5 Conclusões e Trabalhos Futuros
5.3 Contribuições
O estudo ora realizado permitiu trazer algumas contribuições e sugestões de melhoria para o MMPE SI/TI (Gov), notadamente com relação ao MR e MA. Seguem algumas:
• Aplicação do MMPE SI/TI(Gov) em outro ente federativo, permitindo uma futura comparação de realidades mais heterogêneas;
• Avaliação de instituição com nível de maturidade 3(três). Até então o nível máximo alcançado por uma instituição havia sido o nível 2(dois);
• Sugestão de inclusão de produto de trabalho em um processo do MR. O processo de nível 1 “Promover Consciência Estratégica(PCE)” conta com diversos produtos de trabalho, porém não figura entre eles o Plano Estratégico Institucional (PEI). Note-se que o PE
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SI/TI deve estar alinhado ao PEI, pois há necessidade de que se cumpram os objetivos de negócio da organização. Na realidade do Ceará, foi identificado que diversas instituições possuem PE SI/TI sem possuir PEI. Sugere-se que uma avaliação que não verifica a existência do PEI é incapaz de perceber se há ou não alinhamento com os desejos da instituição. Já foi explicado o quanto isso é indesejável e a série de problemas que a ausência desse plano acarreta. Assim sendo, é importante que o PEI esteja entre os produtos de trabalho do PCE.
• Criação de documentos e aperfeiçoamento de instrumentais produzidos por Araújo (2013) para a aplicação do Método de Avaliação do MMPE SI/TI (Gov), conforme explicado a seguir:
• Guia de Referência (ARAÚJO, 2013) foi mesclado com o Guia de Avaliação (ARAÚJO, 2013), gerando assim um novo documento, denominado Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov). O mesmo está disponível no Apêndice A;
• Diário de Avaliação (ARAÚJO, 2013), disponível no Apêndice B, teve parte de suas informações transferidas para o Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov), como forma de objetivar sua utilização e concentrar as informações sobre o MMPE SI/TI (Gov) no referido Guia.
• Criação de uma apresentação de slides, denominada a Apresentação do MMPE SI/TI (Gov), disponível no Apêndice C, como forma de facilitar a interação com os
stakeholders nas apresentações iniciais do Modelo.
• Proposta de alteração do método de avaliação, com redefinição de processos e atividades, conforme explicitado a seguir:
Inicialmente cabe rever o Método de Avaliação original, já exposto no Capítulo 2, na Figura 2.4:
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Fonte: Teixeira Filho, 2010 (corrigido)
Por perceber que o conhecimento e entendimento mais detalhado do modelo por parte dos membros da equipe e do patrocinador é fundamental para a boa aplicação do método de avaliação, o processo “1.3 Seleção e Preparação da Equipe” foi deslocado para o início, de forma que seja o primeiro a ser executado, o que acarretou na modificação de sua numeração, que passou a ser 1.1.
A atividade inicial desse processo seria a realização de uma reunião com os membros da organização e o patrocinador. Essa medida proporciona i) que o patrocinador e a equipe conheçam bem o modelo e ii) que o patrocinador indique com maior segurança em que nível de maturidade a organização deseja ser avaliada (outra atividade a ser realizada dentro desse primeiro processo). Para tanto, foi utilizado como referencial um documento novo – Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov).
Na prática, o que ocorreu foi que o Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov) foi encaminhado antecipadamente para que a organização pudesse conhecer um pouco do método e já tirar dúvidas durante esta reunião inicial. A atitude se demonstrou oportuna e frutífera, uma vez que, em ambas as aplicações, o patrocinador já possuía uma compreensão prévia razoável do MMPE SI/TI(Gov), restando apenas dirimir dúvidas e detalhar melhor alguns procedimentos.
Outra sugestão de melhoria ao modelo de avaliação original é a de fundir os processos 1.4 (da Fase 1) e 2.1 (da Fase 2), gerando um novo processo, aqui denominado “2.1
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Obtenção e Exame de Evidências”, a compor a Fase 2, pois se entende que suas características são semelhantes e, de fato, suas atividades podem ser desenvolvidas simultaneamente.
Seguindo o preceituado por Texeira Filho (2010), observando a junção dos objetivos dos processos 1.4 e 2.1 originais, o novo processo 2.1 foi definido com os seguintes objetivos:
• Identificar processos realizados pela organização, identificar potenciais falhas e riscos para a execução do Plano de Avaliação, coletar e documentar informações (produtos de trabalho e demais evidências que permitam verificar se os resultados esperados dos processos definidos no modelo são alcançados). Os dados podem ser levantados em reuniões ou entrevistas com os responsáveis.
Também por questões de objetividade, sugeriu-se suprimir o processo 1.5 (da Fase 1) e o 2.3 (da Fase) 2, abrindo espaço para que o processo “2.4 Atribuição dos Resultados da Avaliação” fosse renumerado para “2.3 Atribuição dos Resultados da Avaliação”. Acredita-se que as atividades desenvolvidas nestes estão englobadas nas de outros e que quando aplicados em organizações avaliadas em níveis mais baixos, certamente podem ocorrer simultaneamente. Mesmo para níveis mais altos de maturidade, a duração do processo pode aumentar, mas as atividades desenvolvidas podem e devem ser realizadas de uma só vez.
As modificações aqui sugeridas geram uma nova diagramação para o método de avaliação (ver Figura 5.2).
CIn/UFPE ANNA KARINE GURGEL ALEXANDRE Figura 5.1 - Fases e Processos da nova proposta de Método de Avaliação
Fonte: Elaborado pela autora, baseado em Teixeira Filho (2010).
Seguindo metodologia baseada em Araújo(2013), foi realizado um detalhamento de cada processo, de maneira a dividi-lo em atividades, gerando o Quadro 5.1, descritivo do novo MA.
Quadro 5.1 - Fases, Processos e Atividades da nova proposta de Método de Avaliação Fase 1 - Planejamento e Preparação da Avaliação
Processo Atividade
1.1. Seleção e Preparação da equipe 1.1.1. Treinar equipe para avaliação e patrocinador. 1.1.2. Conduzir reunião inicial.
1.2. Análise de requisitos
1.2.1. Determinar a estratégia de coleta de dados. 1.2.2. Determinar as restrições da avaliação.
1.2.2.1. Assinar Acordo de Confidencialidade (se necessário). 1.2.3. Determinar escopo da avaliação
1.3. Desenvolvimento do plano de avaliação
1.3.1. Identificar os recursos necessários. 1.3.2. Desenvolver o plano de coleta de dados. 1.3.3. Documentar e gerenciar os riscos. 1.3.4. Elaborar o cronograma.
CIn/UFPE ANNA KARINE GURGEL ALEXANDRE Fase 2 - Condução da Avaliação
Processo Atividade
2.
2.1. Obtenção e Exame de Evidência
2.1.1. Identificar processos do modelo realizados pela organização. 2.1.2. Identificar formas de coleta de evidências e potenciais falhas e
riscos para a execução do Plano de Avaliação. 2.1.3. Coletar e documentar evidências.
2.2. Verificação e Validação de Evidências
2.2.1. Confrontar resultados dos processos implementados pela organização com resultados esperados do modelo.
2.2.2. Documentar possíveis falhas e respectivas correções. 2.2.3. Validar falhas com membros da organização.
2.2.4. Apontar fraquezas, pontos fortes e oportunidades de melhoria.
2.3. Atribuição dos Resultados da Avaliação
2.3.1. Caracterizar os atributos dos processos, os resultados esperados dos processos e o grau de satisfação dos processos.
2.3.2. Atribuir nível de maturidade.
2.3.3. Compilar acertos, falhas e oportunidades. 2.3.4. Gerar Resultado da Avaliação.
Fase 3 - Divulgação e Avaliação dos Resultados
Processo Atividade
3.
3.1. Entrega dos Resultados da Avaliação
3.1.1. Entregar formalmente o Resultado da Avaliação ao patrocinador.
3.1.2. Realizar entrevista sobre a avaliação com o patrocinador. 3.1.3. Registrar impressões e sugestões de melhoria.
3.2. Arquivamento das Informações da Avaliação
3.2.1. Catalogar lições aprendidas.
3.2.2. Arquivar a documentação gerada durante a avaliação. 3.2.3. Inserir a organização na base de dados do autor do modelo.
Fonte: Elaborado pela autora, baseado em Araújo(2013).
A percepção pormenorizada da nova conformação do MA está especificada no item 6 (Método de Avaliação), do Apêndice A – Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov). Foi realizada uma definição meticulosa de cada fase do processo, com especificação de: objetivo, responsável, entradas, descrição de atividades e saídas. Mais ainda, para cada atividade de cada fase, houve o detalhamento de: nome da atividade, descrição, atividade anterior, critério de entrada, critério de saída, responsável, participantes, produtos requeridos, produtos gerados, ferramentas necessárias, atividade seguinte e outras considerações. Nessa nova proposta foi possível perceber, além dos benefícios anteriormente mencionados, maior equilíbrio de atividades entre as fases.
CIn/UFPE ANNA KARINE GURGEL ALEXANDRE
5.4 Trabalhos Futuros
Apesar das realizações do presente trabalho, ainda há espaço para outras contribuições futuras. Dentre elas elenca-se:
• Testar o novo método de avaliação proposto, aplicado por outros avaliadores em outras esferas governamentais;
• Avaliar instituições da APF utilizando o MMPE SI/TI(Gov) e verificar se há correlação entre o valor do iGovTI por elas obtido e o nível de maturidade aferido no modelo;
• Aplicar o MMPE SI/TI(Gov) em outros Estados e verificar se aqueles que possuem um órgão de controle ou consultivo atuante (tal qual a Seplag/Coeti no Ceará) asseguram que suas instituições tenham maior nível de maturidade;
• Realizar revisão do modelo com relação às atualizações de metodologias que serviram de base para ele. Notadamente a atualização da versão do Cobit, que foi da 4.1 para a 5; • Criar instrumentos e ferramentas que reduzam a subjetividade da interpretação dos
avaliadores sobre a realização ou não de um processo constante no MMPE SI/TI(Gov) por uma organização avaliada;
• Reformular, no modelo, a composição da equipe de avaliação, permitindo outras disposições que contemplem diferentes realidades. Ademais, para níveis de maturidade iniciais naturalmente é necessário um menor esforço e uma menor quantidade de pessoas para realizar a avaliação, ensejando redução da equipe.
CIn/UFPE ANNA KARINE GURGEL ALEXANDRE
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APÊNDICE A – Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov) 121
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APÊNDICE A – Guia Básico do MMPE SI/TI
(Gov)
MMPE SI/TI(Gov) – Modelo de Maturidade para Planejamento
Estratégico de SI/TI direcionado às Organizações Governamentais
Brasileiras
Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov)
Este guia contém a descrição geral do Modelo MMPE SI/TI (Gov), com detalhamento do Modelo de Referência (MR) e do Método de Avaliação (MA).
APÊNDICE A – Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov) 122
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Sumário
1 Introdução ... 130 2 Objetivo ... 134 3 Termos e definições ... 134 4 Símbolos e Abreviaturas ... 137 5 Modelo de Referência (MR) ... 138 5.1 Níveis de Maturidade ... 139 5.2 Níveis de Capacidade do Processo ... 142 5.3 Detalhamento dos Processos ... 146 6 Método de Avaliação ... 166 6.1 Detalhamento dos processos das fases ... 1696.1.1 Detalhamento Fase 1 – Planejamento e Preparação da Avaliação 170 6.1.2 Detalhamento Fase 2 – Condução da Avaliação ... 176 6.1.3 Detalhamento Fase 3 – Divulgação e Avaliação dos Resultados ... 176 6.2 Papéis e Responsabilidades ... 186 6.3 Artefatos ... 187 6.4 Regras para caracterização ... 188
APÊNDICE A – Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov) 123
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1. Introdução
O plano estratégico de SI/TI deve definir como os objetivos estratégicos serão atingidos e medidos e deve ser criado através da cooperação das partes interessadas. Isso envolve diretamente a alta administração que está sendo cada vez mais solicitada a considerar quão bem SI/TI está sendo gerenciado e quais os benefícios reais que estão sendo alcançados. Outros interessados (stakeholders) também devem ser envolvidos como: cidadãos (sociedade), gestores, usuários finais, consultores, entre outros (GROVER e SEGARS, 2005; NEWKIRK et al., 2003).
O plano deve ser formalmente liberado para implementação e deve contemplar o orçamento operacional e de investimentos, as fontes de recursos financeiros, a estratégia de aquisição/fornecimento de produtos e serviços, o cumprimento de requisitos legais e regulamentações governamentais. Além disso, o documento deve ser suficientemente detalhado para possibilitar a definição dos planos táticos de SI/TI (ITGI, 2007).
O plano estratégico de SI/TI requer melhorias e um gerenciamento/controle da informação mais apropriados. Dessa maneira, é preciso que a organização considere o custo/benefício e algumas questões, tais como (ITGI, 2007):
• O que os nossos concorrentes estão fazendo e como estamos posicionados em relação a eles?
• Quais são as melhores práticas aceitáveis para o ambiente de negócio e como estamos colocados em relação a elas?
• Com base nessas comparações, podemos dizer que estamos fazendo o suficiente?
• Como podemos identificar o que precisa ser feito para atingir um nível adequado de gerenciamento e controle sobre os processos de SI/TI?
Pode ser difícil fornecer respostas significativas para estas questões, porém o gerenciamento de SI/TI está constantemente à procura de benchmarking e de ferramentas para autoavaliação, na tentativa de saber o que fazer de maneira mais eficiente (ITGI, 2007).
APÊNDICE A – Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov) 124
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É neste contexto que foi elaborado o modelo denominado MMPE-SI/TI (Gov) –
Modelo de Maturidade para Planejamento Estratégico de SI/TI direcionado às Organizações Governamentais Brasileiras.
O referido modelo norteia-se a partir de observações de questionamentos sobre necessidades fundamentais das organizações globais, tais como seguem:
5. A medida relativa de onde a empresa se encontra atualmente com relação às outras (benchmarking);
6. Uma maneira eficiente de decidir para onde ir (planejamento estratégico de SI/TI);
7. Uma ferramenta para avaliação do progresso em relação às metas do negócio (gerenciamento de projetos).
Busca-se que o modelo MMPE-SI/TI (Gov) seja adequado ao perfil de organizações com diferentes tamanhos, poder ou esfera de governo. Também se espera que o modelo seja compatível com os padrões de qualidade aceitos internacionalmente e que tenha como pressuposto o aproveitamento de toda a competência existente nos padrões e modelos de Planejamento Estratégicos de TI já disponíveis. Dessa forma, ele atende à necessidade de implantar os princípios de elaboração de planejamento estratégico de TI de forma adequada ao contexto das organizações, estando em consonância com as principais abordagens internacionais para definição, avaliação e melhoria de PE SI/TI.
Isto posto, tem-se que o MMPE SI/TI (Gov) possui três componentes:
• Modelo de Referência (MR), • Método de Avaliação (MA) e • Banco de Melhores Práticas (BMP
Figura A.1. Componentes do MMPE-SI/TI (Gov).
APÊNDICE A – Guia Básico do MMPE SI/TI (Gov) 125
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O modelo apresenta quatro áreas que auxiliam a organização a direcionar seus esforços para desenvolver o seu planejamento estratégico de SI/TI. As mesmas foram definidas com base nos diversos modelos/metodologias/autores levantados na revisão sistemática da literatura (ver Quadro A.1).
Quadro A.1. Áreas que Integram o Modelo.