Esse trabalho foi realizado, para colaborar com profissionais de Marketing, Relações Públicas e Eventos, que com a evolução do mercado de eventos, demonstrado e comprovado nesse objeto de estudo, vem a ser mais um complemento de informações importantes para seu desenvolvimento, diante da pouca informação literária hoje disponível.
Evento é uma atividade que existe há muito tempo, mas com os moldes que vem tomando e a importância de sua natureza em favorecer o relacionamento, fidelização de clientes e fechamento de negócios, está se destacando dentre os meios de comunicação existentes.
O mercado de eventos possui participação significativa no PIB do país, atrai e movimenta milhões de profissionais, além de dar emprego em todos os locais onde ocorrem.
Os tipos de eventos aqui mencionados com detalhe ajudam profissionais na hora da escolha e consulta quando optam se beneficiar por essa ferramenta. Como é uma ferramenta bastante moldável, adaptável e itinerante, pode ser personalizada conforme os objetivos iniciais propostos pela empresa, e assim, mais próximas do alcance de resultados.
O Planejamento e organização de eventos vêm sempre acompanhados de estratégias direcionadas ao objetivo proposto, cercadas de identidade visual e reforço de mídia e material de comunicação, quando necessárias.
O Evento permite que outros meios de comunicação sejam utilizados em sua divulgação, tornando assim, a comunicação integrada presente em seu plano de ação.
Os eventos promovem e estimulam notícias, movem multidões, criam e despertam desejos, promovem parcerias e relacionamentos, além de estabelecerem resultados imediatos.
Para que o evento desperte seus benefícios, o uso de Planejamento para a organização de eventos, é imprescindível para a realização de um evento de sucesso, coerente e pronto para dar resultados a empresa
Os profissionais de Marketing e Relações Públicas são profissionais aptos e capacitados para planejar e organizar eventos de sucesso e de resultados. Quando esses profissionais trabalham em equipe, onde a idéia de se utilizar o evento como ferramenta para alavancar e promover determinada empresa ou produto, esses podem ser organizadores de eventos, baseados no uso de um planejamento eficiente. Essas duas áreas trabalham para que a organização alcance seus objetivos, claro que seguidas de um plano, voltadas para qual seu mercado de interesse.
Conforme trabalho desenvolvido por SILVA, os eventos são:
Processos de relacionamento efetivos junto aos diferentes públicos que mantém uma organização viva, nas quais o planejamento e as ações devem ser elaboradas para a manutenção, sustentabilidade e realização de um empreendimento.
O modelo de planejamento testado através de case real de evento realizado, permitiu testar sua aplicabilidade e eficiência, para que profissionais de Marketing, Relações Públicas e Eventos tenham uma referencia de modelo para aplicação em suas organizações.
O passo a passo sugerido foi muito claro e objetivo nas fases necessárias para a realização de um evento, além de ser absolutamente moldável a qualquer tamanho e tipo de evento. Isso facilita e possibilita ao organizador de eventos, utilizar o modelo sugerido como modelo padrão, adaptando conforme o tipo de evento e público a quem será destinado.
A partir do estudo aqui presente, onde foi aplicado o modelo de planejamento e organização de eventos, mostrando sua efetividade, se propõe a utilização do Relatório Pós Evento como modelo eficiente e capaz até mesmo, de fidelizar clientes pela sua competência. O modelo desenvolvido e aqui apresentado, é um resumo do pré, durante e pós evento, onde se transforma em uma ferramenta de consulta para a empresa promotora, e quando esse tiver acesso às informações, automaticamente se lembrará da agencia que realizou os serviços. Com a satisfação dos resultados e a
mais envolvido e interessado em continuar a parceria estabelecida. Além disso, o modelo aqui sugerido é fácil para ser adaptado a qualquer tipo de evento, contém todos os detalhes necessários e é uma base completa de informações, tornando-se objeto de consulta e ocupará lugar dentre as planilhas e pastas de ações de resultado na empresa.
Por fim, através de outros dados apurados que complementam o estudo de SILVA e pelo teste de aplicação do modelo, podemos destacar que o mercado de eventos está em plena ascensão, sendo que até estão ocupando a verba que antes eram destinadas a outros meios de comunicação. Uma ferramenta que é capaz de promover a empresa, estabelecer relacionamento com seu público, fidelizar, proliferar notícias, moldáveis, adaptáveis, coerentes, custo x benefício satisfatório, vender e bater metas, incentivar e estimular negócios, a tendência é que mais estudiosos e pessoas da área se interessem pelo tema e ajudem a promover mais embasamentos nas quais possam ser utilizadas no futuro.
O teste do modelo de planejamento e organização de eventos proposto por SILVA, ajudou a dar um rumo a quem exercia, exerce ou pretende exercer a função de organizador de eventos, para que os objetivos propostos pela empresa sejam promovidas através de um evento estratégico, planejado e passível de erros. É assim que os eventos cada vez mais vão ganhar espaço nas corporações, e mais pessoas estarão interessadas em seguir essa carreira.
BIBLIOGRAFIA
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ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul: EDUCS, 1999.
CEASCA, Cleusa Gertrudes Gimenes. Organização de Eventos: Manual para planejamento e execução. São Paulo: Summus, 1997.
COBRA, Marcos. Plano Estratégico de Marketing. São Paulo: Atlas. 1986.
COSTA, Antonio R. & TALARICO, Edison de Gomes. Marketing Promocional: descobrindo os segredos do mercado. São Paulo: Atlas. 1996.
KOTLER, Philip. Administração de Marketing: análise, planejamento, implementação e controle. 3 ed. São Paulo: Atlas, 1989
________& MINDAK. Willian. Marketing and public relations: partners or rivals? Journal for Marketing, 1978.
KUNSCH, Margarida M. K. Planejamento de Relações Públicas na
Comunicação Integrada. 4 ed. São Paulo: Summus Editorial. 1986.
LINS, Augusto Estellita. Etiqueta, Protocolo e Cerimonial. 2 ed. Brasília: Linha Gráfica. 1991.
MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas, 2003.
McKENNA, Regis. Marketing de Relacionamento. Estratégias bem sucedidas para a era do cliente. 1 ed. Rio de janeiro: Campus, 1993
MELO, Francisco Paula de Neto. Marketing de Eventos. Rio de Janeiro: Sprint, 1998.
NICHOLS, Bárbara. Gerenciamento Profissional de Eventos. 1 ed. Ceará: PCMA, 1989.
SILVA, Mariangela Benini Ramos Silva. Planejamento e Organização de Eventos: um modelo para os profissionais de Relações Públicas e Marketing, 2003. Tese (Doutorado em Ciências da Comunicação) – Escola de Comunicação e Artes, Universidade de São Paulo – USP
TRIVINOS, Augusto Nibaldo S. Introdução à pesquisa em Ciências Sociais. São Paulo: Atlas, 1990.
Sites:
www.revistadoseventos.com.br www.institutoethos.com.br
Empresa: ___________________________________________________ Nome: ______________________________________________________ Função: _____________________________
1- Qual sua Formação? o Marketing o Comunicação o Relações Públicas o Jornalismo o Administração o Engenharia o Economia
2- Qual departamento da empresa atua? o Marketing o Comunicação o Relações Públicas o Recursos Humanos o Administração o Eventos o Planejamento Outros _____________________________ 3- Há quanto tempo atua em eventos? o 1 a 3 anos
o 3 a 6 anos o 6 a 9 anos o 9 a 12 anos o mais de 12 anos
4- Para quais dos tipos de públicos abaixo sua empresa realiza eventos? o Funcionários
o Clientes o Fornecedores o Estudantes
5- Quantos eventos, em média, por mês a sua empresa realiza? o 1 a 2
o 2 a 4 o 4 a 6 o 6 a 10 o mais de 10
o Não
7- Caso utilize, esse modelo foi tirado de onde? o Você mesma (o) que projetou
o Padrão da empresa o Indicação de amigo o Pesquisa bibliográfica
o outros______________________
8- Acha que se houvesse um modelo padrão de planejamento, o fluxo do seu trabalho mudaria?
o sim o não
9- Para todo tipo de evento, o modelo de planejamento é o mesmo? o sim
o não
10- Seus eventos são acompanhados de check list? o sim
o não
11- Seus eventos são acompanhados de cronograma? o sim
o não
12- Você realiza avaliação e análise de retorno dos eventos? o sim
São Paulo, janeiro 2006. Para: (Empresa)
A/C Sr. (a) (entrevistado)
Ref.: Pesquisa para Monografia de Pós Graduação da ECA/ USP
Sr. (a) ________________,
Gostaria de agradecer pelo tempo desprendido para responder a pesquisa, destinada para Monografia de Aplicação de Modelo de Planejamento e Organização de Eventos.
O estudo em referencia é realizado com a intensão de facilitar e orientar a vida dos profissionais dessa área, para que a metodologia aplicada no planejamento empresarial seja cada vez mais incrementado, eficiente e embasado em
resultados.
Caso deseje receber informações sobre o estudo realizado, fique a vontade para me contatar.
Muito Obrigada e à disposição,
Vania Pires de Carvalho 11 9903-0233
APÊNDICE C – MODELO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE
SERVIÇOS
CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
Contrato de prestação de serviços entre (AGÊNCIA DE EVENTOS), CNPJ Nº, Insc. Est.:, neste ato representado por fulano de tal, RG: ), com sede na Rua x bairro x São Paulo/SP, cep: x neste contrato designada por CONTRATADA e
(NOME DA EMPRESA CONTRANTE), CNPJ.: X, Inscr. Est.: X, com sede na
X, Cerqueira César, São Paulo/SP, Cep.: X, neste contrato designada como
CONTRATANTE.
O PRESENTE CONTRATO SE REGERÁ PELAS CLÁUSULAS SEGUINTES:
CLÁUSULA PRIMEIRA - OBJETO DO CONTRATO
A CONTRATADA obriga-se a prestar os serviços de criação, desenvolvimento, produção, logística e administração de fornecedores para realização do programa, conforme proposta na planilha de custos anexa, em 7 páginas que vão rubricadas por ambas as partes, e a qual faz parte integrante do presente contrato.
1.1 - PROJETO: 3º Encontro de Comunicação, Marketing e Responsabilidade Social.
1.2 – LOCAL: Novotel Jaraguá, Rua Martins Fontes, 71 Bela Vista São Paulo/SP
1.3 - DATA: DE 30 novembro a 02 dezembro 2005
1.4 - NÚMERO DE PARTICIPANTES: até 200 pessoas, (participação no evento por adesão, sendo remunerado posteriormente à CONTRATADA o número excedente de participantes).
CLÁUSULA SEGUNDA – OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
2.1 – A CONTRATADA obriga-se a prestar os serviços de criação, desenvolvimento, produção e logística da presente proposta, executando os serviços aprovados pela CONTRATANTE, mediante a remuneração de honorários de criação e taxas de produção aplicadas sobre todos os serviços aprovados em planilhas de custos.
2.2 - A CONTRATADA obriga-se a administrar, contratar e gerenciar a remuneração dos serviços de terceiros e fornecedores, previstos na presente proposta, mediante aprovação das planilhas de custos, as quais fazem parte integrante deste contrato.
2.3 - A CONTRATADA obriga-se a acompanhar a prestação dos serviços prestados por terceiros especializados, e os serviços necessários ao
cumprimento do objeto deste contrato, a fim de verificar a observância das melhores práticas de seus ofícios.
2.4. - A CONTRATADA, obriga-se, em no máximo 5 dias úteis após a realização do evento, a demonstrar à CONTRATANTE o balanço final do evento, com a apresentação das respectivas notas fiscais remanescentes, bem como nota fiscal que quita definitivamente o débito dos 50% de honorários restantes à ela devidos.
CLÁUSULA TERCEIRA - PREÇO E FORMA DE PAGAMENTO
3.1. O preço total estimado dos serviços propostos a que se refere à cláusula primeira, é o constante das planilhas de custos anexas totalizam o montante de R$ XXX (XXX).
3.2. Para todos os efeitos legais, considera-se celebrado o presente contrato, mediante o pagamento dos honorários da CONTRATADA, da seguinte forma: a CONTRATANTE pagará à CONTRATADA 10% do que for pago sobre os valores das despesas constantes das duas planilhas denominadas: 1- “Hotel Novotel Jaraguá” (pgs 11 e 12) e 2- “O Fantasma da Ópera” (pg 15). Pagará, ainda, 15% sobre os valores descritos na planilha denominada “Produção Geral do Evento” (pgs 13 e 14). Estes valores devidos à CONTRATADA, serão pagos da seguinte forma: 50% deles no ato da assinatura deste contrato, e os restantes 50% serão pagos no máximo 5 dias após a realização do evento. Conforme as 3 (três) planilhas acima mencionadas, os 50% desse valor implicam no pagamento de R$ X(X reais e X centavos), neste ato, através de depósito no banco X agX, X, em nome X até a data de X e a assinatura do mesmo.
NOTA AO ITEM 3.2: os valores acima descritos não compreendem alterações
de novos ou diferentes pedidos feitos pela CONTRATADA, que modifiquem os custos até agora orçados. Caso ocorra alteração no pedido inicial que modifique os valores descriminados nas planilhas, modificações deverão ser feitas nos valores nelas descriminados, bem como nos percentuais de honorários a elas estabelecidos.
3.3. Os custos de serviços de terceiros e ou fornecedores com valores estimados na planilha, poderão sofrer ajustes e adequações em seus custos no decorrer da produção, independente da vontade da CONTRATADA. Nesse caso, a planilha de custos será atualizada, mediante prévia aprovação da
CONTRATANTE.
3.4. Os serviços não previstos neste contrato, descritos em planilha de custos anexas, somente exigíveis mediante solicitação expressa, e por escrito da
CONTRATANTE, pois serão considerados serviços adicionais e, como tais,
apresentados em planilha de custos extras, faturados separadamente, e pagos no prazo de cinco dias úteis após a emissão da respectiva nota fiscal.
3.5 – A CONTRATANTE receberá em seu nome as notas fiscais dos serviços prestados por terceiros, e à eles fará diretamente o pagamento contra apresentação de nota fiscal que lhe será encaminhada pela CONTRATADA.
CLÁUSULA QUARTA – OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
Sem prejuízo de outras disposições deste contrato, constituem obrigações da
CONTRATANTE, no decorrer do evento:
4.1. Indicar as pessoas responsáveis, que responderão por atos decisórios ou fatos fortuitos que venham a ocorrer. Fornecer de imediato, números telefônicos (fixo e celular), e-mails e todos os meios possíveis necessários para que não falhe a comunicação entre as partes.
4.2. A pessoa que responderá pela CONTRATANTE, deverá encaminhar todas aprovações necessárias para a realização do processo, por escrito, via e-mail, carta ou fax, devidamente assinada, datada e com carimbo da empresa, para os endereços fornecidos pela CONTRATADA.
4.3. A contratante obriga-se a efetuar o pagamento total do preço ora ajustado, na forma e nos prazos neste instrumento avençados.
CLÁUSULA QUINTA - RECLAMAÇÕES
Todas e quaisquer reclamações só podem ser deduzidas por escrito, mediante carta registrada com aviso de recepção, ou outro meio (fac-símile, correio eletrônico através da internet), cujo recebimento possa ser confirmado, endereçada por uma das partes à outra, no endereço indicado e no prazo máximo de dois dias (48hs) após a ocorrência do fato que determine a reclamação, ou no mínimo prazo em que haja possibilidade para correção do erro.
CLÁUSULA SEXTA - CANCELAMENTO
O cancelamento do presente contrato até 20 dias antes da realização do evento implicará no pagamento de 50% (cinquenta porcento), do preço – previsto na cláusula 3.1 acima.
Após este prazo o contratante pagará a quantia total do preço previsto na cláusula 3.1 acima.
Qualquer questão judicial que surja em decorrência deste contrato, terá sua tramitação no Fórum Central da Comarca desta Capital.
São Paulo, 04 de novembro de 2005. CONTRATANTE: CONTRATADA: Nome: X Empresa: X Cargo: X RG: X CPF: X Testemunhas: Assinatura: ___________________________________ RG: _______________ Nome:__________________________________________________________ Assinatura: ___________________________________ RG: _______________ Nome:__________________________________________________________
RELATÓRIO PROCESSO DE ELABORAÇÃO E
EXECUÇÃO
1- Briefing pré- evento Data do Evento
• 30 nov, 1 e 2 dez
Público Alvo
• Gerentes e Diretores de Marketing, Comunicação e Responsabilidade Social de todas as Unimeds
Local
• Hotel em São Paulo
Transporte
• A logística de contratação de passagens e logística de convidados até o hotel serão definidos após aprovação do projeto.
Objetivos
• Apresentação de palestras e discussões sobre o posicionamento da marca Unimed em todo o Brasil e a prestação de serviços que a Unimed do Brasil tem para suas Unimeds
• Maior adesão por parte do público convidado do evento, superando a presença e adesão dos encontros anteriores
• Retrospectiva 2005 • Perspectivas 2006
• Realizar um evento com forte residual do conceito trabalhado
Conceito Desejado
• A Unimed do Brasil deseja que seus convidados participem do evento, mostrando a importância da troca de informações e experiências entre áreas, para a realização de trabalhos alinhados e coerentes com os princípios da Unimed
• O conceito deve ser baseado na frase de Gandhi: “Nós devemos ser as mudanças que queremos ver”
• Apesar de Gandhi transparecer um conceito “zen”, deseja-se que o residual da frase seja revertida para fôlego, energia, união entre equipes, um tema motivacional corporativo.
2- Proposta ILTDA Eventos e Aprovações Locais com disponibilidade
• Blue Tree Ibirapuera • Gran Estamplaza • Novotel Jaraguá • Caesar Guarulhos
Local Definido para realização do evento após visita técnica
• Novotel Jaraguá
Rua Martins Fontes, 71 Bela Vista São Paulo/SP
Transporte
• Contratação de telemarketing passivo com a operadora oficial de Turismo da Unimed (Tour House). O Telemarkting visou à confirmação de presença, reserva do hotel, e reserva e solicitação de passagens quando de interesse do convidado. A Unimed do Brasil arcará com passagens apenas dos representantes da CIU (Comissão Institucional Unimed)
Objetivos
• Realizar uma prospecção agressiva através de teasers, aguçando a curiosidade de participação através de efeitos elaborados pelo conceito proposto;
• Passar através de um sub tema, a proposta de que sua presença no evento certamente irá agregar para suas atividades no dia a dia e para a realização do planejamento 2006.
Conceito Proposto e Aprovado
• Visto que se trata de um evento onde todos os seus participantes entendem de suas atividades, desenhamos um projeto apegado em detalhes, com a preocupação de superar as expectativas dos convidados.
• De acordo com o desejo do cliente em basear todo o evento na frase:
“Nós devemos ser as mudanças que queremos ver”, buscamos
captar tudo o que essa frase traz em benefício ao mundo corporativo. Trabalhar voltado para a filosofia e mais frases de Gandhi, não transpareceria um tema motivacional corporativo, por isso sugerimos o seguinte:
- Trabalhar a frase sempre acompanhada de palavras, palavras extraídas da compreensão da frase e necessidade do cliente.
Essas palavras, seriam o mote de toda a comunicação pré, durante, e pós evento, estando presente em toda comunicação visual (teasers, convites, banners, etc) e comunicação verbal, utilizadas nos discursos realizadas pelo Mestre de Cerimônias e palestrantes do evento.
- Atitude: é preciso ter atitude para ser e ver as mudanças, seja na vida, seja no trabalho.
- Criatividade: é preciso de criatividade para encontrar o melhor caminho para alcançar algo que almejamos, da melhor maneira para todos os envolvidos
- União: um objetivo em equipe é sempre efetivado com maior sucesso - Responsabilidade: ser responsável pelos seus atos, garante um futuro
muito mais promissor
- Força: com garra, força e energia, nossos objetivos são mais facilmente alcançados
Essas palavras seriam tratadas como “fórmula”, fórmula essa que os participantes irão descobrir aderindo e participando do evento. Daí, a sugestão de tema para:
3- Material de Comunicação 1- Teaser Eletrônico
Encaminhado à todos os convidados, através de e-mail marketing coordenado pela própria Unimed do Brasil
4- Banners estrategicamente posicionados
7- Crachá
11- Vale- Almoço
12- Rótulo Garrafa Jujuba
4- Brindes
30/11 – Os participantes receberam garrafas com jujubas coloridas, sendo esse
um convite para a peça “O Fantasma da Ópera”. O brinde fazia uma analogia divertida e diferenciada para o tema do evento = A Fórmula do Sucesso
01/12 – Os participantes receberam a revista ORGANICOM, revista essa
relacionada aos temas de Comunicação Organizacional, Responsabilidade Social e Relações Públicas.
CIU e Participantes – Membros do CIU e palestrantes, receberam uma mala
de viagens jovem e moderna, estilo “Side Walk” e um par de ingressos para “O Fantasma da Ópera”
5- Agenda do Evento
O Mestre de Cerimônias operante durante toda a programação foi o Sr Julio Miranda, convidado diretamente pela Unimed do Brasil.
Horário Atividade
8h30 - 9h Abertura da secretaria / Recepção dos convidados
9h - 9h30 Abertura do Evento
9h30 - 10h15 Prestação de Contas CIU 2005 Palestra Marca
Luciano Deos - Diretor-presidente do GAD´Design, especialista em estratégia, criação e gestão de marcas.
11h30 - 11h45 Coffee Break
Palestra Responsabilidade Social
Lélio Lauretti - Sócio Fundador do IBGC - Instituto Brasileiro de Governança Corporativa e
Professor da USP.
13h - 14h30 Almoço
Palestra Comunicação
Izolda Cremonine - Coordenadora da Pós-Graduação da ESPM, Professora da FGV e Diretora da C&M Comunicação.
15h45 - 16h Coffee Break
Palestra Marketing
Romeo Busarello - Diretor de Marketing da Tecnisa e Professor do MBA da ESPM
17h30 - 18h Encerramento
19h30 Saída para Teatro Abril : "O Fantasma da Ópera" 30/nov/05 - quarta feira
10h15 - 11h30
11h45 - 13h
14h30 - 15h45
16h - 17h30
Horário Atividade
9 - 9h30 Início das atividades / Formação de Grupos de Trabalho 9h30 - 10h45 Grupos de Trabalho - Propostas para Comunicação 2006
10h45 - 11h15 Coffee Break
11h15 - 12h30 Grupos de Trabalho - Propostas para Marketing 2006
12h30 - 14h Almoço
14h - 15h15 Grupos de Trabalho - Propostas para Marca 2006
15h15 - 15h45 Coffee Break
15h45 - 17h Grupos de Trabalho - Propostas para Responsabilidade Social 2006
17h Encerramento
Noite Livre
Horário Atividade
9h Início das atividades
9h30 - 11h30 Consolidação das Propostas para 2006
11h30 Coffee Break
12h Entrega dos certificados - Check Out 02/dez/05 - sexta feira
6- Inscrições: Presença e Ausência
Lista de Inscritos Presentes
* Lista com 200 nomes dos presentes no evento, e suas UNIMEDS correspondentes*
Lista de Inscritos Ausentes
* Lista com 31 nomes que confirmaram presença e não compareceram ao evento*
Analisando as listas anexas, podemos perceber que diferente dos Encontros anteriores, o 3º Encontro foi sucesso em adesão e público. Do total de 231
inscritos/ convidados, tivemos a presença de 200 participantes, e a ausência de 31 inscritos.
Todos os participantes presentes no evento, receberam certificado de