Comentários e sugestões dos respondentes

Para averiguar as sugestões e os comentários dos usuários sobre a utilização do SDP, foi inserida, no instrumento de coleta, uma questão aberta (número 52), solicitando aos respondentes que deixassem sugestões para melhorias no sistema.

Do total dos usuários que responderam aos questionários, vinte optaram por responder a essa última questão, e trinta e sete a deixaram em branco. Essas respostas serão analisadas a seguir.

Das vinte respostas à questão 52, sete delas mencionaram a necessidade de integração do SDP com outros sistemas, corroborando o que foi apontado nas análises do questionário e na seção anterior, sobre as compatibilidades e incompatibilidades do sistema.

Os usuários sugerem que a integração seja tratada como prioridade, ao invés da criação de novos sistemas (o SDP, no caso); preenchimento automático dos campos, ao inserir o número do projeto; apresentação dos projetos que o usuário coordena ao entrar no sistema, buscando dados do Portal de Projetos da UFSM; uso do SDP para realização de todo o processo, sem a necessidade de alimentação simultânea do Portal de Projetos; utilização do banco de dados do DEMAPA, órgão responsável pelas aquisições de bens e materiais da UFSM, no sistema; e a inserção do SDP no Portal de Projetos da UFSM, possibilitando o uso por todas as unidades da UFSM e eliminando a necessidade de acessar o sistema em separado.

A integração do SDP com outros sistemas da UFSM aparece mais uma vez como uma possibilidade bastante benéfica para o processo de solicitação de demandas do CP. A utilização de sistemas integrados traria agilidade ao planejamento, à execução e ao controle orçamentário do CP; porém, mais uma vez, é necessário avaliar a viabilidade técnica dessa integração, que não é o objeto deste estudo. Todavia, a sugestão de integração, do ponto de vista administrativo e da percepção e sugestão dos usuários do sistema, é bastante pertinente.

Três usuários também se manifestaram a respeito dos treinamentos realizados para a utilização do sistema, sugerindo a ampliação da divulgação dos cursos e da quantidade de vezes que eles são oferecidos anualmente. Também foi comentado que deveriam ser discutidos com os usuários do sistema quais os aprimoramentos necessários ao SDP (o que, de certa forma, foi feito com a aplicação dos questionários), se seriam necessárias melhorias ou se a intensificação do treinamento bastaria para aprimorar a utilização do sistema. A possibilidade de os treinamentos e/ou sua divulgação não serem suficientes havia sido levantada na análise dos questionários e acabou por ser corroborada por alguns dos usuários.

Outros dois usuários mencionaram existir um excesso de atividades atribuídas aos servidores, não havendo tempo nem equipe suficiente para a

realização de tais tarefas. Também foi afirmado que não existia a cultura de utilização do sistema e que deveria haver a sua simplificação para não sobrecarregar os proponentes de projetos. Essas afirmações vão de encontro ao que foi constatado na análise dos questionários, pois a maior parte dos respondentes se posicionou de forma positiva quanto aos benefícios do SDP para a eficácia e produtividade de seus usuários, dando a entender que o sistema contribuiria para a execução das tarefas do usuário de forma mais ágil, ao invés de sobrecarregar os usuários, conforme exposto por esses respondentes.

Dois usuários usaram a questão para parabenizar a iniciativa de utilização do SDP, indicando que o CP está no caminho certo. Um deles comentou que o sistema está atendendo às necessidades e que novas melhorias deveriam ser feitas sob demanda, ou seja, baseadas em funcionalidades específicas do sistema que possam ser implementadas.

Foram observados também relatos isolados de problemas e sugestões específicas sobre funcionalidades, listados a seguir:

- Possibilidade de acompanhamento das demandas solicitadas durante o ano;

- Disponibilidade de alterar os itens após o encerramento e envio do projeto, durante o período de vigência do edital;

- Possibilidade de importação de itens de outros projetos, inclusive de outros proponentes;

- Relato de dificuldade no acesso às alterações solicitadas pela comissão no edital 2017;

- Alteração do nome do ícone para facilitar o acesso às alterações solicitadas pelas comissões;

- Dificuldade em acessar a planilha do solicitante por parte das comissões;

- Dificuldade em comparar as demandas solicitadas com a real necessidade do projeto por parte das comissões;

- Dificuldade em encontrar os relatórios parciais de avaliação de projetos em andamento por parte das comissões.

Quanto a esses comentários, o acompanhamento das demandas durante o ano já é uma necessidade apontada nas observações das rotinas administrativas, e sua implementação é considerada benéfica para o processo. A disponibilidade de alterar os itens após o encerramento dos projetos poderia trazer dificuldades técnicas de implementação, e existe a possibilidade de o usuário salvar o projeto e

tramitar posteriormente. Porém, a necessidade de lançar a planilha de orçamento, que só é gerada após o trâmite, no Portal de Projetos, pode dificultar o trâmite do projeto em datas mais avançadas, pois poderia acumular demandas no final do prazo. Mais uma vez, a integração entre os sistemas minimizaria esses problemas.

Quanto à possibilidade de importação de itens de outros projetos, faria sentido em projetos de áreas afins, que potencialmente compartilharam de insumos e equipamentos parecidos. Porém, seria necessária análise da viabilidade técnica dessa funcionalidade e o estudo de quais projetos poderiam ser acessados para importação.

Os acessos às solicitações de alteração dos projetos realmente passaram por problemas técnicos no edital de 2017, sendo solucionados no mesmo ano. Espera- se que o problema não se repita em editais futuros. Quanto à sugestão de novo ícone de acesso, caberia uma análise do layout atual do sistema para averiguar a real necessidade de mudança, porque o apontamento foi feito por apenas um usuário.

As dificuldades relatadas sobre as comissões contrastam com os resultados obtidos nas análises do fator “qualidade da informação”, referente às comissões, que obteve as melhores médias da pesquisa. Tanto a planilha do solicitante quanto as avaliações parciais encontram-se no Portal de Projetos da UFSM e não no SDP, o que mais uma vez sugere a necessidade de integração entre os sistemas. Quanto à análise da adequação das demandas à real necessidade do projeto, é recomendável que a comissão consulte profissionais da área, servidores do próprio CP, quanto a questões técnicas dos projetos que não possam ser resolvidas pelos membros da própria comissão.

De maneira geral, as contribuições dos respondentes quanto às sugestões de melhoria foram bastante válidas, tanto apontando para funcionalidades que podem ser adotadas pelo sistema, quanto corroborando constatações anteriores a respeito de necessidades de melhoria do SDP.