3- ÓRGÃOS DA USF
3.3 O Conselho Técnico
O Conselho Técnico (CT) é constituído por um médico e por um enfermeiro, preferencialmente detentores de qualificação profissional mais elevada e de maior experiência profissional nos Cuidados de Saúde Primários, escolhidos pelos elementos de cada grupo profissional por voto secreto, de três em três anos.
Compete ao CT a orientação necessária à observância das normas técnicas emitidas pelas entidades competentes e a promoção de procedimentos que garantam a melhoria contínua da qualidade dos cuidados de saúde, tendo por referência a Carta de Qualidade.
Compete também ao CT:
• Avaliar o grau de satisfação dos utentes da USF e dos profissionais da equipa.
• Elaborar e manter atualizado o manual de boas práticas.
• Organizar e supervisionar as actividades de formação contínua e de investigação.
O Conselho Técnico reúne pelo menos uma vez por mês ou a pedido de um dos seus elementos.
3.4 Órgãos de apoio/equipas de gestão de programas de saúde
Os elementos da USF organizaram-se em subequipas (médico/enfermeira/assistente técnica) segundo a propensão dos mesmos para os seguintes programas de saúde: Saúde Materna;
Planeamento Familiar; Saúde Infantil; Saúde do Adulto e Idoso; Diabetes; Hipertensão Arterial;
Rastreios; Cuidados no Domicilio; Cuidados em situação de Doença Aguda e Cuidados Prolongados.
Todos os profissionais da USF integram as subequipas, sendo responsáveis pela actualização dos conteúdos das Normas de Orientação Clínica (NOC) e Chek-List, e verificação da sua implementação, nomeadamente no cumprimento e registo.
Através da realização de auditorias internas, é feita a avaliação do cumprimento dos procedimentos inerentes aos conteúdos acima citados.
Capitulo 4
ORGANIZAÇÃO INTERNA E MODELO FUNCIONAL
4.1 Definição dos Processos Chave e Competências dos Responsáveis
Entende-se por Processo um conjunto de atividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em saídas. Na caracterização dos processos encontram-se identificadas as entradas, as saídas, os recursos materiais e humanos bem como os indicadores a ter em conta.
Alguns dos processos levam à criação de procedimentos, estando estes descritos mais detalhadamente no Manual de Procedimentos (MP).
Os Recursos Humanos coincidem com os responsáveis / guardiões desses processos, sendo eles que deverão planificar, operacionalizar, verificar e avaliar o processo.
Existem três tipos de processos:
• Processos de Gestão (PG), correspondem à gestão da USF.
• Processos Operacionais (PO), que correspondem ao circuito do utente desde a sua chegada à USF até à sua saída.
• Processos de Suporte (PS), correspondem às actividades que dão suporte aos processos anteriores.
Indicamos na tabela seguinte todos os processos chave identificados pela equipa como sendo a base da prestação de cuidados desta USF.
Tabela 1: Processos Chave
PS01 Manutenção das instalações e equipamentos PS02 Aprovisionamento / consumíveis
PS03 Recursos partilhados
PS04 Gestão de recursos humanos
PS05 Tecnologias de informação
PS06 Gestão de transportes
Para a caracterização dos processos utilizamos o método tartaruga, onde se encontram identificadas as entradas, as saídas, os recursos materiais e humanos, bem como os indicadores a ter em conta. Alguns dos processos levam à criação de procedimentos (Proc) e respetivos impressos (IMP), estando estes descritos mais detalhadamente no Manual de Procedimentos, e onde se encontra também a descrição dos responsáveis/guardiões deste processo, sendo eles que deverão planificar, operacionalizar, verificar e avaliar o processo, no sentido da melhoria contínua.
4.2 Processos Chave na área da Prestação dos Cuidados
4.2.1 Consulta programada (CP)
Período de consulta com marcação prévia presencial, telefónica, via agenda electrónica ou via e-mail. Eventualmente marcadas no próprio dia se houver vaga. A consulta programada abrange a saúde do adulto, de grupos vulneráveis (saúde infantil, planeamento familiar e saúde materna) e ainda de grupos de risco (diabetes e hipertensão).
Fluxograma: Consulta Programada
Sala de Espera
Prestação de cuidados
Balcão de Atendimento / Secretária Clínica
Registo de contacto SINUS / SAPE Entrada do utente na USF
Segue instruções do seu médico ou enfermeiro
Saída do utente da USF
4.2.2 Consulta Aberta (CA)
Período de consulta com marcação presencial ou telefónica só no próprio dia.
Fluxograma: Consulta Aberta
Entrada do utente na USF
Balcão de Atendimento / Secretária Clínica
Doença aguda?
Sim
Agendamento para o médico/enfermeiro de família no próprio dia, ou na sua ausência sistema de inter substituição Não
Médico/enfermeiro de família tem vaga?
Sim Não
Encaminhamento para marcação de consulta
programada
Marcação de consulta
Fluxograma: Circuito dos utentes em caso de Doença Aguda Entrada na USF
Secretariado Clínico
A – Situações que têm indicação para consulta no próprio dia:
1. Doença que surgiu no dia anterior ou no próprio dia (febre com outros sintomas associados, como vómitos, tosse, diarreia, dores de cabeça, dores de garganta, dores de ouvidos, dor de barriga) e que consideram necessitar de uma consulta médica para o próprio dia.
2. Pessoas a quem o seu problema antigo se agudizou (no dia anterior ou no próprio dia) e que necessitam de ajuda médica para alivio das queixas.
Registo Administrativo de Contacto
C – Situações que não têm indicação para consulta no próprio dia:
1. Vir mostrar exames de qualquer espécie.
2. Pedido de atestados ou declarações de qualquer espécie.
4.2.3 Visita Domiciliária:
É uma atividade que se realiza no domicílio da família e permite conhecer as relações que se estabelecem entre os seus membros, os seus costumes, crenças, mitos, comportamentos de saúde de cada elemento da família assim como detectar factores de risco (Flores, 2004).
Fluxograma: Visita Domiciliária Médica e de Enfermagem
Informação ao profissional saúde
Doença Aguda
Balcão de Atendimento / Secretária Clínica
Avaliação do
Contacto do utente / familiar por telefone, e-mail ou presencial
4.2.4 Caracterização do Sistema de Intersubstituição
Os elementos da equipa são solidariamente responsáveis pelo cumprimento das obrigações decorrentes do compromisso assistencial, designadamente a intersubstituição por ausência de um ou mais elementos da equipa.
A consulta de intersubstituição é destinada aos utentes cujo médico/enfermeiro de família se encontra ausente (férias/atestado/formação) e que será realizado por outro médico/enfermeiro da USF.
Consulta Aberta
Enfermagem
A equipa de enfermagem definiu em todo o seu horário de atendimento, um período de inter-substituição a cada 2 horas para todos os elementos, como consta no PO06-Proc02-Imp02.
Médicos
A equipa médica assegura a consulta aberta de acordo com os serviços mínimos nos períodos de saúde do adulto.
Consulta Programada
Enfermagem
A inter-substituição para a consulta programada funciona com equipa espelho, existem duas equipas com 3 elementos cada, como consta no PO06-Proc02-Imp01.
Médicos
A equipa médica assegura a consulta programada de acordo com os serviços mínimos nos períodos de saúde do adulto.
Os períodos de ausência programada de todos os profissionais da USF Condeixa estão afixados numa área de livre acesso aos cidadãos
Visita Domiciliária
Enfermagem
A visita domiciliária de enfermagem é realizada pelo elemento que nesse dia se encontra também a realizar a mesma, como consta no PO06-Proc02-Imp02.
Médicos
A visita domiciliária médica é realizada pelo elemento que nesse dia se encontra também a realizar a mesma, como consta no PO06-Proc01-Imp02.
Definição de Serviços Mínimos
A USF Condeixa assegura os seguintes serviços em caso de ausência do seu médico/enfermeiro de família quer seja em situações de ausência programada (férias, comissões gratuitas de serviço ou outras) ou não programada até 15 dias.
Serviços Mínimos:
Saúde Infantil:
• 1ª Consulta do recém-nascido e visita domiciliária até ao 15ª dia de vida
• Consulta a criança com idade inferior a 11 meses e que não possa ser remarcada.
Planeamento Familiar:
• Uma consulta por ano que não possa ser remarcada.
Saúde Materna:
• 1ª Consulta de gravidez;
• Consulta de 24-26 semanas em grávida com grupo sanguíneo RH negativo;
• Consulta de puerpério que não possa ser remarcada;
• Total de consultas de seguimento de gravidez inferior a 6.
Saúde Adulto/Idoso e Cuidados a Doentes Dependentes Crónicos e Patologia Múltipla
• Diabetes: Três consultas por ano desde que abranjam dois semestres, com avaliação de peso, pressão arterial e HbA1c. Avaliação do perímetro abdominal e do pé anual.
• Hipertensão: Uma consulta em cada semestre com avaliação de peso, pressão arterial e IMC
• Dependentes: Visita domiciliária médica ou de enfermagem em situação de doença aguda.
Doença Aguda
Entendemos como critérios de acesso à consulta de doença aguda as seguintes situações:
Utentes que referem o aparecimento de sintoma súbito/agudo, que surgiu nos últimos 3 dias (febre, tosse, vómitos, diarreia, dores de cabeça, dores musculares, dores osteoarticulares, dores de garganta, dores de ouvidos, dor lombar, queixas urinárias, dispneia, taquicardia e tensão arterial elevada;
Pessoas que referem agravamento de um dos seus problemas antigos, e necessitam de ajuda médica para alivio da sintomatologia;
Traumatismos a necessitarem de suturas e feridas com hemorragia controlada;
Necessidade de contracepção, que não possa ser adiada para o dia seguinte por risco de gravidez.
Encaminhamento para interrupção voluntária da gravidez.
Vacinação
Vacinação antitetânica em caso de utente com ferimento e vacina desactualizada (+ de 10 anos ou estado vacinal desconhecido)
4.2.5 Competência dos Responsáveis pela Regulação dos Processos Chave
Os elementos da equipa multidisciplinar trabalharão em cooperação e complementaridade de funções, visando um trabalho eficaz. As funções de cada grupo profissional são aquelas que são inerentes às das respectivas profissões e que estão estabelecidas na lei. A forma como esses grupos profissionais se articulam entre si, os respectivos papéis e as actividades onde assumem responsabilidades, orientar-se-ão pela vontade da equipa de optimizar a qualidade dos cuidados a prestar, através da definição de regras, normas e procedimentos acessíveis a todos os profissionais da USF. A Tabela com os responsáveis/guardiões dos processos chave pode ser consultada no MP. Estes são os que constituem o grupo da qualidade da USF Condeixa onde estão representados os três grupos profissionais. Este grupo é responsável pela realização de auditorias internas com o respetivo diagnóstico de eventuais não conformidades/oportunidades de melhoria e proposta de medidas correctivas conforme PG02-Proc04.
Os serviços mínimos que são assegurados em caso de ausência dos profissionais estão publicitados
4.3 Equipa Multidisciplinar
Para aumentar a eficiência dos serviços prestados, introduziu-se o conceito de equipa nuclear, constituída por assistente secretária clínica, enfermeiro e médico.
O objectivo das equipas nucleares é o de melhorar a continuidade dos cuidados prestados aos utentes, uma vez que cada uma centra a sua actividade na lista do Médico de Família que a integra.
Os médicos, enfermeiros e secretárias clínicas (de família), apesar de pertencerem a uma equipa nuclear e de assumirem uma maior responsabilidade para com os seus utentes, continuam a ter de garantir a prestação de cuidados de saúde gerais a todos os utentes da USF Condeixa.
Fica estabelecida a seguinte constituição das equipas nucleares, conforme consta do Plano de Acção e susceptíveis de alterações pontuais, na tabela 2:
Tabela 2: Constituição das equipas nucleares
Equipa nuclear Secretária Clínica Enfermeiro Médico
Equipa 1 AT 1 E1 M1
Equipa 2 AT 2 E2 M2
Equipa 3 AT 2 E3 + E4 M3
Equipa 4 AT 3 E5 M4
Equipa 5 AT 4 E6 M5
Cada enfermeiro tem a seu cargo uma lista de utentes, agrupados em famílias, coincidente com o ficheiro do médico de família da equipa a que pertence. No sistema de informação SAPE (Sistema Apoio à Prática de Enfermagem) está identificado o enfermeiro de família.
O enfermeiro fica responsável por garantir aos seus utentes a vigilância em todo o ciclo de vida, sem prejuízo de colaborar sempre que necessário nos programas de intersubstituição.
4.4 Gestão por objetivos
A Gestão por objetivos é um tipo de gestão caracterizada como um método de planeamento e avaliação, baseado em factores quantitativos, pelo qual a equipa multidisciplinar elege áreas prioritárias, estabelece resultados a serem alcançados, dimensiona as respetivas estratégias e
procede ao sistemático acompanhamento do seu desempenho.
Deste conceito conclui-se que o planeamento constitui o ponto de partida e a base da tomada de decisões, na medida em que é através dele que são definidos os objectivos e metas tangíveis e verificáveis, susceptiveis de medição, o que acontece com o Plano de Acção e deverá acontecer trimestralmente na avaliação e discussão das metas estabelecidas.
4.5 Regras de articulação e comunicação interna
Os elementos da USF têm conhecimento de todos os procedimentos implementados, tendo em conta o Plano de Acção, o período de funcionamento e a cobertura assistencial, permitindo desta forma uma correcta articulação entre todos, minimizando o tempo que demora o processo
As questões que digam respeito a determinados sectores (médicos, enfermeiros e assistentes técnicos) deverão ser debatidas em primeira instância em reuniões sectoriais sem deixarem de ter a possibilidade de comunicar com o Coordenador. As conclusões resultantes dessas reuniões devem ser registadas em acta e enviadas para a [email protected].
No que diz respeito às reuniões de Conselho Geral, é enviada convocatória para o e-mail acima citado, com a ordem de trabalhos com 48 horas de antecedência (no mínimo). Todas as reuniões efectuadas são registadas em acta em suporte informático, divulgadas por e-mail a todos os profissionais, assinadas e aprovadas em reunião, sendo digitalizadas e arquivado o original em pasta própria. Para o registo das mesmas foi elaborado um procedimento (PG02-Proc02) e respectivos impressos (PG02-Proc02-Imp01, 02, 03, 04, 05, 06, 07).
As ocorrências, sejam positivas ou negativas, são registadas em suporte informático próprio, com a designação de Diário de Bordo, onde constam as ocorrências funcionais ou organizativas identificadas pelos profissionais, quer internas, quer na relação com os utentes e são discutidas em reuniões de Conselho Geral.
4.6 Gestão da Informação Interna e Externa
Tendo em vista a organização e padronização da informação interna e externa com interesse para os utentes e profissionais da USF, a equipa procurou normalizar todo o circuito de informação, para que todos os elementos saibam como se processa e a quem devem recorrer em caso de necessidade. Com o objetivo de organizar e padronizar esta informação foi elaborado um procedimento que se encontra no MP (PO03-Proc02).
Todos os actos médicos, de enfermagem e assistentes técnicas serão registados nos sistemas de informação em uso na USF (SAM, SAPE e SINUS). Tendo em vista a qualidade dos registos clínicos médicos e de enfermagem foi elaborado um procedimento, com definição dos critérios e da sua avaliação (PG02-Proc03).
Pretende-se também que toda a informação colocada na sala de espera e fornecida ao utente, seja precisa, rigorosa e actualizada tendo sido elaborado para o efeito um procedimento PO03-Proc01.
Capitulo 5
INTERVENÇÕES / ÁREAS DE ACTUAÇÃO DOS GRUPOS PROFISSIONAIS
Numa lógica de distribuição de responsabilidades e cooperação entre os diferentes grupos profissionais, foram distribuídas áreas de responsabilidade dentro dos programas incluídos na carteira básica, por todos os profissionais, sendo que em cada área fazem parte elementos dos três grupos profissionais, conforme consta no Plano de Acção (PA).
Em relação à gestão também se encontra distribuída por vários elementos da equipa, conforme consta do MP. A área da coordenação é partilhada com os internos de Medicina Geral e Familiar, de três em três meses, de forma rotativa.
Capitulo 6
COMPROMISSO ASSISTENCIAL
6. 1 Horário de Funcionamento
O horário de funcionamento da USF é das 8:00 às 20:00 horas, todos os dias úteis, sendo o período de atendimento (intervalo de tempo diário durante o qual a USF efectua atendimento ao público) das 8:15 às 19:45 horas.
Fora do período de funcionamento da USF Condeixa, em caso de doença aguda o utente poderá recorrer:
À Consulta Alargada do Centro de Saúde de Condeixa das 10h às 18h aos fins-de-semana e feriados;
Nos restantes períodos deverá recorrer ao serviço de urgência do CHUC (HUC, Covões, Hospital Pediátrico e Maternidades).
6.2 Carteira de Serviços
Em todos os modelos de USF existe um compromisso assistencial nuclear, denominado carteira básica de serviços, igual em tipo e qualidade, variando apenas os aspectos quantitativos de número de cidadãos abrangidos, horários disponibilizados e serviços adicionais ou complementares, intitulados carteira adicional de serviços, contratualizados com os departamentos de contratualização, em sede de candidatura ou nas épocas para tal definidas e revistos anualmente. A carteira básica de serviços é aplicável a todas as USF.
Os programas assistenciais são definidos no PA e aprovados em Conselho Geral, e todos os profissionais desempenham todas as actividades incluídas na carteira básica.
O Horário de funcionamento da USF Condeixa está afixado de forma visível para os utentes quando esta está encerrada
As alternativas assistenciais, com endereços e contactos, estão afixadas de forma visível para os utentes da USF Condeixa quando esta está encerrada
Capitulo 7
SISTEMA DE MARCAÇÃO DE CONSULTAS
7.1 Consulta Presencial e Não Presencial
Os utentes poderão marcar uma consulta (presencial ou não presencial), junto do balcão de atendimento ou por qualquer outros dos meios colocados à sua disposição (telefone; mail e e-agenda).
7.2. No Próprio Dia e Programada para Dia e Hora
A marcação de consulta no próprio dia poderá ser feita através da marcação presencial ou telefónica. Tal ocorre em situações de doença aguda ou quando solicitada pelo utente, havendo vaga de agenda médica ou de enfermagem.
A consulta programada para dia e hora, é uma consulta com marcação prévia, que pode ser de iniciativa da equipa ou do utente e realizada na USF ou no domicílio. As consultas programadas têm periodicidades específicas que devem ser cumpridas, de acordo com as regras para marcação das consultas.
7.3. Em Todo o Período de Funcionamento
A USF permite ao utente a possibilidade de marcação de consultas durante todo o período de funcionamento da mesma. Estas podem ser da iniciativa do utente ou do médico / enfermeiro.
Também o enfermeiro para além da marcação de consultas de enfermagem, pode realizar a marcação de consultas dentro dos grupos de risco e conforme estabelecido no procedimento (PO04-Proc01).
A USF Condeixa tem publicitado quais as formas que os cidadãos dispõem para procederem à marcação de consultas médicas e de enfermagem
As condições em que é garantido o atendimento médico e de enfermagem, no próprio dia, estão publicitadas
7.4 Possibilidade de Marcação em 5 Dias
A USF assegura consulta programada no prazo de 5 dias. Para tal fica cativa na agenda de saúde de adulto de cada profissional uma hora para esse fim, que pode ser ocupada para uma consulta do próprio dia.
7.5 Tempo de Espera Após a Hora Marcada
È o período de tempo decorrido desde a efectivação (a partir da hora marcada no SINUS/SAPE) da consulta e a chamada para o gabinete médico / enfermagem. A USF realiza a monitorização semestral em impresso próprio (PO05-Proc01-Imp01), o Conselho Técnico executa a leitura e interpretação, apresentando os resultados em Conselho Geral, e publicita os resultados.
7.6 Critérios de Prioridade no Atendimento Domiciliário
É importante garantir uma boa acessibilidade aos cuidados domiciliários, evitando uma má utilização dos mesmos. A visita domiciliária, quer médica quer de enfermagem, tem critérios definidos de marcação e de prioridade, que estão directamente relacionados com o grau de dependência do utente inscrito. De uma forma programada, o Enfermeiro e/ou o Médico fazem uma avaliação da justificação dos pedidos de visita domiciliária de acordo com a situação clínica.
Se justificado, a visita domiciliária poderá ser efectuada no próprio dia ou num dia subsequente, de acordo com critérios clínicos, de oportunidade e aceitabilidade. Estipulámos um prazo máximo de 5 dias úteis. A marcação desta pode ser programada em equipa, como do foro individual de cada profissional. No caso de visita domiciliária conjunta o registo é feito nos respectivos sistemas de informação e em impresso próprio (PO06-Proc04-Imp01).
A possibilidade de os utentes obterem uma consulta programada no prazo de 5 dias úteis está publicitada
São Critérios para a realização de consultas no domicílio:
1. Doença crónica instável ou exacerbação aguda de doença crónica;
2. Doença aguda episódica; por ex.: doença infecto-contagiosa;
3. Utentes que necessitem de continuação de cuidados após alta hospitalar;
4. Utentes acamados ou com incapacidades diversas;
5. Recém-nascidos e puérperas;
6. Utentes com doença oncológica avançada ou em estadio final de outras doenças crónicas.
São Critérios de exclusão:
1. Residir fora da área de influência da USF (Concelho de Condeixa);
2. Situações urgentes/emergentes;
2. Situações urgentes/emergentes;