Com o aumento da competição e dinâmica do mercado, as organizações buscam cada vez mais formas de aumentar sua eficiência e eficácia. Diante deste contexto, a Gestão por Processos permite as organizações atuarem de forma ágil, integrada e flexível, eliminando barreiras organizacionais e atividades que não agregam valor ao cliente.
Porém, a aplicação da gestão por processos acaba sendo dificultada por inúmeros fatores, como por exemplo: resistência a mudanças por parte dos colaboradores, falta de conhecimento sobre a Gestão por Processos, falta de apoio da alta administração, etc.
Para facilitar o entendimento e aplicação da Gestão por Processos, tornando-a mais eficiente, autores propõem o uso de técnicas e metodologias voltadas para implementação da Gestão por Processos, possibilitando uma visão lógica e evidente das atividades necessárias para execução desta implementação.
Com base nas diferentes metodologias e nas dificuldades de aplicação, este trabalho propôs a estruturação de passos para correta implantação da gestão por processos. Para isso, foram estruturados os cinco objetivos específicos: revisão bibliográfica sobre os conceitos da gestão por processos;
Propor uma estruturação de passos para implantação da gestão por processos nas organizações; Verificar o estágio do CAU/BR com relação à aplicação dos passos sugeridos para a implantação da gestão por processos e com relação ao nível dos fatores-chave que consolidam a gestão por processos: alinhamento estratégico, governança, métodos, tecnologia da informação, pessoas e cultura;
Apresentar ações que permitam uma melhor consolidação das práticas de gestão por processos no CAU/BR; Avaliar a estrutura de passos proposta.
Assim, para melhor apresentação da conclusão deste estudo, retorna-se aos objetivos específicos e tópicos que indicam o caminho para a consecução destes. A seguir serão revisitados os objetivos específicos do trabalho, apresentados no tópico 1.3.2 Objetivos específicos.
7.1 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA SOBRE OS CONCEITOS DA GESTÃO POR PROCESSOS
A seção 2.1 remete os principais temas que cercam a gestão por processos, detalhando os diversos conceitos de processos e estabelecendo diferenças conceituais entre os Tarefas e Atividades, processos e subprocessos.
Estes conceitos, variam bastante entre autores e o objetivo aqui foi explicitar as diferenças e propor um entendimento comum que serviria como base para explanação dos outros temas ao longo do trabalho.
Além da diferença entre diversos conceitos básicos sobre gestão por processos, existem diversas diferenças entre, que as vezes passa despercebida, principalmente entre a gestão de processos e a gestão por processos. A troca entre as palavras “de” e “por” trazem diferenças entre o tipo de orientação de processos, portanto neste trabalho, no tópico 2.2, estabeleceu-se a diferença entre os dois, resumida no tópico como “a gestão de processos possui uma abrangência mais reduzida, sendo enquadrada como um estilo de organização e gerenciamento da operação. Ao passo que a gestão por processos seria uma abordagem com propósito de priorização e foco em processos”. Além dessa diferença, este tópico buscou a análise do paralelo entre as diferentes orientações de processos e seus objetivos.
Como destacado ao longo do trabalho, o uso de metodologias facilita o entendimento e torna mais eficiente a implantação da gestão por processos nas organizações. Assim, diferentes autores buscam a melhor estruturação dos passos e de um ciclo de vida para implantação da gestão por processos. Neste trabalho, durante o tópico 2.4, foi estudado o trabalho de cinco autores (Jeston e Nelis (2006), Santos (2007), Pereira Junior (2010), Valle e Oliveira (2013) e Lista e Zaballa (2014)) identificando as principais visões desses autores, estabelecendo um paralelo entre os diferentes passos expostos por eles.
Através das diferentes visões abordadas foi possível verificar a opinião de diferentes autores a respeito da aplicação da gestão por processos nas organizações (Jeston e Nelis (2006), Santos (2007), Pereira Junior (2010), Valle e Oliveira (2013), Lista e Zabala (2014)). De posse das diferenças entre as posições estabelecidas pelos autores foi possível alinhar os resultados
esperados no ciclo PDCA, proposto pelo BPM CBOK, com os passos estabelecidos pelos autores. Desta maneira, conseguimos comparar os aspectos comuns e verificar os principais temas abordados e onde os autores poderiam evoluir.
7.2 PROPOR UMA ESTRUTURAÇÃO DE PASSOS PARA IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO POR PROCESSOS NAS ORGANIZAÇÕES
Após verificado os resultados esperados por cada autor e assimilar estes fatores com os resultados do ciclo PDCA proposto pelo BPM CBOK, entender a aplicação da gestão por processos em organizações e estudar melhor as dificuldades na implantação da gestão por processos foi possível propor uma estruturação de passos necessários para implantação da gestão por processos.
Assim, ao longo de todo o tópico 4 foram detalhados os passos e ferramentas necessárias para implantação da gestão por processos, levando em consideração o ciclo PDCA. Nesta estruturação, foi proposta a utilização de 16 passos que as organizações poderiam utilizar para aplicar corretamente a gestão por processos em seu ambiente de trabalho.
7.3 VERIFICAR O ESTÁGIO DO CAU/BR COM RELAÇÃO À APLICAÇÃO DOS PASSOS SUGERIDOS PARA IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO POR PROCESSOS
Através dos resultados obtidos, através dos questionários realizados, foi possível verificar a aplicação dos passos sugeridos para implantação da gestão por processos no CAU/BR. Assim no item 5.1 foi possível verificar que, de maneira geral, o Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil aplica ineficientemente as ferramentas sugeridas, tanto que a média geral do questionário de avaliação foi de 2,3, sugerindo que as pessoas discordam parcialmente da aplicação das ferramentas relacionadas a gestão por processos.
7.4 VERIFICAR OS SEIS FATORES-CHAVE QUE CONTRIBUEM PARA CONSOLIDAÇÃO DA GESTÃO POR PROCESSOS: ALINHAMENTO ESTRATÉGICO, GOVERNANÇA, MÉTODOS, TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, PESSOAS E CULTURA
No item 5.4 foi proposto, como último passo a ser realizada em um projeto de implantação da gestão por processos, a avaliação dos fatores-chave que contribuem para consolidação da gestão por processos, com base no modelo proposto por Rosemann e Bruin (2005). Levando em consideração a falta de estruturação de passos na implantação da gestão por processos, no CAU/BR (verificadas no item 5.3), esperava-se que fosse observado baixa avaliação em relação aos fatores-chave que contribuem para consolidação da gestão por processos. Para confirmar essa suposição, foi realizado um questionário de avaliação dos fatores que contribuem para consolidação da gestão por processos, analisado no item 5.4, sendo verificado que os colaboradores avaliam negativamente esses fatores, sinalizando que a empresa considera importante seus processos, porém há pouco interesse da organização, principalmente dos gestores no desenvolvimento da gestão por processos. Esses fatos são confirmados, principalmente, quando fazemos um paralelo entre os passos sugeridos e a análise do nível dos fatores que contribuem para implantação, observa-se que de maneira geral a governança e alinhamento estratégico foram os itens com pior avaliação, ao passo que o estabelecimento de patrocínio da alta administração, modelar os processos na situação futura e estabelecer o escritório de processos foram os passos também com pior avaliação. Assim é possível confirmar que a falta de estruturação e formalização das etapas, assim como a falta de apoio da alta administração (passos explicitados ao longo da estruturação de passos necessários) foram fundamentais para a determinação do estágio dos processos do CAU/BR.
7.5 APRESENTAR AÇÕES QUE PERMITAM UMA MELHOR CONSOLIDAÇÃO DAS PRÁTICAS DE GESTÃO POR PROCESSOS NO CAU/BR
Ao concluir as análises da implantação da gestão por processos no CAU/BR e analisar os fatores-chave que impactam na consolidação da gestão por processos foi possível propor, no item 5.5, um manual de modelagem de processos de forma a otimizar a questão com pior avaliação – Todos os processos estão modelados. Este manual permitirá a organização o estabelecimento de um padrão na modelagem de processos e também documentará a modelagem na organização. Logo, esta ferramenta será fundamental na evolução dos fatores de consolidação da organização frente a gestão por processos, principalmente no quesito métodos, abrangendo os fatores que foram mal avaliados pelos colaboradores deste conselho.
7.6 AVALIAR A ESTRUTURA DE PASSOS PROPOSTAS
Levando em consideração a avaliação dos questionários, também foi possível verificar a aplicação dos passos propostos para implantação da gestão por processos. Assim no item 6 foi discutido os aspectos que deverão ser melhorados nesta estruturação, principalmente no que diz respeito ao estabelecimento do escritório de processos nas organizações.