Contexto de procedimentos

O contexto de procedimento refere-se aos “procedimentos relativos às atividades no curso das quais o documento é produzido”, segundo aborda o Modelo de Análise Diplomática do Projeto InterPARES 3 (2007, p.3-4).

Existem distintas formas de ingresso aos cursos de graduação e de pós-graduação da UFSM, as quais estão listadas abaixo. Entretanto, o deferimento da vaga depende exclusivamente do cumprimento das exigências do edital correspondente ao processo de seleção realizado:

 Graduação:

o Vestibular (atualmente extinto) o Sistema de Seleção Unificada (SISU)5 o Ingresso e Reingresso6

5 _{Sistema online que, por meio das notas do ENEM, seleciona candidatos interessados a ingressar em instituições}

 Pós-Graduação: o Edital7

Após a divulgação da listagem de aprovados nos processos seletivos da UFSM, os calouros devem realizar a confirmação da vaga. Esse procedimento inicialmente é realizado via web, por meio do Portal de Confirmação de Vaga (Figura 11), no qual o candidato tem acesso utilizado o seu Número de Candidato como login e a Data de Nascimento, no formato DD/MM/AAAA, como senha.

Figura 11 – Portal de Confirmação de Vaga.

Fonte: Site DERCA/UFSM.

A documentação solicitada em Edital deve ser entregue pessoalmente no ato de confirmação de vaga e, em alguns casos, enviada através dos Correios. Toda documentação do aluno calouro, posteriormente, vai constituir o Dossiê do Aluno, cujo objetivo é manter o controle e a organização dos documentos necessários para comprovação dos atos decorrentes da vida acadêmica do aluno. Salienta-se que o deferimento da vaga depende do cumprimento

6 _{A concessão das vagas correspondentes às solicitações de reingresso/ingresso em Cursos de Graduação da}

UFSM obedece aos critérios adotados em cada curso, a cada semestre, via edital de vagas de Ingresso/Reingresso na UFSM, observando atualmente a Resolução N. 013/2015, de 10/06/2015.

7 _{A concessão das vagas correspondentes às solicitações de ingresso em Cursos de Pós-Graduação da UFSM}

obedece aos critérios adotados em cada curso, a cada semestre, via edital de seleção de nível de especialização, mestrado e doutorado na UFSM.

das exigências do edital correspondente ao concurso realizado: vestibular (atualmente extinto), SISU, editais de pós-graduação, ingresso e reingresso, aluno especial, transferências etc.

A partir da confirmação de vaga gera-se um número de matricula para o aluno no Sistema de Informações para o Ensino (SIE). De acordo com o Regimento UFSM, Art. 40, a matrícula é o ato pelo qual o aluno da UFSM institui ou renova seu vínculo acadêmico com a instituição, além de implicar automaticamente no comprometimento do aluno a respeitar todas as normas específicas regimentais ou estatutárias da UFSM.

As orientações quanto à efetivação da matrícula são passadas ao aluno através do e- mail cadastrado anteriormente no Portal de Confirmação de Vaga. Após receber o seu número de matrícula, o aluno passará a ter acesso ao Portal do Aluno, como se vê na Figura 12. Figura 12 – Portal do Aluno.

Fonte: Site UFSM.

O estudante passa a ter o acompanhamento da sua vida acadêmica através do Portal do Aluno, podendo realizar uma série de funcionalidades, incluindo a realização da sua

matrícula. As solicitações de matrícula, atualmente, nos cursos da UFSM são realizadas somente via Web, pelo Portal, conforme Figura 13.

Figura 13 – Solicitação de matrícula.

Fonte: Site UFSM – Portal do Aluno.

Semestralmente o aluno deve requerer matrícula em disciplinas do Currículo do próprio Curso e/ou de outros cursos, observando os critérios de compatibilidade de horários, pré-requisitos e limites de carga horária, estabelecidos no Projeto Pedagógico dos Cursos e aos prazos estabelecidos no Calendário Acadêmico da UFSM.

Para que as disciplinas sejam ofertadas, a coordenação de cada curso deve realizar a solicitação de oferta de disciplinas para o respectivo departamento didático, de acordo com a demanda do próprio Curso. Esse processo é realizado em terminal de computador através do SIE, no prazo estabelecido no Calendário Acadêmico, segundo a Normativa Geral de Matrícula da UFSM. Após o período de ajuste da oferta de disciplina, onde as coordenações e os respectivos departamentos didáticos procedem à conferência, retificação, inclusão de docente e confirmação das solicitações da oferta, o Departamento Didático produz a Oferta de Disciplina. No prazo estabelecido em calendário, o DERCA deve liberar no Portal do Aluno a “Solicitação de Matrícula”.

Após a emissão da Oferta Básica, sempre que necessário e mediante demanda conhecida, será possível a solicitação de Oferta Suplementar ou aumento do número de vagas de determinada turma de uma disciplina até a data final do período de ajuste de matrículas, cujo deferimento dependerá da aprovação conjunta do coordenador do curso solicitante e do chefe do departamento de lotação da disciplina.

Os dados relativos às disciplinas e o respectivo curso, identificação do docente, identificação dos alunos e da turma, são atualizados e armazenados no SIE. Posteriormente, são disponibilizados, em interface Web, aos professores para realizar os lançamentos de aulas, presenças, faltas e notas no sistema. Conforme o Regimento Geral da UFSM, Art. 112, o registro do resultado das avaliações parciais deverá ser feito pelo professor ministrante da disciplina no documento Diário de Classe. O professor verifica e registra as notas e frequências dos alunos matriculados nas atividades, em interface web, através do Portal do Professor, cujo acesso é permitido por autenticação de usuário e senha.

Após completar o lançamento das horas-aulas da disciplina, de todas as notas dos alunos e o encerramento da turma, o documento Diário de Classe no formato digital é impresso assinado e rubricado. Conforme o Guia do Estudante da UFSM, o Diário de Classe, uma vez impresso, deve ser rubricado pelo professor responsável da disciplina e permanecer sob a guarda do respectivo Departamento Didático pelo prazo de 20 anos. Na Figura 14 verifica-se o fluxo de produção do Diário de Classe Eletrônico.

Figura 14 – Fluxograma do Diário de Classe.

De acordo com o Art. 31, do Guia de Matrícula, no período de ajuste de matrículas o aluno poderá verificar o correto registro de disciplinas e notas, e possíveis divergências através do Portal do Aluno. O ajuste é realizado junto à coordenação de cada curso. Também é de competência das coordenações dos cursos gerenciarem as solicitações de matrícula de forma que este ocorra com eficácia.

Durante esse período o Histórico Escolar Simplificado, além de outros documentos, pode ser gerado, em formato PDF, no Portal do Aluno (Figura 15). O documento originado contém autenticação digital através de um código emitido na parte inferior do documento solicitado. Essa emissão virtual de documentos com autenticação digital é uma tecnologia implantada no Sistema Acadêmico da UFSM.

Figura 15 – Relatórios disponíveis web para os alunos.

Fonte: Site UFSM – Portal do Aluno.

Ao término do curso, as coordenações encaminham ao DERCA, uma listagem de prováveis formandos para a verificação da vida escolar. A verificação consiste em analisar se o aluno cumpriu o currículo estabelecido no Projeto Pedagógico do respectivo curso (a equivalência de conteúdos programáticos e a carga horária) com o objetivo de liberar o aluno para a formatura. Essa atividade é competência da Seção de Verificação da Vida Escolar de

Graduação ou Seção de Verificação da Vida Escolar de Pós-Graduação, ambos, vinculados a Coordenadoria de Matrículas e Controle Escolar do DERCA. Nessa etapa, o servidor autorizado acessa no SIE os dados do aluno e analisa a equivalência quanto: período, código da disciplina, tipo, situação, carga horária, crédito. Quando necessário, o DERCA deve informar as Coordenações dos respectivos curso/programa que há inconsistências para a conclusão do curso e precisa aguardar o cumprimento das exigências. Em seguida o aluno é habilitado para a colação de grau (graduação) ou defesa (pós-graduação).

Após essa etapa, as Coordenações do Curso/Programa encaminham novamente ao DERCA a documentação para emissão do histórico escolar e expedição do diploma. Nos setores mencionados anteriormente, os servidores responsáveis analisam as informações e fazem a conferencia dos documentos. Nessa etapa, são registrados no SIE os seguintes dados: ano de evasão, período, data da conclusão do curso e a data de colação de grau ou defesa para emissão do Histórico Escolar de Formado (HEF).

O HEF é produzido após a verificação final da vida escolar do aluno pelo Núcleo de Controle de Graduação ou pelo Núcleo de Controle de Pós-Graduação do DERCA. Portanto, ambos os setores, no seu âmbito de competência, são responsáveis pela emissão do documento final, que é impresso e assinado por seus representantes: o servidor responsável pelo respectivo Núcleo e o servidor responsável pela Coordenadoria de Matrículas e Controle Escolar. Cabe esclarecer que não são feitas originais em duas vias, nem a cópia dessa versão final é assinada. Fica armazenada no Dossiê do Aluno apenas uma versão impressa do sistema, sem assinatura.

A produção do Histórico Escolar deve observar a Portaria DAU/MEC Nº 33, de 2 de agosto de 1978 - Departamento de Assuntos Universitários do Ministério de Educação; o Parecer CES/CNE nº 379, de 8 de dezembro de 2004 - Câmara de Educação Superior do Conselho Nacional de Educação; a Lei nº 10.861 de 14 de abril de 2004; e a Resolução CNE nº 3, de 18 de dezembro de 2002.

Ao final, o setor abre o Processo de Registro de Diploma, de acordo com a Portaria DAU/MEC Nº 33, de 2 de agosto de 1978. O Histórico Escolar é anexado ao processo físico solicitando o registro e expedição do Diploma (Graduação) ou Certificado (Pós-Graduação). Após o devido assentamento no Livro de Registros, o Histórico Escolar de Formado, já assinado, deve ser entregue ao egresso juntamente com o Diploma ou Certificado. Salientando que fica armazenada no Dossiê do Aluno apenas uma versão impressa do sistema, sem assinatura.

Aos alunos egressos que venham solicitar segundas vias do HEF, o DERCA gera um novo relatório via SIE, que novamente é impresso e assinado. Assim, em cada acesso realizado, inclusive para emissão de uma segunda via ao aluno, os dados são resgatados pelo sistema para ser constituído um novo documento, que diferem entre si.