Cronograma das atividades

Nota: de todas as reuniões que tivemos com o GIAP para levar a cabo as atividades apresentadas no cronograma que se segue foram lavradas atas pelos membros do grupo e essas atas constam dos dossiers do grupo.

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31.08 07.09 14.09 21.09 28.09 5.10 12.10 19.10

Tarefa 1. Escolha do modelo de regime de associação

Tarefa 2. Escolha da denominação

Tarefa 3. Pedido de admissibilidade prévia da denominação junto do RNPC

Tarefa 4. Como funciona uma associação? Apresentação das funções e escolha dos membros para os órgãos sociais

Tarefa 5. Como funciona uma associação?

Apresentação do funcionamento dos órgãos sociais

Tarefa 6. Elaboração dos Estatutos

Tarefa 7. Elaboração do Regulamento Geral Interno

Tarefa 8. Constituição da associação

Tarefa 9. Eleição dos órgãos sociais

Quadro 7.2.1. Cronograma das atividades para a constituição da associação

Como referido anteriormente, ficou marcada uma reunião com os membros no GIAP para o dia 31 de agosto com o objetivo de se apresentar uma decisão final quanto à reflexão da formalização do GIAP.

Tendo em conta a resposta positiva apresentada pelo grupo, comecei por apresentar a existência dos dois regimes possíveis para a constituição da associação, dando a conhecer o processo de cada um desses regimes. Depois de analisadas as características, vantagens e desvantagens de cada um dos métodos, o grupo foi unânime na escolha do regime da Associação na Hora, que se revelava o mais adequado no caso concreto, ficando assim concluída a primeira tarefa para a constituição da associação. Mais tarde, por dificuldades nos serviços da Conservatória do Registo Comercial da Moita, que explicaremos, acabámos por optar pela constituição através do método tradicional.

No que diz respeito à questão da denominação, referimos a existência de denominações pré- aprovadas, podendo escolher uma delas ou, em alternativa, recorrer ao pedido de admissibilidade prévia. Os membros optaram por não escolher uma das denominações pré-aprovadas. Desta forma, e no que se refere aos passos a seguir, o primeiro seria escolher o nome para a Associação para que depois se pudesse proceder ao pedido de admissibilidade prévia junto do RNPC.

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Depois de tratada a questão da denominação da associação, e antes de procedermos à elaboração dos futuros documentos legais da associação (Estatutos e Regulamento Geral Interno), entendemos que seria relevante discutir e informar o GIAP acerca de todo o funcionamento de uma associação: num primeiro momento, acerca da composição e funções de cada um dos órgãos sociais, para que se pudesse discutir que membros do GIAP integrariam cada um desses órgãos, elaborando-se, assim, uma lista para apresentação às eleições. Tendo definidas as listas, será depois possível, de uma forma mais personalizada, apresentar todo o funcionamento dos órgãos e detalhar as suas funções, em reuniões com as pessoas que irão integrar cada um dos órgãos. Depois disso, seria já bastante mais fácil para o GIAP elaborar os Estatutos e o Regulamento Geral Interno.

O cronograma elaborado foi importante para que não nos desviássemos de um plano previamente pensado em conjunto com o GIAP de como faria mais sentido orientarmos este processo de constituição da AIFP. No entanto, não foi possível respeitar o cronograma na íntegra. Tal como já foi referido, os membros do GIAP optaram por constituir a associação através do regime da Associação na Hora. No entanto, quando nos dirigimos ao balcão existente na Conservatória de Registo Comercial da Moita, levantaram inúmeros problemas, relacionados quer quanto aos procedimentos do regime quer quanto à possibilidade de constituição da AIFP através deste regime, dado o seu objeto social. Por outro lado, não estavam seguros de que a AIFP, dado o seu objeto social, se pudesse constituir através deste regime. Justificaram a dúvida alegando que a AIFP se poderia consubstanciar como um Centro de Cultura, um tipo de associação que não se pode constituir através deste regime especial.

Na Conservatória de Registo Comercial da Moita, face à questão levantada, aconselharam-nos a dirigirmo-nos ao Registo Nacional de Pessoas Coletivas. Uma ida a Lisboa não seria possível dado que os elementos do GIAP trabalham não estando assim disponíveis para tal. Para que não atrasássemos mais o processo, dirigimo-nos a um notário para compreendermos quais os passos a dar caso optássemos, afinal, pelo método tradicional de constituição da associação através de uma escritura pública. Esclareceram-nos que teriam apenas de confirmar a legalidade dos estatutos e que se poderia depois marcar a escritura pública sem mais demoras.

Esta questão foi discutida em reunião com o GIAP tendo todos os membros concordado que poderíamos, assim, optar por constituir a associação através de uma escritura pública. Assim, elaborámos os estatutos e procedemos ao seu envio para que no notário pudessem confirmar da legalidade dos mesmos. Depois dessa confirmação, o notário sugeriu-nos pequenas modificações, com as quais o grupo concordou e marcámos, finalmente, a escritura pública para o dia 26 de outubro. Embora esta alteração não tenha causado desvios de grande dimensão ao cronograma, na medida em que não alterou atividades (pois já tínhamos feito o pedido de admissibilidade junto do RNPC que também serviria neste caso), mas atrasou todo o processo e impediu que realizássemos a eleição para os órgãos sociais a tempo de ainda incluir essa atividade no presente trabalho. Não obstante, continuaremos naturalmente a apoiar a AIFP em tudo o que nos seja possível, o que incluirá, desde logo, apoio nas eleições para os órgãos sociais, convocadas para o dia 9 de

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novembro. Constatamos que de facto se revelou muito mais célere, eficaz e simples a constituição da AIFP através do método tradicional, junto de um notário privado, e não através do regime da Associação na Hora, um serviço público à disposição dos cidadãos, supostamente simplificador dos procedimentos legais.