CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE VERIFICAÇÃO DA LEGALIDADE (SVL)
II. Controlo da cadeia de abastecimento
Os sistemas destinados a controlar a cadeia de abastecimento devem garantir a credibilidade da rastreabilidade dos produtos de madeira em toda a cadeia de abastecimento, desde o local de abate ou o ponto de importação até ao ponto de exportação. Nem sempre será necessário manter a rastreabilidade física de um toro, de uma remessa de toros ou de um produto de madeira desde o ponto de exportação até à floresta de origem, mas será sempre necessário garantir a rastreabilidade entre a floresta e o primeiro ponto onde são efectuadas as misturas (ex.: terminal de madeira ou unidade de transformação).
II a. Direitos de exploração
As zonas onde foram atribuídos direitos de exploração dos recursos florestais e os detentores desses direitos devem ser claramente identificados.
O sistema de controlo garante que só entra na cadeia de abastecimento a madeira proveniente de uma zona florestal dotada de direitos de exploração válidos e aceitáveis?
O sistema de controlo garante que as empresas que efectuam as operações de abate detêm efectivamente direitos de exploração adequados nas zonas de floresta em causa?
Os procedimentos de atribuição de direitos de exploração e as informações sobre os direitos de exploração atribuídos e os respectivos detentores são divulgados publicamente?
II b. Sistemas de controlo da cadeia de abastecimento
Existem mecanismos eficazes de rastreabilidade da madeira em toda a cadeia de abastecimento, desde o abate até ao ponto de exportação.
A abordagem utilizada para identificar a madeira pode variar desde a utilização de rótulos para identificação de artigos individuais até à consulta da documentação que acompanha uma remessa ou um lote. O método escolhido deve ter em conta o tipo e o valor da madeira, bem como o risco de contaminação por madeira ilegal ou não verificada. Todas as cadeias de abastecimento possíveis são identificadas e descritas no sistema de controlo?
Todas as etapas da cadeia de abastecimento são identificadas e descritas no sistema de controlo?
Os métodos são definidos e documentados, de modo a identificar a origem do produto, por um lado, e a evitar, por outro lado, a mistura com madeira de origens desconhecidas, nas etapas seguintes da cadeia de abastecimento:
— madeira na floresta, — transporte,
— armazenamento provisório,
— chegada à unidade de primeira transformação, — unidades de transformação,
— armazenamento provisório, — transporte,
— chegada ao ponto de exportação?
Quais são as organizações responsáveis pelo controlo dos fluxos de madeira? Essas organizações dispõem de recursos humanos e outros adequados para executarem eficazmente as actividades de controlo?
Existe um protocolo de verificação dos resultados dos procedimentos de controlo elaborados e aplicados? Os procedimentos de aplicação são claramente definidos e comunicados a todas as partes interessadas?
II c. Quantidades
Existem mecanismos sólidos e eficazes de medição e registo das quantidades de madeira ou de produtos de madeira, em todas as etapas da cadeia de abastecimento, nomeadamente no que se refere a efectuar, antes do início do abate, estimativas fiáveis e exactas do volume de madeira em pé em cada uma das áreas de corte.
O sistema de controlo produz dados quantitativos sobre as entradas e saídas de madeira, nas seguintes etapas da cadeia de abastecimento:
— madeira em pé, — toros na floresta,
— madeira transportada e armazenada,
— chegada à unidade de primeira transformação, — controlo nas unidades de transformação, — chegada ao ponto de exportação?
Quais são as organizações responsáveis pela introdução dos dados quantitativos no sistema de controlo? Como é que essas organizações estão interligadas? O pessoal dessas organizações recebeu uma formação uniforme em matéria de gestão dos dados?
Qual é a qualidade dos dados controlados?
Caso sejam responsáveis diferentes organizações, como é que se assegura que o processo de controlo e a gestão dos dados sejam efectuados da mesma forma?
II d. Verificação dos dados
Todos os dados são registados de modo a poderem ser verificados imediatamente em função dos elos anteriores e seguintes da cadeia. É efectuada uma verificação fiável em toda a cadeia de abastecimento.
Os dados quantitativos são registados de modo a poderem ser verificados imediatamente em função dos elos anteriores e seguintes da cadeia?
Existem métodos de avaliação da coerência entre as entradas de madeira em tosco e as saídas de produtos transformados, nas serrações e noutras instalações?
É possível efectuar uma verificação fiável por artigo individual ou por lote de produtos de madeira em toda a cadeia de abastecimento?
Que sistemas e técnicas de informação são utilizados para armazenar e verificar os dados, bem como para os registar? Existem sistemas eficazes de garantia da segurança dos dados?
Como é evitado o acesso não autorizado aos sistemas (segurança do sistema)? Como é garantida a fiabilidade dos sistemas de armazenamento dos dados?
Qual é a organização responsável pela verificação dos dados? Essa organização dispõe de recursos humanos e outros adequados para executar eficazmente as actividades de gestão dos dados?
Que informações sobre o controlo da cadeia de abastecimento são divulgadas publicamente? Como é que as partes interessadas podem ter acesso a essas informações?
II e. Mistura de madeira legal verificada com madeira aprovada de outras formas
Se é autorizada a mistura de toros ou de madeira proveniente de fontes legais verificadas com toros ou madeira de outras origens, é efectuado um número suficiente de controlos para excluir a madeira de origens desconhecidas ou abatida sem direitos de exploração legais.
O sistema de controlo autoriza a mistura de madeira verificada com outra madeira aprovada (por exemplo: com madeira importada ou madeira proveniente de uma zona florestal onde foram concedidos direitos de abate legais, mas que não está ainda coberta por um processo de verificação integral)?
Que medidas de controlo são aplicadas nesses casos? Por exemplo, os controlos garantem que os volumes declarados das saídas verificadas não ultrapassam a soma dos volumes entrados, tal como foram verificados em cada etapa?
Quais são as condições de introdução na cadeia de abastecimento de madeira apreendida e vendida em hasta pública e está prevista uma verificação fiável?
II f. Produtos de madeira importados
São efectuados controlos adequados para verificar que a madeira e os produtos de madeira foram importados legalmente. Como é provada a legalidade das importações de madeira e produtos de madeira?
Que elementos permitem provar que os produtos importados provêm de árvores abatidas legalmente num país terceiro? O SVL identifica a madeira e os produtos de madeira importados em toda a cadeia de abastecimento?
Quando é utilizada madeira importada, é possível identificar na licença FLEGT o país de origem, bem com o país de origem das componentes dos produtos compostos?
A colocação de códigos de barras na madeira importada garante que só os produtos florestais explorados e transformados legalmente serão exportados ao abrigo de uma licença FLEGT (por exemplo, tratamento da madeira importada após a primeira etapa de transformação, como é marcada, como será alterada essa marcação após as etapas seguintes de transformação)?
III. Verificação
A verificação consiste em efectuar controlos de garantia da legalidade da madeira. Deve ser suficientemente rigorosa e eficaz para que seja possível detectar todos os incumprimentos das exigências, quer na floresta, quer na cadeia de abastecimento, e tomar oportunamente medidas correctivas.
III a. Organização
A verificação é executada por um governo, uma organização terceira ou uma associação entre ambos que dispõe de recursos adequados, de sistemas de gestão e de pessoal qualificado e formado, bem como de mecanismos sólidos e eficazes de controlo dos conflitos de interesses.
O governo designou um ou vários organismos para assumirem as tarefas de verificação? O mandato (e as responsabi lidades decorrentes do mesmo) é claro e público?
As responsabilidades estão claramente atribuídas e as competências exigidas, associadas a essas responsabilidades, são especificadas? Como é que são postas em prática?
Como é que os serviços responsáveis pela verificação de legalidade se asseguram de que existe entre as administrações que participam no controlo do sector florestal (MINEP – MINFI – etc.) o mais elevado grau de colaboração e de gestão racionalizada dos dados?
O organismo responsável pela verificação dispõe de recursos adequados para efectuar a verificação da legalidade por referência à definição de legalidade, bem como de sistemas de controlo da cadeia de abastecimento de madeira? O organismo responsável pela verificação dispõe de um sistema de gestão bem documentado:
— que garanta que o seu pessoal possui as competências e a experiência necessárias, — que recorra ao controlo/à vigilância interna,
— que inclua mecanismos de controlo dos conflitos de interesses, — que garanta a transparência do sistema,
— que defina e utilize uma metodologia de verificação,
III b. Verificação por referência à definição da legalidade
Existe uma definição clara do que deve ser verificado. A metodologia de verificação está documentada e destina-se a assegurar que o processo seja sistemático, transparente, baseado em provas, efectuado a intervalos periódicos e que abranja tudo o que está incluído na definição.
A metodologia de verificação abrange todos os elementos da definição da legalidade e inclui testes de conformidade com todos os indicadores especificados?
A verificação inclui:
— controlos dos documentos, dos registos de exploração e das operações no terreno (inclusive sem aviso prévio), — a recolha de informações junto das partes interessadas externas
— o registo das actividades de verificação, que permita a realização de controlos por auditores internos e pelo con trolador independente?
As responsabilidades e funções institucionais são claramente definidas e assumidas?
Os resultados da verificação por referência à definição da legalidade são divulgados publicamente? Como é que as partes interessadas podem ter acesso a essas informações?
III c. Verificação dos sistemas de controlo da cadeia de abastecimento
O âmbito de aplicação do sistema é claro, especificando o que deve ser verificado e abrangendo a totalidade da cadeia de abastecimento, desde o abate da madeira até à exportação. A metodologia de verificação está documentada; destina-se a assegurar que o processo seja sistemático, transparente, baseado em provas, efectuado a intervalos periódicos e que abranja tudo o que está incluído no âmbito de aplicação e prevê cruzamentos regulares e imediatos dos dados em todas as etapas da cadeia.
A metodologia de verificação abrange todas as verificações dos controlos da cadeia de abastecimento? Esse aspecto está bem especificado na metodologia de verificação?
Como é que se prova que a verificação dos controlos da cadeia de abastecimento foi realmente efectuada? As responsabilidades e funções institucionais são claramente definidas e assumidas?
Os resultados da verificação no que se refere ao controlo da cadeia de abastecimento são divulgados publicamente? Como é que as partes interessadas podem ter acesso a essas informações?
III d. Não conformidade
Existe um mecanismo operacional e eficaz de definição e aplicação de medidas correctivas adequadas, quando são detectadas infracções.
O sistema de verificação define a exigência referida acima?
Foram criados mecanismos de correcção da não conformidade? São aplicados na prática?
As infracções e as medidas correctivas tomadas são registadas adequadamente? É avaliada a eficácia das medidas correc tivas?
Que informações sobre as infracções detectadas são divulgadas publicamente? IV. Licença
Os Camarões delegaram numa autoridade de licenciamento a responsabilidade total pela emissão das licenças FLEGT. As licenças FLEGT são atribuídas com base nas expedições ou nas entidades florestais.
IV a. Organização
Qual é o organismo responsável pela emissão das licenças FLEGT?
As funções da autoridade responsável pela emissão das licenças e do seu pessoal em matéria de atribuição das licenças FLEGT foram claramente definidas e divulgadas publicamente?
As exigências em termos de competências foram bem definidas e foram criados controlos internos do pessoal da autoridade responsável pela emissão das licenças?
A autoridade responsável pela emissão das licenças foi dotada de recursos adequados para desempenhar as suas funções? IV b. Emissão das licenças FLEGT
A autoridade responsável pelas licenças aplica procedimentos documentados de emissão das licenças? Esses procedimentos são divulgados publicamente, incluindo os eventuais direitos a pagar?
Como é que se prova que esses procedimentos são correctamente aplicados na prática? As licenças emitidas e as licenças recusadas são registadas adequadamente?
Os registos indicam claramente os elementos justificativos com base nos quais são emitidas as licenças? IV c. Licenças baseadas nas expedições
A concessão da licença baseia-se numa única expedição?
A legalidade de uma expedição para exportação é provada através de sistemas de verificação e de rastreabilidade do governo?
As condições que regulam a emissão das licenças são claramente definidas e comunicadas ao exportador? Os exportadores conhecem bem os critérios de emissão das licenças FLEGT?
Que informações sobre as licenças atribuídas são divulgadas publicamente? V. Directivas relativas à auditoria independente ao sistema
A Auditoria Independente ao Sistema (AIS) é uma função independente em relação aos organismos de regulamentação do sector florestal dos Camarões. Destina-se a manter a credibilidade do regime de licenciamento FLEGT, verificando se todos os aspectos do SVL funcionam de acordo com o previsto.
V a. Disposições institucionais
Designação da autoridade: os Camarões autorizaram oficialmente a função de AIS e permitem que funcione de forma eficaz e transparente.
Independência em relação aos outros elementos do SVL: é estabelecida uma distinção clara entre as organizações e as pessoas que participam na gestão ou na regulamentação dos recursos florestais e as que intervêm na auditoria indepen dente.
— o governo tem exigências documentadas em matéria de independência do auditor independente?
— está previsto que as organizações ou as pessoas que detêm um interesse comercial ou funções institucionais no sector florestal congolês não sejam autorizadas a exercer as funções de auditor independente?
Designação do auditor independente: o auditor independente foi designado através de um mecanismo transparente e a sua actuação está sujeita a regras claras e públicas.
— o governo divulgou publicamente os termos de referência do auditor independente
— o governo documentou os procedimentos de designação do auditor independente e divulgou-os publicamente? Criação de um mecanismo de gestão das queixas: existe um mecanismo de gestão das queixas e conflitos detectados no âmbito da auditoria independente. Este mecanismo permite o tratamento de todas as queixas relativas ao funcionamento do regime de licenciamento.
— existe um mecanismo de tratamento das queixas documentado, que é disponibilizado a todas as partes interessadas? — sabe-se claramente como é que as queixas são recebidas, documentadas, transmitidas ao nível hierárquico superior (se
for caso disso) e que seguimento lhes é dado? V b. O auditor independente
Exigências organizacionais e técnicas: o auditor independente exerce uma função independente em relação aos outros elementos do sistema de garantia da legalidade, desempenhando-a em conformidade com uma estrutura de gestão documentada, com uma actuação e com procedimentos que obedecem às boas práticas aprovadas a nível internacional.
— o auditor independente exerce as suas funções em conformidade com um sistema de gestão documentado que satisfaz as exigências das normas ISO 17021 ou de normas semelhantes?
Metodologia de auditoria: A metodologia da auditoria independente baseia-se no fornecimento de elementos de prova e as verificações são efectuadas a intervalos específicos.
— a metodologia da auditoria independente especifica que todos os resultados se baseiam em elementos de prova objectivos, no que se refere ao funcionamento do SVL?
— a metodologia especifica os intervalos máximos a que serão verificados todos os elementos do SVL?
Âmbito de aplicação da auditoria: o auditor independente exerce as suas funções de acordo com termos de referência que especificam claramente o que deve ser auditado e que incluem todas as exigências aprovadas em matéria de emissão das licenças FLEGT.
— a metodologia da auditoria independente abrange todos os elementos do SVL e indica os principais testes de eficácia? Exigências em matéria de relatórios: o auditor independente transmitirá um relatório preliminar ao Conselho Misto de Execução (Conselho), através do Comité Misto de Acompanhamento (CMA) do Acordo. Os relatórios do auditor inde pendente e todas as medidas correctivas serão debatidos no CMA.
— os termos de referência do auditor independente especificam as exigências em matéria de apresentação de relatórios e de frequência desses relatórios?
— os termos de referência do auditor independente e os procedimentos do CMA especificam o processo de publicação dos resultados das auditorias?