. Tanto que para evidenciar esta definição, o historiador Lawrence Burnete citado por Indolfo (2007, p. 37) afirma que a gestão documental:
[...] É uma operação arquivística entendida como o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da administração moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro [...].
E buscando a priori, administrar os documentos das organizações pós-guerra a gestão documental foi amplamente discutida e instituída a partir de convenções governamentais, congressos e encontro de cientistas nos Estados Unidos e Canadá, destacando aspectos de sua aplicação:
[...] no final da década de 40 do século XX, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental, a saber: produção, utilização, conservação e destinação de documentos. (FONSECA, 1998, p. 38).
Em consonância com essa definição, a lei brasileira de nº 8.159, publicada em 8 de janeiro de 1991, refere-se à gestão documental como um conjunto de atividades arquivísticas que abarcam o gerenciamento desde a produção até a guarda permanente ou descarte. E assim a lei nacional de arquivos públicos e privados institui que a:
[...] gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (BRASIL, 1991).
A partir de tal compreensão, destacam-se três atividades do ciclo documental, a produção, utilização e destinação, buscando identificar atividades gerenciais e operacionais para estas atividades.
Na produção de documentos compreendem-se políticas e normas que regulem sua produção, limitando-se a origem dos que são realmente necessários, procurando inclusive dirimir a emissão de cópias desnecessárias e a formalização de emissão de formulários.
Nesta fase, o trabalho em conjunto dos profissionais de informação e profissionais da administração deve caminhar em sinergia, buscando um planejamento que simplifique as funções das atividades administrativas, visto que é delas que nascem os documentos, a simplificação dos métodos de trabalho e a simplificação da rotina de documentação, como apresentado por Schellenberg (2006) como pontos que geram um impacto na produção documental.
Embora Schellenberg discorra em âmbito de arquivos públicos, esta realidade não está dissociada dos arquivos privados, e para um planejamento eficiente considera um trabalho multidisciplinar entre arquivistas e administradores com uso de ferramentas e tecnologias, como ressaltado:
Na análise de normas e métodos, esses especialistas usam muitas vezes fluxogramas para ilustrar várias etapas. Esses fluxogramas permitem que se tenha uma visão de como a operação é executada e como pode ser modificada. [...] O trabalho desses técnicos, se bem-sucedido, reduz automaticamente a produção de documentos, pois estes nada mais são do que um subproduto da atividade administrativa. Sua criação não é em si um fim”. (SCHELLENBERG, 2006, p. 77).
A partir dessa evolução, surgiu então uma renovação na arquivística, ampliando sua atuação para todas as fases documentais, desde seu surgimento até o seu recolhimento para arquivo permanente ou descarte, dando origem ao novo conceito dos arquivos como a gestão documental como a conhecemos atualmente e as suas fases.
Para se obter um gerenciamento eficiente é preciso compreender as fases documentais ou idades documentais, que permeiam as atividades de criação,
utilização ou tramitação e a destinação. São difundidos metodologias e procedimentos técnicos para fases documentais que determinam o ciclo de vida dos documentos.
As fases documentais ou idades documentais são três: fase corrente ou arquivo corrente, fase intermediária ou arquivo intermediário e fase permanente ou arquivo permanente.
A fase corrente caracteriza-se como o momento da sua criação e execução das atividades, seu uso é frequente, são aqueles armazenados nos departamentos ou locais mais próximos dos seus produtores e auxiliam a tomada de decisões e execuções das atividades com mais rapidez e frequência. E que em sua utilização são “[...] consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações, etc.” (PAES, 2004, p. 54).
A fase seguinte, intermediária, constitui os documentos em que a frequência de utilização diminui, mas a sua custódia exige o devido armazenamento, e assim encontram-se guardados fora ou afastados dos seus departamentos produtores. São utilizados para comprovação de alguma decisão tomada ou como registro de experiências para atividades semelhantes.
A terceira fase, permanente, gerencia os documentos que perderam sua função administrativa, não sendo mais utilizados para cumprimento e obtenção da missão da organização, admitem um novo propósito e ganham um sentido histórico e obtendo um valor secundário, voltado para pesquisa e construção do conhecimento.
Com o objetivo de se obter uma melhor visualização da identificação destas fases documentais, segue-se um quadro com as características e funções dos documentos em suas fases:
Quadro 1 – Fases documentais
Fases Características Finalidades
Corrente
Criação do documento.
Função administrativa não encerrada. Alta frequência de uso.
Arquivos o mais próximo possível dos seus criadores.
Execução das atividades. Tomada de decisão.
Maior fluidez ao fluxo informacional.
Finalidade administrativa e legal.
Intermediária
Menor acesso.
Armazenados a certa distância dos seus criadores.
Arquivamento transitório.
Finalidade probatória, legal e informativa.
Acervo das experiências da instituição.
Período de destinação.
Permanente
Valor diferenciado da sua criação. Encerramento das funções administrativas.
Às vezes são armazenados em arquivos externos.
Custódia para pesquisas científicas.
Documentos históricos.
Compõem a memória social da organização ou da sociedade. FONTE: Elaborado pelo Autor (2015)
Faz-se necessário entender que a passagem de uma fase para outra, não destitui o documento de seu valor, mas sim a identificação da frequência de uso, transformações pelas quais passam os documentos e suas finalidades para custódia e acesso dos seus usuários. Caso os documentos do arquivo intermediário e permanente não possuíssem valor algum, seriam todos descartados.
Mas a compreensão e classificação destas fases dos documentos expõem um panorama ao qual são planejadas e atribuídas atividades de gestão e tratamento dos documentos arquivísticos, com vistas ao cumprimento da função essencial do arquivo que é disponibilizar as informações arquivísticas, com controle ideal dos volumes, custodiando apenas aqueles dos quais necessitem ser preservados.
Com a evolução da informática e das facilidades promovidas pelas novas tecnologias que potencializam a criação, o processamento, o armazenamento e o aceso das informações em meio digital, torna-se essencial o gerenciamento dos documentos e informações no meio digital, a fim de que os conteúdos informacionais sejam utilizados e preservados, aumentando a eficácia das atividades humanas.
Para estes novos documentos também são aplicados os princípios e procedimentos da gestão documental, implicando também a mesma legislação quanto ao processo de descarte legal de documentos. Inclusive, não há
possibilidade de haver a gestão eletrônica de documentos sem seu devido gerenciamento no meio analógico.
No momento da transferência do meio analógico para o digital, não existindo uma organização sistêmica e alinhada às metodologias e técnicas de um eficiente gerenciamento documental se replicará a desorganização de um formato para o outro. Assim, um plano de gestão documental é imprescindível e base para uso eficiente também no meio digital.
Com o intuito de intensificar os procedimentos da gestão documental, em especial quanto ao processo de descarte, é valioso o entendimento das técnicas sob as atividades alinhadas ao fluxo documental, a fim de obter o uso apropriado da informação e um descarte consciente que promova o acesso prolongado aos documentos de valor secundário.
2.1 Atividades da Gestão Documental
No ciclo das atividades de utilização de documentos, compreendem-se os processos de protocolo, classificação, registro, arquivamento e os procedimentos para acesso e consulta. Para estas atividades existe uma gama de normas arquivísticas, como as disposta pelo CONARQ e técnicas amplamente difundidas na literatura acadêmica que concernem à execução.
E, por conseguinte a destinação de documentos, nesta etapa se consolida a transferência dos documentos de arquivos correntes para o intermediário, como também, o recolhimento para arquivo permanente ou seu descarte.
A aplicação destas atividades da gestão documental, em específico o processo de descarte, promove uma racionalização dos processos gerenciais, aproveitamento de espaço físico, menor morosidade no tratamento e organização documental, que extermine os assombrosos “arquivos mortos”, termo pejorativo que alude aos arquivos nos quais os documentos são amontoados e jamais recuperados.
A destinação é uma atividade que requer a avaliação do valor do documento, selecionando os que possuem valor secundário, ou seja, os documentos que ao
longo do tempo adquirem uma finalidade para pesquisas científicas e históricas, diferentemente do seu valor primário, administrativo.
E quanto a esta definição da destinação, o CONARQ, caracteriza como resultado da atividade de destinação documental a:
[...]eliminação, de documentos quando o documento não apresentar valor secundário (probatório ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação ou pesquisa. (CONARQ, 2001, p. 45).
Para que a destinação ocorra com sucesso, tem-se por obrigação uma avaliação criteriosa e realizada por uma equipe multidisciplinar, eleita em caráter de comissão, composta pelos administradores da organização, profissionais de informação e possíveis especialistas de alguns domínios do saber relacionados aos documentos avaliados.
Tal comissão deve avaliar os documentos de modo imparcial, ético e legal, buscando sempre, que necessário, informações referentes aos valores do documento junto aos seus produtores ou aos que lidam diretamente com eles.
A avaliação e destinação de documentos compreendem o seu processo de descarte, e esse processo é regulamentado juridicamente, uma vez que a proteção aos documentos permanentes bem como a destruição desprovida dos princípios éticos e determinações legais geram más consequências, tanto que “uma destruição indevida pode causar aos funcionários executivos dificuldades de ordem administrativa, prejuízos financeiros ou responsabilidade perante a lei”. (SCHELLEMBERG, 2006, p. 142).
Portanto, para esse processo é crucial uma avaliação atenuada às determinações legais e que, sobretudo, estejam focadas no conteúdo do documento e suas possibilidades de pesquisa futuras, como adverte Paes (2004, p. 105):
há que se proceder criteriosamente, estabelecendo prazos sim, mas baseados nos valores atribuídos aos diversos documentos, de acordo com o seu conteúdo, com as informações neles contidas e jamais em razão da espécie documental ou apresentação física.
E no âmbito da avaliação e destinação de documentos é necessário deter a classificação de todos os documentos a serem gerenciados, utilizando um modelo
que aponte a relação orgânica entre os documentos e desses com as funções e atividades que geram a criação e utilização da informação, sem este é improvável se aferir o valor dos documentos para uma destinação racional e alinhada aos regulamentos legais.
3
CLASSIFICAÇÃO
A classificação é uma atividade social e não apenas porque se dá através das pessoas, mas porque ela está intrínseca nas relações humanas, naturalizadas em seus relacionamentos, variando de acordo com o contexto e com as experiências que o ser possui.
Essa atividade surge e acontece naturalmente nas atividades sociais. A todo instante estamos classificando pessoas, objetos, atividades, informações, compreendendo-se como uma ação cognitiva, em que o ser humano organiza a dispersão dos conteúdos que analisa na sociedade, a fim de facilitar a absorção e também a recuperação dos conhecimentos adquiridos.
Habitualmente classificamos tudo que vemos: pessoas magras, gordas, baixas, altas, legais, chatas, etc. Esse processo se dá de forma analítico/sintético, em que as informações são analisadas, condensadas a estruturas validadas de sentenças verdadeiras, ou seus conceitos e representados por termos.
Ao passo das nossas relações lidamos com diversos sistemas de classificação, tais como as classificações bibliográficas, pelas bibliotecas, e as classificações de documentos arquivísticos, pelos arquivos. Estes sistemas são então conhecidos como classificações sociais aplicadas e ambas originaram das classificações filosóficas, essencialmente dos postulados de Aristóteles, com a classificação dos saberes.
Dos pensamentos aristotélicos são extraídos os princípios de: hierarquia, que arquiteta uma subordinação entre os objetos classificados; a exclusividade, em que um objeto só pode exclusivamente pertencer a uma classe ou subclasse e a exaustividade em que serão reunidos todos os objetos que pertencerem à determinada classe.
Como sua primeira contribuição, Aristóteles definiu uma característica para as classificações como “divisão dicotômica dos objetos em gênero e espécie, tratando-se de uma hierarquização conceitual que divide um tema geral em espécies, a partir da aplicação de uma característica classificatória”. (ARAÚJO, 2006, p. 122).
As classificações geram um mapa conceitual, ou uma estrutura que representam as relações do domínio classificado, e para que os princípios de hierarquia, exclusividade e exaustividade ocorram, empreendem-se os aspectos das ideias aristotélicas quanto ao gênero, espécie e diferença. Esses aspectos são bem definidos:
O gênero corresponderá à classe, na medida em que esta reúne um conjunto de assuntos com afinidade entre si, dependendo estes de um ramo comum. A espécie corresponderá à subclasse, a qual reúne também um conjunto de assuntos com particularidades comuns, sendo que estas apresentam um grau de especificidade entre si maior do que os elementos que constituem as classes. Quando se aplica a diferença específica à espécie, esta subdividir-se-á em outra espécie. (SIMÕES; FREITAS, 2013, p. 92).
Quanto a esses aspectos vale salientar também a relevância das propriedades, que são os aspectos em que os assuntos possuem e que referenciam o pertencimento dos conceitos a classe, mas todas as suas propriedades não são imprescindíveis para comporem a classe, e outro aspecto são as características acidentais dos assuntos, ou seja, conceitos que podem não estarem aplicados ao princípio de ordenação.
A aplicação desses aspectos, bem como dos princípios de hierarquia, exaustividade e exclusividade são bem demonstrados em um exemplo de classificação de cadeiras por cores, como se vê:
[...] um conjunto de cadeiras é dividido, conforme a cor, em subconjuntos contendo, cada um, cadeiras azuis, verdes, brancas e amarelas. Neste exemplo, “cadeiras” representa o gênero; “cor” representa a diferença; cadeiras azuis, cadeiras verdes, cadeiras brancas e cadeiras amarelas são as espécies; azul, verde, branca e amarela são propriedades das cadeiras; grande, média e pequena são acidentes. Ou seja, uma cadeira azul pode ser grande ou pequena, isso não afeta seu pertencimento na espécie “cadeiras azuis”. (ARAÚJO, 2006, p. 123).
Dessa demonstração, podemos extrair que as espécies herdam todas as características da sua classe geral, mas que o conjunto das suas propriedades é maior que os atributos do gênero. Extrai-se também que suas especificações são o que geram o surgimento de outra espécie.
Outro aspecto a ser ressaltado é que a classificação é produzida por um processo lógico e dedutivo, sendo assim, o princípio de divisão dos objetos é único,
no caso do exemplo por cores, seria inviável, agrupar cadeiras de acordo com seu modo de fabricação, isso se constituiria em uma classificação cruzada e um erro classificatório.
3.1 Classificação Bibliográfica
A partir de tais pressupostos aristotélicos foram elaboradas as classificações bibliográficas, originadas da segunda metade do Século XIX e do início do Século XX e possui como finalidade o ordenamento dos documentos das unidades de informação nas estantes, contribuindo tanto para a acomodação dos documentos, como para sua recuperação.
Foi o princípio de ordenamento que originou a construção de sistemas classificatórios em bibliotecas, evidenciando que “as primeiras classificações nasceram de uma necessidade empírica, que se prendia com a carência de um instrumento que permitisse a organização dos documentos, nas estantes, por temas”. (SIMÕES; FREITAS, 2013, p. 88).
Nesse sentido, a classificação bibliográfica é um processo que resulta na organização de informações e objetos em uma representação disposta através de um ordenamento com classes e subclasses, definidas pelas semelhanças e diferenças dos recursos classificados.
Araújo (2006) evidencia esta afirmativa quando define esta ação organizativa relacionada às características compartilhadas por uns objetos e outros não, assim como dispõe para classificação:
A formação metódica e sistemática de grupos, a ação organizante de ordenar um determinado conjunto de seres ou coisas em agrupamentos menores, a partir de características semelhantes partilhadas por alguns (que os incluem em determinado grupo) e não compartilhada pelos demais (que não pertencem a esse grupo). (ARAÚJO, 2006, p. 117).
Evidencia-se que a classificação detém uma ação organizativa, a partir de uma estrutura sistemática pela divisão alinhada as características dos objetos ou informações e todo este constructo tem por finalidade, não apenas a organização, mas também dispor uma eficiente recuperação do conhecimento.
Este aspecto de sua finalidade é evidenciado amplamente na literatura e na prática de áreas como a Biblioteconomia e a Arquivologia, tanto quanto defendido por Simões; Freitas (2013, p. 86) ao afirmarem que podemos:
[...] inferir que o fim das classificações, consideradas no geral, é organizar as informações e, consequentemente o conhecimento, de forma sistematizada, com vista à sua disponibilização, para que os utilizadores a ela possam aceder de modo pertinente e célere.
Destaca-se o princípio de divisão do acervo, seguindo uma orientação temática, abstraindo os conceitos dos assuntos dos documentos, representados pelos seus termos, a partir do modelo analítico/sintético. Orientado pelo princípio de Aristóteles de gênero/espécie, partindo do geral para o específico.
Nas classificações bibliográficas existe um processo de codificação dos termos que representam os documentos, com códigos em formato numérico, alfabético e ou alfanumérico, objetivando a representação e a recuperação dos mesmos, e esta codificação resulta na construção da classificação bibliográfica, bem como de seus instrumentos, catálogos e fichas, constituindo assim “etapas de codificação e de decodificação dos assuntos que supõe a substituição da linguagem natural por uma linguagem controlada”. (NUNES; TÁLAMO, 2009, p. 45).
Observa-se, nesse sentido a comunicação dos conceitos dos assuntos dos documentos, em que há uma notação classificadora que através de uma linguagem controlada representa os conteúdos e ordena os documentos para sua devida recuperação e utilização pelos usuários.
Os primeiros sistemas classificatórios de bibliotecas são: a Classificação Decimal de Dewey (CDD) e a Classificação da Biblioteca do Congresso. Embora esses dois sistemas tenham metodologias diferentes, ambos possuem finalidades comuns a qualquer classificação bibliográfica, sendo que a primeira é aplicada às bibliotecas universitárias e a segunda à Biblioteca do Congresso Americano.
Outras evoluções surgiram, originando outros sistemas como a Classificação Decimal Universal (CDU), com forte embasamento na CDD, e a Classificação Facetada, proposta por Shiyali Ramamrita Ranganathan, essa última, a classificação facetada, vista como a modernização da classificação bibliográfica.
Ranganathan contribuiu, sobremaneira, para uma evolução das classificações, percebendo que os objetos e os assuntos poderiam ser classificados por diversas características, instituindo então o entendimento das facetas.
Assim como no exemplo utilizado anteriormente das cadeiras, se quiséssemos agrupar cadeiras por cores, mas relacionando a elas o tamanho, obtendo assim todas as cadeiras pequenas, médias e grandes por cores teríamos um erro de classificação ou uma classificação cruzada.
Foi assim que em 1933 ele construiu a Colon Classification ou Classificação de Dois Pontos, atribuindo assim o uso de dois pontos para se realizar simultaneamente a classificação por critérios diferentes. Infere-se aí como grande contribuição, não o uso dos dois pontos, mas o aspecto multidimensional da sua metodologia, justificando seu diferencial “[...] porque o que muda é a estrutura do sistema, que passa a aceitar a convivência de subdivisões de naturezas diferentes dentro de cada assunto.” (ARAÚJO, 2006, p. 127).
Diante desse contexto das classificações bibliográficas, voltada para organização e recuperação dos documentos das bibliotecas prosseguimos com a classificação de documentos arquivísticos, em que nesses dois sistemas de classificação encontram-se algumas convergências, especialmente, quanto à finalidade organizativa e aos pressupostos advindos dos pensamentos aristotélicos.
Em contrapartida, divergências diversas também são dispostas, apoiando-se especialmente às especificidades do material objeto da classificação. Pois os documentos arquivísticos, assim como já relatado nesta pesquisa, são o resultado da execução de uma atividade, atingindo o objetivo ou missão de uma pessoa física ou jurídica, onde ocorre a produção e recepção de documentos formando a construção dos arquivos. E esta relação do documento com as atividades constituem um processo orgânico entre os diversos documentos utilizados para cumprimento de uma missão ou objetivo. Tanto que uma única peça de documento, ou um único documento não reflete a relação intrínseca com o seu produtor, exceto em algumas exceções documentárias, necessitando de um sistema classificatório que atenda as necessidades de uso específicas.
3.2 Classificação Documental e Plano de Classificação
A origem da classificação de documentos arquivísticos se dá a partir da segunda metade do século XIX, em áreas consideradas irmãs da Arquivologia, tais como a Biblioteconomia e a História. Tanto que Simões; Freitas (2013) justifica nessa origem tendo de um lado que os documentos arquivísticos por muito tempo eram armazenados em bibliotecas, e por outro o fato de que os primeiros utilizadores dos arquivos foram os historiadores e pesquisadores de áreas afins, construindo esquemas voltados para suas próprias necessidades.
Esse atendimento especial aos usuários advindos do ramo da História resultou em prejuízos e danos, assim como relata Ribeiro (2011, p. 60) que “uma das consequências nefasta desta nova curiosidade pelos arquivos foi o desvio introduzido pelas classificações metódicas e a preferência pela ordenação cronológica dos documentos, sem atender ao seu contexto produtor [...]”.
Na segunda metade do século XX, após a Segunda Guerra e com a introdução dos procedimentos da gestão documental às atividades arquivísticas que se deu a ruptura dos pressupostos epistemológicos da Arquivologia com as áreas anteriormente citadas, desenvolvendo seu próprio código de classificação e os planos de classificação arquivística.
A classificação em arquivos, assim como nas bibliotecas, tem como objetivo a organização do acervo, visando à recuperação e uso das informações registradas nos documentos. Entretanto, também contribui para agregar um conjunto de informações relativas à organização, a produção e ao arquivamento dos documentos, refletindo as ações e atividades que justificam a produção e uso dos documentos.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define a classificação como “a organização dos documentos de um arquivo ou de uma coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 48).
Dessa afirmação infere-se a classificação como a atividade que resulta o plano de classificação, que é um instrumento para classificar os documentos
provenientes de uma entidade, com uma disposição sistemática de gênero/espécie, assim como proposto por Aristóteles, numa ramificação de classes e subclasses, tanto como afirmado por Rios; Cordeiro (2010, p. 126) que “a disposição hierárquica das classes pela divisão em cadeia reflete a estrutura, as funções e as atividades da instituição”.
A este instrumento classificatório, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, dá a seguinte definição:
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 132).
Percebemos então o plano de classificação como um instrumento que aponta os diversos contextos da produção dos documentos, quando na citação retrata o estudo das estruturas e funções da instituição, aludindo também ao planejamento do arquivamento das coleções ou séries documentais.
Desse modo, o plano de classificação é realizado na divisão e subdivisão das funções administrativas das instituições, a primeira divisão é obtida entre as atividades fins (trabalho profissional e técnico que resulta a missão da instituição) e as atividades meio (atividades auxiliares para atendimento da missão) de qualquer instituição e destas atividades que é realizada a hierarquia de categorias que finalizam nos documentos.
É feito o mapeamento das funções, subfunções, atividades e subatividades assim como o relacionamento de classes e subclasses nas classificações bibliográficas. Como devidamente demonstrado por Rios; Cordeiro (2010, p. 129) que: “Por sua vez, cada categoria apresentaria divisões segundo as quais seriam distinguidas, de maneira hierárquica, as funções (classes), as subfunções (subclasses), as atividades (divisões) e subatividades (divisões de nível inferior)”.
No anexo A deste trabalho, consta um exemplo do plano de classificação de documentos de arquivos, utilizado pelo Ministério Público do Estado de São Paulo, adquirido através da pesquisa de Pinho (2011). No quadro utilizado pode-se verificar bem a relação gênero/espécie e hierárquica entre as funções e as atividades, chegando às séries documentais.
As funções de uma instituição são tidas como as responsabilidades de uma instituição ou um objetivo de alto nível possuindo um aspecto mais geral. Já as atividades são as ações que levam ao atendimento da função, sendo então a atividade um caráter mais específico das ações da instituição. Detendo que as classificações partem das ações gerais, para as ações mais específicas.
Vale salientar que a classificação documental pode ser orientada por uma divisão com base na estrutura administrativa da instituição, porém, esta divisão pode não ser viável devido a modificações na divisão hierárquica dos departamentos, o que resultaria em constantes atualizações no plano de classificação.
Mas as classificações de documentos arquivísticos não objetivam apenas a organização dos documentos, nos arquivos a classificação é a atividade estabelecida como elemento compulsório ao tratamento documentário, devendo sempre ser feita na fase corrente dos arquivos, sendo pré-requisito para as atividades de arquivamento, onde distribui o arranjo de ordenamento e para avaliação de documentos.
Focando-se nos objetivos dessa pesquisa que reflete o processo de descarte legal de documentos volta-se para a contribuição da classificação para avaliação e destinação de documentos. A classificação é essencial para uma avaliação eficiente, sendo imprevisível obter uma destinação acurada dos documentos com uma avaliação realizada sem a classificação documental.
Tanto que ela é vista como o elemento que antecede e dá os insumos informacionais necessários para identificação do conteúdo, da organicidade e dos pontos que identificam o valor do documento. Tanto que Indolfo (2007, p. 43) nos diz que:
Torna-se fundamental para o processo de avaliação que os documentos tenham sido classificados, pois só a classificação permite a compreensão do conteúdo dos documentos de arquivo dentro do processo integral de produção, uso e acesso à informação arquivística, mantendo os vínculos orgânicos específicos que possui com a entidade geradora.
Visto a classificação como uma atividade a priori para o arquivamento e especialmente para avaliação de documentos, identifica-se a contribuição da classificação para a racionalização e eficiência administrativa, contribuindo para um
gerenciamento dos documentos e execução das atividades organizacionais, evidenciando esta afirmativa através de Shäfer e Lima (2012, p. 141):
As funções de classificação e avaliação são essenciais para a gestão dos documentos, pois permitem que as informações sejam organizadas racionalmente – facilitando a sua recuperação – e, quando não investidas de valor administrativo, histórico ou cultural, sejam adequadamente eliminadas.
Para alcançar um eficiente gerenciamento de documentos, a classificação de documentos arquivísticos tem como pré-requisito o atendimento de princípios arquivísticos, como o de respeito ao fundo e a proveniência, visto que estes refletem o funcionamento do arquivo e a relação orgânica que existe entre os documentos para o estabelecimento dos valores e temporalidade dos documentos.
O entendimento do respeito ao fundo aplica a noção que “[...] se propunha a possibilitar a recuperação das informações originadas de um mesmo produtor de documentos, ou seja, se propunha contextualizar as informações no universo da sua criação”. (RODRIGUES, 2006, p. 106).
Tanto que na classificação se regista a estrutura, as funções e as coleções documentais, e que para isto o melhor elemento para divisão da classificação é a funcional, pois esta concentra os elementos de produção e utilização dos documentos da instituição.
Outros elementos podem ser adotados, mas alguns pesquisadores, assim como Rios; Cordeiro (2010) apontam que algumas divisões devem ser evitadas, como por tipologias de documentos, que não refletem a significação completa dos documentos e divisão pela estrutura ou organograma da instituição, por ser passível a modificações constantes.
Quanto ao princípio de proveniência entende-se que os documentos advêm das atividades de uma família, órgão ou departamento, não podendo tais documentos serrem deslocados de sua classe ou agrupamento, pois há um relacionamento entre os mesmo e o deslocamento o desfaz.
O CONARQ lançou um código para classificação de documentos arquivísticos para as atividades meio das instituições públicas, em 2001, através da publicação “Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativo às Atividades Meio da Administração Pública”, na qual oferece um modelo às
instituições para se basearem e criarem um código próprio, adequando o código proposto às especificidades dos documentos gerenciados pelas diversas instituições da administração pública.
Neste código são utilizados os princípios classificatórios hierárquicos, partindo do geral ao específico, das funções às atividades da instituição assim como destacado:
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. (CONARQ, 2001, p. 9).
O código proposto pelo CONARQ codifica os documentos em uma estrutura hierárquica alinhada ao relacionamento funcional da instituição. E nesta codificação, dispõe dez classes principais relativas às funções numa classificação decimal distribuídas nas notações: classe 000, classe 100, classe 200, classe 300 e assim respectivamente até a classe 900.
Destas, apenas duas são voltadas para as atividades meio, ou as atividades auxiliares desempenhadas por qualquer instituição, que são a classe 000 -Administração Geral, e a classe 900 – Assuntos diversos. As classes de notação 100 a 800 são voltadas as atividades fins, e sua elaboração está a cargo das próprias instituições.
Estas classes se subdividem em subclasses, destas para grupos e finalizam em subgrupos, correspondendo à estrutura de funções, subfunções, atividade e subatividades. As classes e divisões são esquematizadas no modelo decimal. Assim como no exemplo extraído do próprio código do CONARQ (2001, p.10):
Quadro 2 – Codificação da Classe 000 Administração Geral
Fonte: CONARQ, 2001.
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPO 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
Compreende-se que a classificação é uma atividade preliminar para racionalização de atividades de gerenciamento documental, essencialmente para avaliação de documentos, em que a vigência dos documentos só deve ser feita após a devida classificação e elaboração do plano de classificação.
Quanto a esta sociabilidade da classificação e da avaliação de documento Indolfo (2007, p. 47) alerta:
O levantamento dos prazos de guarda deverá ocorrer após a identificação dos documentos pelo processo de classificação e vincula-se à frequência de uso das informações e à existência de prazos legais a serem cumpridos, os chamados prazos prescricionais.
Tendo em mãos o plano de classificação, faz-se necessário também o conhecimento da legislação que rege o processo de descarte de documentos, entendendo que de um lado o descarte indevido pode incorrer em mutilações documentais prejudiciais aos usuários internos da instituição, os clientes e usuários externos, como também a sociedade em si. Não esquecendo também das penalidades que podem ser aplicadas ao próprio profissional responsável pela destinação e descarte documental.
4
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA PARA O PROCESSO DE
DESCARTE LEGAL DE DOCUMENTOS
Considerando arquivo como um conjunto de documentos produzidos e recebidos por empresas, órgãos, entidades e pessoas e que os documentos registram as atividades humanas e atendem necessidades administrativas, informativas e probatórias, faz-se necessário ser devidamente gerenciado para dar acessibilidade aos documentos para execução das atividades de diversos fins.
Compreendendo que a gestão documental é a aplicação técnica que propicia o devido gerenciamento dos acervos documentais de arquivos desde sua criação até a sua destinação ou guarda permanente, impedindo que sejam descartados documentos que registrem informações culturais, históricas, científicas, administrativas, econômicas e técnicas e habilitando o descarte dos documentos que não atendam mais a tais requisitos foram construídas leis específicas para devida gestão de arquivos públicos e privados.
O ponto essencial para legislação arquivística se dá com a Lei Nacional de Arquivos, Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Esta lei versa sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Em seu conteúdo esta lei define em âmbito legal os arquivos, a gestão documental e caracteriza como sendo de interesse social e um dever público a gestão documental e proteção especial aos documentos de arquivo. Em especial aos documentos históricos e científicos.
O acesso aos documentos arquivísticos também são protegidos para o cidadão, tanto que o 4º artigo da Lei 8.159 diz que:
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. (BRASIL, 1991).
O artigo citado se refere à aplicação em arquivos públicos, mas no ambiente privado os documentos podem ser caracterizados como de interesse social e assim protegidos e inalienáveis, tendo o seu acesso protegido.
Com a premissa de proteger os documentos de interesse social esta lei também determina que a eliminação de documentos públicos esteja subordinada a autorização da instituição arquivística em sua instância, federal estadual ou municipal.
O próprio descarte documental indevido é caracterizado como um ato penal e pode gerar pena de reclusão de um a três anos e multa. Assim como instituído na Lei 9.605 de 12 de fevereiro de 1998, na seção IV Dos Crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural, em seu artigo 62 que penaliza quem destruir, inutilizar ou deteriorar “arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial” (CONARQ, 2014, p. 22).
O CONARQ é o órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça objetiva a institucionalização de políticas nacionais de arquivos públicos e privados, sendo o núcleo de um Sistema Nacional de Arquivos, constrói normas e orientações para gestão documental e proteção aos documentos de interesse social e público.
É do CONARQ que advém as regras, recomendações e autorizações para construção de tabela de temporalidade e destinação dos documentos arquivísticos. Tabelas de temporalidade são dispostas pelo CONARQ, a exemplo da tabela de temporalidade das atividades-meio para entidades da administração pública federal, definida por decreto federal.
O Decreto 4.073 de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, dá as especificações para o processo de destinação, bem como, os elementos essenciais para construção da tabela de temporalidade, apontando a criação de uma para os documentos das meio e outra para as atividades-fim.
Este decreto estabelece que as instituições devam formar uma comissão permanente de avaliação de documentos, que objetiva orientar e coordenar o
processo de avaliação e destinação documental na organização detentora dos documentos arquivísticos.
É decretado nele que para as atividades-meio será aplicado a tabela de temporalidade do CONARQ, realizando os devidos ajustes e inserção de documentos que não constarem na tabela do CONARQ.
E para as atividades-fim, esta comissão se encarregará de realizar a análise, a seleção e a destinação, submetidas à aprovação do Arquivo Nacional. Como regulamentado no Decreto 4.073 de 3 de janeiro de 2002, no artigo 18, inciso 3º:
Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. (CONARQ, 2014, p. 56).
Nesse processo a instituição formalizará a política de destinação de documentos ou plano de descarte, um documento que será composto da classificação de documentos, da vigência dos documentos atribuídos da avaliação de cada série documental na tabela de temporalidade e materializando-se com as diretrizes para destinação dos documentos.
Neste caso a política regulará se os documentos devem ser transferidos para o arquivo intermediário, recolhidos para o arquivo permanente ou destruídos, incluindo-se também a maneira pela qual os documentos serão descartados.
Trata-se de um documento interno que rege a aplicação da temporalidade indicada a todos os documentos arquivísticos da instituição, feita pela comissão permanente de avaliação de documentos da empresa e que será o guia para prática interna da destinação após a aprovação da instituição arquivística de sua esfera de competência.
Quanto aos arquivos privados a proteção está nos documentos declarados como de interesse público e social, desde que sejam relevantes para história, para cultura e para o desenvolvimento nacional, sendo decretado pelo Presidente da República.
Mesmo com a proteção decretada pela presidência, a custódia, preservação e o gerenciamento dos documentos arquivísticos de arquivos privados, declarados
como de interesse público e social é de total responsabilidade da instituição detentora, penalizando inclusive a destruição de tais documentos, como mencionado no artigo 26 do Decreto 4.073 de 3 de janeiro de 2002:
Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. (CONARQ, 2014, p. 56).
O ato de destruir, descartar ou deteriorar documentos de valor permanente ou fora do seu prazo legal de guarda, pode constituir um ato penal gerando reclusão ou multas, as empresas e principalmente os profissionais da informação que venham a lidar com o processo de destinação documental, devem estar com bastante influência a cerca das determinações judiciais, normas e recomendações.
O CONARQ, apontado órgão máximo na definição de diretrizes para gestão arquivística, dispõe orientações e regras que regem este processo isentando o profissional das consequências jurídicas e instruindo para que a destinação documental não impeça que as gerações futuras sofram com o descarte indevido.
Tendo o conhecimento de algumas especificações legais, apresenta-se um quadro com a reunião de leis federais, medidas provisórias, decretos federais, resolução de conselho de classe e portarias federais que constituem o conjunto de informações jurídicas referente ao processo de descarte legal de documentos.
É importante ressaltar que não se pretende aqui determinar que os documentos jurídicos agrupados nesse trabalho componham a totalidade da legislação referente o processo de descarte legal de documentos. Pois, as informações jurídicas a serem apresentadas foram reunidas a partir da coletânea de leis arquivísticas divulgada pelo CONARQ (2014), outras leis e informações possam existir contribuindo para regulação do processo.
O quadro a seguir é intitulado como “Quadro da Legislação Arquivística para o Processo de Descarte Legal de Documentos”, este quadro é composto da identificação da documentação jurídica, a data de publicação, uma breve especificação do conteúdo da documentação e o status que aponta se o documento está vigente ou foi revogado por outro documento posterior.
Quadro 3 – Legislação Arquivística para o Processo de Descarte Legal de Documentos
Identificação Data Especificação Vigência
Constituição da República Federativa
do Brasil
1988
Dispõem os direitos e garantias fundamentais, como também os deveres individuais e coletivos.
Vigente
Decreto-Lei Nº 125 30/11/1937 Organiza a proteção do patrimônio
histórico e artístico nacional. Vigente
Decreto-Lei Nº 2.848 07/11/1948 Código Penal / dos crimes contra o
patrimônio. Vigente
Lei Nº 7.347 24/07/1985
Disciplina a ação civil pública de responsabilidade por danos ao meio ambiente, ao consumidor, a bens e direitos de valor artístico, estético, histórico, turístico e outras providências.
Vigente
Lei Nº 7.627 10/11/1987
Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho e outras providências
Vigente
Lei Nº 8.159 08/01/1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e outras providências.
Vigente
Lei Nº 8.394 30/12/1991
Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República e outras providências.
Vigente
Lei Nº 9.507 12/11/1997
Regula o direito de acesso a informações e disciplina o rito processual do habeas data.
Vigente
Lei Nº 9.605 12/02/1998
Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e outras providências.
Vigente
Lei Nº 9.610 19/11/1998
Altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e outras providências.
Vigente
Lei Nº 12.343 02/12/2010
Institui o Plano Nacional de Cultura – PNC, cria o Sistema Nacional de Informações e Indicadores Culturais – SNIIC e outras providências.
Vigente
Lei Nº 12.527 18/11/2011
Regula o acesso a informação previsto na Constituição Federal, altera a lei 8.112, revoga a lei 11.111 e dispositivos da lei 8.159.
