Comparativo entre os controles propostos e os já utilizados na empresa

Diante das rápidas mudanças no cenário financeiro mundial e do Brasil em particular, é necessário propor que as empresas promovam constantes melhorias nos sistemas de controles de gestão, não fugindo à regra os controles econômico- financeiros.

O setor de tecnologia da informação é o responsável pelo desenvolvimento, implantação e aplicação de novos softwares dentro da organização. Além disso, responde pelo monitoramento das necessidades de mudanças nos sistemas.

O cash management realizará a consolidação da posição financeira de todas as empresas do grupo, com maior rapidez e confiabilidade dentro do novo sistema. Assim, poderá gerenciar a real necessidade de recursos financeiros para as empresas do grupo.

O controle orçamentário, com a melhoria proposta, poderá receber e transmitir informações consolidadas. Adicionalmente, viabilizará análises, além de projetar e corrigir as provisões dentro do orçado e o realizado.

4.5.1 Tecnologia da informação

A TI utilizada pelo Grupo Fiat não permite as contabilizações simultâneas, dentro do atual sistema. Também não auxilia na geração dos dados para a preparação da Norma 714 (posição financeira).

As análises dos dados recebidos são realizadas com várias planilhas em sistema Excel, possibilitando a ocorrência de erros nas consolidações.

Dentro da situação tecnológica em que se encontra o mundo atual, torna-se necessário revisar os processos de contabilização e geração de dados, visto que já existem Enterprice Resource Planing – ERP (Planejamento Empresarial), sistemas que permitem a automatização com confiabilidade e redução de custos.

Propõem-se novos investimentos em TI, através da aquisição de um novo sistema que, possibilite a contabilização automática, gerando crítica das mesmas. Análises gráficas, com desenvolvimento de novos cenários, possibilitam maior flexibilidade aos profissionais da área, praticando a contabilização mais viável para a empresa. Ao mesmo tempo, deverão ser utilizadas para auxiliar na preparação dos orçamentos, possibilitando um melhor desempenho e otimização do fluxo de caixa, tudo isso por meio de um processo totalmente automatizado.

4.5.2 Fluxo de caixa

Existem softwares disponíveis no mercado que auxiliam os tesoureiros a administrar o fluxo de caixa de forma automática, permitindo buscar as informações direto na base de dados dos setores de contas a receber e a pagar e, ao mesmo tempo, extrair dados diretamente das instituições financeiras (extratos bancários),

criando uma base de dados única, permitindo a conciliação dos movimentos bancários.

O fluxo de caixa adotado na Fiat é pouco automatizado e, por conseguinte, é pouco útil na geração de informações para fazer as previsões do orçamento dentro da Norma 714 (posição financeira).

Propõem-se investimentos em TI, para tornar-se possíveis a administração consolidada do fluxo de caixa das empresas automatizado, minimizando os custos de captação e maximizando as receitas, através da máxima utilização dos recursos de cada empresa dentro do grupo, via empréstimos entre elas (mútuo intercampany), bem como auxiliar nas previsões orçamentárias, com maior segurança e confiabilidade das informações.

4.5.3 Orçamento

As empresas do Grupo Fiat, no Brasil, são obrigadas a rever os orçamentos, mensalmente Atualmente, existem divergências expressivas entre o orçamento previsto e realizado, por falta de um sistema integrado. Existe a necessidade de automação através de software disponível no mercado, o que aumentará a confiabilidade dos orçamentos, bem como a redução dos custos existentes nas empresas.

O orçamento, utilizado atualmente pela Fiat Finanças Brasil, pode conter erros. É realizado com informações de todas as empresas do grupo, através de planilha em Excel. Na consolidação de todas essas planilhas, existe a possibilidade de haver falhas, especialmente na inserção dos números no sistema.

Propõe-se a aquisição de uma ferramenta, a TI que permita a automatização total dos orçamentos, buscando maior confiabilidade e rapidez nas execuções das tarefas e melhorando as análises entre o realizado e o orçado das empresas do Grupo Fiat, no Brasil.

4.5.4 Resumo do comparativo entre o que existe na empresa e o proposto

Embora já se tenha feito um comparativo individual entre os controles propostos e os já utilizados na Fiat Finanças Brasil Ltda., apresenta-se um resumo do que até aqui foi exposto.

Com a implantação das melhorias dos sistemas de controles para a administração dos de serviços de gestão econômico-financeiras a empresas do Grupo Fiat, acredita-se que esses proporcionarão maior rapidez, confiabilidade e redução de custos, bem como melhorias das análises de todas as informações recebidas e emitidas.

Com base no que já foi explicitado sobre a proposta, no Quadro 1 apresenta- se um resumo do comparativo entre o modelo atual da Fiat Finanças e o modelo proposto.

Quadro 1 - Modelo atual da Fiat Finanças e o modelo proposto

Fonte: Elaborada pelo autor.

MODELO ATUAL MODELO PROPOSTO

Na TI, atualmente não existe um sistema capaz de realizar a contabilização automática das operações financeiras, elaborar o fluxo de caixa e o orçamento.

O sistema xrt-cerg permite, através de um módulo, a contabilização de todas as operações, e a extração de todas as informações referentes ao fluxo de caixa e orçamento, automaticamente.

O fluxo de caixa é realizado através de informações recebidas de todas as empresas do Grupo Fiat, no Brasil, em planilhas Excel,dificultando as análises para as realizações de mútuos (empréstimos) para as empresas do grupo com maior necessidade de obter esses recursos.

A aquisição do novo módulo do sistema xrt-cerg permitirá ao cash management (administrador do caixa), realizar automaticamente os mútuos para as empresas do grupo que necessitam dos financiamentos, com rapidez e segurança.

O orçamento é realizado através de informações recebidas de todas as empresas do grupo, em planilhas Excel. Na consolidação dessas informações por meio de digitação, podem ocorrer erros que comprometam o comparativo realizado com o orçado do período.

O orçamento realizado no novo sistema xrt-cerg permite que todas as operações sejam realizadas automaticamente, eliminando erros com digitação dos números. Também permitirá a verificação, a qualquer momento, dos valores realizados e orçados do período.

5 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Neste capítulo são apresentadas as conclusões do presente trabalho, sendo mostrado o atendimento aos objetivos da pesquisa. Também são evidenciadas proposições para trabalhos futuros sobre o tema pesquisado.