Condições necessárias ao desbaste

Menos é mais.

(provérbio chinês)

Para que uma BE possa efectuar um desbaste convenientemente, tem que reflectir enquanto estrutura pedagógica que se integra numa outra maior que é a Escola, sobre a sua missão, objectivos, PDC e, dentro desta, sobre a Política de Selecção e de Desbaste, a qual deve indicar critérios a seguir a nível da profundidade, cobertura ou alcance da colecção em geral. Belinda Boon adianta que os mesmos factores que conduzem à decisão de adquirir um item, podem também levar à decisão de o retirar algum tempo mais tarde (1995, p. 7).

É essencial analisar a definição da missão de cada biblioteca, pois isso impõe limites naturais e úteis a todo o trabalho subsequente de Gestão da Colecção, devendo as dificuldades administrativas, técnicas, profissionais que travam a partilha de recursos (no momento das aquisições como do desbaste e da conservação) ser anuladas ou, pelo menos, minimizadas por uma complementaridade de fundos mantidos através de uma colaboração constante, de redes de informação e de OPAC colectivos.

Como afirmam Gaudet e Lieber (1999), a indicação precisa da função da biblioteca, do público-alvo que tem de servir, dos seus objectivos e responsabilidades particulares evita possíveis desvios e impede as aquisições intempestivas ou a conservação sem critério (p. 23). Assim, a fim de evitar qualquer efeito perverso a nível da conservação do património, a prática do desbaste pressupõe idealmente: em primeiro lugar, a existência de uma Política de Aquisição explícita e bem definida; em segundo, um projecto regional ou nacional de conservação; a existência de bibliotecas de depósito acessíveis facilmente por parte de todas as outras bibliotecas e, finalmente, de um catálogo colectivo nacional. Sendo as funções de conservação, desenvolvimento da colecção e difusão da informação partilhadas de forma clara entre todos os intervenientes, sabendo cada um exactamente qual o seu papel, é possível a cada biblioteca identificar com segurança os documentos de que pode dispor e retirar da sua colecção, porque estão acessíveis noutro local. Clarificando a missão de cada tipo de biblioteca, conhecendo bem o que temos e o que os outros à nossa volta têm é possível saber quem adquire o quê, quem conserva o quê, quem elimina o quê (Gaudet & Lieber, 1999, p. 24), com a consequente optimização dos recursos.

A este nível, em Portugal, ainda temos um longo caminho a percorrer, pois apenas começam a surgir aqui e além catálogos colectivos concelhios, que servem os propósitos do PNL e da RBE, bem

como racionalizam os recursos a nível das aquisições. Quanto ao catálogo colectivo nacional, começa a esboçar-se a possibilidade de isso acontecer futuramente a nível das BE que disponibilizam o seu catálogo na página da RBE, mas neste momento trata-se apenas de um conjunto de catálogos separados, sem supervisão geral e com alguns problemas decorrentes da falta de uniformização de procedimentos e de validação central de registos. A nível da Biblioteca Nacional, que desempenha o papel de Agência Bibliográfica Nacional, logo responsável pelas orientações nacionais em termos de tratamento técnico e catálogo nacional, existe uma base bibliográfica nacional, onde colaboram várias bibliotecas regionais, nem sempre existindo, no entanto, uma supervisão geral e uniformização do mesmo. As bibliotecas regionais de depósito para onde se canalizariam os documentos (ainda em relativamente bom estado) desbastados, acessíveis, sempre que necessário, através do empréstimo inter-bibliotecas, não existem. A existirem, tal implicaria uma rede de informação eficiente e uma forma de transportar os documentos em tempo útil sempre que necessário, à semelhança do que se passa com serviços desse tipo que existem na zona de Paris e nos EUA. No entanto, alguns problemas que têm surgido - como no caso de uma experiência no Centre Canadien d´ Echange du Livre (2008, p. 1), criado em 1998 (como centro de distribuição de excedentes de bibliotecas, arquivos e particulares) e encerrado 10 anos depois, devido à diminuição de mais de 60% das obras aí recolhidas e ao facto de perto de 70% das ofertas terem sido encaminhadas para a reciclagem ou destruição - devem ser contornados cuidadosamente, como o perigo de a maior parte de documentos enviados ser demasiado deteriorada, obsoleta, não podendo responder, na realidade, a necessidades eventuais ou ao facto de os custos de deslocação dos documentos serem muito elevados.

Defendemos que, num sistema ideal, todas as bibliotecas do nosso país deveriam estar verdadeiramente em rede, partilhando um catálogo colectivo nacional, sabendo exactamente cada umaqual a sua missão a nível da aquisição, do depósito e conservação de documentos; em que o circuito de empréstimo entre bibliotecas na mesma região seria eficaz e em que a gestão da colecção se harmonizaria com as restantes da zona. Só assim seria possível gerir recursos de forma mais racional, nomeadamente recorrendo às publicações disponíveis na Internet e proceder ao desbaste com a máxima segurança, pois saberíamos quem possuiria cada documento, em caso de necessidade.

Martine Blanc-Montmayeur (citada por Leroy P., 2006) no Ciclo de Formação “Formidam”, realizado na Universidade de Toulouse II de Montauban, em Fevereiro de 2006, vai mais longe, afirmando que uma Política de Desbaste não se concebe senão no quadro de uma Política de Conservação partilhada e de uma Política de Aquisição. Esta ideia das aquisições partilhadas leva a uma maior racionalização destas e do desbaste, tendo por base a perspectiva de que as colecções pertencem a todas as bibliotecas departamentais (neste caso em França existem departamentos, em Portugal poderíamos falar a nível de concelhos ou de distritos) e que o utilizador deve poder ter

acesso a essas colecções com um cartão departamental (concelhio/ distrital). Noë Richter refere, ainda, a necessidade de se preverem circuitos de evacuação de obras desbastadas, essencial para uma Política Documental Nacional (Richter, 1987).

Um outro aspecto essencial à criação de uma Política de Desbaste é a avaliação da colecção e da forma como ela responde ou está adequada à necessidades dos utilizadores que serve. Segundo a Saskatchewan School Library Association (citada por McGregor, Dillon e Henry, 2003, pp. 248- 249), o bibliotecário que mantenha um programa de avaliação contínua da colecção estará apto a verificar em que medida a colecção vai ao encontro dos objectivos educativos da escola, das necessidades de professores e as necessidades curriculares e pessoais dos alunos; identificar os pontos fortes e fracos da colecção; tomar decisões fundamentadas sobre o desenvolvimento futuro da colecção como um todo; pedir financiamentos para fundos que ajudem a cumprir as metas da escola; ser capaz de antecipar necessidades de informação e estar melhor preparado para lhes responder (McGregor et al., pp 248-249).

Que tipo de avaliação da colecção conseguiremos fazer: quantitativa, qualitativa ou ambas? Só estando na posse de dados muito claros e fiáveis sobre a colecção (avaliada em termos quantitativos e qualitativos), bem como sobre os utilizadores e suas necessidades actuais e futuras, será possível elaborar uma Política de Desbaste funcional.

Além disso, é importante, na opinião de Belinda Boon (1995, p. 13), a fim de evitar futuras controvérsias ou reclamações, ter um guia de desbaste, criar uma Política (Programa/Plano) de Desbaste, que poderá fazer parte integrante igualmente da PDC ou ser um seu anexo. No entanto, para a sua redacção devem ter-se em conta algumas restrições legais que possam impedir no todo ou em parte o desbaste da colecção. Lavicka (2003) defende que esse documento deve ter a seguinte estrutura: uma explicação clara dos objectivos do desbaste e dos motivos pelos quais ele é necessário, uma apresentação dos critérios, do processo, dos responsáveis, do tipo de encaminhamento a dar aos documentos desbastados e dos resultados esperados, bem como uma calendarização. Acrescenta, ainda, que na programação de uma operação de desbaste se deve reflectir sobre aspectos como: a análise das necessidades em termos de desbaste (Por que motivos vamos desbastar? Que parte do fundo é abrangida pelo desbaste? Que utilizadores são visados?); a exequibilidade (estado da situação, constrangimentos e prioridades); o estudo de uma operação de desbaste (aspecto técnico, intelectual, organizacional e financeiro).

A Dirección General del Libro Archivos y Bibliotecas (s.d.) acrescenta ainda o ponto “Después del expurgo”, onde se apresentam as soluções previstas para itens desbastados e a avaliação do desbaste como fase final do processo, que servirá de porta para novo ciclo.

aspectos materiais (espaço ou deterioração dos documentos); motivos mais profissionais e positivos (melhorar a qualidade da colecção, ajustamento da colecção às necessidades dos utilizadores) ou conjunturais (instalação da BE noutro local da escola, informatização do fundo documental).

Para Gaudet e Lieber (1999, pp. 23-24), a selecção e aquisição, o desbaste e a conservação são processos que não se podem realizar independentemente uns dos outros, devendo, nesse sentido, ser formalizados em conjunto, numa Política Documental do estabelecimento, diferente de instituição para instituição, pois adequa-se às condições locais, preenchendo certos requisitos e seguindo imperativos que lhes servem de guia.

Antes de nos lançarmos nessa tarefa, há ainda que decidir que tipo de desbaste vamos levar a cabo: desbaste integrado no circuito do documento (pontual, cíclico oucontínuo); misto (desbaste de fundo seguido de um processo cíclico de revisão da colecção); um desbaste de toda a colecção (devido a um processo de informatização do catálogo, de colocação de códigos de barras ou de mudança da biblioteca para outro local); ou só de segmentos desta devido a alterações numa área curricular ou à falta de espaço numa área saturada? O tipo de desbaste que se pretende levar a cabo irá determinar a escolha dos critérios e, sobretudo, o método a utilizar.

A Figura 3 apresenta o circuito do documento como Gaudet e Lieber (1999, p. 75) o entendem.

Charli O´Dell (1998, p. 33) refere que uma das condições mais importantes para que um bibliotecário possa fazer desbaste correctamente é o seu conhecimento de base sobre o tema em questão (embora se saiba que ninguém domina todas as áreas do conhecimento, daí que seja aconselhado o recurso a especialistas / professores de outras disciplinas).

Antes de se proceder ao desbaste, é necessário ponderar, em suma, a presença de condições sem as quais este não poderá realizar-se, nomeadamente: recursos humanos, materiais, de espaço (depósito); a institucionalização do processo em documentos-base como a PDC ou a Política de Desbaste; os constrangimentos externos a nível legislativo ou internos da escola; a avaliação prévia da colecção; a análise das causas que nos levam a desbastar; um estudo de utilizadores; a nossa formação em Gestão da Colecção e o tipo de desbaste que pretendemos efectuar.