Coleta e análise de Dados

Considerando os objetivos da pesquisa, foram escolhidas três técnicas para a coleta dos dados, previstas por Yin (2014). A primeira foi a pesquisa documental de material relacionado aos projetos de gestão conduzidos pela Gerência “A”, tais como apresentações, termos de abertura e relatórios. Também foram empregadas entrevistas semi-estruturadas com membros da equipe de gerenciamento de projetos de gestão, gestores e equipes envolvidas direta ou indiretamente nos projetos e na sua implementação. Finalmente, a observação direta e participativa do pesquisador, que também é integrante da unidade organizacional estudada, foi utilizada como fonte de dados para este trabalho.

O pesquisador solicitou pessoalmente ao gerente da Gerência “A”, seu superior imediato, autorização para realizar o levantamento de dados necessário à pesquisa na pastas de rede e junto à equipe durante o horário do expediente e para utilizar as salas de reunião da Empresa “A”, de modo a facilitar a coleta dos mesmos. Foi concedida autorização, sob condição de não divulgação de dados confidenciais e o pesquisador solicitou, também pessoalmente, a ajuda de cada membro da equipe para realização das entrevistas, obtendo seu consentimento.

Para o levantamento de dados documentais foram identificadas as pastas de rede da Gerência “A” que continham os documentos relacionados aos projetos realizados desde sua criação em 2010 (relatórios e apresentações em formato MS powerpoint). Foram identificados cinquenta e cinco projetos realizados pela gerência “A” neste período, dos quais apenas quarenta e cinco possuíam registros suficientes para análise. Os projetos de gestão de nível corporativo da Empresa “X” são classificados como confidenciais e a cópia ou reprodução dos documentos relacionados aos projetos não foi autorizada para esta pesquisa. Sua análise precisou ser feita nas próprias instalações da empresa e apenas com a coleta de informações sobre os mesmos (meta dados).

Para análise dos documentos relacionados aos projetos levantados nas pastas de rede da gerência “A” foi adotada a técnica da análise de conteúdo qualitativa. Segundo Vergara (2015), a análise de conteúdo é uma técnica para o tratamento de dados que visa identificar o que está sendo dito a respeito de determinado tema e admite tanto abordagens qualitativas quanto

quantitativas. Presta-se tanto aos fins exploratórios, ou seja, de descoberta, quanto aos de verificação, confirmando ou não suposições preestabelecidas.

Segundo Vergara (2015), o uso de grades de análise abertas prevê a identificação das categorias de análise conforme vão surgindo ao pesquisador, seu rearranjo durante o andamento da pesquisa e, por fim, o estabelecimento das categorias finais de análise. Já o emprego de grades de análise mistas prevê a definição preliminar de categorias pertinentes aos objetivos da pesquisa, porém admite a inclusão, subdivisão ou exclusão de categorias surgidas durante o processo de análise. A análise de conteúdo dos documentos utilizou grade aberta para análise dos dados com o objetivo exploratório de identificar os tipos de projetos de gestão conduzidos pela Gerência “A” e mista para análise dos mesmos dados com vistas a identificar os processos de gerenciamento destes projetos e compará-los àqueles já previstos no Guia PMBOK (anexo 1).

Foi verificado que não havia padronização dos documentos dos projetos ou de seu modo de arquivamento. Inicialmente, a partir do objetivo da pesquisa (identificar e descrever os tipos de projetos e seus processos de gerenciamento), buscou-se mapear o líder de cada um dos projetos, por meio dos seus termos de abertura, apresentações e relatórios, além de distinguir seu ano de encerramento e o tipo de projeto de gestão (processos, estrutura organizacional, governança e etc). Para isso explorou-se a presença, nos documentos levantados (apresentações e relatórios), de organogramas, fluxos de processos, matrizes de responsabilidade e outros objetos (unidades de análise) que ajudassem a identificar as categorias de projetos existentes. Este levantamento exploratório, somado à observação participante do pesquisador, resultou no desenvolvimento da lista e descrição preliminar dos tipos de projetos conduzidos pela Gerência “A” (anexo 5) posteriormente apresentada aos entrevistados para validação e ajustada a partir de suas observações (anexo 3) de modo que os projetos relacionados ao desenvolvimento de treinamentos e à estruturação de ferramentas de tecnologia da informação foram reclassificados como projetos de processos (tabela 3). Uma vez identificados os tipos de projetos pela análise exploratória do conteúdo, foi realizada a sua classificação de acordo com as categorias identificadas (anexo 5).

Além da identificação dos tipos de projetos, a análise exploratória do conteúdo dos documentos, somada à revisão da literatura e à observação do pesquisador, contribuiu para a construção da primeira versão do fluxo de processos de gerenciamento (anexo 4), utilizado como base para a primeira entrevista. A partir da revisão dos processos de gerenciamento de

projetos previstos no Guia PMBOK (PMI, 2013) (anexo 1), o pesquisador buscou encontrar, no conteúdo dos documentos, a execução dos processos de gerenciamento relacionados ao planejamento dos projetos, definição de seu escopo, cronograma, custos, alocação de recursos humanos e outros previstos na literatura.

Além disso, identificou nas pastas a presença de versões dos documentos (iterações) apresentadas para validação (tais como apresentações para Gerentes, Comitês, Diretoria e Conselho de Administração) e para uso interno que fornecessem informações sobre as etapas e processos de gerenciamento adotados. Em especial, notou-se a presença frequente de apresentações destinadas à definição e validação do escopo e dos planos de trabalho dos projetos realizadas em datas anteriores àquelas que marcaram seu início formal. Isso levou o pesquisador a explorar também a literatura sobre processos de gerenciamento front-end , que por sua vez está intimamente ligada à literatura sobre governança de projetos.

A coleta e análise dos dados do referencial teórico, documentos dos projetos e a observação do pesquisador permitiu o desenvolvimento da visão inicial dos tipos de projetos conduzidos pela Gerência “A” (anexo 5) e do seu fluxo de processos de gerenciamento (anexo 4). Este material foi utilizado então como fundação para o planejamento das entrevistas e como grade de análise para os dados coletados nelas.

O roteiro das entrevistas com os integrantes da Gerência “A” (anexo 2) foi planejado para acomodar os objetivos de verificar os dados já levantados e identificar e mapear diferenças de percepção, de modo a construir a visão o mais fiel possível dos processos de gerenciamento de projetos da Gerência “A”, objetivo desta pesquisa. Para isso foram realizadas entrevistas semi- estruturadas, compostas de perguntas abertas e fechadas.

O pesquisador traçou os seguintes objetivos para as entrevistas, de modo que servissem de orientação para seu planejamento e condução:

 Ajustar e validar a lista e descrição dos principais tipos de projetos de gestão de nível corporativo conduzidos pela Gerência “A”, desenvolvida a partir da pesquisa documental e da observação.

 Ajustar e validar a descrição e o encadeamento dos processos de gerenciamento dos projetos de gestão realizados pela Gerência “A”, desenvolvida a partir de pesquisa documental e da observação.

Para atingir estes objetivos foram planejadas duas rodadas de entrevistas. A primeira rodada de entrevistas serviu para coletar dados que permitissem ajustar o fluxo de processos de gerenciamento de projetos da Gerência “A”, incorporando as observações de cada entrevistado após cada entrevista, além de validar os tipos de projetos desenvolvidos. A segunda rodada de entrevistas serviu para validar com todos os entrevistados a visão do fluxo construída a partir das suas observações na primeira rodada, além de ajustar e validar a descrição dos processos desenvolvidas pelo pesquisador a partir do conjunto de dados coletados e analisados até esta etapa da pesquisa.

O roteiro de entrevista (anexo 2) foi desenvolvido para refletir estes objetivos buscando levantar informações através de perguntas abertas e validar os dados através de perguntas fechadas. As perguntas serviram como guia para o pesquisador que não se prendeu a elas de modo a estimular o compartilhamento de informações pelo entrevistado. Não foram realizadas perguntas estruturadas sobre o perfil dos entrevistados, tendo em vista que o entrevistador já os conhece há anos e pôde descrever os dados sobre cada um.

Durante as entrevistas o pesquisador projetou o fluxo de processos e sua descrição para visualização do entrevistado, utilizando-se de seu notebook, de modo a facilitar seu entendimento, contribuições e críticas. A cada entrevista, o desenho do fluxo de processos foi refinado a partir das observações dos entrevistados.

Adotou-se como critério para seleção dos entrevistados o seu conhecimento dos processos de gerenciamento dos projetos de gestão e seu pertencimento à Gerência “A”, objeto deste estudo. A gerência “A” é composta por seis profissionais (incluindo este pesquisador), cujo perfil está descrito na tabela 1, juntamente com sua idade, sexo e número de projetos liderados na Gerência “A”. Todos concordaram em dar sua visão sobre os processos sob condição de não divulgação de suas identidades. Como o pesquisador possui relacionamento profissional cotidiano com eles, buscou posicionar-se da maneira mais neutra e imparcial possível, estimulando que descrevessem os processos de gerenciamento dos projetos da maneira como os percebem.

Entrevi

stado Idade Sexo Função

Nº de projetos liderados * Perfil A 31 M Coorden ador de Projetos 14

Engenheiro de Produção com Mestrado em Pesquisa Operacional. Possui experiência prévia e carreira em projetos de consultoria em processos de negócio. Está há quatro anos na Empresa “X” e na Gerência “A”, B 34 M Coorden ador de Projetos 25

Engenheiro Químico com especialização em Engenharia de Processamento. Possui experiência prévia e formação em métodos de gestão da qualidade como Six Sigma. Está há oito anos na Empresa “X” e há cinco na Gerência “A”.

C 34 M Consult or Especial ista 2

Engenheiro de Produção com especialização em Gestão de Processos de Negócio (BPM - Business Process Management). Estrutura e ministra cursos e treinamentos internos sobre o tema gestão. Está há oito anos na Empresa “X” e há cinco na Gerência “A”.

D 29 F _possui Não 3

Administradora de Empresas com experiência prévia em consultorias internacionais na condução de projetos de gestão. Está há cinco anos na Empresa “X” e na Gerência “A”.

E 38 M Gerente -

Engenheiro de Produção e Engenheiro Mecânico com especialização em Gestão de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management). Experiência prévia como gestor de centros logísticos de distribuição e como coordenador de mudanças de processos em subsidiárias da empresa “X” no exterior. Suporta e acompanha a condução dos projetos de gestão pela equipe da Gerência “A”. Está na Empresa “X” há dez anos e é o gerente da Gerência “A” há cinco anos.

Pesquis

ador 30 M

Não

possui 1

Administrador de Empresas com treinamento em design organizacional e BPM e MBA em Marketing. Experiência prévia com empreendedorismo e gestão de pequenas empresas. Está há quatro anos na Empresa “X” e na Gerência “A”.

* Considera apenas projetos liderados pelo profissional, que participa de outros como equipe (staff).

Tabela 1 – Perfil dos Profissionais Da Gerência “A”, Entrevistados na Pesquisa (Fonte: Autor)

Para realização das entrevistas foram encaminhados dois convites de reunião de duração prevista de uma hora para cada entrevistado (a duração real aproximada de cada entrevista está registrada na tabela 2) por meio do sistema de correio eletrônico da Empresa “X”. As entrevistas foram conduzidas entre os meses de agosto e setembro nas instalações da Empresa “X” durante o horário do expediente e tiveram duração variada. As observações e sugestões dos entrevistados foram anotadas pelo pesquisador, juntamente com suas próprias notas e parte delas foi também incorporada durante as próprias entrevistas ao desenho do fluxo dos processos de gerenciamento dos projetos por meio do software Microsoft Powerpoint, sendo arquivadas digitalmente as versões apresentadas a cada entrevistado (anexo 4).

O gerente da Gerência “A” foi propositalmente entrevistado por último, primeiro para aproveitar melhor sua agenda apresentando uma versão mais refinada do fluxo de processos de gerenciamento para validação e, segundo, para mitigar a influência de sua visão do processo sobre os demais entrevistados.

A tabela 2 ilustra a sequência e duração de cada entrevista. O fluxo de processos foi apresentado aos entrevistados (anexos 4) e foi sendo ajustado a cada entrevista. As observações feitas durante as entrevistas foram incorporadas diretamente ao material e também foram feitos registros em anotações para posterior análise, tratamento (reconstrução das falas a partir das notas de campo) e incorporação de seu conteúdo aos resultados (anexo 3).

Nº Entrevistado Duração da Entrevista

1ª Rodad a 1ª A 45 min 2ª B 20 min 3ª C 45 min 4ª D 30 min 5ª E 10 min 2ª Rodad a 6ª A 20 min 7ª B 15 min 8ª C 20 min 9ª D 20 min 10ª E 10 min

(Fonte: Autor)

De acordo com Yin (2014, p.110), “entrevistas se assemelham a conversas guiadas, em oposição a questionamentos estruturados”. O autor explica que a duração das entrevistas pode ser longa ou curta e que entrevistas de menor duração fazem especial sentido quando seu objetivo é corroborar ou validar levantamentos anteriores. De acordo com Yin (2014, p.110), “utilizar um gravador é uma questão de preferência pessoal do pesquisador”, especialmente quando ele considera que o recurso pode inibir ou incomodar o entrevistado.

Para esta pesquisa optou-se por anotar as observações relevantes durante e após as entrevistas e, em alguns casos, elas foram incorporadas diretamente aos documentos eletrônicos para evitar a perda de detalhes na representação dos processos e para facilitar a visualização dos entrevistados. Optou-se por conduzir as entrevistas de forma fluida, para que os entrevistados se sentissem à vontade para dar sua opinião quanto ao funcionamento da Gerência “A”.

As entrevistas tiveram finalidade exploratória e de verificação. A transcrição dos dados foi feita pelo pesquisador por meio de anotações antes e depois das entrevistas (anexo 3) e também registradas diretamente nas versões do fluxo de processos (anexos 4). A análise de conteúdo dos dados gerados nas entrevistas utilizou grade de análise mista e buscou evidencias que confirmassem os tipos de projetos desenvolvidos pela Gerência “A” (anexo 5) e o fluxo de processos de gerenciamento de projetos mapeado inicialmente pela pesquisa documental (anexo 4, ver primeiro fluxo). Admitiu também a inclusão ou exclusão de novos itens ao material, buscando seu refinamento até a versão final (anexo 4, ver fluxo final). Segundo Vergara (2015), a interpretação dos dados obtidos pela técnica da análise de conteúdo pode ser feita por meio da comparação dos resultados ao referencial teórico, neste caso aos processos de gerenciamento de projetos previstos pelo Guia PMBOK (PMI, 2013) e pela construção iterativa de uma explicação com base na relação entre as categorias, que nesta pesquisa foi a construção do encadeamento dos processos de gerenciamento dos projetos da Gerência “A”, técnica geralmente empregada em pesquisas exploratórias.