Conclusão

A gestão documental assume um papel cada vez mais preponderante no bom funcionamento de qualquer organização ou empresa, visto que, para o aumento da eficácia do funcionamento das mesmas, é fundamental desenvolver uma boa gestão de todos os documentos produzidos anualmente. É extremamente improvável testemunhar-se um bom desenvolvimento da gestão a efetuar por qualquer organização ou empresa, sem o apoio de um sistema de gestão documental, uma vez que, o mesmo, apresenta a vantagem de disponibilizar os documentos, em simultâneo, para todos os colaboradores de uma entidade. Essa simultaneidade é impossível de ser verificada na gestão de documentos em papel, resultando numa poupança de tempo e, consequentemente, dinheiro, além de proporcionar uma maior segurança relativamente à informação dos documentos.

Em suma, um sistema de gestão documental permite o controlo dos fluxos de informação e controlo/monitorização do acesso à informação, através da definição de diferentes permissões de acesso a cada um dos colaboradores, de acordo com a sua função/hierarquia. Para finalizar, é importante referir que a gestão documental surge assim como uma forma de analisar os fluxos de informação não estruturada, a qual tem vindo a aumentar nas organizações/empresas. Levando, desta forma, a que posteriormente se criem novos fluxos, o que permite agilizar todos os processos de uma empresa (Joaquim 2005).

2.2. Gestão Documental em Autarquias Portuguesas

O desenvolvimento e consequente modernização que a Sociedade de Informação promove na Administração Pública foram considerados como uma prioridade, captando ainda o apoio de algumas iniciativas a nível Europeu e Nacional. Em 2000, com o “Plano de Ação eEurope”, aprovado na Cimeira de Líderes Europeus, deram-se os primeiros passos na modernização eletrónica, no qual todos os Estados Membros se comprometeram a uniformizar o nível de modernização que se verificava na Europa. Posteriormente, em 2001, foi criada a “Unidade de Missão, Inovação e Conhecimento” (UMIC) para apoiar e coordenar o desenvolvimento das políticas, relacionadas com a inovação, sociedade de informação e governo eletrónico, e-government (Machado s/d).

Neste domínio foi ainda criada a “Comissão Interministerial para a Inovação e Conhecimento”, à qual compete propor estratégias, promover a articulação dos diversos programas e iniciativas, debater, aprovar e atualizar o elenco das responsabilidades dos diferentes ministérios e organismos públicos, e acompanhar a execução do “Plano de ação e- Europe 2005: Uma sociedade do conhecimento para todos, e de outros programas da União Europeia no âmbito da inovação, da sociedade da informação e do governo eletrónico” (Machado s/d). Em prol desses compromissos, Portugal, consciente da obrigatoriedade de modernizar a sua Administração, criou em 2005, o Programa Ligar Portugal, com o objetivo de (Ligar Portugal 2011):

• Promover uma cidadania moderna, informada, consciente e atuante, para a qual o uso das TIC é um instrumento normal de acesso à informação, à educação, ao trabalho cooperativo, e à discussão pública;

• Garantir a competitividade do mercado nacional de telecomunicações, em especial no que se refere aos seus custos para os cidadãos e empresas, e à disponibilização generalizada de serviços avançados de qualidade, assegurando a existência de condições efetivas de concorrência ao nível das melhores práticas europeias;

• Estimular o desenvolvimento científico e tecnológico, promovendo atividades de Investigação e desenvolvimento em colaboração internacional.

• Promover a utilização crescente das TIC pelo tecido empresarial, apoiando as empresas na sua modernização, enquanto condição indispensável à sua competitividade internacional, assim como assegurar o desenvolvimento de novas empresas de base tecnológica, nomeadamente de software;

• Assegurar a transparência da Administração Pública em todos os seus atos, e a simplicidade e eficiência das suas relações com cidadãos e empresas;

No dia 19 de novembro de 2009, a Comissão Europeia publicou o Relatório da avaliação da disponibilização online dos serviços básicos 2009 (imagem 5), no qual se pode verificar o grande desenvolvimento e preocupação de Portugal com a adaptação das TIC à sua Administração (Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior 2010).

Imagem 5: Ranking de disponibilização completa online de serviços públicos básicos

(Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior 2010)

Uma via para dar cumprimento à simplificação e à melhoria da prestação de serviços públicos aos cidadãos, assim como à modernização da Administração Pública, passa pela implementação de um sistema de gestão documental, uma vez que este sistema eleva o número de benefícios, a que uma organização tem acesso, como referido anteriormente.

Já em 1997, Maria João Pires de Lima no IV Encontro Nacional de Arquivos Municipais, com o tema Gestão de documentos para gerar eficácia, identificava um dos maiores problemas que a Administração Pública enfrenta como a gestão documental e o tratamento

técnico da quantidade elevadíssima de documentos acumulados durante anos. Podemos reportar este problema para a realidade atual, acrescentando à massa documental em formato papel, o formato digital.

Segundo a mesma autora, a solução para este problema passa pela implementação de um sistema de gestão da informação e pelo recurso a estratégias de colaboração por parte de todos os profissionais relacionados com a gestão dessa informação, desde a sua criação, até que as decisões finais estejam tomadas e o conteúdo informativo adquira valor permanente como fonte de investigação.

Contudo, segundo a autora Maria Manuela Pinto (s/d), no seu artigo Uma era, uma visão, um paradigma: da teoria à prática, não basta um sistema de gestão documental, como também não basta gerir e tornar a informação disponível, sendo necessário:

1- Planear estrategicamente a tecnologia, a sua capacidade, performance, longevidade, compatibilidade, standards (…);

2- Planear estrategicamente a produção de informação, incluindo os standards de formatos de dados, as metodologias de exportação/importação bem como de acesso e preservação da informação a longo termo, …;

3- Planear a administração do sistema, os sistemas de segurança, o acesso multinível e através de diferentes meios (local, distribuído, VPN – Virtual Network Access, Internet) e suportes, o controle e avaliação de tempos de acesso e recuperação da informação;

4- Conhecer, avaliar e planear a estrutura produtora de informação/atores, os processos de negócio/produção de informação, os consumidores/clientes, o ambiente interno e externo da organização.

Como tal, esta gestão de documentos deverá integrar todo o sistema da Administração Pública, tal como a gestão de recursos financeiros, recursos humanos, etc., tendo como objetivo a promoção de uma maior eficácia nos serviços que a Administração Pública e, consequentemente, uma maior aproximação da administração com os cidadãos, simplificando procedimentos e implementando sistemas para a gestão e divulgação da informação administrativa, assim como a adaptação e aperfeiçoamento dos sistemas internos de gestão,

organização e funcionamento dos serviços segundo princípios de economia e eficácia, enquanto o Código do Procedimento Administrativo consagra o direito à informação, à participação dos cidadãos, à transparência e abertura da administração” (Pinto s/d).

Para tal ser eficiente, é necessário que haja comunicação entre as organizações, através da indispensável interoperabilidade. Esta interoperabilidade corresponde à capacidade de organizações e pessoas interagirem entre si compreendendo a informação transmitida e recebida de forma a integrá-la nos seus sistemas e obter ou dar as repostas adequadas à situação verificada, tendo sido uma temática muito discutida e defendida no X Encontro Nacional de Arquivos Municipais, decorrido em 2011.