Contexto documental

De acordo com o Modelo de Análise Diplomática do Projeto InterPARES 3 (2007, p. 4), o contexto documental é definido como “o fundo arquivístico ao qual o documento pertence e sua estrutura interna”.

O Departamento de Arquivo Geral (DAG), criado em 17 de janeiro de 1990, na 438º Sessão do Conselho Universitário, como órgão suplementar central da UFSM vinculado à Pró-Reitoria de Administração (PRA), tem por finalidade “coordenar o sistema de arquivos na UFSM, mediante a adoção de políticas de gestão de documentos em todos os níveis da instituição”. Em 2001, a equipe de arquivistas do setor, juntamente com o Curso de Arquivologia da UFSM, publicou a política de arranjo e descrição dos documentos arquivísticos da instituição, com o intuito de promover a ordenação dos conjuntos documentais de todas as unidades e subunidades da UFSM.

Essa política definiu o quadro descritivo dos fundos documentais da UFSM, em que o Histórico Escolar (HE) seria integrante do conjunto documental “Dossiê de aluno formado”, que pertencia ao Fundo G “Pró-Reitoria de Graduação”, Grupo 4 “Departamento de Registro e Controle Acadêmico” e estava classificado na Série “Registro e controle acadêmico”, Subsérie “Vida escolar de aluno de graduação/pós-graduação”. Devido às práticas utilizadas na época, o dossiê e, consequentemente, todos os documentos nele inseridos, eram classificados da mesma forma e recolhidos ao Arquivo Permanente da UFSM sem avaliação prévia.

Em 2011, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) aprovou o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD) de Arquivo relativos às Atividades-Fim8 para implementação nas Instituições Federais de Ensino Superior

8_{O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às}

Atividades-Fim das IFES encontram-se disponíveis para consultas e cópias no sítio eletrônico do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA, da Administração Pública Federal. Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br>.

(IFES), através da Portaria nº. 92, de 23 de setembro de 2011. E em 2013, o MEC determinou a obrigatoriedade da sua aplicação às IFES, pela Portaria N. 1.261, de 23 de dezembro de 2013.

Nesse código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de assuntos, foram distribuídos em classes, subclasses, grupos e subgrupos. Cada assunto recebeu um código numérico de classificação decimal, partindo-se sempre do geral para o particular. Isto é, cada classe está dividida em dez subclasses, e estas, por sua vez, em dez grupos e assim sucessivamente. Além, disso, cada código agregado ao assunto foi vinculado a uma temporalidade de guarda do documento, conforme a referida tabela de temporalidade das IFES. Nesse contexto, a metodologia de classificação arquivística dos documentos contidos nos dossiês de aluno (inclusive o HE) se tornou diferente da utilizada até o momento.

Para melhor entendimento, foram esquematizados em quadros os documentos relacionados à vida acadêmica do aluno, sua respectiva classificação arquivística, prazo de guarda e destinação, conforme o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade das IFES. Porém, é necessário, antes, esclarecer algumas situações.

Inicialmente, devido às práticas utilizadas na instituição todos os documentos da vida acadêmica do aluno encontravam-se armazenados fisicamente nos Dossiês de Aluno (DA), e todo dossiê era recolhido ao Arquivo Permanente da UFSM. Atualmente, alguns documentos que formam o dossiê possuem diferentes classificações, temporalidades e destinação final.

A documentação que forma o DA é constituído através de diferentes contextos de procedimentos. Sendo que a maioria dos procedimentos são informatizados e realizados via SIE e/ou Web, alguns documentos são produzidos originalmente em meio digital, e posteriormente, impressos e passam a constituir o DA.

Diante disso, é possível verificar uma distinção entre a documentação que é padrão para todos os casos ao longo da vida acadêmica do aluno (Quadro 4) e aqueles documentos que dependem da situação específica de cada aluno (Quadro 5).

Quadro 4 – Procedimentos e documentos obrigatórios da vida acadêmica, relacionados com o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade SIGA.

Processos

Obrigatórios Documentos Classificação Prazo de guarda/ Destinação final

Confirmação de vaga

 Formulário de confirmação de vaga

 Cópia simples da identidade  Cópia simples do CPF  Cópia simples da certidão de

nascimento

 Cópia simples do título de eleitor

 Cópia simples da dispensa militar

 Cópia autenticada do histórico escolar e certificado de conclusão do ensino médio  Documentação comprobatória

de aluno cotista (se houver)  Cópia autenticada do Diploma

(para especialização e mestrado)

 Cópia autenticada do Certificado (para doutorado)

125.43 ou 134.43 ou 144.43 Assentamentos individuais dos alunos

(Dossiês dos alunos) 125.43 Assentamentos individuais dos

alunos (Dossiês dos alunos) para cursos de graduação 134.43 Assentamentos individuais dos

alunos (Dossiês dos alunos) para cursos de pós-graduação stricto sensu 144.43 Assentamentos individuais dos

alunos (Dossiês dos alunos) para cursos de pós-graduação lato sensu

100 (cem) anos após a conclusão/ Eliminação. Matrícula 1ª inscrição  Solicitação de matrícula  Comprovante de matrícula 125.21 ou 134.21 ou 144.21

Matrícula. Registro 05 (cinco) anos após a conclusão/

Eliminação. Matrícula

Semestral

125.22 ou 134.22 ou 144.22 Inscrição em disciplinas. Matrícula

semestral em disciplina

Disciplinas

 Plano de Estudos (ou matrícula semestral nas disciplinas a cursar com o aval do orientador)

134.43

Assentamentos individuais dos alunos (Dossiês dos alunos)

100 (cem) anos após a conclusão/ Eliminação.  Comprovante / Declaração de suficiência em língua estrangeira 134.43

Assentamentos individuais dos alunos (Dossiês dos alunos)

100 (cem) anos após a conclusão/

Eliminação.

Verificação da vida escolar

 Solicitação de defesa de MDT Bancas examinadoras: indicação e 134.332 ou 144.322 atuação (portarias e atas)

01 (um) ano após a conclusão/ Guarda permanente  Histórico Escolar de Formado Histórico escolar. Integralização 125.41 ou 134.41 ou 144.41

curricular

05 (cinco) anos após a conclusão/ Guarda permanente Conclusão de curso  Processo de Registro de _Diploma 125.421 ou 134.421 ou 144.421 _Expedição

100 (cem) anos após a conclusão/

Eliminação.

Percebe-se que o documento Histórico escolar, possui um código de classificação e prazo de guarda diferente do Dossiê do Aluno. Enquanto que o DA poderá ser eliminado após 100 (cem) anos da conclusão do curso, o Histórico escolar é de guarda permanente. Portanto, o código de classificação difere quanto ao tipo documental e o nível de ensino. Para os casos

esporádicos na vida acadêmica e que podem se repetir de forma imprevisível, os documentos são apresentados no Quadro 5.

Quadro 5 – Procedimentos e documentos esporádicos da vida acadêmica, relacionados com o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade SIGA.

Processos

Esporádicos Documentação Classificação Temporalidade

Aproveitamento/Dispensa de disciplina

 Requerimento de dispensa de disciplina

 Histórico escolar de outra IES, para fins de dispensa de disciplina

 Cópias de programas de disciplinas, para fins de dispensa de disciplinas

125.23 ou 134.23 ou 144.23 Isenção de disciplinas. Dispensa

de disciplinas. Aproveitamento de estudos 05 (cinco) anos após a conclusão/ Eliminação Ajustes de Matrícula  Incluem-se documentos referentes à correção de matrícula, solicitações especiais de matrícula, reabertura, recondução e cancelamento de matrícula em disciplinas e transferência de pólo; troca ou mudança de turma e turno, matrícula sem disciplina e rematrícula.

125.22 ou 134.22 ou 144.22 Inscrição em disciplinas. Matrícula semestral em disciplina

05 (cinco) anos após a conclusão/

Eliminação

Ainda hoje continuam armazenando as diferentes tipologias documentais no Dossiê do Aluno. Portanto, os DA são compostos tanto pelos documentos pessoais entregues na confirmação de vaga, quanto pelos acadêmicos, juntados ao dossiê durante o percurso do aluno na instituição. Como visto nos quadros anteriores, esses documentos possuem diferentes classificações, embora reunidos em um único lugar.