Segundo Lakatos e Marconi (2002), os dados de uma pesquisa podem ser coletados de fontes primárias ou secundárias. As fontes primárias constituem aquelas que normalmente são obtidas por levantamento junto ao objeto de estudo. São técnicas de coleta de dados primários a observação, entrevista, questionário e formulário.
Por outro lado, as fontes de dados secundários encontram-se prontas e disponíveis. Constituem-se em dados já coletados, tabulados e analisados, sendo que o pesquisador acessa a análise dos dados coletados. Dificilmente dados secundários atenderão a todas as
necessidades de uma pesquisa, haja vista o seu escopo. Todavia, este tipo de fonte é muito útil para subsidiar uma pesquisa, devido à sua acessibilidade e custo, entre outros fatores. Os documentos da empresa, bibliografias e outras publicações, principalmente de órgãos governamentais, correspondem a fontes secundárias de dados (LAKATOS; MARCONI, 2002).
O processo de coleta de dados, considerando esta pesquisa um estudo de caso, pode ser mais complexo que o de outras modalidades. Segundo Gil (2008), isso se deve porque nesta pesquisa, ocorre a utilização de mais de uma técnica para a coleta de dados, sendo este um de seus princípios básicos, que não pode ser descartado.
A coleta dos dados, em se tratando de um estudo de caso, conforme cita Gil (2008), pode ser realizada considerando alguns meios tradicionais como a realização de entrevistas, a observação dos fatos e a análise de documentos da empresa. Apesar da definição dos melhores instrumentos e técnicas para coletar os dados, a realização desta etapa com qualidade e quantidade suficiente de informações depende, principalmente, da vontade do pesquisador.
A entrevista é uma das formas mais usadas para coleta de dados em pesquisas qualitativas, podendo ser utilizada tanto para fins quantitativos como qualitativos. Sobre este instrumento, Lakatos e Marconi (2002) complementam afirmando que além de fornecer grande flexibilidade ao entrevistador, a entrevista ainda atinge todos os segmentos da população e permite analisar opiniões, atitudes e comportamentos, podendo ser desenvolvida tanto individualmente como em grupos. O método de entrevista divide-se em estruturada, não-estruturada ou semi-estruturada:
a) entrevista estruturada padronizada: preconiza a existência de um roteiro pré- estabelecido das perguntas que serão realizadas e das respostas possíveis. Na opinião de Lakatos e Marconi (2002) a elaboração da entrevista estruturada trata- se de um processo complexo, por meio do qual deve ser considerado o tema, a abordagem dos objetivos e também a teoria fundamentada para que então sejam elaboradas as questões, que podem ser abertas – permitindo respostas livres por parte dos entrevistados ou fechadas – limitando as margens de resposta;
b) entrevista não-estruturada, também conhecida como aberta ou entrevista em profundidade, permite ao entrevistado fornecer informações de forma livre sobre o tema, sem haver condicionamento a uma seqüência fixa de perguntas; e
c) entrevista semi-estruturada: procura seguir uma estrutura previamente definida pelo entrevistador, no entanto, permite adicionar novas perguntas (LAKATOS; MARCONI, 2002).
A análise documental refere-se ao instrumento de coleta de dados em documentos (LAKATOS; MARCONI, 2002). Suas fontes podem ser escritas ou não, primárias ou secundárias, e ainda podem ser contemporâneas ou retrospectivas. O método da análise documental, ou pesquisa documental, trata da pesquisa em documentos internos (estatuto, relatórios, manuais, etc.) ou externos (provenientes do governo, outras organizações, institutos de pesquisas, etc.) e é utilizada tanto nas pesquisas quantitativas como nas qualitativas. Ainda para pesquisas científicas destacam-se as universidades, centros de pesquisa, sindicatos, etc.
Considerando o exposto, em relação à coleta de dados primários a presente pesquisa utilizou-se dos instrumentos entrevista e análise documental. Sobre o primeiro instrumento, a entrevista semi-estruturada foi utilizada uma vez que permitiu ao pesquisador investigar determinados assuntos de maneira aprofundada, explorando o conhecimento intrínseco de cada entrevistado.
As entrevistas foram realizadas respeitando roteiros elaborados objetivando contemplar os principais dados a serem coletados, todavia possibilitou flexibilidade para se adaptar ao nível de conhecimento de cada entrevistado sobre o tema. Para tanto foram elaborados dois roteiros de entrevista, um para ser aplicado com os membros que ocupam cargos diretivos e estão envolvidos diretamente no processo de planejamento estratégico e outro com membros do comitê local que participam ativamente do processo em estudo, com intuito de detectar a percepção deles sobre a operacionalização do planejamento estratégico, ambos os roteiros de entrevista podem ser visualizados nos apêndices R e S.
Também para esta pesquisa foram coletados dados secundários. No que diz respeito aos dados secundários de origem documental, estes foram coletados diretamente com diretores ou por meio da intranet da organização e não possuem restrição quanto à sua utilização e divulgação.
A análise destes dados secundários objetivou complementar e contextualizar a compreensão dos dados coletados por fontes primárias. A análise documental ocorreu em sua totalidade através de documentação escrita, contemporânea e retrospectiva, utilizando documentos internos e externos, com intuito primordialmente qualitativo. Os documentos foram utilizados para fornecer suporte na compreensão dos dados levantados nas entrevistas, complementando a análise.
Foram obtidos documentos instrutivos de como realizar planejamento estratégico na organização, estes documentos consistem em apresentações realizadas na fase de educação dos membros sobre o processo, documentos sobre princípios estratégicos da organização em âmbito global e reportes de desempenho da organização.
Coletou-se documentos contendo dados gerados ao longo do processo de planejamento estratégico como relatórios da fase de pré-planejamento, planos operacionais, descrições de funções oriundas do planejamento e orçamento. Também foram obtidos documentos com dados gerais da organização – amplamente utilizados na sua caracterização.
Outro instrumento de coleta de dados secundários utilizado nesta pesquisa foi a referência bibliográfica. Neste sentido estas fontes contribuíram com a fundamentação teórica sobre o tema em questão, permitindo o embasamento para a análise comparativa entre teoria e prática.