Controle organizacional

Depois das considerações acerca dos processos organizacionais em suas peculiaridades de missão, objetivos, politicas e planos, este estudo passa a discorrer sobre o controle organizacional.

A palavra controle refere-se a um processo administrativo que tem como etapas: obter informações sobre os resultados de uma atividade ou processo; compará-la com a informação sobre os objetivos e implementar alguma ação para assegurar a realização dos objetivos. (MAXIMIANO, 2000: p. 453).

O controle se insere como parte fundamental de todos os processos organizacionais ao produzir informações sobre suas operações as empresas estão exercitando o controle de seus objetivos e metas.

O controle é tarefa imprescindível ao alcance dos objetivos e metas planejados vez que possibilite ao administrador identificar a necessidade de ajustes em processos, evitando, por essa via prejuízos que possam repercutir na sustentabilidade organizacional.

Conforme conceitua Hampton (1992, p. 473) “Controles significam mensuração” de forma mais ampla, controlar significa monitorar o desempenho e retroalimentar o processo de tomada de decisões de modo que seja possível comparar os resultados obtidos com aqueles planejados, possibilitando aos tomadores de decisões reverter entraves no processo.

Segundo Chiavenato (1999, p. 272), a palavra controle pode assumir vários significados em administração. O controle pode ser entendido também como função restritiva e coercitiva. Neste sentido, adquire caráter negativo, podendo ser interpretado como coerção, delimitação, inibição e manipulação.

É o chamado “controle social, aplicado nas organizações e na sociedade em geral para inibir de um lado o individualismo, a corrupção e, de outro, a violência praticada contra a liberdade das pessoas. A palavra controle pode também ser compreendida como sistema automático de regulação. Nesse sentido, o mecanismo de controle detecta possíveis desvios e irregularidades e proporciona a regulação necessária para voltar à normalidade. Enfim, controle assume o sentido de função administrativa quando associado ao processo de planejamento, organização processual e direção.

Enquanto função administrativa, o controle assegura os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido. Sua essência reside na verificação se a atividade planejada está ou não alcançando os objetivos e resultados desejados.

A importância e necessidade de controle é dimensão inerente a toda e qualquer organização, independente da forma de exercício da autoridade que ela desenvolva.

Dependendo do estilo gerencial de uma organização (autoritário ou participativo) o controle vai adquirir características diferenciadas.

Na organização autoritária o gerenciamento cria controles, determina seu uso e mais tarde é comum que precise observá-los atentamente para garantir que sejam obedecidos. Na organização participativa, as pessoas ajudam a desenvolver os objetivos e indicadores subjacentes aos controles ajudando também a decidir as consequências do não cumprimento deles. (Mc LAGAN e NEL, 2000, p.62)

A partir de tais considerações, pode-se observar que nos dois estilos organizacionais, o controle existe, diferindo, entretanto, em suas formas. Nas organizações de estilo autoritário o controle se liga ao poder gerencial. Nas organizações participativas o controle não se limita às funções da alta gerência, mas se distribui entre todos que de modo compartilhado participam de outros processos organizacionais a exemplo do planejamento o que faz muita diferença e se revela no estilo organizacional.

Para compreender a dinâmica do controle organizacional, Maximiano (2000; p. 456) elaborou um quadro de referências delineado com base nos princípios da cibernética no qual destaca:

Todo sistema tem pelo menos, um objetivo; O sistema deve informar-se continuadamente sobre a situação do objetivo e sobre sua própria situação para poder atingi-lo; O sistema deve ser montado e administrado de forma que seus elementos providenciem informações necessárias sobre a situação e o objetivo. Dentro de todo sistema deve haver outro sistema de controle. (MAXIMIANO: 2000; p. 456)

Os componentes ou etapas do processo de controle podem ser visualizados na figura 1 que se segue:

FIGURA 1 – COMPONENTES OU ETAPAS DE PROCESSOS DE CONTROLE

FONTE: Maximiano (2000, p.457).

A definição e o conhecimento dos padrões de controle permitem avaliar com eficácia o desempenho organizacional e tomar decisões acertadas. Padrão de controle pode convergir para objetivos ou comportamentos que vão delinear os critérios de avaliação do desempenho organizacional.

As variáveis controladas sempre são definidas sobre e a partir dos objetivos. Algumas formas de obter informações essenciais ao controle estão relacionadas no quadro a seguir.

QUADRO 3 – FONTES E INSTRUMENTOS DE INFORMAÇÕES

FONTES INSTRUMENTOS

- Inspeção Visual Relatórios Verbais ou escritos -Dispositivos mecânicos ou eletrônicos de

contagem e medição, tais como catracas, controle de ponto e sistemas computadorizados.

Gráficos e mapas

-Questionários como os usados em aviões e hotéis

Telas de computador

-Sistema automatizado de captura de informações como feixes de raio lazer com códigos de barra

Escalas como as de termômetro.

FONTE: Maximiano (2000, p.459)

Após definidas as fontes e os instrumentos de controle, outra decisão importante refere-se à escolha do momento em que as informações são produzidas; se antes, durante ou depois da execução das atividades, assim compreendidos:

FIGURA 2 – UNIDADES TEMPORAIS DE PRODUÇÃO DA INFORMAÇÃO

FONTE: Maximiano (2000, p.586)

Nas organizações de estilo burocrático tradicional o controle final era uma prática de caráter autoritário que produzia punições ou premiações dependendo dos produtos alcançados. Uma atividade controlada exclusivamente nessa dimensão corre sérios

INSUMOS

• CONTROLE

PRÉVIO

PROCESSOS

• CONTROLE

SIMULTANEO

PRODUTOS

• CONTROLE

FINAL

riscos porque esse tipo de informação mostra que a atividade deve ser corrigida no futuro e não mostra possibilidade de corrigir falhas em tempo hábil, quando de fato acontecem.

Face às deficiências ao controle final ou “a posterior” as organizações contemporâneas usam mecanismos de controle de dimensões processuais, ou seja, no exato momento em que as atividades são executadas e ao longo do processo produtivo. Essa técnica viabiliza a prevenção de falhas ou sua correção imediata sendo mais oportuna para a garantia do êxito pretendido.

Um sistema de controle eficaz produz informações processuais sobre o andamento de suas atividades. Em síntese, as principais características de um sistema de controle eficaz podem ser descritas conforme a figura que se segue.

FIGURA 3 – CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DE UM SISTEMA DE CONTROLE EFICAZ

(FONTE: MAXIMIANO: 2000; p. 406)

Embora essas características estejam presentes no sistema de controle, o formato que esse sistema adquire é diferente em cada organização. Os fatores determinantes dessas diferenças estão relacionados, por exemplo, ao tamanho da

sistema eficaz de controle foco estrátegico precisao rapidez objetividade economia critérios multiplos enfase na execução aceitação foco estratégico

organização, hierarquia, cultura organizacional, modelo de gestão dentre outros fatores.

Vale destacar que, como acontece com todos os outros princípios da administração, no final das contas, tudo depende das pessoas. Numa organização, o estilo do controle, os resultados que produz e as definições que orienta não depender da orientação dada pelas pessoas que de modo democrático ou autoritário se inserem na vida de uma organização.

A partir dos elementos expostos esta pesquisa avança para o detalhamento dos recursos metodológicos adotados em sua formulação, convergindo para delinear seus resultados.