CONTROLO DOS DOCUMENTOS

Assegurar o controlo da documentação relevante requerida pelo SGSST, interna

FINALIDADE

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A Organização deve ter em consideração o seguinte:

O processo de controlo de documentos da Organização resulta tipicamente no seguinte:

O procedimento estabelecido deve identificar as responsabilidades pela aprovação dos documentos, seja aquando da sua elaboração, seja após revisão e actualização, para garantir que a informação por eles veiculada é adequada. Os documentos, externos ou internos, sujeitos a controlo devem ser objectivamente identificados.

Devem ser instituídas práticas e definidas responsabilidades para a aprovação, revisão, actualização, emissão e distribuição dos documentos, assegurando que as versões relevantes e actuais dos mesmos estão disponíveis nos locais e para as pessoas que deles necessitam.

De acordo com a definição 3.5, “documento” é a informação e o respectivo meio de suporte, sendo que este último pode ser papel, magnético, electrónico ou disco óptico de computador, fotografia ou amostra de referência, ou uma combinação destes.

Quando a Organização determina a existência de um documento original validado em formato papel deve estar definido onde se encontra o original de cada documento, a partir do qual são feitas as reproduções (físicas e/ou electrónicas) necessárias para distribuição. Quando a Organização recorre a aplicações informáticas para a emissão de documentos válidos deve ser prevenida a possibilidade de adulteração dos documentos por pessoas não autorizadas. A distribuição dos documentos deve ser controlada, garantindo que, sempre que há uma actualização, os documentos, internos e externos, são distribuídos às pessoas e/ou locais determinados. Admitindo-se reproduções não controladas, situação frequente quando os documentos estão acessíveis electronicamente, estas devem ser facilmente identificadas como tal.

São aceitáveis alterações manuscritas nos documentos distribuídos, se forem efectuadas e aprovadas pelas funções autorizadas e cumprirem os circuitos estabelecidos, assegurando que os originais são prontamente alterados bem como as outras cópias existentes. Se adoptada, esta prática deve constar do procedimento.

Embora não seja requerido por esta norma existem vantagens em documentar o Nível de detalhe da documentação e dados que suportam o SGSST e as actividades de SST e que levam ao cumprimento dos requisitos da OHSAS 18001:2007 | NP 4397:2008;

Descrição das responsabilidades e autoridades no âmbito da SST.

Procedimento de controlo de documentos incluindo responsabilidades e autoridades;

Lista de documentos controlados e sua localização; Arquivo de registos.

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procedimento associado ao controlo de documentos, assegurando homogeneidade na sua aplicação. Não é necessário criar um sistema complexo e que consuma muito tempo para ir ao encontro dos requisitos de controlo documental listados nas alíneas a) a g), constantes em 4.4.5. As organizações que integram este sistema com outros já existentes, como por exemplo a NP EN ISO 9001:2008 e NP EN ISO 14001:2004, podem adoptar um procedimento comum.

EvIDÊNCIAS

Deve ser evidenciada a disponibilização de documentos adequados, que estejam aprovados e actualizados, nos locais de trabalho;

Os trabalhadores devem saber como verificar se têm a versão actualizada dos documentos.

NãO CONFORMIDADES MAIS FREQUENTES

A Organização não assegura que apenas são utilizadas versões actuais dos documentos. A EA verificou a existência de documentos obsoletos em utilização: a política da SST afixada nas instalações data de 08-10-2008, estando em vigor uma edição de 02-07-2009; a versão do procedimento de controlo operacional utilizado pelo Director da Fábrica data de 06-05-2008, estando em vigor uma versão de 30-07-2009.

A cópia do documento “ABC” em utilização na área de compras inclui alterações não autorizadas pelas pessoas designadas para o efeito.

A EA verificou a utilização de fichas técnicas e de segurança de produto dos fornecedores. Não é assegurado o controlo destes documentos externos, nomeadamente da sua actualização e distribuição.

Não foi assegurada a manutenção de programas da SST e registos de monitorização obsoletos que evidenciam a melhoria contínua, sobretudo em períodos de tempo mais alargados.

Os documentos e os procedimentos não estão disponíveis nos locais onde são necessários, uma vez que são disponibilizados numa ferramenta informática e nem todos os trabalhadores possuem ou têm acesso a um computador.

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associados aos perigos identificados, assegurando a sua realização em condições devidamente definidas e controladas, de forma a concretizar os objectivos e os princípios consagrados na política da SST.

A Organização necessita de aplicar um controlo operacional para ir ao encontro da sua política da SST, alcançar os seus objectivos, comprometer-se com os requisitos legais aplicáveis e gerir os seus riscos da SST.

Para assegurar a eficácia e a eficiência do planeamento do controlo operacional, a Organização deve identificar os controlos necessários, estabelecendo tipos e níveis de controlo que vão ao encontro das suas próprias necessidades. Os controlos operacionais estabelecidos devem ser mantidos e avaliados periodicamente. Esta subsecção está directamente relacionada com a identificação dos perigos e apreciação dos riscos, já que é necessário remontar à fonte do perigo para documentar procedimentos necessários ao seu controlo. A norma OHSAS 18001:2007 | NP 4397:2008 exige a documentação de procedimento(s) quando a sua inexistência possa conduzir a desvios que comprometam a política da SST e os objectivos definidos.

Sempre que exista uma nova actividade, equipamento, produto ou serviço ou alterações nos processos, deve ser efectuada nova identificação de perigos e apreciação do risco e, caso necessário, reavaliar os procedimentos de controlo operacional. Esta versão da norma OHSAS 18001:2007 | NP 4397:2008 veio dar ênfase à gestão da mudança, devendo a mesma ser contemplada no âmbito do SGSST antes da sua efectivação. Ou seja, é necessário planear a mudança e perspectivar os impactes potenciais que a mesma poderá ter em matéria de SST.

Os procedimentos devem definir os recursos humanos e materiais afectos, as responsabilidades, os critérios de execução e de controlo da mesma.

A Organização deve seleccionar os seus fornecedores de bens (incluindo produtos e equipamentos) ou serviços (incluindo actividades temporárias subcontratadas

INTERPRETAçãO POLÍTICA DA SST OBJECTIVOS E PROGRAMA(S) CONTROLO OPERACIONAL RISCOS DA SST REQUISITOS LEGAIS E OUTROS GUIA INTERPRETATIvO OHSAS 18001:2007 | NP 4397:2008

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As que estão relacionadas com as funções de gestão, incluindo compras, vendas, marketing, investigação & desenvolvimento, projecto, gestão de recursos;

Aquelas que estão relacionadas com as actividades diárias, como produção, manutenção, análises laboratoriais, armazenagem;

As que estão relacionadas com processos externos, como o transporte e distribuição dos seus produtos e serviços.

exercidas dentro da Organização, como por exemplo, obras/construção, manutenção ou outros serviços como limpeza, serviços médicos, restauração, etc.) e/ou as pessoas que trabalham sob seu controlo, com base nas suas capacidades técnicas e organizativas, para que estes respeitem não só os requisitos definidos pela Organização, mas também a legislação aplicável.

A Organização deve:

1. Identificar necessidades de controlo operacional para: a gestão dos riscos; assegurar o cumprimento dos requisitos legais e outros requisitos aplicáveis; atingir objectivos consistentes com a sua política e programa de gestão da SST, incluindo o comprometimento com a prevenção das lesões e afecções da saúde; melhorar continuamente a gestão e o desempenho, e para eliminar/minimizar os riscos da SST.

Para tal a Organização deve considerar todas as suas actividades:

A Organização deve analisar o modo como os seus subcontratados e fornecedores podem afectar a sua capacidade de gerir os seus riscos, atingir objectivos e cumprir os requisitos legais. Consequentemente deve estabelecer e comunicar os controlos operacionais necessários, tais como procedimentos escritos, contratos ou acordos com os fornecedores e subcontratados.

2. Estabelecer controlos operacionais, como procedimentos, instruções de trabalho, controlos físicos, alocação de recursos humanos competentes ou combinações destes métodos. A sua escolha depende de vários factores, como a capacidade e experiência dos trabalhadores, a complexidade e o impacto das actividades para a SST.

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Assim que o controlo operacional estiver estabelecido, a Organização deve monitorizar a aplicação contínua desse controlo bem como, a eficácia do mesmo e planear e levar a cabo acções correctivas conforme necessárias.

Uma Organização desenvolve a sua actividade em diversos locais. A Organização identificou os principais perigos e efectuou a respectiva apreciação do risco da sua actividade. Como potenciar as ferramentas de controlo operacional?

Devem constar das medidas de controlo operacional, entre outras, as que preventivamente avaliam no terreno as condições necessárias para a liberação da execução de actividades em que o risco envolvido potência a ocorrência de incidentes.

A prevenção é antecipação, não só ao nível da identificação prévia dos perigos e apreciação dos riscos, mas também da verificação prévia das condições de trabalho para a execução das actividades imediatamente antes de estas se iniciarem.

Exemplo 5

EvIDÊNCIAS

Procedimento(s) documentado(s) e registos associados. Os mais frequentes são: gestão de EPI, operação de manuseamento produtos químicos, operação dos equipamentos de despoeiramento/ventilação, operação de equipamentos de movimentação de cargas, gestão de equipamentos de trabalho (manutenção e verificação), instruções de segurança, manutenção dos equipamentos críticos para a SST (extintores, RIA, Sistemas de alarme), aprovisionamento de produtos e serviços com potenciais riscos da SST, controlo do risco da SST de novos projectos;

Observação visual do local e entrevista directa aos trabalhadores;

Acordos e comunicação entre a Organização, fornecedores e subcontratados para o cumprimento do disposto nos procedimentos de controlo operacional.

NãO CONFORMIDADES MAIS FREQUENTES

Não se encontram definidos controlos operacionais para os riscos X e Y, classificados como não aceitáveis. O relatório de monitorização revela desvios aos objectivos constantes no Programa de gestão da SST para estes riscos.

Foram observados vários equipamentos de elevação e movimentação de cargas sem as indicações de cargas máximas, bem como estruturas de suporte e arrumação sem a carga máxima definida e afixada.

O procedimento de gestão dos equipamentos de trabalho não foi adequadamente implementado e mantido. Este estabelece que, caso o

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equipamento não cumpra os requisitos da lista de verificação XPTO, este é retirado de funcionamento até que as condições de segurança estejam acauteladas. Questionado o operador sobre esta situação, este não evidenciou conhecer o procedimento, nem em que situações o equipamento não deve ser utilizado.

Não é assegurada a comunicação eficaz dos procedimentos aplicáveis aos subcontratados. O pessoal da empresa de limpeza não evidenciou conhecer as regras de SST estabelecidas para a utilização de substâncias perigosas, não efectuando a sua correcta identificação. A EA observou produtos químicos de limpeza sem rótulo e sem ficha de dados de segurança. O controlo operacional estabelecido para as actividades executadas por prestadores de serviços, tais como limpeza e manutenção preventiva das instalações, não é monitorizado.

Foi constatado um deficiente controlo dos EPI e sua utilização, tendo-se verificado a utilização de EPI em más condições, a não utilização dos EPI adequados às funções ou em locais onde é obrigatório o seu uso, bem como a falta de evidências da sua distribuição.

Os pavimentos das áreas não apresentam os níveis de arrumação e limpeza adequados, constituindo-se por esse motivo como factores de risco, nomeadamente de queda ao mesmo nível.

verificou-se que a condução CAMC (carros automotores para movimentação de cargas) é realizada por pessoal não qualificado para o efeito.