No âmbito da execução do Acordo de Parceria Voluntária (APV), a União e os Camarões acordam na necessidade de realização de uma auditoria independente, para verificar o desempenho e a eficiência do processo de emissão das licenças FLEGT.
II. Tarefas principais
A auditoria independente ao sistema (AIS) será responsável pelas seguintes operações: 1. Auditar o sistema de verificação da legalidade (SVL)
— Verificação da conformidade do processo de atribuição dos diferentes tipos de títulos — Recursos humanos e capacidades.
— Procedimento de atribuição dos diferentes tipos de títulos.
— Verificação (com base numa amostragem) das atribuições dos diferentes tipos de títulos. — Sistema de registo dos títulos.
— Integração dos títulos no Sistema informático de gestão da informação florestal (SIGIF II). — Se adequado, verificação da inscrição da caução no Tesouro Público.
— Publicação das atribuições.
— Avaliação do sistema de emissão dos certificados de legalidade — Recursos humanos e capacidades.
— Procedimento de emissão dos certificados de legalidade (aplicação da grelha de avaliação da legalidade). — Verificação (com base numa amostragem) dos certificados de legalidade emitidos.
— Sistema de registo dos certificados emitidos. — Utilização e funções do SIGIF II.
— Procedimentos de verificação no terreno (na floresta, na estrada e nas unidades de transformação). — Registo dos relatórios relativos às verificações no terreno.
— Mecanismo de reconhecimento dos certificados privados reconhecidos de acordo com os princípios, critérios e indicadores aplicáveis nos Camarões e verificação da respectiva conformidade com as exigências da grelha de avaliação da legalidade.
— Avaliação do sistema de rastreabilidade — Recursos humanos e capacidades.
— Procedimentos de controlo no terreno (aplicação da estratégia nacional de controlo florestal e da fauna). — Avaliação das actividades de controlo (incluindo eventuais verificações no terreno).
— Avaliação das interacções entre os diferentes sistemas: Sistema informático de gestão da informação florestal (SIGIF II), Acompanhamento das infracções e da gestão informática do contencioso florestal (SIGICOF), Sistema informático aduaneiro (SYDONIA) e Melhor acompanhamento das receitas fiscais (MESURE).
— Avaliação da verificação da conformidade/conciliação das informações ao longo da cadeia de abastecimento. — Avaliação do sistema de emissão das licenças FLEGT
— Recursos humanos e capacidades. — Procedimentos de emissão das licenças.
— Utilização e funções dos sistemas SIGIF II, SIGICOF, SYDONIA e MESURE. — Verificação (com base numa amostragem) das licenças FLEGT emitidas. — Sistema de registo das licenças FLEGT emitidas
— Produção de estatísticas ou de outras informações consolidadas. 2. Identificar as deficiências do SVL e dar parte dessas constatações ao Conselho.
3. Avaliar a eficácia das medidas correctivas que foram tomadas na sequência das insuficiências detectadas nos relatórios de auditoria.
4. Avaliar a eficácia do processo instituído pela União para a introdução em livre prática dos produtos cobertos pelo regime FLEGT no mercado da União, nomeadamente:
— prazo de verificação,
— problemas institucionais entre as autoridades competentes e a autoridade de licenciamento. 5. Avaliar o sistema de acompanhamento da madeira em trânsito.
6. Examinar, a pedido conjunto das duas Partes, qualquer outra questão que se coloque no âmbito da aplicação do SVL. III. Qualificações exigidas
A AIS será confiada a uma organização independente com competências comprovadas em matéria de auditoria e que dê provas de conhecimentos aprofundados do sector florestal dos Camarões e/ou da bacia do Congo. Essa entidade deverá ainda apresentar as seguintes características:
— não estar directamente implicada na gestão (exploração, transformação e comércio de madeira ou de produtos de madeira ou controlo) das actividades do sector florestal dos Camarões. Os prestadores de serviços sob contrato com o Governo dos Camarões no domínio do controlo florestal não são elegíveis para efectuar a AIS,
— não ter interesses directos ou indirectos relacionados com qualquer dos agentes do sector florestal dos Camarões e/ou da União,
— possuir um sistema interno de qualidade conforme com o sistema ISO 17021 ou equivalente,
— provar a presença nas suas equipas de peritos nos domínios de auditoria relacionados com a gestão florestal, a indústria transformadora, os sistemas de rastreabilidade, a exportação da madeira e o conhecimento do mercado da União,
— provar a presença nas suas equipas de peritos com experiência suficiente dos Camarões e da bacia do Congo, — deve ser incentivada a participação de peritos da sub-região, juntamente com a mobilização de peritos internacionais. IV. Metodologia
A AIS deverá ser efectuada através de procedimentos documentados.
— a AIS deverá agir em conformidade com uma estrutura de gestão documentada, políticas e procedimentos que respeitem as condições prescritas pelo manual de boas práticas aceite a nível internacional, disponibilizados publica mente,
— a AIS elaborará um calendário de auditoria com a seguinte frequência: a primeira auditoria será efectuada ao fim de seis meses após a instituição efectiva do sistema de verificação; realizar-se-ão depois auditorias anuais de confirmação do funcionamento efectivo do sistema,
— a AIS será efectuada na medida do possível no primeiro trimestre do ano,
— as verificações pontuais (por amostragem) dos documentos, dos registos e das operações serão executadas de acordo com os procedimentos documentados,
— todas as observações efectuadas no decurso das missões de auditoria devem ser documentadas, — com base nas observações da auditoria serão definidos os problemas sistémicos detectados,
— o relatório de auditoria contém todas as informações úteis sobre o programa e as constatações efectuadas. Deverá constar dos procedimentos documentados um modelo de relatório de auditoria e de síntese do mesmo,
— a AIS criará um sistema de recepção e tratamento das queixas contra si. V. Fontes de informação
A AIS será efectuada utilizando todas as fontes de informação disponíveis, nomeadamente:
1. Relatórios das missões de controlo florestal permanente assegurado no âmbito da estratégia nacional de controlo florestal e da fauna (SNCFF).
2. Informações provenientes do sistema de verificação da legalidade (SVL) e das suas quatro componentes: — verificação da conformidade do processo de atribuição dos títulos,
— verificação do sistema de emissão dos certificados de legalidade, — verificação do sistema de rastreabilidade,
— verificação do sistema de emissão das licenças. 3. Informações provenientes de outras administrações:
— administração aduaneira,
— administração fiscal (programa de securitização das receitas florestais – PSRF). 4. Informações provenientes dos mecanismos de controlo externo:
— observação independente (OI), para o controlo e o acompanhamento das infracções –florestais, que se destina a reforçar a capacidade de controlo do Ministério responsável pelas Florestas e que disponibiliza fontes independen tes de informações sobre o sector florestal,
— Société Générale de Surveillance (SGS), responsável pela inspecção física da madeira –em toros, com vista à securitização das receitas aduaneiras,
— sistemas privados de certificação voluntária da legalidade e da rastreabilidade, reconhecidos de acordo com os PCI aplicáveis nos Camarões, bem como os certificados de gestão sustentável reconhecidos (tais como o rótulo «Forest Stewardship Council» – FSC),
— outros mecanismos de acompanhamento da exploração florestal nos Camarões que fornecem informações impor tantes sobre as actividades ilegais.
5. Visitas no terreno de uma terceira parte.
6. Informações recolhidas junto de outras organizações (ONG especializadas, etc.). 7. Relatório das autoridades competentes da União.
8. Qualquer outra fonte de informação considerada útil para a AIS.
9. Auditorias publicadas de outros países que instituíram um regime de licenciamento FLEGT. VI. Relatórios
O relatório de AIS incluirá:
i) um relatório completo, dirigido às Partes, contendo todas as informações pertinentes sobre o programa de auditoria e sobre o funcionamento do sistema de verificação da legalidade e de emissão das licenças FLEGT;
ii) uma síntese do relatório, a divulgar publicamente, baseada no relatório completo e resumindo as principais conclusões e as deficiências do sistema, tal como foram identificadas.
O auditor independente do sistema apresentará um relatório preliminar ao Conselho Misto de Execução, através do Comité Misto de Acompanhamento do Acordo. Os comentários a esse relatório serão transmitidos ao auditor, para finalização do relatório. O auditor independente deverá fornecer todas as informações necessárias e as respostas aos esclarecimentos solicitados. O relatório final basear-se-á no relatório preliminar, a que serão acrescentados todos os esclarecimentos fornecidos pelas duas Partes e as reacções eventuais do auditor independente a esses esclarecimentos. O auditor independente apresentará o seu relatório final ao Conselho. Os Camarões, na sequência de um parecer favorável do Conselho, publicarão este relatório. Os relatórios de AIS e todas as medidas correctivas necessárias serão debatidos no Conselho. Estas medidas correctivas serão comunicadas ao auditor independente do sistema.
VII. Modalidades de recrutamento
O auditor independente do sistema será seleccionado em conformidade com a regulamentação em vigor nos Camarões. O Governo dos Camarões celebrará um contrato com o auditor independente do sistema, após consulta com a União e com base em procedimentos de selecção documentados e transparentes.
ANEXO VII