Componente 5 - Gestão de Portfólio de Projetos

Como visto no referencial teórico, no Modelo de Pereira a gestão de portfólio é tratada conforme o fluxo do PMI (2006). O portfólio é composto de quatro etapas distintas: 1) Alinhamento estratégico, 2) Execução, 3) Monitoramento e 4) Controle.

O processo autorização não é tratado como um processo único, pois este incluído no balanceamento.

A proposta considera para este componente a ligação da gestão de múltiplos projetos e do planejamento estratégico. Para o balanceamento do portfólio se requer o produto da GMP que é a alocação dos recursos e o produto do PE que são os objetivos estratégicos, sendo que, com essas informações é possível tomar decisões para um portfólio lucrativo para a organização. (PEREIRA, 2009)

O quadro 29 apresenta dados qualitativos sobre o conhecimento da empresa ao método de GPP e descreve como a empresa conduz cada área da Gestão de Portfólio de Projetos bem como a situação da empresa quanto aos seus processos e instrumentos comparados ao Modelo. O questionário para entrevista estruturada 2 bem como os dados coletados na empresa de estudo podem ser encontrados no Apêndice 1 desta dissertação.

Gerenciamento de Portfólio de Projetos (GPP) – 9 processos e 7 instrumentos Processos e Instrumentos Situação

Atual

Proposta de como ficar Situação Atual

Área de atuação Código Nome

P

Usar o processo do modelo Ajustaroprocesso atual ao modelo Mudar o modelo com melhorias Não usar oprocesso e/ou instrumento

Ação

___temmedições estabelecidas, estruturadas e analisadas _____ tem controle estabelecido e executado _____temproblemas identificados e melhorias implementadas

A projeto e do plano estratégico.

- - -

DP27 Planilha de andamento dos projetos (GMP)

0 1 0 0 - - - x - - -

IND5 Relatórios de situação GP roteiro sugere-se o uso de modelo score.

0 0 0

DP37 Formulário de avaliação por pontuação

0 0 0 1 - - - x Criar formulário para avaliação dos componentes com modelo de pontuação gradual, definidos por critérios chaves da estratégia organizacional.

- - -

GPP_0 4

Seleção 0 0 0 1 - - - x Com base no processo de avaliação tomar decisões quanto a seleção dos projetos de acordo com a estratégia da organização.

0 0 0

IND9 Gráfico de colunas 0 0 0 1 - - - x Criar gráficos de colunas para comparar valores em diversas categorias.

- - -

GPP_0 5

Priorização 1 0 0 0 x - - - Utilizar a priorização de acordo com as estratégias da organização.

0 0 0

DP37 Formulário de avaliação por pontuação

0 0 0 1 - - - x No formulário de avaliação, definir campo para priorização, hierarquizando os projetos de maior importância para os de menor

- - -

DP35 Plano de GPP 1 0 0 0 x - - - No plano de GPP, em uma coluna caracterizar por legenda os níveis de priorização dos projetos, hierarquizando e classificando do mais importante ao menos.

- - -

GPP_0 6

Balanceamento 0 0 0 1 - - - x Inserir o processo balanceamento olhando o todo da organização, permitindo tomadas de decisões tornando o portfólio equilibrado.

0 0 0

DP27 Planilha de andamento dos projetos (GMP)

1 0 0 0 x - - - No plano de GPP criar três colunas para o balanceamento, cada coluna deve ter valores que irão alimentar o gráfico de balanceamento, estes valores são:

benefícios estratégicos, risco para a organização e a etapa executada do projeto.

-

- -

DP35 Plano do GPP 0 0 0 1 - - - x Com os resultados do balanceamento, gerar gráficos de bolhas com porcentagens dos dados qualitativos.

- - -

IND10 Gráficos de bolhas 0 0 0 1 - - -

DP05 Planilha de gestão de atividades a execução deve ser de acordo com a gestão de portfólio, resultados do balanceamento Balanceamento que já é alimentado pelo componente GP

0 0 0

. e GMP. inserir o processo Ajusto do plano GPP.

0 0 0 e como executar cada um.

- - -

QUADRO 29 - GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS NO ESTUDO DE CASO – DADOS QUANTITATIVOS FONTE: Da autora, (2010)

Para um melhor entendimento do GPP, nos gráficos de linhas e colunas (Figura 62 e 63), são apresentados os resultados da análise quantitativa de alguns resultados centrais. Os dados foram retirados da Soma de processos e de instrumentos para cada uma das áreas da Gestão de Portfólio de Projetos encontradas no Quadro 29.

FIGURA 62 - PROCESSOS REALIZADOS EM GPP NO ESTUDO DE CASO FONTE: Da autora, (2010)

No gráfico apresentado na Figura 62 é possível identificar a situação do estudo de caso em comparação com o Modelo. Das quatro áreas em GPP apenas realiza alguns processos na primeira etapa, alinhamento estratégico, totalizando 50% dos processos. A empresa desconhece a gestão de portfólio e não apresenta iniciativas para sua padronização.

Nota: A coluna “Melhor” não foi analisada para os instrumentos, sendo estes utilizados para a melhoria do processo correspondente.

FIGURA 63 - INSTRUMENTOS REALIZADOS EM GPP NO ESTUDO DE CASO.

FONTE: Da autora, (2010)

Nos resultados de como a empresa realiza seus instrumentos (Figura 63) o gráfico de barras relata a empresa apenas faz uso de instrumentos na área de alinhamento estratégico, apresentando padronização de 53% dos instrumentos, sendo estes, 25% igualmente aos sugeridos pelo Modelo

O gráfico da Figura 64 demonstra a situação atual da empresa de estudo de caso nas quatro áreas do componente 5 – Gestão de Portfólio de Projetos sendo que a empresa apresenta processos padronizados apenas na área de alinhamento estratégico, não possuindo iniciativas para a realização desta gestão.

FIGURA 64 - SITUAÇÃO ATUAL DA EMPRESA NOS PROCESSOS EM GPP FONTE: Da autora, (2010)

Os resultados gerais em GPP apresentados no gráfico de barras da Figura 65 permitem a visualização do estudo quanto à atuação em GPP nos seus processos e instrumentos. Para a formulação do gráfico foram retirados dados da Soma total de processos e de instrumentos encontradas no Quadro 29.

Nota: os instrumentos não foram analisados na coluna “melhor” por ser parte do processo analisado FIGURA 65 - DIAGNÓSTICO DE PROCESSOS E INSTRUMENTOS PADRONIZADOS EM GPP NO ESTUDO DE CASO.

FONTE: Da autora, (2010)

Alinhamento

Estratégico Execução Monitoramento Controle

Melhor 0% 0% 0% 0%

Igual+Parecido 50% 0% 0% 0%

Nao Faz 50% 100% 100% 100%

20%0%

40%60%

100%80%

120%

0% 20% 10% 12%

41%

70% 47%

0%

50%

100%

Processos Instrumentos

Melhor Igual ao roteiro Parecido Não Faz

4.3.6 PANORAMA GERAL DO DIAGNÓSTICO DA EMPRESA DE