Controle de Almoxarifado

O Controle de Almoxarifado é um processo que ocorre sob responsabilidade da Prefeitura do Campus Universitário. O gestor responsável por este processo é o servidor Sr. Paulo José Almeida, que foi entrevistado para o levantamento de informações para o mapeamento deste processo.

O Almoxarifado da UNIFEI é responsável pela compra e recebimento de todos os tipos de materiais, sendo estes divididos em materiais de consumo, materiais permanentes e materiais de construção. Os materiais de consumo são aqueles que têm duração limitada e por

isso tem de ser comprados com freqüência e estocados em pequena quantidade, tais como papeis, giz, suprimentos de informática, alimentícios, entre outros. Os materiais permanentes são aqueles de duração indefinida e são comprados conforme as requisições dos institutos, sendo seu destino geralmente já definido na compra e sendo emplacados como patrimônio da instituição, tais como mesas, cadeiras, computadores, projetores, entre outros. Os materiais de construção são adquiridos quando alguma obra está sendo realizada e também possuem destino certo, sendo estocado somente algum excedente.

O mapeamento deste processo foi feito utilizando-se a técnica do Fluxograma, conforme apresentado na Figura 6.5. Optou-se por esta técnica, pois o processo apresenta uma série de atividades seqüenciais executadas por uma única entidade envolvida, o Almoxarifado. O processo possui um fluxo de informações pequeno o que elimina a necessidade do uso do DFD. Como não há atividades executadas por clientes ou por outras entidades, optou-se por eliminar a utilização do Blueprint, do Mapa de Atividades da UML e do IDEF3. O Mapofluxograma também foi descartado, pois todo o processo ocorre dentro do mesmo setor, não sendo a análise do deslocamento relevante ao processo.

O Processo de Controle do Almoxarife inicia-se sempre que uma nova demanda por materiais é gerada dentro da UNIFEI. As compras de materiais nas IFES são sempre realizada via licitações, geralmente através de pregão eletrônico, exceto em casos de materiais emergenciais ou de patentes exclusivas, casos estes raros em que se pode dispensar a licitação.

Terminada a licitação, é emitido um empenho em nome da empresa vencedora da licitação com o valor acertado. Assim que a empresa recebe o empenho ela envia o pedido e o mesmo é recebido no Almoxarifado. Importante ressaltar que o almoxarifado é, por lei, um centralizador de recebimento físico e fiscal de materiais, pois os mesmo são também responsáveis pelo inventário da instituição. A única exceção é em caso de materiais de construção, sendo os mesmos descarregados no local da obra e somente o recebimento fiscal e registro são feitos no Almoxarifado.

Após o recebimento, todo o material passa por conferência, onde são verificados a qualidade do produto em relação à especificada no pedido, a quantidade e as informações contidas nas notas fiscais. Quando não são encontradas incorreções primeira via da nota fiscal é enviada ao Departamento Financeiro, responsável pelo pagamento do pedido e o material é então registrado e armazenado. Quando há alguma irregularidade com o material ou a nota fiscal a empresa é comunicada. Se a empresa se nega a, por exemplo, trocar o materiala mesma sofre uma punição imposta pela instituição, podendo variar de uma simples advertência até a proibição de que a mesma participe de novos pregões por um tempo determinado. Caso isto ocorra, o empenho feito anteriormente é anulado e a instituição recorre à empresa que ficou em segundo lugar na licitação. Caso na haja mais empresas na licitação, uma nova licitação tem de ser realizada.

Os registros e armazenagens dos materiais são diferenciados conforme o tipo. Os materiais de consumo são registrados no Sistema de Materiais de Consumo, sistema este desenvolvido na própria instituição e que controla a entrada e saída destes materiais. Sempre que uma requisição é feita por algum departamento é dado baixa no material em estoque, e o sistema em questão avisa quando novas compras são necessárias. Os materiais permanentes também são registrados em um programa semelhante, o Sistema de Patrimônio e, além disso, recebem uma placa de identificação de patrimônio da instituição antes de serem entregues ao departamento requisitante. Os materiais permanentes só são eliminados quando estão inutilizados por alguma avaria ou obsoletos, no caso de equipamentos ou computadores. Ambos os programas contém relatórios próprios para a realização de inventário, como é

determinado por lei. Os materiais de construção não são registrados em sistemas, pois são comprados para alguma obra específica, sendo somente inventariados.

O processo de Controle de Almoxarifado não possui grande fluxo de informações. Entretanto, interferem diretamente em outros processos de gestão, como visto no processo de Controle dos Recursos Orçamentários. Novamente, ao se analisar o processo, fica claro um dos principais problemas no fluxo de informação nos processos da UNIFEI esta na falta de um sistema unificado entre as unidades de negócio. Neste caso em especial, um mesmo setor utiliza dois sistemas distintos, apesar de semelhantes. Sistemas estes que foram desenvolvidos internamente e já poderiam ser unificados. O controle do setor financeiro é feito baseado nas notas fiscais, e as requisições de materiais são feitas pelos departamentos através de requisições em papel. Um sistema unificado evitaria o re-trabalho de digitações, pois as requisições de materiais poderiam ser feitas diretamente pelos computadores dos responsáveis, além de tornar o controle financeiro muito mais efetivo. A aquisição ou desenvolvimento de um sistema de gestão unificado deve contar com rotinas para este tipo de processo rotineiro, pois o fluxo de informações proveniente destes processos afeta diretamente nos processos de tomada de decisões. A dificuldade na obtenção de informações prejudica todo o processo de conversão e socialização do conhecimento entre os gestores envolvidos, prejudicando a tomada de decisões mais efetivas.