Controle

A etapa do controle visa assegurar, por meio do alinhamento de trajetórias, que os objetivos planejados sejam efetivamente realizados conforme previsto, apoiando-se na avaliação de resultados e desempenhos expressos pelo sistema de informações.

O controle é um meio de se obter e utilizar a informação para coordenar os planos e guiar a ação dos gestores. Ackoff (1979, p.78) afirma que:

todas as decisões, tomadas durante o planejamento ou as operações normais, deveriam estar sujeitas a controle. Portanto, quando os planejadores montam um sistema para controlar seu plano, eles também o fazem para decisões operacionais normais. Deveria estar claro, que controle, decisões e sistema de informação administrativa estão bastante inter-relacionadas e não devem ser elaborados ou examinados separadamente.

Horngren, Foster e Datar (1997, p.636) afirmam que o sistema de controle de gestão “é o meio de se obter e utilizar informação para ajudar e coordenar as decisões de planejamento e controle em uma organização e para

orientar o comportamento do empregado. O objetivo do sistema é melhorar as decisões coletivas dentro de uma organização”.

Mintzberg e Quinn (2001, p.42) aduzem que o papel do controle pode ser definido como:

os esforços dos gerentes, não apenas para obter e compartilhar informações, mas também para usá-las de forma positiva dentro de suas unidades, a fim de estimular ou provocar ação geral entre as pessoas que a eles se reportam. Os gerentes fazem isso de três maneiras básicas: desenvolvem sistemas, montam estruturas e impõem diretrizes. Cada uma procura controlar como as pessoas trabalham, especialmente com relação à alocação de recursos e que tipo de providências estão essas pessoas inclinadas a tomar.

Koontz, O’Donnell e Weihrich (1987, p.398) consideram que “a função administrativa de controle envolve a mensuração e a correção do desempenho de atividades de subordinados, para assegurar que os objetivos da organização e os planos formulados para alcançá-los estejam sendo cumpridos em todos os níveis hierárquicos da organização".

A amplitude e intensidade do controle são, em grande parte, determinadas pelo porte da empresa. Uma pequena empresa pode, com um sistema de informações básico, porém operacionalmente eficiente, ter um adequado ambiente de controle. Nas médias e grandes empresas é necessário utilizar métodos mais sofisticados.

Sob o enfoque estratégico, o controle é visto como um conjunto de ações emanados do staff empresarial que controla o desempenho e os resultados da empresa como um todo. Chiavenato (1994, p.435) explica que “o controle estratégico é tratado no nível institucional da empresa e se refere geralmente aos aspectos globais que envolvem a empresa como uma totalidade. Sua dimensão de tempo é o longo prazo. Seu conteúdo é geralmente genérico e sintético”.

O controle estratégico deve informar e orientar as decisões dos principais executivos da empresa. Atkinson et al. (2000, p.45) entendem que o controle estratégico é “o processo de fornecer informação sobre o desempenho competitivo completo da unidade de negócios, tanto do ponto de vista financeiro quanto do ponto de vista dos clientes”.

Em qualquer situação o controle diz respeito a preocupação dos gestores em assegurar que os recursos sejam obtidos e aplicados eficazmente

na realização dos objetivos da empresa. O controle, nesse enfoque, é entendido como um processo pelo qual a organização segue os planos e as políticas da administração. É um processo recorrente que não tem princípio ou fim definíveis.

A atitude da administração empresarial reflete-se na intensidade de exercício do controle. Se os gestores crêem que o controle é importante, as

demais pessoas serão sensíveis a essa atitude, respondendo

conscientemente, acatando e aplicando políticas e procedimentos

estabelecidos. Peleias (1999, p.3) entende que o ambiente de controle consiste “nas ações de acatamento das políticas definidas, na aplicação de procedimentos estabelecidos e no uso dos sistemas de informação e outros

instrumentos instituídos. Propicia o clima no qual os empregados

desempenham suas atividades e assumem a responsabilidade pelo exercício do controle”.

Algumas limitações podem comprometer a eficácia do sistema de controle na visão de Fernandez (1989, p. 106-107):

a) o perigo de que as regras se tomem mais importantes que os próprios objetivos, para cuja consecução elas devem contribuir;

b) a adoção excessiva de normas que acarretem conseqüências negativas para as pessoas da organização, pois poderão ser tratadas com muita impessoalidade; c) a preocupação excessiva com a rigidez no cumprimento das regras, levando as

pessoas da organização a um grau exagerado de conservadorismo e tecnicismo; e d) a formalização tende a ser menor nos níveis mais altos da organização.

Para Gomes e Salas (1997, p. 14), as limitações de um sistema de controle estão ligadas “à dificuldade de se dispor de modelos que permitam estruturar completamente o comportamento individual e organizacional, de identificar corretamente indicadores de controle e metas quantitativas que sejam capazes de medir o comportamento ou de medir o resultado em termos quantitativos e de utilizar essa informação ao avaliar a atuação das pessoas”.

Diante dessas concepções, depreende-se que um bom sistema de controle significa que os gestores estão bem informados e confiantes de que surpresas indesejáveis não irão ocorrer. Entretanto, as falhas são inevitáveis, visto que não existe controle perfeito, pois ele implicaria ter completa segurança de que as pessoas nas quais a empresa se apóia ajam da melhor maneira possível, o que é utópico.

Em síntese, um sistema de controle deve promover a consecução eficaz dos objetivos e metas estabelecidos no planejamento estratégico e operacional da empresa, além de compatibilizar a estrutura organizacional e a responsabilidade dos gestores com eles, bem como promover a motivação das pessoas dentro da organização.

3 SISTEMA DE INFORMAÇÕES E A CONTROLADORIA

Neste capítulo faz-se uma incursão teórica nas interações e aplicações da Controladoria dentro do contexto da gestão empresarial. Inicia-se, discorrendo sobre a importância da informação e do sistema de informações como base de apoio à atuação eficaz da Controladoria. Ao final, apresenta-se a Controladoria, com ênfase nas várias abordagens quanto à sua missão, funções, aplicações e sobre o seu papel no processo de gestão empresarial.