Norma Primária Relacionada
2410 – Critérios de Comunicação
As comunicações têm de incluir os objectivos e o âmbito do trabalho bem como as conclusões recomendações e planos de acção aplicáveis.
____________________________________________________________________________________________ 1. Embora o formato e o conteúdo do relatório de auditoria possam variar consoante a
organização e o tipo de trabalho, eles terão de conter, no mínimo, o objectivo, âmbito e resultados do trabalho.
2. As comunicações finais do trabalho de auditoria poderão incluir uma informação sobre os antecedentes e resumos. A informação dos antecedentes poderá identificar as unidades organizacionais e as actividades analisadas e fornecer informação explicativa. Poderá ainda incluir a situação das observações, conclusões e recomendações de relatórios anteriores e uma indicação se o relatório se refere a uma auditoria programada ou diz respeito a um pedido. Os resumos são representações equilibradas do conteúdo do relatório.
3. As declarações de âmbito descrevem os objectivos do trabalho e poderão informar o leitor, a razão pela qual a auditoria foi realizada e o seu alcance.
4. As declarações de âmbito identificam as actividades auditadas e poderão incluir informação de suporte tal como o espaço de tempo da revisão e as actividades relacionadas que não foram objecto da análise, para delinear a fronteira do trabalho. Podem descrever a natureza e a extensão do trabalho realizado.
5. Os resultados incluem as observações, conclusões, opiniões, recomendações e planos de acção.
6. As observações são declarações pertinentes dos factos. O auditor interno comunica tais observações que são necessárias para justificar ou impedir um mal entendido das conclusões e recomendações do auditor interno. O auditor interno pode transmitir observações ou recomendações menos importantes de modo informal.
7. As observações e as recomendações de auditoria resultam de um processo de comparar um critério (a situação correcta) com uma condição (a situação existente) Haja ou não uma diferença, o auditor interno tem uma base para construir um relatório. Quando as condições obedecerem ao critério, poderá ser apropriado reconhecer um desempenho satisfatório. As observações e recomendações são fundamentadas nos seguintes atributos:
Práticas Recomendadas 92
Critério: As normas, medidas ou expectativas utilizadas na avaliação e/ou verificação (a situação correcta).
Condição: A evidência factual encontrada pelo auditor interno no decorrer da análise (a situação corrente).
Causa: A razão para a diferença entre as condições esperadas e as actuais.
Efeito: O risco ou exposição que a organização e/ou terceiros encontram porque a condição não é consistente com o critério (o impacte da diferença) Ao determinar o grau de risco ou da exposição, os auditores internos consideram o efeito que as suas observações e recomendações poderão ter nas operações da organização e suas demonstrações financeiras.
As observações e recomendações poderão incluir o que foi realizado pelo auditado, questões relacionadas, e informação de suporte.
8. As conclusões e as opiniões são as avaliações do auditor interno dos efeitos das observações e recomendações feitas às actividades analisadas. Põem geralmente as observações e as recomendações em perspectiva baseada nas suas implicações genéricas. Identificam claramente quaisquer conclusões do trabalho no relatório. As conclusões podem cobrir o âmbito total de um trabalho ou apenas aspectos específicos. Podem cobrir, mas não são limitadas a, se os objectivos operacionais ou dos programas estão em conformidade com os da organização, se os objectivos e metas da organização estão a ser alcançados, e se a actividade em análise está a funcionar conforme planeado. Uma opinião poderá incluir uma avaliação geral dos controlos ou poderá ser limitada a controlos específicos ou aspectos do trabalho.
9. O auditor interno poderá transmitir recomendações para melhoramentos, reconhecimento de desempenho satisfatório e acções correctivas. As recomendações são baseadas nas observações e conclusões do auditor interno. Apelam à acção para corrigir as condições existentes e melhorar as operações, e poderão sugerir abordagens para corrigir ou melhorar o desempenho como forma de orientação para a gestão alcançar os resultados desejados. As recomendações podem ser genéricas ou específicas. Por exemplo, em algumas circunstâncias, o auditor interno poderá recomendar uma acção de carácter genérico e sugestões específicas para a sua implementação. Noutras circunstâncias, poderá o auditor interno sugerir um prosseguimento da investigação ou estudo.
10. O auditor interno poderá transmitir as acções desenvolvidas pelo cliente, em termos de melhoramentos desde o último trabalho, ou a realização de uma operação bem controlada. Esta informação poderá ser necessária para descrever com isenção as condições existentes e dar perspectiva e equilíbrio às comunicações finais do trabalho.
11. O auditor interno poderá transmitir os pontos de vista do cliente sobre as conclusões, opiniões ou recomendações do auditor interno.
Práticas Recomendadas 93
12. Como parte das discussões do auditor interno com o cliente do trabalho, o auditor interno obtém a concordância dos resultados do trabalho e sobre qualquer plano de acção necessário para melhorar as operações. Se o auditor interno e o cliente do trabalho discordarem dos resultados do trabalho, as comunicações do trabalho manifestam ambas as posições e as razões do desacordo. Os comentários escritos do cliente do trabalho poderão ser incluídos como anexo ao relatório do trabalho, no corpo do relatório ou na carta a acompanhar.
13. Não é apropriado divulgar certas observações a todos os destinatários do relatório, por ser confidencial, reservada ou relacionada com actos impróprios ou ilegais. Divulgar tal informação em relatório separado. Distribuir o relatório ao Conselho, se as condições relatadas envolverem os gestores superiores.
14. Os relatórios intercalares são feitos por escrito ou verbais e podem ser transmitidos formalmente ou informalmente. Utilize relatórios intercalares para transmitir informação que requer uma atenção especial, para comunicar uma modificação do âmbito do trabalho da actividade em análise, ou para manter a gestão informada do progresso da auditoria quando esta se estenda por períodos alongados. A utilização de relatórios intercalares não diminui ou elimina a necessidade de um relatório final.
15. É emitido um relatório assinado após a conclusão do trabalho. É apropriado a emissão de relatórios sintéticos, realçando os resultados da auditoria, para níveis de gestão superiores ao nível do cliente do trabalho, e poderão ser emitidos separadamente ou em conjunto com o relatório final. O termo ‘ assinado ’ significa que o nome do auditor interno é manualmente ou electronicamente assinado no relatório ou numa carta a acompanhar. O responsável pela auditoria determina qual é o auditor interno autorizado a assinar o relatório Se os relatórios do trabalho forem distribuídos por meios electrónicos, é mantida pela actividade de auditoria interna uma versão assinada nos arquivos.
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