Como corrigir, actualizar ou anular registos

Existe um conjunto de aspectos que devem ser considerados aquando da alteração de um registo. De modo geral, existem três níveis de validação (validação ao nível do schema, do ficheiro e do registo) e o ficheiro de dados deve ser aceite por parte da AGT antes que as alterações possam ser apresentadas.

Se o ficheiro não for aceite, i.e. é rejeitado, ou se a transmissão do mesmo não for efectuada com sucesso, um novo ficheiro deve ser submetido, dado que transmissões que apresentem falhas não são processadas.

A presente secção pretende apresentar as orientações gerais sobre a correcção, actualização ou anulação de registos.

O que é um registo?

Um registo consiste nas informações sobre a Entidade que procede à submissão do ficheiro, como a Instituição Financeira reportante e Representante, sempre que aplicável, bem como na informação reportada no reporte nulo ou no reporte de Contas financeiras sujeitas a reporte. De notar que a informação relativa à Entidade que submete o reporte não pode ser corrigida, actualizada ou anulada de forma exclusiva; as modificações devem respeitar todo o registo. A título exemplificativo:

 Se for actualizada a informação sobre a Instituição Financeira reportante (e.g. Entidade1), como Entidade que submete o reporte, bem como a informação relativa a um registo (Registo1), a actualização apenas diz respeito ao registo especificado

(Registo1). A informação actualizada sobre a Instituição Financeira reportante não será modificada para os restantes registos, aplicando-se apenas ao registo actualizado;  Se um registo for anulado (Registo2) e um outro registo (Registo3) contém a mesma

Instituição Financeira reportante responsável pelo registo anulado (Registo2), a anulação apenas irá impactar o registo anulado (Registo2). Desse modo, não se aplica à Instituição Financeira reportante associada com o outro registo (Registo3).

O que são transmissões falhadas e notificações de erro?

Cada registo possui um identificador único relacionado com a informação da Entidade que submete o ficheiro de reporte. De modo geral, a transmissão pode falhar devido a diversos erros de integridade, identificados no ficheiro, como a descriptografia, assinatura digital ou verificação de vírus. Caso a transmissão falhe ao nível do ficheiro, o processamento não é efectuado e será emitida uma notificação de erro.

Na maioria dos casos, o utilizador deve proceder à correcção do erro e re-submeter o ficheiro. Após a AGT e/ ou o IRS proceder à aceitação do mesmo, podem ser efectuadas actualizações ao nível do registo.

Quais são as diferenças entre a correcção, actualização e anulação de registos?

Após a AGT e/ ou o IRS proceder à aceitação do mesmo e enviar uma notificação a indicar que o mesmo é válido, cada ficheiro e registo é validado ao nível do schema e regras de negócio. De forma geral, existem três cenários para a alteração de um ficheiro FATCA previamente submetido:

 Actualização – se for identificado um registo que deve ser actualizado e não foi recepcionada uma notificação de erro, o mesmo pode ser actualizado. Em determinados casos, descritos abaixo, os registos não devem ser actualizados, sendo necessária a anulação do registo e nova submissão;

 Correcção – Se for recepcionada uma notificação de erro ao nível do registo, devido à identificação de um erro a nível do schema ou das regras de negócio, o mesmo deve ser corrigido. Não obstante, podem aplicar-se determinadas excepções;

 Anulação – Se for identificado que o registo foi enviado por erro e não deveria constar no ficheiro de reporte, o registo pode ser anulado.

6.2.1. Actualizado

Um registo pode ser actualizado a qualquer momento, após a recepção de uma notificação que comprove a validade do ficheiro. Um ficheiro de reporte actualizado substitui um registo existente e constante num ficheiro anteriormente submetido.

 Todos os elementos de dados constantes no registo a serem actualizados devem apresentar os valores actualizados para a(s) Conta(s) relevante(s);

 Um registo não deve ser actualizado em resposta a uma notificação de erro. Ao invés, deve ser submetido um registo corrigido, utilizando o código FATCA2 (elemento

DocTypeIndic);

 Determinadas regras para erros ou actualizações específicas podem ser aplicadas.

6.2.2. Correcção

Um registo deve ser corrigido em resposta a uma notificação de erro identificada ao nível do mesmo.

 Todos os elementos de dados constantes no registo a ser corrigido devem apresentar os valores corrigidos para a(s) Conta(s) relevante(s), conforme identificado na notificação de erro;

 Conforme indicado no ponto 6.2.3., em determinados casos, a correcção de um erro pode implicar a anulação de um registo (através do código FATCA3 no elemento

DocTypeIndic), seguida de nova submissão (através do código FATCA1 no elemento DocTypeIndic)).

6.2.3. Anulação

Um registo pode ser anulado a qualquer momento, após a recepção de uma notificação que comprove a validade do ficheiro e sempre que a Instituição Financeira identifique o reporte de informação inadequada.

 Todos os elementos de dados constantes no registo a ser anulado devem apresentar os mesmos valores que constavam no registo original;

 Na maioria dos casos, não deve ser anulado um registo em resposta a uma notificação de erro identificada ao nível do registo;

 Não obstante em determinados casos, pode ser necessária a anulação de um registo (através do código FATCA3 no elemento DocTypeIndic), seguida de nova submissão (através do código FATCA1 no elemento DocTypeIndic).

6.2.4. Casos especiais sobre a correcção e actualização de registos

Os seguintes campos não devem ser corrigidos ou actualizados. Em caso de erro ou identificação de informação incorrecta, deve ser efectuada a anulação do registo, seguida de nova submissão do mesmo.

 Não existe qualquer TIN para o Titular de Conta ou Pessoa que exerce o controlo que seja Pessoa dos EUA reportável;

 TIN incorrecto para o Titular de Conta ou Pessoa que exerce o controlo que seja Pessoa dos EUA reportável;

 Nome incorrecto do Titular de Conta ou Pessoa que exerce o controlo que seja Pessoa dos EUA reportável;

 Nome e morada incorrectos para o Titular de Conta ou Pessoa que exerce o controlo que seja Pessoa dos EUA reportável;

 O ficheiro submetido pela Instituição Financeiro com vista a anular um registo, ou conjunto de registos, não cumpre com as regras definidas.