Novas funcionalidades

A principal melhoria destacada na pesquisa foi a integração entre os sistemas, porém, o SDP em si pode receber inovações que potencialmente melhorariam seu desempenho sem precisar depender da interação com outros sistemas da instituição.

O acompanhamento da situação das solicitações teria o seu patamar ideal com a integração entre os sistemas, porém, com o status atual do SDP já poderiam ser realizadas algumas mudanças que melhorariam esse aspecto.

Atualmente, o proponente consegue apenas visualizar se seu projeto foi aprovado ou não, sem ter como consultar o andamento dos itens solicitados individualmente. Para possibilitar essa consulta, seria necessária a alimentação do sistema pelo Departamento de Administração. Já é lançado no SDP o número da solicitação de licitação de cada item, o qual é usado para controle interno. Contudo, o lançamento desse número poderia ser utilizado pelo sistema para informar aos proponentes que determinado item está em processo de licitação. Enquanto esse campo não fosse preenchido, o status do item que aparece para o proponente poderia ser “em fila de licitação”, e após o preenchimento poderia ser alterado para “em processo de licitação”.

Poderia, também, ser adicionado mais um ícone para preenchimento pelo Departamento de Administração, após o processo licitatório. Nesse caso, seria possível indicar se um item está disponível em registro de preço ou se a licitação do mesmo foi fracassada. Essa informação seria repassada para o status do item visível ao proponente do projeto.

O acompanhamento das solicitações deve levar em conta, também, alguns casos que fujam do padrão normal de preenchimento do projeto. Nesses casos, como por exemplo, itens em que se faz necessário a dispensa de licitação, ou que serão licitados em pregão geral da UFSM, ou até mesmo que estejam disponíveis no almoxarifado. Nesses casos, no mesmo campo que seria preenchido após o processo licitatório, pode-se se colocar a opção de campo aberto, em que o Departamento de Administração preencheria manualmente o status do item.

Esse não é o cenário ideal, visto que a integração dos sistemas traria uma quantidade e qualidade de informações maior e mais abrangente. Entretanto, essa solução não demandaria estudo de viabilidade técnica envolvendo toda a instituição, podendo esse estudo ser feito internamente, e a implementação poderia ser realizada sem depender de unidades ou setores externos ao CP.

Com a implementação de um acompanhamento item a item dos projetos, e havendo a integração entre os sistemas ou não, seria possível que os proponentes fizessem a solicitação de empenho para os itens conforme a necessidade, depois que os registros de preço dos mesmos estivessem disponíveis. Dessa forma, após o Departamento de Administração receber a solicitação e proceder com o cadastro de empenho, poderá notificar o proponente da geração desse empenho, aumentando ainda mais a visibilidade do processo para os demandantes.

Ainda, será possível definir, no próprio sistema, um teto de gastos individual por projeto, conforme for decidido pelas comissões, bloqueando os pedidos de empenho quando esse teto for atingido. Porém, para essa funcionalidade ser implementada, seria recomendável a integração entre os sistemas, visto que seria necessária uma informação precisa sobre os valores dos registros de preço, o que demandaria muito tempo para ser feito manualmente, dada a grande quantidade de itens solicitados.

Além disso, com o acompanhamento projeto a projeto, no caso de a integração entre os sistemas ser consolidada, seria possível gerar relatórios com a execução financeira de cada projeto e disponibilizá-los para o público em geral. Para tanto, seria necessária a atualização dos valores de cada item, para garantir a fidedignidade das informações, bem como a integração com outros sistemas, para que apareça os relatórios efetivamente executado. Contudo, a adição dessa funcionalidade contribuiria para uma maior transparência de todo o processo de execução financeira do CP, disponibilizando diretamente do sistema os dados de gastos individualizados de cada projeto. Atualmente, o relatório anual de execução do CP, elaborado manualmente pelo Departamento de Administração, com base nos dados dos sistemas institucionais, não traz essa informação individualizada, informando dados mais gerais e discriminando quais itens foram adquiridos, mas se aprofundar na questão da finalidade de cada aquisição.

Outra funcionalidade possível de ser implementada, que foi sugerida pelos usuários, é a possibilidade de importação de itens de outros projetos, devido às similaridades de demandas entre alguns projetos. Visto que os recursos que dão suporte são públicos, e de qualquer forma as despesas do CP são divulgadas anualmente. Teoricamente, não haveria problema quanto a questão de sigilo de algum projeto. Dessa forma, seria possível colocar um ícone a mais quando se clica na importação, se a mesma seria do próprio projeto do usuário ou de um terceiro.

Algumas restrições, no entanto, poderiam ser colocadas, como apenas mostrar os projetos classificados no mesmo eixo tecnológico para importação. Outra medida seria abrir a possibilidade de o coordenador do projeto definir, no momento do seu registro no sistema, se autoriza que outros usuários tenham acesso a esses dados para importação, visto que alguns proponentes podem se sentir incomodados em realizar todo o trabalho de descrição de alguns itens e outro usuário apenas

copiar essas informações. Contudo, a possibilidade de implementação existe, e poderia ser discutida com a Direção do CP a sua viabilidade.