Segundo o CADERNO DE PROCEDIMENTOS APLICÁVEIS À PRESTAÇÃO DE CONTAS DAS ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR (FUNDAÇÕES) da FBC, Convênios são representados por instrumentos jurídicos em que cada parte tem obrigações na execução do seu objeto. Quando celebrado com a Administração Pública, o convênio não permite remuneração à entidade executora. Quando o convênio exigir contrapartida por parte da entidade executora, esta poderá ter caráter financeiro ou não. Tendo caráter financeiro, o aporte de recursos deverá ser feito pela entidade executora na conta do convênio para completar a totalidade dos recursos quantificados no plano de trabalho. Se não tiver caráter financeiro, o instrumento de convênio deverá estabelecer de que forma a contrapartida poderá ser efetuada (pessoal, material, serviço de terceiros, outros).
Na ausência de norma específica, pode-se utilizar o que estabelece o CPC 07, item 14, que assim se expressa: 14. Enquanto não atendidos os requisitos para reconhecimento no resultado, a contrapartida da subvenção governamental registrada no ativo deve ser em conta específica do passivo.
Dessa forma, a entidade executora deverá manter em sua contabilidade contas específicas com esquemas contábeis distintos para cada convênio que executar.
Os registros dos recursos do convênio, a título de exemplo, estão demonstrados abaixo.
objetivos cívicos, culturais, educacionais, científicos, recreativos ou de assistência social, inclusive,
Reconhecimento de Recursos de Convênio
1) Entrada de Recursos financeiros na Contabilidade do Convênio: - Debitar: Bancos (Conta de Disponibilidade do Convênio); - Creditar: Recursos de Convênio (Passivo).
2) Realização da Despesa na Contabilidade do Convênio: - Debitar: Despesa do Convênio (Resultado);
- Creditar: Bancos (Conta de Disponibilidade do Convênio). 3) Reconhecimento simultâneo da Receita do Convênio:
- Debitar: Recursos de Convênio (Passivo); - Creditar: Receita do Convênio (Resultado).
Reconhecimento da Contrapartida de Recursos de Convênio
1) Contrapartida com Recursos financeiros na Contabilidade do Convênio: - Debitar: Banco (Conta de Disponibilidade);
- Creditar: Recursos de Convênio (Passivo).
2) Contrapartida com Recursos Não Financeiros na Contabilidade do Convênio: - Debitar: Despesa do Convênio (Conta Específica);
- Creditar: Recursos de Convênio (Receita de Convênio).
Com a realização da despesa do convênio, deve ser reconhecida a receita do convênio em igual valor, conforme segue:
Reconhecimento da Receita de Contrapartida do Convênio
1) Reconhecimento da Receita de Contrapartida na Contabilidade do Convênio: Debitar: Recursos de Convênio (Passivo);
Creditar: Receita do Convênio.
Esse procedimento contábil mostra que, a qualquer momento, a equação que demonstra o equilíbrio das contas do convênio deve ser satisfeita (DespConv – RecConv = 0). Onde: DespConv = Despesa do Convênio e RecConv = Receita do Convênio.
Há de se compreender que a receita de contrapartida do convênio corresponde a uma despesa da entidade executora do convênio, que deve ser registrada em rubrica contábil específica do resultado.
Assim, a entidade executora deverá manter registros por convênio referentes à contrapartida financeira e não financeira em conta de resultado.
4.2.1. A auditoria nos termos ou contratos de parceria
A Auditoria nos contratos de parceria é designada como específica, ou seja, auditoria investigativa, pois busca levantar dados com determinada profundidade e proporcionar o desenvolvimento administrativo de forma eficiente. Assim, a auditoria busca auxiliar a administração de forma eficaz, e também procura achar evidências que provem a adequação dos objetos previstos nos Contratos de Parceria, como reza o art. 8º do Dec. 9.100/99:
Será firmado entre o Poder Público e as entidades qualificadas como Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, Termo de Parceria destinado à formação de vínculo de cooperação entre as partes, para o fomento e a execução das atividades de interesse público previstas no art. 3º da Lei nº 9.790, de 1999.
Toda entidade é fundada para desempenhar uma finalidade, para isso, é necessário ter verbas para a realização de suas obras e por em prática sua missão social. Desse modo, se sua finalidade se enquadrar nos dispositivos do art.3 º, da Lei 9.790/99 das OSCIP’s, poderá estabelecer um Termo de Parceira, ou seja, um pacto com empresas privadas ou com órgãos públicos, em que uma parte se responsabiliza em executar plenamente seu projeto e a outra de repassar verbas para a realização deste. O termo é firmado mediante assinatura de modelo próprio, que deve constar no mínimo os direitos, as responsabilidades e as obrigações, e, se caso for firmado com o Poder Público, deve ser enviado para o Conselho de Política Pública competente, e não havendo nenhuma manifestação contrária desse órgão, no prazo de 15 dias, o Contrato de Parceria é publicado em Diário Oficial. Ainda de acordo com o art. 10, do Decreto citado, o contrato pode ser realizado em mais de um exercício social.
Existem princípios gerais que norteiam a Administração Pública citados no art. 37 da Constituição Federal:
A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. (BRASIL, 1988).
Esses princípios constituem a base do ordenamento jurídico para uma gestão transparente e efetiva. Eles contêm as diretrizes estruturais da ciência administrativa, pelas quais seu desenvolvimento deve ajustar-se.
O princípio da legalidade a priori desvincula a lei dos atos administrativos, ou seja, a supremacia do poder legislativo em relação ao poder executivo. Isto é, significa que esse princípio, ao contrário do particular, que pode fazer tudo que não seja proibido em lei, só poderá agir segundo as determinações legais. Já o princípio da impessoalidade, entendemos como o simples conceito de que a Administração deve tratar tudo o que gere sem discriminações, sem a influência de fatores subjetivos e pessoais, é conceber os fatos com uma visão isonômica.
Em seguida, o princípio da moralidade sugere uma conduta de probidade, ou seja, usar o bom senso mesmo que haja legalidade no ato, é ser honesto, íntegro e reto. Já o direito de receber do órgão público informações de interesse particular ou coletivo é o que configura o direito de publicidade. E por último, o princípio da eficiência adicionado pela Emenda Constitucional 19/98, que conduz os gestores a terem uma ideia de ação para produzir de modo preciso e ágil, longe da práxis atual, que se apresenta de forma lenta e negligente.
Portanto, partindo desses princípios e da lei das OSCIP’s, sugere-se que a organização nomeie pelo menos um responsável pela administração dos recursos recebidos, cujo nome será publicado no extrato do Contrato de Parceria e no demonstrativo da sua execução física e financeira. Este é co-responsável pelos recursos e responde civil e criminalmente junto com a Diretoria da Entidade.
Uma vez conclusa a parte formal, o repasse da verba poderá ser feito em pagamento único ou parcelado, conforme cronograma contratual, e os depósitos liberados no término de cada etapa do projeto em conta bancária aberta, exclusivamente para cada contrato. Findo seu objeto, a entidade prestará contas das verbas recebidas. Apesar de não ser na prática, essa prestação deverá ser realizada pelo profissional contábil, já que o art. 11 § 2º do Dec. 9.100/99 exige documentos básicos que são da práxis.
4.2.2. Contrapartida de Convênios e Contratos
O que se chama de contrapartida no contexto das Entidades de Interesse Social é o compromisso de a entidade conveniada ou contratada aportar recursos
adicionais aos aportados pela convenente ou contratante para atingir os objetivos do projeto. Esses recursos devem fazer parte do plano de trabalho e são quantificados, normalmente, como material, serviço, apoio ou, até mesmo, em espécie. Quando constar esses recursos do termo celebrado entre as partes, devem ser registrados em rubrica específica e destacados na prestação de contas.
O registro contábil dessa transação deve ser efetuado a débito de conta específica, com a natureza dos recursos alocados e, a crédito, quando não for em espécie, de conta retificadora de onde os recursos foram transferidos. Assim, os registros de uma contrapartida poderão ser orientados da seguinte forma:
Contrapartida de Pessoal – Na contabilidade da entidade conveniada ou contratada:
- Débito – Pessoal - Encargos e Benefícios; - Crédito – Recursos Humanos.
Contrapartida de Material – Na contabilidade da entidade conveniada ou contratada:
- Débito – Material de Uso e Consumo; - Crédito – Apoio Administrativo.
4.3. Obtenção de Serviços Voluntários
Como dito no capítulo 3.5.2, as Entidades de Interesse Social utilizam o trabalho de voluntários para auxiliá-las na sua missão. Algumas entidades obtêm esse serviço por meio de uma contraprestação monetária inferior aos valores cobrados no mercado; outras conseguem a prestação de serviço de forma gratuita.
Se o benefício é colocado à disposição da entidade pelo uso de infraestrutura e instalações, em que haveria um desembolso financeiro em situação normal, o registro ocorrerá de forma equivalente ao registro de serviços prestados, e, assim, deve ser avaliado pelo seu preço justo.
Outro grande passo para a melhoria das condições de atuação do Terceiro Setor no país foi a instituição da lei sobre Serviço Voluntário (nº 9.608, de 10/02/1998), que possibilita à entidade sem fins lucrativos trabalhar com voluntários, por meio de um Termo de Adesão específico, sem correr riscos inerentes à legislação trabalhista.